Los datos de las tarjetas de crédito de los huéspedes pueden almacenarse de forma segura en Cloudbeds PMS. Los usuarios con los permisos adecuados pueden acceder a esta información, mientras que el resto debe recibir acceso para poder verla.
Este artículo contiene toda la información que necesitas saber sobre los requisitos para ver los datos de las tarjetas de crédito de los huéspedes y sobre cómo gestionar los permisos para ver tarjetas de crédito en Cloudbeds PMS.
Aspectos importantes
Como medida de seguridad, Cloudbeds implementó un sistema que protege los datos de las tarjetas de crédito para que no puedan ser vistos por terceros.
- El propietario del establecimiento (Property Owner) tiene permiso para ver los datos de las tarjetas de crédito de forma predeterminada, únicamente necesita configurar la contraseña para ver tarjetas de crédito.
- Cualquier otro usuario debe recibir el permiso para ver los datos de las tarjetas de crédito por parte del propietario del establecimiento y configurar una contraseña especial para ver tarjetas de crédito.
- Para añadir una capa adicional de seguridad, la contraseña para ver tarjetas de crédito expira automáticamente después de 90 días y el usuario debe configurar una nueva contraseña.
- Cuando sea necesario, el propietario del establecimiento puede revocar el privilegio de ver tarjetas de crédito para los usuarios.
La página de seguridad
La página de seguridad es donde el propietario del establecimiento puede conceder acceso al personal/usuarios de la propiedad y gestionar las contraseñas para ver los datos de tarjetas de crédito en Cloudbeds PMS.
Más información sobre la página de seguridad.
Ver los datos de la tarjeta de crédito de la reserva
Cosas que debes saber
En Cloudbeds PMS, solo el propietario del establecimiento (la persona que se registró para crear la cuenta de Cloudbeds) tiene permiso para ver los datos de las tarjetas de crédito de forma predeterminada. Al ver los datos de la tarjeta de crédito del huésped, hay 2 tipos de usuarios:
- Personal autorizado: tiene permiso concedido por el propietario del establecimiento para ver los datos de las tarjetas de crédito.
- Personal no autorizado: no tiene permiso para ver los datos de las tarjetas de crédito.
Si usas alguno de estos procesadores de pagos, no podrás ver los datos completos de la tarjeta de crédito, ya que no lo permiten por motivos de seguridad según las normas PCI (Payment Card Industry Standards).
Ver los datos de la tarjeta de crédito para personal autorizado
Antes de seguir los pasos a continuación, asegúrate de que tu usuario tenga el permiso concedido por el propietario del establecimiento para ver los datos de las tarjetas de crédito y que ya configuraste la contraseña para ver tarjetas de crédito. Consulta este artículo para obtener más información.
- Accede a la reserva del huésped.
- Ve a la pestaña Credit Cards.
- En la tarjeta seleccionada, haz clic en Show Card Details.
- Introduce tu contraseña para ver tarjetas de crédito.
- Haz clic en Confirm.
- Los datos de la tarjeta de crédito se mostrarán. También puedes:
- Activar/desactivar la tarjeta
- Ocultar datos
- Editar tarjeta de crédito
- Eliminar tarjeta de crédito
Obtén más información sobre estas opciones para editar tarjetas de crédito de la reserva más abajo.
Si se te concedió permiso para ver los datos de las tarjetas de crédito pero no has configurado la contraseña para ver tarjetas de crédito, se mostrará el error: “You must set up a new credit card password.”
- Asegúrate de configurar tu contraseña para ver tarjetas de crédito para continuar.
Detalles de la tarjeta de crédito virtual (VCC)
Cuando las reservas se reciben desde canales que admiten tarjetas de crédito virtuales (VCC), Cloudbeds muestra información adicional en la pestaña Credit Cards. Estos datos ayudan a las propiedades a entender cuándo se puede cargar la tarjeta y cuánto saldo está disponible, según la información proporcionada directamente por el canal.
1 - Cuadro de información de VCC
- Si hay datos de VCC disponibles, un cuadro de información azul mostrará los datos de la tarjeta de crédito virtual tal como fueron enviados inicialmente por el canal.
- Las actualizaciones de los datos de la tarjeta de crédito virtual no son enviadas por el canal, por lo que este valor no se actualiza después de que cargues la tarjeta.
2 - Saldo de la VCC
Si el canal incluye un saldo, Cloudbeds mostrará:
- El saldo de la tarjeta de crédito virtual: [valor + moneda].
- Los valores de saldo siguen la moneda proporcionada por el canal.
Este valor representa el saldo de la tarjeta de crédito virtual incluido con la reserva en el momento de la reserva. El importe y la moneda son proporcionados por el canal.
3 - Fecha de activación de la VCC
Si la proporciona el canal:
- Fecha de activación de la tarjeta de crédito virtual: [fecha]
- Es el primer día en el que puedes cargar la tarjeta, según lo especificado por el canal.
- La fecha sigue la configuración general del sistema de tu propiedad.
4 - Fecha de vencimiento de la VCC
Según el canal:
- Fecha de vencimiento de la tarjeta de crédito virtual: [fecha]
- Las fechas siguen la configuración general del sistema de tu propiedad.
- Cuando no se proporciona una fecha de vencimiento para una reserva de Expedia, el sistema indicará que la VCC de Expedia puede cargarse hasta 30 días después de la fecha de check-out.
Canales admitidos
Cloudbeds muestra datos de VCC únicamente para los canales que los proporcionan. Los canales actuales incluyen:
- Goibibo
- Agoda
- HotelBeds
- SiteMinder
- Hospitality Solution
- Expedia
- HotelTonight
- Booking.com
La fecha de activación solo la proporcionan:
- HotelBeds
- Hospitality Solution
- Expedia
- Booking.com
Ver los datos de la tarjeta de crédito para personal no autorizado
Si el personal no está autorizado para ver los datos de las tarjetas de crédito, pídele al propietario del establecimiento que les conceda acceso.
Si eres el propietario del establecimiento, obtén más información sobre cómo conceder acceso a los datos de las tarjetas de crédito en este artículo.
- Solo los usuarios con permisos para ver tarjetas de crédito pueden ver los datos de la tarjeta de crédito.
Gestionar la contraseña para ver tarjetas de crédito
Concede acceso al personal de tu propiedad para ver los datos de las tarjetas de crédito, consulta cómo configurar la contraseña para ver tarjetas de crédito y aprende cómo restablecerla o desactivar los privilegios para ver tarjetas de crédito.
Más información en los enlaces a continuación:
| Acciones relacionadas con la visualización de tarjetas de crédito | Descripción breve |
|---|---|
| Grant and set up credit card viewing password | Aprende cómo conceder y configurar la contraseña para ver las tarjetas de crédito de la reserva para el personal de la propiedad/otros usuarios dentro de Cloudbeds PMS. |
| Reset or disable credit card viewing password | Esta guía incluye los pasos necesarios para restablecer una contraseña vencida para ver tarjetas de crédito y cómo desactivar los privilegios de la contraseña para ver tarjetas de crédito. |
Editar, desactivar o eliminar los datos de la tarjeta de crédito de la reserva
Editar tarjetas de crédito de la reserva
Para editar los datos de la tarjeta de crédito de la reserva, los usuarios deben tener acceso concedido por el propietario del establecimiento.
- El botón Edit Credit Card solo estará disponible después de que se hayan mostrado los datos de la tarjeta de crédito.
- Los botones Edit y Delete Credit Card solo estarán disponibles si no hay pagos (registrados o pendientes), anulaciones, reembolsos o autorizaciones (registradas o pendientes) asociados a la tarjeta de crédito.
- Si utilizas Cloudbeds Payments o Stripe, no puedes editar los datos de la tarjeta de crédito, solo puedes eliminar la tarjeta existente y añadir una nueva tarjeta.
- Abre la reserva correspondiente cuyos datos de tarjeta de crédito se editarán y haz clic en la pestaña Credit Cards. Si la reserva tiene varias tarjetas añadidas, selecciona la tarjeta que deseas editar.
- Haz clic en Show Card Details.
- Introduce la contraseña para ver tarjetas de crédito.
- Aparecerán las opciones para editar la tarjeta de crédito (ocultar datos, editar tarjeta de crédito, eliminar tarjeta de crédito). Haz clic en Edit Credit Card.
- Edita los datos necesarios.
- Haz clic en Update.
Desactivar o eliminar tarjetas de crédito de la reserva
Desactivar tarjetas de crédito
- Para desactivar una tarjeta de crédito almacenada, haz clic en el interruptor (toggle) de los datos.
- Las tarjetas de crédito desactivadas aparecerán en la parte inferior de la lista y se mostrarán con una línea de tachado. Incluso si se añaden nuevas tarjetas, la tarjeta desactivada siempre permanecerá al final de la lista. Siempre puedes volver a activarla si es necesario.
Eliminar tarjetas de crédito
Para eliminar una tarjeta de crédito de reserva almacenada, simplemente haz clic en el botón Delete Credit Card.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo ver todos los datos de la tarjeta de crédito?
Según las normas PCI (Payment Card Industry Standards), ver todos los datos de la tarjeta de crédito puede representar una responsabilidad para tu negocio en caso de que los datos de la tarjeta se expongan a fuentes externas.
Algunos procesadores de pagos almacenan los datos de las tarjetas de crédito y no permiten que nadie vea todos los datos de la tarjeta; esto se hace para proteger la seguridad financiera del titular de la tarjeta y de tu negocio.
Vencimiento de la contraseña de la tarjeta de crédito
Por motivos de seguridad, la contraseña de la tarjeta de crédito de cada usuario vencerá:
- Automáticamente después de 90 días.
- Cada vez que el propietario del establecimiento fuerce el restablecimiento de la contraseña.
Para garantizar un funcionamiento fluido, enviaremos los siguientes avisos a la cuenta de correo electrónico de cada usuario antes del vencimiento:
- 7 días antes del vencimiento.
- 1 día antes del vencimiento.
- En el momento del vencimiento.
Asegúrate de restablecer tu contraseña para ver tarjetas de crédito tan pronto como recibas el correo electrónico para evitar cualquier interrupción en tus tareas diarias.
- Todos los usuarios que tengan el privilegio de acceder a la información de las tarjetas de crédito verán el botón Reset Credit Card Viewing Passcode en My Profile. Más información aquí.
¿Durante cuánto tiempo se almacenan los datos de las tarjetas de crédito?
Para Cloudbeds Payments:
Cloudbeds Payments almacena la información de la tarjeta de crédito de la forma más segura posible, mediante tokenización de tarjetas. La información tokenizada de la tarjeta se almacenará en nuestro almacén seguro durante 2 años. La información de la tarjeta de crédito (token) se almacena en la reserva del huésped durante 30 días (si el estado es confirmed, cancelled o no-show) o durante 14 días una vez que el estado cambia a checked out.
Los reembolsos se pueden procesar sin inconvenientes dentro de un período de 30 días.
¿Qué es la tokenización de tarjetas de crédito?
La tokenización de tarjetas de crédito es el proceso de eliminar por completo los datos confidenciales de la red interna de una empresa, sustituyéndolos por un identificador único generado aleatoriamente llamado token. Por ejemplo, si el número de una tarjeta fuera 1234 5678 8765 4321, pasaría a verse como E67TY8GQ27X.
Otros gateways:
- Para reservas confirmadas: el sistema eliminará los datos de la tarjeta de crédito 14 días después de la fecha de check-out.
- Para reservas canceladas/no-show: el sistema eliminará los datos de la tarjeta de crédito 30 días después de la fecha de cancelación/no-show.
Comentarios
Inicie sesión para dejar un comentario.