Cómo gestionar y utilizar la herramienta de facturación

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La factura es un documento emitido al cliente en el cual se describen todas las transacciones asociadas con una reserva, incluyendo tarifas de habitaciones, pagos, ajustes y productos adicionales vendidos. Generar una factura es útil para mostrar al huésped el monto adeudado, junto con un desglose de todos los cargos.

Configuración general de la herramienta de facturación

Paso 1. Diríjase hasta configuración de la herramienta de facturación:

1) Haga clic en «Configuración» (icono de engranaje) ubicado en la esquina superior derecha.

2) Seleccione la pestaña «Configuración de factura».

 

Paso 2. En la página de «Configuración de facturación», podrá determinar la manera en que se generan facturas para los huéspedes.

En la pantalla de configuración, se incluyen los siguientes campos:

1) ¿Desea que la factura se genere en función del país de donde sea el cliente?

2) Si seleccionó «No» en la pregunta anterior, o si los idiomas para el país del huésped no están disponibles, seleccione el idioma en el que desea mostrar la factura.

*Si desea que sus facturas se generen en un idioma en específico, seleccione «No» en la opción anterior y elija el idioma en el que desea generar las facturas.

Actualmente, se admiten los siguientes idiomas:

3) Título
Es es el nombre que se le da a la factura. Se verá cuando descargue la factura en formato PDF o la envíe por correo electrónico. Deberá editar este campo para asignar otro nombre que no sea «Factura».

4) Prefijo
Seleccione cualquier número o letra que desee que se vea antes del número de factura generado de manera secuencial. Por ejemplo: FAC-1001.

5) Número de inicio de control
Es el número de la primera factura que se genera. Todas las facturas generadas después serán secuenciales, continuando desde este número. Si ingresa el número 1, su primer número de factura será 1, seguido de 2, y así sucesivamente. Si ingresa 1001, su primer número de factura será 1001, seguido de 1002.

6) Sufijo
Seleccione cualquier número o letra que deseas que se vea después del número de factura generado de manera secuencial. Por ejemplo: 1001-POST.

7) Código tributario
Si desea incluir el número de identificación fiscal en la factura, agréguelo a continuación. Puede agregar hasta dos códigos tributarios.

 

8) Logotipo

Esta opción le permite agregar el logotipo de su propiedad a las facturas. El tamaño recomendado es 100 píxeles de alto y 100 píxeles de ancho.

9) ¿Desea que las facturas se generen inmediatamente cuando se crea una nueva reserva, o las generará manualmente cuando lo necesite? (más información en las secciones a continuación)

Cómo generar una factura al agregar una reserva

Si selecciona esta opción, cada vez que se agregue una reserva en de la aplicación (incluyendo las reservas agregadas manualmente en la aplicación, así como  las reservas entrantes de los canales integrados), la factura se generará de manera inmediata . Esto significa que no necesita generar una factura manualmente cada vez que realiza una reserva. La fecha de vencimiento predeterminada comenzará a contar desde el día en que se creó la reserva.

Cómo generar facturas de manera manual

Si selecciona esta opción, no se creará una factura hasta que se dirije a la reserva y genere una factura de manera manual. Con esta opción, podrá elegir cuáles reservas tendrán una factura y mantener el número consecutivo en función de la fecha y hora en la que se genere la factura. La fecha de vencimiento comenzará a contar desde el día en que se genere la factura, no el día en que se creó la reserva.

La siguiente sección incluye más información sobre cómo crear facturas a partir de las reservas.

10) Fecha de vencimiento estándar

Esto se refiere a la cantidad de días que el huésped tiene disponibles para pagar la factura desde el momento en que esta se genera. Si la factura se genera de inmediato luego de realizar la reserva, a partir de ese momento empezarán a contar los días para hacer el pago. Si seleccionó la opción de generar la factura manualmente, contarán los días después de generar la factura. Si no desea mostrar una fecha de vencimiento en la factura, deje este campo en blanco.

11) Mostrar la columna del número de habitación en la factura

 

12) Mostrar datos específicos de impuestos en la factura

Si esta opción se encuentra habilitada y la propiedad tiene distintos tipos de impuestos, en la factura aparecerá un desglose del total de cada tipo de impuesto.

13) Utilizar facturas compactas

Si deja esta casilla sin marcar, generará facturas de manera similar a folios. Cada transacción (incluyendo los precios por habitación por noche y los impuestos) aparecerán como elementos individuales. Si marca esta casilla, las transacciones del mismo tipo se consolidadarán en una categoría general.

14) Mostrar el nombre legal de la empresa en la factura

El nombre legal o la razón social de la empresa se incluirá debajo del nombre de la propiedad y encima de la dirección cuando el usuario envíe o imprima la factura.

15) Texto personalizado

Si desea agregar texto adicional a la factura, como instrucciones sobre cómo realizar un pago o políticas adicionales, podrá incluirlo a continuación.

Después de agregar la información que desea incluir en la factura, pinche en el botón GUARDAR y seleccione el botón de VISTA PREVIA PDF ubicado en la esquina superior derecha. Al pulsar ese botón, descargará una vista previa en formato PDF de cómo se verán sus facturas de ahora en adelante.

Cómo generar una factura desde la reserva

Para generar la factura desde la reserva, debe:

1) Seleccionar la reserva.

2) Pinchar en el botón «Acciones» y seleccionar «Generar factura».

3) Seleccionar el folio para el que desea generar la factura.

Para más información sobre cómo crear varias facturas basadas en diferentes folios, véase: ¿Puedo generar una factura para cada huésped?

4) Si lo desea, repase la lista de facturas creadas para esa reserva pinchando en la pestaña «Documentos».
5) Seleccione «Facturas» en el lado izquierdo de la pantalla:

¿Dónde encuentro, descargo e imprimo las facturas?

1. Puede agregar y abrir una factura desde la reserva donde fue generada.

Diríjase a Detalles de la reserva > Documentos > Facturas.

2. También puede buscar facturas en la sección «Reporte de Facturas». Allí puede abrir abrir (y descargar) las facturas desde este reporte.

Para descargar una factura, pinche en ella  y se abrirá en una nueva pestaña, donde podrá descargar la factura como se muestra a continuación:

También puede imprimir la factura pinchando en el icono de impresora.

Tarifa de cancelación en las facturas en formato PDF

Dependiendo de sus políticas de cancelación para un canal en particular, sus huéspedes pueden generar tarifas de cancelación (por ejemplo, al cancelar una reserva en el curso de 72 horas previas a su llegada).

La tarifa de cancelación se incluye en las facturas en formato PDF. Esta tarifa no se incluye en ningún cálculo realizado dentro de myfrontdesk. En otras palabras, es sólo para fines informativos.

Cabe recordar que si cancela una reserva y la tarifa se agrega con un valor igual a cero, la incluiremos en la reserva. Esto solo significa que la reserva se canceló, pero que, conforme a su política para ese canal, no se emitió ninguna tarifa de cancelación para el huésped.

Esta función solo está disponible para las reservas provenientes de OTA (agencias de viaje en línea, por sus siglas en inglés) y solo para aquellas agencias que nos envíen esta información.

Solución de errores

¿Qué debo hacer si no puedo imprimir la factura?

Error: Luego de pinchar en una factura, el archivo se descargó como una pestaña en blanco.

Posibles soluciones:

1) Se recomienda agregar a Cloudbeds a la lista de portales de Internet seguros en la extensión del antivirus McAfee (en caso de usarse) y en otras extensiones de antivirus o de seguridad (en caso de usarse).

2) Deshabilite la extensión de McAfee en Google Chrome (en caso de usarse).

3) Habilite la función «Descargar archivos PDF en vez de abrirlos automáticamente en Chrome».

  • Abra Chrome en su ordenador o computador.
  • En la esquina superior derecha, pinche en el icono de tres puntos verticales.
  • En la parte inferior del menú desplegable, pinche en «Configuración».
  • Avance hasta el final de la lista y seleccione «Configuración avanzada».
  • Seleccione «Privacidad y seguridad» y luego «Configuración del sitio web».
  • Cerca al final de esa lista, seleccione «Documentos PDF».
  • Mueva el interruptor para «Descargar archivos PDF en vez de abrirlos automáticamente en Chrome».
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