El presente artículo muestra las opciones para agregar pagos a una reserva: a través una la pasarela de pagos y como un registro (es decir, sin realizar un cargo a la tarjeta de crédito). Esto le ayudará a gestionar el saldo del huésped y a mantener sus informes precisos.
Cómo procesar pagos utilizando una pasarela de pagos
La función de procesamiento de pagos que se encuentra disponible en myfrontdesk automatiza los pagos realizados entre usted y el huésped. Dicha función le permite procesar, verificar y aceptar o rechazar transacciones realizadas con tarjetas de crédito. Estas transacciones se realizarán en nombre del alojamiento, por lo que es importante que se lleven a cabo mediante conexiones de Internet seguras. El presente artículo le mostrará cómo aplicar cargos a la tarjeta de crédito del huésped mediante una pasarela de pagos conectada a su cuenta.
El procesamiento de los pagos a través de myfrontdesk solo está disponible para aquellas propiedades que tienen habilitada la función de pasarela de pagos y están conectadas a una de estas pasarelas de forma correcta.
Ingrese este artículo para obtener más información acerca de la función de procesamiento de pagos o consulte la sección a continuación para aprender cómo agregar pagos a las reservas en forma de registros sin necesidad de procesarlos.
1. Ingrese a la reserva y seleccione la pestaña «Resumen de cuenta».
2. Abra el folio al que desea agregar el pago (esto en caso de tener varios folios).
*Usted podrá seleccionar otro folio en los pasos que le mostraremos a continuación.
3. Haga clic en «Agregar / reembolsar pago» y seleccione la opción «Añadir pago».
En la nueva ventana:
4. Seleccione a cuál huésped desea asignar el pago.
5. Indique a cuál folio se debe agregar el pago.
6. Ingrese el monto del pago (por defecto, este monto será igual el saldo adeudado, pero usted puede editar dicho monto).
7. Seleccione el Tipo de pago> Tarjeta de crédito
- Puede seleccionar la opción «Tarjeta de crédito x (y los últimos 4 dígitos de la tarjeta) si los detalles de la tarjeta ya se ingresaron anteriormente en la pestaña «Tarjeta de crédito».
- O bien, seleccione la opción «Tarjeta de crédito» y luego ingrese los datos necesarios para dicha tarjeta (véase el paso 9).
8. Seleccione cómo desea procesar el pago.
- Realizar el cargo: se procesa el pago desde la tarjeta del huésped inmediatamente.
- Autorización previa: congela un monto en la tarjeta del huésped que se puede cobrar más adelante en la pestaña «Tarjeta de crédito».
- Registrar pago sin cobrarlo: agrega un registro del pago al folio pero no lo procesa mediante una pasarela de pagos. Esta opción es útil si el pago ya se procesó por medio de un sistema externo.
- Publicar con fecha y hora actual: al marcar esta casilla, la transacción se publicará con la fecha y hora actual al hacer clic en el botón de «Continuar». Puede desmarcarla si está agregando una transacción con fecha pasada.
- Ingresar y almacenar los detalles de la tarjeta: marque esta casilla si la transacción se realizará a una tarjeta cuya información aún no se encuentra guardada en el sistema.
9. Ingrese la información de la tarjeta de crédito.
10. Agregue las notas necesarias.
11. Haga clic en «Continuar».
Tome en cuenta lo siguiente:
- La fecha en la que se procesa el pago solo puede ser la fecha actual y no se puede configurar para fechas pasadas o futuras, incluso si la opción «Publicar con fecha y hora actual» está marcada (esta opción hace que la fecha de la transacción sea el día de hoy, pero el desmarcarla no le permitirá procesar pagos con fechas futuras o pasadas).
- Esta funcionalidad no se puede utilizar para pagos en efectivo.
Usted puede asignar el pago a un elemento de ingreso específico si tiene habilitada esta funcionalidad.
Obtenga más información sobre la asignación de pagos en nuestra Base de conocimientos: Asignación de pagos.
El pago procesado aparecerá en el folio correspondiente. El «tipo» de transacción mostrará que el pago se agregó «Utilizando una pasarela de pagos». Junto a esta información, podrá observar el ícono de engranaje con la opción de reembolsar el pago por medio de la pasarela de pagos.
Para aprender más sobre cómo funcionan los reembolsos dentro de nuestro sistema, consulte este artículo.
1. Ingrese a la reserva correspondiente y pulse en «Tarjetas de crédito».
2. Haga clic en el botón «+ Añadir tarjeta».
Si ya ha ingresado la información de la tarjeta previamente, o bien, si la reserva importada incluye la información de la tarjeta de crédito, simplemente seleccione la tarjeta de crédito necesaria y continúe con el paso 4.
3. Ingrese los datos de la tarjeta de crédito y guárdelos.
-Marque la tarjeta como activa para poder procesarla
-Seleccione un tipo de tarjeta de crédito
-Agregue el nombre del titular de la tarjeta
-Agregue el número de tarjeta
-Seleccione la fecha de caducidad
-De ser necesario, ingrese el código de seguridad (CVV)
4. Podrá ver la tarjeta al costado izquierdo. Deberá seleccionarla y hacer clic en el botón azul de «Autorizar».
Ingrese el monto que desea autorizar (retener) en la tarjeta del huésped.
Ahora usted podrá:
5. Autorizar otra cantidad.
6. Capturar la cantidad total autorizada.
7. Anular la autorización.
Para agregar el pago (cargar la tarjeta de crédito del huésped), seleccione la opción «Capturar».
En la nueva ventana, podrá ingresar el monto a cobrar (de manera predeterminada, se mostrará la cantidad autorizada).
Cómo agregar / publicar pagos en forma de registro (sin procesarlos mediante una pasarela de pagos)
IMPORTANTE:
Los pasos que se describen a continuación no procesan ningún cargo utilizando la tarjeta de crédito del huésped.
Para procesar un cargo la tarjeta de crédito del huésped que se encuentra ligada a la reserva, deberá tener un procesador de pagos en línea conectado a myfrontdesk.
Haga clic aquí para obtener más información sobre los procesadores de pagos en línea y sobre cómo realizar cargos a las tarjetas de crédito de los huéspedes.
1. Ingrese a la reserva y seleccione la pestaña «Resumen de cuenta».
2. Abra el folio al que desea agregar el pago (puede cambiar este folio más adelante).
3. Haga clic en «Agregar / reembolsar pago» y seleccione la opción «Añadir pago».
En la nueva ventana ingrese los datos del pago:
4. Seleccione el tipo de pago:
La lista incluirá todos los tipos de pago predeterminados (efectivo, tarjeta de crédito, PayPal, entre otros) y tipos de pago personalizados.
5. Elija a quién asignar el pago:
Puede utilizar esta opción en una reserva de grupo para que los pagos se asignen a uno de los huéspedes en particular.
6. Seleccione el folio al que desea agregar el pago.
7. Ingrese el monto del pago.
Por defecto, será el saldo adeudado de la reserva, pero puede editar el importe. Si ingresa una cantidad que es más alta que el saldo adeudado, el sistema mostrará una notificación y solicitará confirmar la acción.
8. Elija la fecha de la transacción.
Puede ser hoy o una fecha pasada o futura.
Tenga en cuenta que, si se selecciona una fecha en el futuro, la transacción aparecerá como pendiente. Solamente se puede cambiar la fecha de las transacciones realizadas con un tipo de pago personalizado. Es decir, aquellas transacciones que no se realizaron a través de una pasarela de pago o con efectivo.
9. Publicar con fecha y hora actual:
Al marcar esta casilla, la transacción se publicará con la fecha y hora actual al hacer clic en el botón de «Continuar». Puede desmarcarla si está agregando una transacción con fecha pasada.
- La fecha de procesamiento del pago solo puede ser la fecha actual y no se puede configurar para fechas pasadas o futuras, incluso si la opción «Publicar con fecha y hora actual» está desactivada.
- Esta funcionalidad no aplica para los pagos en efectivo
10. Seleccione el tipo de tarjeta de crédito
(Solo se muestra si usted selecciona la opción «Tarjeta de crédito»).
11. Seleccione si desea ingresar y almacenar los detalles de la tarjeta de crédito.
Esta información aparecerá en la reserva dentro de la sección «Tarjetas de crédito».
(Solo se muestra si usted selecciona la opción «Tarjeta de crédito»).
12. De ser necesario, agregue una nota.
13. Pinche en «Continuar» para añadir el pago.
Usted puede asignar el pago a un elemento de ingreso específico si tiene habilitada esta funcionalidad.
Obtenga más información sobre la asignación de pagos en nuestra Base de conocimientos: Asignación de pagos.
El pago publicado / registrado se mostrará en el folio seleccionado.
Junto al pago podrá observar un ícono de engranaje que le permitirá anular la transacción.
Tome en cuenta que solamente se puede anular un pago durante las 24 horas posteriores a la transacción.
Si usted seleccionó una fecha de pago en el futuro, este aparecerá como pendiente en el resumen de cuenta correspondiente.
Si desea ver este pago, configure el filtro para que también muestre las transacciones «Pendientes»:
En myfrontdesk, los pagos se pueden agregar de 2 maneras:
- Como un cargo real (myfrontdesk procesa el pago a través del procesador de pago conectado a su cuenta).
- Como un registro (solo se publica la nota que indica el pago, pero no se realiza un cargo a la tarjeta del huésped).
El proceso descrito en la segunda parte de este artículo no procesa el pago, pero agrega un registro sobre él a la reserva o huésped correspondiente. Haga clic aquí para obtener más información sobre el procesamiento de pagos y sobre cómo procesar pagos reales utilizando las tarjetas de crédito de los huéspedes.
Usted deberá procesar el pago a través de un sistema externo (transferencia bancaria u otras opciones). Si almacenó los detalles de la tarjeta de crédito al agregar un pago como registro, puede usarlos para procesar el pago mediante un sistema externo.
No. Si agregó pago por error o con información incorrecta, hay dos opciones:
1) Si el pago se agregó hace menos de 24 horas: haga clic en el ícono de engranaje al lado, anule el pago y agregue uno nuevo.
2) Si el pago se agregó hace más de 24 horas: puede reembolsar el monto y añadir el pago correcto.
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