La función Caja le permite administrar sus transacciones en efectivo y se utiliza como una caja física en su mostrador de recepción. Le permite tener que rastrear y controlar sus transacciones con solo unos pocos clics.
Este artículo ofrece una descripción general de la función Caja dentro del PMS de Cloudbeds.
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Acceso y uso
- Vaya al menú principal.
- Haga clic en Caja.
- Seleccione la opción correspondiente.
- La Caja solo se utiliza para pagos en efectivo.
- Las transacciones con tarjetas de crédito y otros métodos de pago no se incluirán en la Caja.
- Si la función Caja no está disponible o visible para su usuario, consulte los Privilegios de usuario y asegúrese de que se haya habilitado.
Administre sus cajas
- Vaya al menú principal y seleccione la opción Crear o modificar caja dentro de la sección Caja.
- Haga clic en +CAJA.
- Asígnele un nombre.
- Indique el saldo inicial (con el que se abrirá la caja).
- Guardar caja.
- Vaya al menú principal y seleccione la opción Crear o modificar caja dentro de la sección Caja.
- Haga clic en el ícono de lápiz para editar la caja.
- Edite el nombre de la caja.
- Haga clic en Guardar caja.
- Para desactivar una caja, cambie el interruptor al lado de la caja correspondiente. El color cambiará de verde a gris una vez desactivado.
- Haga clic en él una vez más para activarlo nuevamente.
- Vaya al menú principal y seleccione la opción Crear o modificar caja dentro de la sección Caja.
- Haga clic en el icono (x) para eliminar la caja.
- Haga clic en Eliminar caja.
- Vaya al menú principal y seleccione la opción Acceder a las cajas abiertas dentro de la sección Caja.
- Seleccione una caja.
- Consulte el Resumen correspondiente.
- Filtrar las transacciones por número de cuenta, número de la reserva, número de la habitación y nombre del huésped. También se pueden agrupar por fecha, habitación, nombre del huésped y número de la reserva.
- Añadir o retirar dinero (efectivo). Luego de seleccionar una de ambas opciones, podrá agregar el monto de dinero en efectivo que tiene disponible o retirar efectivo. También se puede agregar una nota a esa acción. Esta acción no estará conectada a ninguna reserva.
- Verificar las transacciones de esa caja y el total de efectivo agregado y retirado.
Si usa la función de multidivisa, podrá agregar o retirar dinero en efectivo en múltiples divisas. Para más información sobre esa función, véase: Multidivisa — ¿Cómo funciona con las Cajas?
- Vaya al menú principal y seleccione la opción Abrir caja dentro de la sección Caja.
- Seleccione la caja que desea abrir.
- Ingrese el saldo inicial.
- De ser necesario, agregue notas.
- Continuar.
Para obtener información sobre cómo cerrar una caja, haga clic aquí.
Preguntas frecuentes
Esta función simula las cajas físicas de su propiedad. De manera que, para administrar de manera debida sus cajas (al tener varios usuarios), recomendamos crear la misma cantidad de cajas en el sistema que usuarios que reciben dinero en efectivo en su propiedad. Habiendo dicho eso, cada usuario debe administrar su caja de manera individual.
- Para que varios usuarios usen la función de Caja a la vez, se debe crear una caja para cada usuario.
- Si ya se ha creado al usuario en el sistema, consulte la sección Cómo crear una caja en este mismo artículo.
- Si aún no ha creado al usuario en el sistema, haga clic aquí para más información sobre cómo crear y gestionar usuarios.
Consulte los siguientes escenarios hipotéticos sobre cómo funciona el módulo de caja con varios usuarios a la vez:
Escenario 1
- Usuario: Administrador
- Caja: el usuario ha abierto una caja
- Acción: el usuario intenta agregar una transacción en efectivo
- Resultado: el usuario sólo puede agregar transacciones en efectivo a la caja creada con su nombre de usuario. No puede agregar pagos en efectivo a las cajas creados por otros usuarios.
Escenario 2
- Usuario: Administrador
- Caja: el usuario no ha abierto una caja
- Acción: el usuario intenta agregar una transacción en efectivo
- Resultado: el usuario puede seleccionar y agregar el pago en efectivo a una de las cajas abiertas por otro usuario (en caso de haber)
Escenario 3
- Usuario: Titular de la propiedad
- Caja: el usuario tiene (o no tiene) una caja abierta
- Acción: el usuario intenta agregar una transacción en efectivo a una reserva
- Resultado: únicamente el titular de la propiedad puede seleccionar entre todas las cajas abiertas en el sistema
Los permisos mínimos para que los usuarios puedan usar dinero en efectivo como método de pago son:
- Abrir cajas
- Añadir efectivo sin tener una caja abierta
Estos permisos/privilegios de cajas permiten a los usuarios abrir cajas al agregar pagos en la cuenta del huésped, pero no pueden ver el contenido ni acceder a la configuración de la caja.
Más información sobre los privilegios de usuario.
- Si el personal de la recepción agrega el balance inicial en la caja al abrirla, no se modificará el monto en efectivo de la caja en el reporte de transacciones, porque los fondos en la caja ya han sido asignados a esa caja. Dependiendo de la configuración de su propiedad para cada caja, se recomienda que el monto del balance inicial y final sea siempre el mismo.
- Si agrega o retira dinero en efectivo de una caja, recuerde que esas transacciones se verán como pagos o retiros y que modificarán el total del dinero en efectivo en esa fecha. Por ello recomendamos que el personal abra las cajas con el balance inicial que se encuentra físicamente disponible en las cajas físicas de su propiedad.
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