Introducción a los detalles de una reserva

Inicie sesión en su cuenta myfrontdesk y haga clic en la pestaña de «Reservas».

A continuación, le brindaremos una breve descripción de las funciones disponibles en esta página:

1. El botón de «Crear nueva reserva» le llevará a la página donde podrá agregar la información de una nueva reserva.
2. Puede utilizar los filtros de reservas para exportar su lista de reservas.
3. Puede ordenar las reservas por fecha de reserva, fecha de entrada, fecha de salida, estado de la reserva, tipos de habitaciones o fuentes.
4. Se permite importar y exportar reservas, así como imprimir una lista de las mismas.
5. Puede visualizar la lista de reservas.
6. Utilice el filtro para buscar reservas por el nombre de un huésped o el número de reserva.
7. El botón de acción masiva le permite registrar una llegada o salida, agregar pagos o eliminar varias reservas a la vez.

Para acceder a la reserva y consultar más detalles, haga clic en el nombre del huésped.

Una vez que ingrese a una reserva, podrá observar las siguientes opciones:

1. Nombre del huésped y número de reserva de myfrontdesk (este es un número de referencia creado por el sistema automáticamente y no se puede cambiar ni personalizar).
2. Estado de la reserva (confirmado, confirmación pendiente, cancelado, hospedado, checked out o no show).

3. Estado predeterminado: obtenga más información sobre esta función aquí.

4. Botón de acciones: en el menú desplegable, puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones.
   

• Enviar factura / generar una nueva factura.
• Enviar por correo electrónico el resumen de cuenta del huésped / redactar un mensaje personalizado para su huésped.
• Imprimir resumen de cuenta / imprimir confirmación (puede hacerlo en español, inglés o portugués)
• Imprimir tarjetas de registro (disponible en todos los idiomas)
• Exportar a XML / XLS o PDF.
• Eliminar la reserva

5.   Información de la reserva: la información que se muestra cambiará dependiendo del tipo de reserva (cancelada, directa, proveniente de una agencia de viajes en línea, entre otros).

Los campos predeterminados son los siguientes:

• Llegada
• Salida
• Noches: cantidad total de noches.
• Fecha de reserva: la fecha en que se realizó la reserva.
• Huéspedes: cantidad total de huéspedes.
• Hora: hora de llegada estimada.
• Fuente: donde se creó la reserva.
• Tarifa(s)

6.     Saldo pendiente: el menú desplegable del lado derecho muestra más detalles sobre el depósito, el subtotal, cualquier artículo adicional, impuestos y el monto total. También muestra cualquier cantidad que se haya pagado anteriormente.

Para las reservas realizadas en OTA, se mostrarán algunos campos adicionales:

• Número de cancelación: aquí podrá encontrar más información sobre las reservas canceladas provenientes de OTA. Para obtener más información sobre cancelaciones de reservas provenientes de OTA haciendo clic aquí.
• Penalidad por cancelación: este monto NO está incluido en el saldo pendiente ni se toma en cuenta para el monto total de la reserva. Está allí solo con fines informativos. IMPORTANTE: solo podremos mostrar esta información para las OTA que la comparten con nosotros. Obtenga más información aquí sobre las tarifas por cancelación que se reciben desde las OTA por medio de la API.
• Formas de pago: indica si el pago debe ser cobrado por el hotel o el canal.

• Género(s) de huésped(es): esto aplica para los canales que nos envían información sobre el género de un huésped, así como el recuento de hombres y mujeres por reserva.

• Procedencia: representa la fuente de reserva original utilizada por el huésped para hacer la reserva. Acceda a este enlace para obtener más información.

Debajo de esta barra superior, podrá observar ocho pestañas. A continuación, le brindaremos un breve resumen de cada una:

7.  Habitaciones: información sobre las habitaciones de la reserva y la posibilidad de editar la información de la misma.

8. Resumen de cuenta: contiene los detalles financieros de la reserva (tarifas de habitaciones, transacciones pendientes, artículos adicionales). Esta página contiene opciones de filtrado; puede agregar / reembolsar pagos, ajustar cargos o agregar un artículo.

9. Detalles del huésped: información correspondiente a cada huésped ligado a la reserva. También se incluyen los huéspedes adicionales.

10. Notas: espacio adicional para agregar detalles, solicitudes especiales o recordatorios importantes. Puede mantener notas activas o archivar las notas que ya no necesita.

11. Documentos: cargue archivos y otros documentos para adjuntarlos a la reserva; Por ejemplo: el pasaporte del huésped. Puede ser tanto para la reserva en conjunto o de forma separada para cada huésped.

Tipos de archivos compatibles que se pueden cargar: pdf, rtf, doc, docx, txt, jpg, jpeg, png, gif, csv, txt, xls, xlsx.

12. Historial de la reserva: muestra el registro de actividad relacionado con una reserva particular. Incluye todos los cambios realizados por el sistema y / o usuario(s).

13. Email enviados:  muestra todos los correos electrónicos correspondientes a esa reserva (enviados, entregados, fallidos, programados). Consulte este artículo para obtener más información.

Esta función es similar al registro de entrega de correos electrónicos, pero solo incluye los correos electrónicos que pertenecen a esta reserva.

14. Tarjetas de crédito: cualquier tarjeta de débito o crédito registrada como un método de pago. Si no se muestra ninguna, usted podrá agregar una.

NOTA: el sistema no diferencia si el número pertenece a una tarjeta de débito o de crédito.

El sistema siempre la mostrará la tarjeta que añadió cuando tenga que agregar un pago al folio, aún si usted ingresó una tarjeta de débito.

1. Ingrese a la pestaña «Resumen de cuenta».
2. Seleccione «Añadir pago».
3. Las tarjetas que ingresó anteriormente se mostrarán bajo la sección «Método de pago».

En la pestaña de habitaciones, encontrará más funciones disponibles:

1. Editar reserva: es una herramienta que le permite modificar los detalles de su reserva, lo que incluye cambiar la duración de la estadía y la cantidad de huéspedes. Para obtener más información sobre cómo editar las fechas de estadía, consulte este artículo: Cómo cambiar las fechas de llegada y salida
2. Número de reserva: este es un número de reserva único generado por el sistema. Cada habitación posterior a la primera tendrá el mismo número de reserva con un dígito adicional añadido al final. Por ejemplo: 8675309, 8675309-2, 8675309-3.
3. Tipo: el tipo de alojamiento asignado a la reserva.
4. Habitación: el número de habitación específico asignado a la reserva. Si no tiene habilitada la función de «asignación automática», puede asignar la habitación / cama aquí. Al hacer esto, la reserva se mostrará en la página del calendario. El anular la asignación de una habitación no significa que se cancele la reserva.
5. Huésped: el menú desplegable muestra los huéspedes adicionales (en caso de que la reserva tenga más de 1 huésped).
6. Fecha de llegada / salida: fechas de llegada y salida correspondientes a la reserva.
7. Huéspedes: número de huéspedes / niños agregados a la reserva.
8. Noches: el número total de noches correspondientes a la reserva.
9. Total: el importe total de la reserva (exceptuando los artículos adicionales).
10. Ocupada: muestra si una habitación específica está o no ocupada por los huéspedes de la reserva. También puede utilizar esta opción para registrar la llegada o salida de los huéspedes.
11. Editar: menú desplegable que contiene las siguientes opciones.
    • Editar: menú desplegable que contiene:
    • Edición rápida: puede editar rápidamente la fecha de entrada / salida y dividir la reserva
    • Editar precio: puede editar rápidamente las tarifas de las habitaciones. Para mantener información precisa, no edite las tarifas de habitaciones publicadas con esta función. Acceda al resumen de cuenta del huésped para realizar este ajuste.
    • Editar reserva: esto lo llevará a la página principal de la reserva.
    • Eliminar habitación: tenga en cuenta que no puede revertir esta acción.