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Funciones y privilegios de usuario

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En el PMS de Cloudbeds, usted puede crear usuarios para sus empleados y personal y asignarles funciones específicas. Puede personalizar estas funciones al habilitar o deshabilitar los privilegios de usuario correspondientes a su función.

Este artículo le mostrará cómo gestionar las funciones y privilegios de usuario con base en el trabajo que desempeña cada miembro del personal.

Si no ve la siguiente configuración en la pantalla, significa que su usuario no está autorizado para acceder a ella. Comuníquese con el titular de la propiedad y, según su función, esta persona podrá concederle la autorización para gestionar las funciones y privilegios de los usuarios.

Si desea conocer cómo crear una nueva función, haga clic aquí.

Información general sobre los privilegios de usuario

Propiedad
  1. Descripción del hotel: permite cambiar el tipo, el idioma, el huso horario, las imágenes de la propiedad y la información comercial de la propiedad.
  2. Comodidades y servicios: permite seleccionar las comodidades y servicios que ofrece la propiedad, así como las comodidades particulares de cada habitación.
  3. Opciones de pago: permite seleccionar las opciones de pago que acepta la propiedad.
  4. Habitaciones: permite configurar las habitaciones y asignaciones de la propiedad.
  5. Políticas del hotel: permite configurar o cambiar los términos y condiciones y las políticas de depósitos y cancelaciones.
  6. Ingresos en el panel: permite ver los ingresos diarios en el panel principal.
  7. Productos y servicios: permite agregar productos o artículos al inventario que se ofrece a los huéspedes de la propiedad.
  8. Motor de reservas: permite instalar la aplicación de Facebook y el widget del sitio web en su página de reservas y personalizar los anuncios en la parte superior e inferior de la página.
  9. Fuentes: permite configurar la procedencia de las reservas en línea de su propiedad.
  10. Impuestos y tasas: permite configurar los impuestos y tasas que cobra la propiedad a sus huéspedes.
  11. Correos electrónicos personalizados: permite personalizar los correos electrónicos que se envían a los huéspedes de la propiedad.
  12. Distribución: si se habilita esta opción, el usuario podrá:
    • Configurar los canales de las OTA (agencias de viaje en línea, por sus siglas en inglés) en las que se anuncia su inventario y el método con el que se distribuye.
    • Ver las tres opciones debajo de la función Cambiar estado automáticamente a No Show para las reservas que no han hecho check-in en el menú desplegable Configuración de la propiedad.
  13. Tarjetas de registro: permite modificar las plantilla que se utiliza para generar tarjetas de registro.
  14. Campos personalizados: permite agregar campos personalizados a las reservas directas, el motor de reservas y las tarjetas de registro.
  15. Usuarios: permite agregar usuarios al sistema y configurar sus funciones y autorizaciones.
  16. Administrar las funciones y autorizaciones: permite agregar roles o funciones de usuarios y modificar las existentes.
  17. Permitir agregar ajustes, productos e ingresos por habitaciones para fechas pasadas: permite autorizar o desautorizar usuarios y agregar ajustes, artículos o ítems e ingresos por habitación de fechas pasadas.
  18. Emitir facturas y resúmenes de estadía: permite acceder a la sección de configuración de facturación para modificar la creación de las facturas.
  19. Notificaciones enviadas por correo electrónico: permite configurar las preferencias de las notificaciones del sistema (en otras palabras, seleccionar los correos electrónicos que se enviarán a los usuarios o al personal). Obtenga más información en el artículo sobre preferencias de notificaciones del sistema.
  20. Configuración de los correos electrónicos del sistema: permite acceder a la Configuración de correo electrónico para configurar la plantilla de correo electrónico, la programación de correo electrónico y el seguimiento de las actividades de correo electrónico en el registro de entrega de correo electrónico y los mensajes de correo electrónico dentro de la reserva.
Reservas
  1. Modificar reservas: permite modificar las fechas y la información general de la reserva, las categorías de habitaciones, el estado de las reservas y demás procesos indicados en Reportar manualmente las ausencias (No Show). 
    • Modificar las tarifas de las reservas: permite modificar la tarifa diaria y el total del valor de las reservas.
    • Anular la tarifa de las habitaciones: cuando se cambia a un huésped de un tipo de alojamiento a otro desde el calendario y las tarifas entre los dos alojamientos son diferentes, el usuario podrá anular la diferencia de tarifas.
    • Editar huéspedes (siempre): permite actualizar la información del huésped, incluso para las reservas de fechas pasadas o para los huéspedes que no estén confirmados u hospedados.
    • Eliminar reservas: permite eliminar reservas de la plataforma. No se pueden anular los cambios realizados, pues la información se elimina del todo. (No se recomienda habilitar esta función).
    • Reportar mal comportamiento: permite informar mal comportamiento de huéspedes (solo a Booking.com) sin salir del PMS de Cloudbeds. Para más información, haga clic aquí.
  2. Crear reservas de terceros (agencias):permite crear reservas de terceros o de agencias de viajes en el panel principal. 
    • Crear reservas de agencias con sobreventa: permite a los usuarios crear reservas de agencias externas en fechas sin disponibilidad. 
  3. Permitir que se sobreescriban las restricciones a la estadía mínima y máxima: los usuarios podrán ignorar o cambiar las restricciones de Min/Max LOS (estadía mínima o máxima), al crear reservas directas.
  4. Autorizar la salida de reservas con saldo pendiente: permite autorizar a los huéspedes hacer check-out desde la plataforma, incluso al tener una deuda a debitar en su cuenta.
  5. Añadir / anular impuestos y cargos adicionales manualmente: permite añadir y anular impuestos y tarifas a los folios de los huéspedes.
  6. Crear y modificar reservas y bloqueos para fechas pasadas:
    • Crear reservas para cualquier fecha pasada disponible.
    • Modificar las fechas de check-in y check-out de reservas anteriores.
    • Editar las tarifas de las reservas anteriores.
    • Eliminar las transacciones publicadas (eliminarlas de los informes). 
  7. Crear reservas directas: los usuarios podrán crear reservas directas (fuente: motor de reservas, teléfono, sitio web, sin reserva previa, correo electrónico). 
    • Acceder a la página de opciones de importación de reservas: permite importar reservas usando un sencillo formulario de importación. De deshabilitar esta autorización, no se cambiará la función de agregar reservas de manera manual haciendo clic en Crear nueva reserva o usando el calendario.
  8. Crear y modificar reservas para el día anterior: permite crear o modificar reservas para el día anterior (solamente 1 día), esto con el fin de agregar huéspedes que llegan por la noche o temprano por la mañana.
  9.  Exportar lista de reservas: permite exportar una lista de reservas con varias casillas de información. Tome en cuenta que parte de esta información puede ser información sensible, por lo que debe tratarla con cuidado.
Tarifas
  1. Tarifas (base): permite agregar y editar tarifas diarias (tarifa base / estándar) en el calendario.
  2. Crear y editar planes de tarifas: permite crear planes de tarifas y editar las tarifas y restricciones de todas las habitaciones o alojamientos.
  3. Incrementar tarifa diaria: permite incrementar las tarifas en cualquier fecha.
  4. Disminuir tarifa diaria: permite reducir las tarifas en cualquier fecha.
Informes
  1. Informes de producción: permite acceder a todos los Informes de producción.
  2. Informes financieros: permite acceder a todos los Informes financieros.
  3. Informes diarios (o de actividad diaria): permite acceder a todos los Informes de actividad diaria.
  4. Informe policial: permite acceder a todos los Informes policiales.
  5. Informes de pago: permite acceder a todos los informes de Cloudbeds Payments.
Pagos
  1. Añadir pagos: permite añadir pagos de las reservas y a cuentas internas (cuentas casa).
    • Añadir reembolso: permite añadir reembolsos a los folios de los huéspedes. 
  2. Añadir pagos mayores al precio total de la reserva: permite agregar pagos mayores al monto a debitar de la reserva. 
  3. Autorizar y procesar los pagos con tarjeta de crédito: permite autorizar una tarjeta de crédito mediante el procesamiento de pagos, cargar una tarjeta autorizada existente o procesar un pago por una cantidad específica.
  4. Modificar y anular pagos: permite modificar y anular pagos. 
    • Cancelar pagos después de 24 horas: permite anular pagos, aunque hayan pasado más de 24 horas. Aplica a todos los medios de pago, excepto al pago en efectivo. La mayoría de pasarelas de pago no permiten la anulación de pagos después de 24 horas, pero varía entre las pasarelas de pago.
  5. Registrar pagos con tarjetas de crédito existentes: permite agregar pagos al folio con tarjetas de crédito procesadas por otro medio (como en su POS [también conocido como datáfono o punto de pago] local) y no en la pasarela de pagos integrada.
  6. Transferir detalles de la tarjeta: permite transferir información de las tarjetas de crédito desde una reserva existente a una nueva. Esta función estará disponible si usted tiene Cloudbeds Payments habilitado en su cuenta.
Ajustes
  1. Añadir ajustes: permite añadir ajustes a las reservas y cuentas internas.
    • Ajustar impuestos o tasa en el folio: permite añadir o ajustar los impuestos y las tasas en el folio.
  2. Anular ajustes: permite eliminar los ajustes hechos a las reservas y cuentas internas.
Productos adicionales
  1. Añadir productos a reservas o cuentas: permite añadir productos o artículos del inventario a las reservas o cuentas internas.
  2. Sobreescribir el precio de un producto en las reservas o cuentas: permite modificar el precio de los productos al agregarlos a una reserva o cuentas de clientes hospedados.
  3. Actualizar el inventario disponible: permite modificar las casillas Ver inventario disponible y Modificar límite de existencias.
  4. Actualizar notificaciones del límite de existencias: permite acceder a la sección Actualizar notificaciones del límite de existencias y agregar o eliminar correos electrónicos donde se reciben las notificaciones
  5. Anular productos en las reservas o cuentas internas: permite eliminar productos o servicios de las reservas o de las cuentas internas.
Caja abierta
  1. Crear, modificar y eliminar cajas: permite agregar o eliminar cajas (también llamadas cajas chicas o cajas de efectivo) de la propiedad.
  2. Abrir cajas: permite abrir las cajas menores.
  3. Ver informes de todos los usuarios: permite ver los reportes de todos los cajeros, no solo el de su propio usuario.
  4. Añadir efectivo sin tener una caja abierta: permite agregar pagos y ajustes sin abrir primero la caja menor.
  5. Cerrar cajas abiertas por otros usuarios: permite cerrar las cajas abiertas por otros usuarios.
  6. Ver cajas abiertas y añadir transacciones: permite ver todas las cajas abiertas y agregar transacciones a CUALQUIER caja abierta.
Disponibilidad
  1. Crear cierre o bloqueo de habitación en el calendario: permite crear bloqueos de habitación o de mantenimiento en el calendario.
  2. Matriz de disponibilidad / Bloquear disponibilidad en canales: permite bloquear una o más categorías de habitación en todos los canales mediante la matriz de disponibilidad o solo en un canal en específico mediante el cierre de reservas en los canales.
Cuentas internas
  1. Añadir o utilizar cuentas internas (cuentas casa): permite crear cuentas internas y agregar pagos y ajustes a las cuentas existentes.
    • Cuentas internas (cuentas casa) privadas: permite crear cuentas internas privadas.
Credenciales de la API e integraciones
  1. Ver credenciales de API: permite el acceso a la página Credenciales de API.
    • Eliminar credenciales de API: permite eliminar la información de las sesiones y de ID emitida en la página Credenciales de API.
  2. Conectar aplicaciones en Marketplace: permite ver y conectar integraciones de terceros en la página Marketplace.
  3. Desinstalar aplicaciones en administrar aplicaciones: permite al usuario ver y desconectar integraciones de terceros en la página Administrar aplicaciones.
  4. Ver datos sensibles de integraciones
    • Editar datos sensibles de integraciones
  5. Emitir tarjetas de acceso: permite emitir tarjetas de acceso para las habitaciones si utiliza una integración de cerradura de puertas, como Visionline (Assa Abloy).
Herramienta de inteligencia de precios (PIE)

Las siguientes opciones solo estarán visibles si ha habilitado la Herramienta de inteligencia de precios.

  1. Acceder a PIE
    • Acceder a las reglas y alertas
      • Crear, activar, desactivar y modificar las reglas
      • Aceptar y denegar reglas que deben ser confirmadas
  2. Acceder a los compset
    • Crear, activar, desactivar y modificar un compset
  3. Acceder a eventos
    1. Crear y modificar eventos
Folios y transacciones

Las siguientes opciones solo se mostrarán si ha habilitado el uso de folios divididos.

  1. Ver página de configuración de folios: permite ver y realizar cambios a la página de configuración del folio.
  2. Crear folios: permite crear folios en la reserva o cuenta interna.
  3. Modificar folios: permite modificar folios en la reserva o cuenta interna.
  4. Remover/Eliminar folios: permite eliminar folios de la reserva o cuenta interna.
  5. Mover transacciones entre folios (de la misma reserva).
  6. Mover transacciones entre reservas o cuentas
Información sensible y de identificación personal (PII)
  1. Ver información sensible y de identificación personal (PII): la información sensible y de carácter personal de los huéspedes es protegida por Cloudbeds. Los usuarios autorizados podrán acceder a esta información; de lo contrario, está información no podrá ser vista por el personal de su propiedad.
    • Ver número de identificación fiscal: permite ver el número de identificación fiscal de las reservas, el perfil del huésped y ciertas integraciones gubernamentales.
      • Editar número de identificación fiscal: permite editar la identificación fiscal de las reservas, el perfil del huésped y ciertas integraciones gubernamentales.
  2. Ver el nombre de la empresa: permite ver el nombre de la empresa del huésped en el perfil de la reserva o del huésped.
    • Editar el nombre de la empresa: permite editar el nombre de la empresa del huésped en el perfil del huésped o de la empresa.
  3. Ver el número de identificación fiscal de la empresa: permite ver el número de identificación fiscal de la empresa en el perfil de la reserva o del huésped.
    • Editar el número de identificación fiscal de la empresa: permite editar el número de identificación fiscal de la empresa en el perfil de la reserva o del huésped.
  4. Ver número del documento: permite ver el número de documento en el perfil de la reserva o del huésped.
    • Editar número del documento: permite editar el número de documento en el perfil de la reserva o del huésped.
  5. Ver campos personalizados con PII (Información de Identificación Personal: permite ver casillas personalizadas con información de identificación personal.
    • Editar campos personalizados con PII (Información de Identificación Personal): permite editar las casillas personalizadas con Información de Identificación Personal.
    • Cambiar los permisos de configuración de PII (Información de Identificación Personal): autorización de seguridad que permite cambiar las casillas personalizadas e indicar si requieren o no incluir información de carácter sensible.
  6. Extraer datos del huésped: permite exportar la información de los huéspedes, que podría incluir información de carácter sensible.
  7. Ver correos enviados anteriormente: permite abrir una vista previa de los correos electrónicos enviados desde el historial de entrega de correos electrónicos o de la tabla de mensajes de correos electrónicos en la información de la reserva. Los correos electrónicos enviados a huéspedes y las notificaciones internas enviadas a la propiedad pueden incluir información de carácter sensible.
  8. Unificar huéspedes: al usuario se le permite unificar los perfiles de los huéspedes, lo cual puede ocasionar la pérdida de datos. Además, los usuarios tendrán acceso para ver información sensible.
Portal de facturación
  1. Ver y modificar la suscripción a Cloudbeds: el usuario tendrá acceso al Portal de facturación (el sitio web donde los usuarios pueden verificar sus datos de facturación, dirección, contacto, método de pago, cambiar el tipo de suscripción (en caso de aumentar o disminuir la cantidad de habitaciones), suspender o cancelar la cuenta.
Información de datos (prueba piloto)

El interruptor para otorgar acceso a la Información de datos solo se mostrará si esta opción está activada.

Esta opción se encuentra en fase de prueba. Más información: Información de datos (prueba piloto) - Todo lo que debe saber

Cloudbeds Amplify
  1. Cloudbeds Websites: el usuario podrá acceder a la herramienta para crear sitios web de Cloudbeds Websites para personalizar y gestionar el sitio web de la propiedad. Más información: Cloudbeds Websites – Todo lo que debe saber.

Si la opción de Cloudbeds Websites no está disponible en la página Funciones de su cuenta en el PMS de Cloudbeds, comuníquese con nuestro equipo de soporte para solicitar asistencia.

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