Cómo configurar folios divididos

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Esta funcionalidad requiere contar con el plan Cloudbeds Plus o uno superior a este.

Para evitar que el usuario tenga que crear varios folios y especificar cuáles transacciones se añaden en cada folio, agregamos una página de configuración donde la propiedad puede establecer cuáles folios se deben crear inmediatamente y a cuál folio se debe enviar cada tipo de transacción cuando se recibe una nueva reserva en myfrontdesk.

Usted podrá crear múltiples opciones de configuración y establecer una configuración diferente para cada fuente de reservas.

Tenga en cuenta que, por el momento, los folios divididos no son combatibles con Poster o cualquier otra aplicación.

Acceso y generalidades de la página «Configuración del folio»

1. En myfrontdesk haga clic en «Configuración» (el ícono del engranaje)
2. Ingrese a la pestaña «Configuración del Folio»

En esta página usted podrá

3. Seleccionar una configuración predeterminada
4. Crear una nueva configuración
5. Verificar y editar la lista de configuraciones de folio creadas

Para obtener información detallada sobre cada funcionalidad, consulte las secciones a continuación.

Cómo crear una nueva configuración para el folio

1. En la página de «Configuración del folio», haga clic en «Añadir una configuración».

Esto abrirá una ventana modal donde podrá ingresar los detalles de configuración del folio.

El siguiente ejemplo muestra cómo crear una configuración de folio para reservas provenientes de agencias de viajes- Este tipo de reserva debe contener 2 folios: uno para el agente de viajes y otro para el huésped.

2. Ingrese el nombre de la configuración: Este es el nombre interno para que usted pueda distinguir cuál configuración está aplicando. Este nombre no aparecerá en el folio de la reserva.

3. Ingrese la descripción de la configuración.

4. Seleccione las fuentes para las que le gustaría utilizar este folio.
Por ejemplo, al seleccionar la fuente «Agente de viajes »,  los folios seleccionados en esta configuración se agregarán automáticamente a las reservas provenientes de esta fuente.

  • Cada fuente se puede seleccionarse solo una vez. La misma fuente no se puede utilizar en varias configuraciones.
  • Si selecciona todas las fuentes en las configuraciones creadas anteriormente, el sistema le mostrará el siguiente mensaje. Usted necesitará mover eliminar la fuente de la configuración creada, o bien, crear una nueva fuente de reservas. Para aprender cómo crear una nueva fuente, consulte este artículo: Agregar y editar fuentes de reserva principales y de terceros

La configuración del folio siempre tendrá un (1) folio por defecto.

5. Ingrese el nombre del folio
6. Seleccione que tipo de transacciones deben añadirse a este folio
En el ejemplo a continuación, la configuración contiene 2 folios: Un folio para la Agencia de viajes y un folio para los huéspedes.
El folio de la agencia de viajes solo incluirá las tarifas de las habitaciones y los impuestos de la agencia de viajes, mientras que el folio del huésped contendrá los artículos y servicios adicionales solicitados por el huésped.

  • Transacciones publicadas por el sistema: cuando se crea una reserva y hay transacciones agregadas por el sistema, las transacciones seleccionadas se agregarán inmediatamente al folio indicado.
  • Transacciones publicadas manualmente: para este tipo de transacciones, el usuario puede indicar a cuál folio desea agregar la transacción.
  • Al seleccionar cuáles tipos de transacciones se añaden inmediatamente en cada folio, cada tipo de transacción solo se puede seleccionar una vez.
  • Cuando se crea una reserva y hay transacciones añadidas por el sistema, las transacciones seleccionadas se agregarán inmediatamente al folio especificado. Para las transacciones contabilizadas manualmente, el usuario puede indicar a qué folio agregar la transacción.

7. Puede agregar todos los folios que desee a la configuración (a menos que se seleccionen todos los tipos de transacciones en alguno de ellos).

8. También puede eliminar el folio de la configuración.

9. Pulse el botón «Guardar configuración».

Ahora bien, si crea una reserva cuya fuente es un «Agente de viajes» y cuenta con productos adicionales agregados a la misma, las tarifas de las habitaciones se mostrarán en el folio de agente de viajes y los productos o servicios adicionales se mostrarán en el folio de huésped:

Configuración predeterminada del folio

Se puede crear una configuración predeterminada de folio que se utilizará para todas las fuentes que no requieran usar ningún tipo de configuración en particular. Si un usuario no selecciona ninguna configuración de folio para una fuente de reserva en particular, o bien si se agrega una nueva fuente de reserva, se usará la configuración de folio predeterminada que se especifica aquí.

Para configurar un folio predeterminado

1. Ingrese a la página «Configuración del folio».

2. Seleccione la configuración predeterminada de folio del menú desplegable (debe crearla por adelantado),

¿Cuál será la configuración de folio predeterminada para las propiedades existentes?

Para evitar que todas las propiedades tengan que completar este paso al habilitar la función por primera vez, el sistema creó una «Configuración predeterminada del folio». Esta configuración tendrá solamente un folio llamado «Folio 1». Todos los tipos de transacciones provenientes de todas las fuentes de reserva disponibles se publicarán en este folio.

Cómo modificar las configuraciones existentes

Para editar la configuración de un folio:
1. Ingrese a la página «Configuración del folio».
2. Haga clic sobre al ícono de lápiz que se encuentra junto al nombre del folio.

3. Realice los cambios necesarios y pinche en «Guardar configuración».

4. Cuando se modifique la configuración, aparecerá una alerta que le preguntará si las modificaciones deben aplicarse a todas las reservas existentes para las fechas futuras.

  • Si se selecciona «No», las nuevas configuraciones solo se aplicarán a las reservas creadas después de la modificación.
  • Si se selecciona «Sí», todas las reservas futuras (confirmadas y pendientes de confirmación con fecha de llegada para hoy o una fecha posterior) utilizarán las nuevas configuraciones del folio. ESTO SOLAMENTE APLICARÁ si los folios de esas reservas todavía no se han modificado manualmente.
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