Añadir pagos a reservas a modo de registro

Este artículo muestra cómo agregar un pago a una reserva a modo de registro (sin hacer un cobro a la tarjeta de crédito y sin utilizar el procesamiento de pagos). Esto ayuda a realizar un seguimiento del saldo del huésped y mantener informes precisos.

Consideraciones importantes

  • Los pasos descritos a continuación no procesan ningún pago de la tarjeta de crédito del huésped.
  • Para hacer un cobro a la tarjeta de crédito agregada a la reserva necesitas tener una pasarela de pago conectada al PMS de Cloudbeds. Obtén más información sobre cómo procesar pagos reales a través de una pasarela de pago en nuestro artículo sobre procesamiento de pagos y preguntas frecuentes.
  • O bien, puedes hacer un cobro a la tarjeta de crédito a través de un sistema externo (POS, terminal, banca en línea).
Paso 1. Acceder al Resumen de cuenta de la reserva
  1. Busca la reserva correspondiente. Puedes utilizar la barra de búsqueda en el menú superior de tu cuenta de Cloudbeds.
  2. Haz clic en la pestaña Resumen de cuenta.
  3. Abre el folio correspondiente para agregar el registro de pago.
  4. Haz clic en Añadir o reembolsar pago.
  5. Haz clic en Añadir pago.

Obtén más información sobre el Resumen de cuenta de la reserva.

Paso 2. Agregar detalles de pago
  1. Asignar a: elige al huésped al que deseas asignar el pago. Se puede utilizar cuando hay varios huéspedes en una reserva.
  2. Seleccionar folio: selecciona en cuál folio se agregará el pago.
  3. Monto: por defecto, la cantidad del pago se completará automáticamente con el saldo pendiente, puede hacer clic para editarla; si la cantidad ingresada es mayor que el saldo pendiente, aparecerá una notificación para confirmar la acción.
  4. Tipo de pago: Seleccione el tipo de pago (efectivo, tarjeta de crédito, transferencia bancaria, PayPal u otros métodos de pago personalizados).
  5. Cobrar el pago: selecciona la opción Registrar pago anterior (No cobrar). Esto registrará solo un pago anterior. Con este método, no se cobrará la tarjeta de crédito.
  6. Publicar con fecha y hora actual: por defecto, la casilla está marcada para publicar la transacción con la fecha y hora actual. Si desmarcas la casilla, podrás elegir una fecha pasada o futura para publicar la transacción.
  • Si seleccionas una fecha en el futuro, la transacción aparecerá en el folio como pendiente.
  • Los pagos en efectivo siempre se publicarán con la fecha actual.
  • Si seleccionas la opción de Ingresar y almacenar detalles de tarjeta de crédito, podrá acceder a ellos más tarde.
  • Si seleccionas previamente la opción Tarjeta de crédito como tipo de pago, aparecerá la opción Ingresar y almacenar detalles de tarjeta de crédito. Si se selecciona, podrá ingresar los detalles de la tarjeta de crédito que se almacenarán en la pestaña Tarjetas de crédito de la reserva. Para ver los detalles de la tarjeta de crédito almacenados, consulta este artículo: Ver datos de tarjetas de crédito.
  1. Tipo de tarjeta de crédito: selecciona el tipo de tarjeta de crédito. Esta opción solo se muestra si se seleccionó previamente la tarjeta de crédito como tipo de pago.
  2. Notas: ingresa cualquier nota de ser necesario.
  3. Asignar pago: si tienes habilitada esta función, esta opción estará marcada de forma predeterminada para asignar el pago al ítem específico. Obtén más información sobre Asignación de pagos.
  4. Continuar: haz clic para agregar el pago.

Agregar pago en efectivo

Puedes registrar pagos en efectivo en el folio del huésped con o sin la función de Caja, pero si deseas tener un mejor control de tus pagos en efectivo, consulta el siguiente artículo: Caja.

Para agregar un pago en efectivo, sigue los Pasos 1 y 2, y selecciona Efectivo en el menú desplegable Tipo de pago.

Si tienes habilitada la función de Caja

Con una Caja abierta

Si tienes habilitada la función de Caja y también tienes una Caja abierta al registrar el pago, el sistema reconocerá al usuario que registra la transacción y automáticamente registrará el pago en efectivo en la Caja abierta asociada.

Sin una Caja abierta

Si tienes habilitada la función de Caja, pero aún no has abierto una Caja, en los detalles de pago se ofrecerán 3 opciones cuando se selecciona Efectivo como tipo de pago:

  • Añadir a la caja abierta: esto significa que el sistema no reconoció la Caja creada por el usuario que está agregando la transacción.
  • Abrir caja: abrir una nueva Caja con el nombre de usuario actual.
  • Continuar sin abrir una caja: permite continuar sin la función de Caja.

Una vez seleccionada la opción correspondiente, haz clic en Continuar para proceder.

  • Si tienes habilitada la función de Caja, puedes generar una lista de informes de cajero y acceder a cada uno de ellos para realizar un seguimiento de las operaciones realizadas con efectivo
  • Si estás interesado en la función de Caja, contacta a nuestro equipo de soporte.
 Paso 3. Revisar el pago añadido

Si seleccionaste la fecha actual o una fecha pasada al publicar el pago, verás la transacción como publicada (contabilizada) en el folio seleccionado. Revisa todos los detalles para asegurarte de que todo esté correcto.

Para anular una transacción de pago, haz clic en el icono de engranaje y selecciona la opción Anular pago. Obtén más información aquí.

  • Si seleccionaste una fecha futura para el pago, el pago estará pendiente para ser publicado (contabilizado) en el folio.
  • El monto pagado solo se acreditará en la fecha futura seleccionada, y el saldo pendiente se actualizará.
  • Para ver el pago, incluye Pendiente en el filtro Transacciones (el pago aparecerá en gris, lo que indica que está Pendiente).
  • El Total en el folio incluirá el pago pendiente.

Preguntas frecuentes

Agregué el pago del huésped a través del PMS de Cloudbeds, pero no lo he recibido. ¿Por qué?

En el PMS de Cloudbeds, se puede agregar un pago de 2 formas:

  • Como un registro (el pago se registrará como una nota en el Resumen de cuenta, pero el sistema no hará un cargo a la tarjeta del huésped).
  • Como un cargo real (el PMS de Cloudbeds procesa el pago a través de la pasarela de pago conectada).

El proceso descrito en este artículo no procesa el pago, sino que agrega un registro del pago al Resumen de cuenta. Haz clic aquí para obtener más información sobre cómo procesar pagos reales a través de la pasarela de pago.

 Si no tengo una pasarela de pago conectada al PMS de Cloudbeds, ¿cómo puedo cobrar el pago?

Deberás hacer el cobro a la tarjeta de crédito del huésped a través de un sistema externo (POS, terminal, banca en línea). Si has almacenado los detalles de la tarjeta de crédito al agregar un pago como registro, puedes utilizarlos para procesar el pago a través de tu sistema externo.

¿Es posible editar el pago agregado?

No, si el pago se agregó por error o con detalles incorrectos, es posible que veas la solución a continuación.

Si el pago se agregó hace menos de 24 horas

Puedes cancelar el pago al hacer clic en el icono de engranaje junto a la transacción y seleccionar Anular transacción. Luego, podrás agregar un nuevo pago:

Si el pago se agregó hace más de 24 horas
  • Pago en efectivo: no se puede anular después de 24 horas. En su lugar, agrega un reembolso del monto agregado y registra un nuevo pago con los detalles correctos. Aprende cómo agregar un reembolso.
  • Otros tipos de pago: haz clic en el icono de engranaje junto a la transacción para anular el pago y agregar un nuevo pago. (Los usuarios deben estar autorizados para Anular pagos después de 24 horas).
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