Facturación – Cómo configurar sus facturas

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Este artículo muestra el paso a paso para configurar la facturación de su propiedad en el sistema de gestión de propiedades de Cloudbeds.

En la página Configuración de factura, puede agregar la información y el logotipo de su empresa, establecer el título y la secuencia de su factura y elegir si la factura se genera de forma manual o automática cuando se crea una reserva.

El titular de la propiedad tiene acceso a la página de Configuración de factura de forma predeterminada. Otros usuarios deben tener habilitado este acceso en su Función de usuario para poder realizar cambios en la forma en que se crea la factura. Consulte el artículo: Funciones y autorizaciones.

Siga estos pasos para configurar la emisión de facturas:

  1. Haga clic en Configuración (icono de engranaje).
  2. Seleccione la pestaña Configuración de factura en el menú desplegable Configuración de la propiedad.
DEMO - El Bolsón - Configuración - Google Chrome

Información de la factura

  1. Haga clic en Seleccionar imagen para cargar el logotipo de su empresa desde la computadora. El tamaño recomendado es de 100 píxeles de alto y 100 píxeles de ancho.
  2. Título: si desea asignar un nombre a la factura que no sea «Factura».
  3. Prefijo: seleccione los números y letras que desea agregar antes del número de factura emitido de manera secuencial. Por ejemplo: FAC-1001.
  4. Número de registro inicial: es el número de la primera factura emitida. Todas las facturas emitidas después de este número serán en orden secuencial
    Por ejemplo:
     Si agrega 1 aquí, el número de su primera factura será 1, seguido de 2 y así consecutivamente.
    Si agrega 1001, el número de su primera factura será 1001, seguido de 1002 y así en más.
  5. Sufijo: seleccione los números y letras que desea agregar después del número de factura emitido de manera secuencial. Por ejemplo: 1001-POST.
  6. Puede agregar su texto a otros idiomas seleccionando el idioma en el menú desplegable. Este se utilizará cuando la factura se genere en otros idiomas. Consulte la sección: Configuración de facturación
  1. Cambie el interruptor a verde (ACTIVADO) para incluir el nombre legal o razón socialde la empresa y el número de identificación fiscal en la factura, o al gris (DESACTIVADO) para no incluir estos detalles.
    • Si se encuentra ACTIVADO, agregue el nombre legal de la empresa e ingrese su número de identificación fiscal (hasta dos números de identificación fiscal).
  2. Utilice los campos personalizados para agregar cualquier texto adicional a la factura, como instrucciones sobre cómo realizar un pago y / o políticas adicionales.

Configuración de la factura

  1. Seleccione el idioma predeterminado de la factura.
  2. Seleccione si desea que la factura se genere en función del país de origen del huésped.
    • Al seleccionar , la factura se generará en el idioma del huésped. Por ejemplo: un huésped de Portugal recibirá la factura en portugués.
    • Al seleccionar No, la factura se generará en el idioma predeterminado seleccionado en el paso anterior.

Actualmente, se admiten los siguientes idiomas. Si el idioma del país del huésped no está disponible, la factura se generará en el idioma seleccionado en el Paso 11.

13. Seleccione si desea que la factura se genere inmediatamente cuando se cree una nueva reserva o si prefiere generarla manualmente cuando la necesite.

Generar factura siempre que se crea una reserva

Si selecciona esta opción, cada vez que se agrega una nueva reserva en la aplicación (tanto las reservas creadas de manera manual en la aplicación como las reservas provenientes de los canales conectados), se emitirá una factura. Recuerde que solo se crea luego de completar el proceso de reserva.

En otras palabras, no tendrá que emitir facturas para cada reserva, a menos que agregue productos, servicios o ingresos por habitación luego de recibir al huésped. 

En caso de agregar cargos adicionales al folio, es preferible volver a emitir una nueva factura más adelante. Recuerde que la fecha de pago por defecto empezará a contar desde el día en que se crea la reserva.

Las emitiré yo mismo

Si selecciona esta opción, no se crearán facturas hasta seleccionar la reserva y emitir la factura. Esta opción le permite seleccionar a cuáles reservas emitir facturas. Véase también: Facturación - Cómo generar y descargar facturas desde las reservas.

14. Fecha de vencimiento estándar: indica el número de días que el huésped tiene para pagar el saldo pendiente desde el momento que se emite la factura.  

  • Si la factura se emite de inmediato, es el número de días que tiene el huésped para realizar el pago luego de crear la reserva.
  • Si la factura es creada de manera manual, es el número de días luego de emitir la factura.

Si prefiere no agregar una fecha de pago a la factura, omita esta casilla.

DEMO - El Bolsón - Configuración de factura - Google Chrome

15. Mostrar la columna del número de habitación en la factura: si habilita esta opción, se indicará el número de la habitación en la factura.

16. Mostrar información detallada de impuestos y tarifas en la factura: si habilita esta opción y ha agregado varios impuestos, se desglosará el total de cada impuesto en la factura.

17. Utilizar facturas compactas: si no marca esta casilla, el sistema emitirá facturas similares al resumen de cuenta o folio de cada huésped.

Ejemplo de una factura compacta

Tomaremos como ejemplo las transacciones Tarifa Habitación - Habitación Estándar (4 noches) en el folio:

Así es como se verá en una factura compacta, las tarifas de las habitaciones para 4 noches se consolidan en una sola línea:

18. Guarde los cambios.

19. Haga clic en el botón de VISTA PREVIA PDF para acceder a una vista previa de la factura.

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