Facturación - cómo administrar y usar

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La factura es un documento emitido al cliente en el cual se describen todas las transacciones asociadas con una reserva, incluyendo tarifas de habitaciones, pagos, ajustes y productos adicionales vendidos. Generar una factura es útil para mostrar al huésped cuánto deben, junto con un desglose de todos los cargos.

Configuración General de la Factura

Paso 1. Navigue hasta Configuración de Facturación:

1) Haga clic en el ícono de 'Configuración' en la esquina superior derecha

2) Seleccione la pestaña 'Configuración de Factura'

 

Paso 2. En la página 'Facturación' usted puede establecer la forma en la que se generan las facturas para los huéspedes.

Encontrará los siguientes campos en la pantalla de configuración:

1) ¿Desea que la factura se genere en función del país del huésped?
2) "Si seleccionó No en la pregunta anterior, o si los idiomas para el país del huésped no están disponibles, seleccione el idioma en el que se muestra la factura.


*Si desea que las facturas se generen en un idioma específico, seleccione 'No' en la opción anterior y elija el idioma en el que desea que se genere la factura.

Actualmente, se admiten los siguientes idiomas:

3) Titulo
Este es el nombre de la factura que aparecerá cuando descargue un PDF o envíe un correo electrónico con la factura, en caso de que quiera ponerle otro nombre que no sea "Factura"

4) Prefijo
Seleccione cualquier número o letra que desee que aparezca antes del número de factura generado secuencialmente. Ejemplo: INV-1001-POST

5) Número de inicio de control
El número de la primera factura que se genera. Todas las facturas generadas después serán secuenciales, continuando desde este número. Si ingresa "1" aquí, su primer número de factura será 1, seguido de 2, y así sucesivamente. si ingresa "1001", su primer número de factura será 1001, seguido de 1002, etc.

6) Sufijo
Seleccione cualquier número o letras que le gustaría después del número de factura generado secuencialmente. Ejemplo: 1001-POST

7) Código Tributario
Si desea que el número de identificación fiscal aparezca en la factura, agréguela a continuación. Puede agregar hasta dos ID de impuestos.

8) Logo

Esta opción le permite agregar el logotipo de su propiedad para mostrar en las facturas. El tamaño recomendado es 100 píxeles de alto y 100 píxeles de ancho.

9)¿Desea que las facturas se generen inmediatamente cuando se crea una nueva reserva, o las generará manualmente cuando lo necesite? (más información en las secciones a continuación)

Generar una factura siempre que se crea una reserva

Si se selecciona esta opción, cada vez que se crea una nueva reserva dentro de la aplicación (esto incluye las reservas creadas manualmente desde la aplicación, así como todas las reservas entrantes de los canales con los que está integrado), la factura se generará inmediatamente . Esto significa que no necesita generar una factura cada vez. La fecha de vencimiento predeterminada comenzará a contar desde el día en que se creó la reserva.

Si se selecciona esta opción, no se creará una factura hasta que navegue hasta la reserva y genere una factura. Con esta opción, podrá elegir qué reservas tienen una factura y mantener el número de índice constante en función de cuándo genera la factura. La fecha de vencimiento comenzará a contar desde el día en que se genere la factura, no el día en que se creó la reserva.

Obtenga información sobre cómo crear una factura a partir de la reserva en la siguiente sección.

10) Fecha de vencimiento predeterminada

Esto se refiere a la cantidad de días que el huésped debe pagar la factura desde el momento en que se genera la factura. Si la factura se genera de inmediato, este será el número de días para hacer un pago después de que se haya creado la reserva. Si ha seleccionado generar la factura manualmente, será el número de días después de generar la factura. Si no desea mostrar una fecha de vencimiento en la factura, deje esta área en blanco.

11) Mostrar la columna del número de habitación en la factura

12) Texto Personalizado

Si tiene algún texto adicional para agregar a la factura, como instrucciones sobre cómo realizar un pago y / o cualquier política adicional, puede agregarlas a continuación.

Después de haber llenado toda la información que le gustaría tener en la factura, guarde la página y haga clic en "Vista previa de PDF" en la esquina superior derecha para descargar un PDF de vista previa de cómo sería la próxima vez que genere una factura.

Cómo generar una factura desde la reserva

Para generar la factura usted debe:

1) Entre en la reserva

2) Haga clic en  'Actions' button and select 'Generate New Invoice' 

3) Seleccione el resumen de cuenta para el cual desea generar la factura

Obtenga más información acerca de cómo crear varias facturas basadas en diferentes folios aquí:  ¿Puedo generar una factura para cada huésped?

4) Puede ver la lista de todas las facturas creadas en la página de reserva haciendo clic en la pestaña 'Documentos'
5) Seleccione 'Facturas' en el lado izquierdo de la pantalla:

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