Funciones y autorizaciones

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Myfrontdesk permite habilitar una serie de autorizaciones personalizadas que facilitarán el trabajo de sus empleados y su personal. En la presente guía repasaremos cómo agregar autorizaciones a funciones específicas y lo que significa cada una de ellas.

Descripción general de las autorizaciones
Configuración del hotel
  1. Descripción del hotel: permite cambiar el tipo, el idioma, el huso horario, las imágenes de la propiedad y la información comercial de la propiedad.
  2. Comodidades y servicios: permite seleccionar las comodidades y servicios que ofrece la propiedad, y las comodidades particulares de cada habitación.
  3. Opciones de pago: permite seleccionar las opciones de pago que acepta la propiedad.
  4. Habitaciones: permite configurar las habitaciones y asignaciones de la propiedad.
  5. Políticas del hotel: permite configurar o cambiar los términos y condiciones y las políticas de depósitos y cancelaciones.
  6. Ventas en panel de control: permite ver los ingresos diarios en el panel de control.
  7. Inventario de productos: permite agregar productos o artículos al inventario que se ofrece a los huéspedes de la propiedad.
  8. Motor de reservas: permite instalar la aplicación de Facebook y el widget del portal de Internet en su página de reservas, y personalizar los anuncios en la parte superior e inferior de la página.
  9. Orígenes: permite configurar las fuentes (orígenes) de donde proceden las reservas en línea de su propiedad.
  10. Impuestos y tasas: permite configurar los impuestos y tasas que cobra la propiedad a sus huéspedes.
  11. E-mails personalizados: permite personalizar los correos electrónicos que se envían a los huéspedes de la propiedad.
  12. Distribución: permite configurar los canales de las OTA (agencias de viaje en línea, por sus siglas en inglés) en las que se anuncia su inventario y el método en que se distribuye en los canales de las OTA.
  13. Tarjetas de registro: permite crear las tarjetas de registro que se imprimen para la propiedad.
  14. Campos personalizados: permite agregar campos personalizados a las reservas directas, el motor de reservas y las tarjetas de registro.
  15. Usuarios: permite agregar usuarios al sistema y configurar sus funciones y autorizaciones.
  16. Papeles: permite agregar papeles o funciones de usuarios y modificar los papeles o funciones existentes.
  17. Permitir agregar ajustes, ítems e ingresos por habitaciones para fechas pesadas: permite autorizar o desautorizar usuarios y agregar ajustes, artículos o ítems e ingresos por habitación de fechas pasadas.
  18. Facturas y resumen de estadía: permite acceder a la sección de configuración de facturación para modificar la creación de las facturas.
  19. Preferencias del sistema para notificación por correo electrónico: permite configurar las preferencias de las notificaciones del sistema (en otras palabras, seleccionar los correos electrónicos que se enviarán a los usuarios o al personal).
    Esta pestaña se encuentra en la sección NOTIFICACIONES DEL SISTEMA (Configuración → Preferencias de las notificaciones del sistema).
  20. Permiso de correo electrónico del sistema: permite ver el historial de envío de correos electrónicos (esta pestaña se encuentra en Configuración → Configuración del E-mail → Historial de los e-mails enviados) y el historial de correos electrónicos de cada reserva.
Tarifas
  1. Tarifas: permite agregar y editar las tarifas diarias.
  2. Crear y arreglar plan de tarifas: permite crear planes de tarifas y editar las tarifas y restricciones de todas las habitaciones o alojamientos.
  3. Incrementar valor diario: permite incrementar la tarifa de cualquier día.
  4. Reducir valor diario: permite reducir la tarifa de cualquier día.
Reportes
  1. Reportes de producción: permite ver todos los reportes de producción.
  2. Reportes financieros: permite ver todos los reportes financieros.
  3. Reportes diarios: permite ver todos los reportes de actividad diaria.
  4. Informe policial: permite acceder a los informes que se envían a la policía local.
Pagos
  1. Añadir pagos: permite agregar pagos a todas las reservas y cuentas de la propiedad.
  2. Agregar reembolso: permite agregar reembolsos a los folios de sus huéspedes.
  3. Recibir correos electrónicos de proceso de pagos: permite recibir un correo electrónico cada que se autorice, se procese, se reembolse o se presente un error al completarse cualquiera de estas acciones.
  4. Añadir pagos más grandes que el total de la reserva: permite agregar pagos mayores al monto a debitar de la reserva.
  5. Autorizar y procesar pagos con tarjeta de crédito: permite autorizar el proceso de pagos con tarjetas de crédito, cobrar tarjetas de crédito autorizadas y procesar pagos por montos específicos.
  6. Modificar y anular pagos: permite modificar y anular pagos.
  7. Cancelar pagos después de 24 horas: permite anular pagos, aunque hayan pasado más de 24 horas. Aplica a todos los medios de pago, excepto el pago con efectivo. La mayoría de pasarelas de pago no permiten la anulación de pagos después de 24 horas, pero esta norma varía entre las pasarelas de pago.
  8. Registrar pagos de tarjetas de crédito existentes: permite agregar pagos al folio con tarjetas de crédito procesadas en otro lugar (como en su POS [también conocido como datafono o punto pago] local) y no en la pasarela de pagos integrada.
    Esta autorización sólo será visible al habilitar la función de pasarela de pago en su propiedad. Esta función se encuentra deshabilitada de manera predeterminada. Siempre y cuando esta autorización esté deshabilitada, no se verá la opción de «Registrar pagos de tarjetas de crédito existentes (no cobrar la tarjeta)» en la sección de «Agregar pago» en el folio del huésped.
Añadir ajustes
  1. Añadir ajustes: permite agregar ajustes a todas sus reservas y cuentas.
  2. Ajustar impuestos y tasa en folio: permite agregar o ajustar los impuestos y las tasas en el folio.
  3. Anular ajustes: permite eliminar los ajustes hechos a las reservas y cuentas internas.
Productos adicionales
  1. Adicionar productos a reservas o cuentas: permite agregar productos o artículos del inventario a las reservas o cuentas.
  2. Permitir sobrescribir el precio del producto en reservaciones y cuentas: permite modificar el precio de los productos al agregarlos a una reserva o cuenta.
Reservas
  1. Modificar reserva: permite modificar la fecha, la información y el estado de las reservas, y cambiar los tipos de habitación.
  2. Cambiar valores de reservas: permite modificar la tasa diaria y el total del valor de las reservas.
  3. Anular la tarifa de la habitación: permite anular la diferencia entre tarifas al cambiar el tipo de alojamiento o la habitación del huésped, siempre y cuando las tarifas entre ambos tipos de habitación sean distintas.
  4. Editar huéspedes siempre: permite actualizar la información del huésped, incluso para las reservas de fechas pasadas o para los huéspedes que no estén confirmados o no hayan hecho el check-in.
  5. Eliminar reserva: permite eliminar reservas de la plataforma. Cabe recomendar que no se pueden anular los cambios realizados, pues la información se elimina del todo. (No se recomienda habilitar esta función.)
  6. Crear reservas de agencias: permite crear reservas de terceros o de agencias de viajes en el tablero principal.
  7. Permitir que se sobrescriba las restricciones Min/Max LOS: permite anular o sobrescribir las restricciones de Min/Max LOS (estadía mínima o máxima), siempre que sea aplicable.
  8. Darle check-out a reservas con saldo deudor: permite autorizar a los huéspedes hacer check-out desde la plataforma, incluso al tener una deuda a debitar en su cuenta.
  9. Permitir agregar y anular impuestos y cargos adicionales manualmente: permite agregar y anular impuestos y tarifas a los folios de los huéspedes.
  10. Crear y modificar una reserva en fechas anteriores (Create and Modify A Reservation for Past Dates, en inglés): Permite:
    -
    Crear reservas para cualquier fecha disponible anterior.
  11. Modificar las fechas de check-in y check-out de reservas anteriores.
  12. Editar los rangos de las reservas anteriores.
  13. Eliminar las transacciones publicadas (eliminarlas de los reportes).
  14. Crear reservas directas: permite la autorizar o desautorizar a los usuarios crear reservas directas.
  15. Acceder a la página de opciones de importación de reservas: permite importar reservas usando un sencillo formulario de importación. De deshabilitar esta autorización, no se cambiará la función de agregar reservas de manera manual pinchando en «Agregar reserva» o usando el calendario.
  16. Crear y modificar reservas para ayer: permite crear o modificar reservas para un (1) día en el pasado. Ello permite agregar los huéspedes que llegan por la noche o temprano por la mañana.
  17. Exportar lista de reservas: permite exportar una lista de reservas con varias casillas de información. Cabe recordar que parte de esta información es de carácter sensible y que se debe emplear discreción al autorizar a ciertos usuarios o personal de la propiedad.
Caja
  1. Crear, cambiar o eliminar cajas: permite agregar o eliminar cajas menores de la propiedad.
  2. Abrir cajas: permite abrir las cajas menores.
  3. Ver reportes de otros usuarios: permite visualizar los reportes de todos los cajeros, no sólo el reporte de ese usuario.
  4. Añadir transacciones sin caja abierta: permite agregar pagos y ajustes sin abrir primero la caja menor.
  5. Cerrar las cajas abiertas por otros usuarios: permite cerrar las cajas abiertas por otros usuarios.
  6. Ver cajas abiertas y añadir transacciones: permite ver todas las cajas abiertas y agregar transacciones a CUALQUIER caja abierta.
Disponibilidad
  1. Crear bloqueo o mantenimiento en el calendario: permite crear un bloqueo de cuarto o de mantenimiento en el calendario.
  2. Bloquear disponibilidad en canales: permite bloquear uno o más tipos de habitaciones en todos los canales (pestaña de distribución y disponibilidad).
Cuentas casa
  1. Añadir o utilizar cuentas de casa: permite crear cuentas de casa o internas y agregar pagos y ajustes a las cuentas existentes.
  2. Cuentas de casa privadas: permite crear cuentas de casa privadas.
Herramienta de inteligencia de precios (PIE)
  1. Acceso a PIE
  2. Acceso a las reglas y alertas
  3. Crear, activar, desactivar y modificar reglas
  4. Crear y negar reglas que necesitan ser pre-aprobadas
  5. Acceso a los Compsets (o sets competitivos)
  6. Crear, activar, desactivar y modificar Compsets
  7. Acceder a eventos
  8. Crear y modificar eventos
Credenciales e integraciones de la API
  1. Ver credenciales de la API: permite acceder a la sección «Credenciales de la API».
  2. Eliminar credenciales de la API: permite eliminar sesiones y números de cliente (client_ID) emitidos en la sección «Credenciales de la API».
  3. Instalar aplicaciones en el Marketplace: permite ver y conectar aplicaciones en la página Marketplace.
  4. Desinstalar aplicaciones en «Administrar aplicaciones»: permite ver y desinstalar aplicaciones en la sección «Administrar aplicaciones».
Folios y transacciones (sólo al habilitar la función de folio múltiple o compartido)
  1. Ver página de configuración de folios: permite ver y realizar cambios a la página de configuración del folio.
  2. Crear folios: permite crear folios en la reserva o cuenta de la casa o interna.
  3. Modificar folios: permite modificar folios en la reserva o cuenta de la casa o interna.
  4. Remover folios: permite eliminar folios de la reserva o cuenta de la casa o interna.
  5. Mover transacciones entre folios (de la misma reserva): permite mover transacciones entre folios (siempre y cuando sean de la misma reserva).
Portal de facturación
  1. Portal de facturación: permite acceder al portal de facturación (el portal de Internet donde el usuario puede hacer pagos usando myfrontdesk y verificar los cargos).
Información sensible y de identificación personal (PII, por sus siglas en inglés)
  1. Ver información sensible y de identificación personal: la información sensible y de carácter personal de los huéspedes es protegida por Cloudbeds. Los usuarios autorizados podrán acceder a esta información; de lo contrario, está información no podrá ser vista por el personal de su propiedad.
  2. Ver número de identificación tributaria: permite ver el número de identificación tributaria de una reserva, el perfil del huésped y ciertas integraciones gubernamentales.
  3. Editar número de identificación tributaria: permite editar la identificación tributaria de una reserva, el perfil del huésped y ciertas integraciones gubernamentales.
  4. Ver nombre de la empresa: permite ver el nombre de la empresa del huésped en el perfil de la reserva o del huésped.
  5. Editar nombre de la empresa: permite editar el nombre de la empresa del huésped en el perfil del huésped o de la empresa.
  6. Ver número de identificación tributaria de la empresa: permite ver el número de identificación tributaria de la empresa en el perfil de la reserva o del huésped.
  7. Editar el número de identificación fiscal de la empresa: permite editar el número de identificación fiscal de la empresa en el perfil de la reserva o del huésped.
  8. Ver número de documento: permite ver el número de documento en el perfil de la reserva o del huésped.
  9. Editar número de documento: permite editar el número de documento en el perfil de la reserva o del huésped.
  10. Ver campos personalizados con la información de identificación personal: permite ver las casillas personalizadas con información de identificación personal (o PII, por sus siglas en inglés).
  11. Editar campos personalizados con PII (Información de Identificación Personal): permite editar las casillas personalizadas con información de identificación personal.
  12. Cambiar los permisos de configuración de PII (Información de Identificación Personal): autorización de seguridad que permite cambiar las casillas personalizadas e indicar si requieren o no incluir información de carácter sensible.
  13. Extracción de datos de huésped: permite exportar la información de los huéspedes, que podría incluir información de carácter sensible.
  14. Ver Emails enviados anteriormente: permite abrir una vista previa de los correos electrónicos enviados desde el historial de entrega de correos electrónicos o de la tabla de mensajes de correos electrónicos en la información de la reserva. Los correos electrónicos enviados a los huéspedes y las notificaciones internas enviadas a la propiedad pueden incluir información de carácter sensible.
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