Facturación - Preguntas frecuentes

Puede personalizar y ajustar la configuración de su factura en la página Facturación. Siga las instrucciones que se detallan aquí: Facturación – Cómo configurar sus facturas

No. Para evitar la creación de varias facturas con el mismo número, el sistema no permite cambiar el número de las facturas, incluso si se elimina una reserva del sistema.

Veamos un ejemplo:

• Digamos que, en el año 2019, se estableció el Número de registro inicial (número de factura) en 1. Desde entonces, se han generado 2 163 facturas.
• Pero al siguiente año, 2020, desea volver a cambiar el número de índice a 1.

Resultado: El número de las facturas seguirá siendo secuencial. No volverá a empezar en 1, sino que continuará desde 2.164.

Solución alternativa:

Se puede marcar un nuevo período fiscal usando la opción de Prefijo y Sufijo y redondeando la cifra al 100 más cercano.

1. Cambie el número de facturación a 2.200.
2. Use la sección de Prefijo para indicar el año.
3. Use la sección de Sufijo para indicar el número inicial de facturación de ese año.
   
   La primera factura generada en el año 2020 se verá de la siguiente manera: 2.020 - 2.200 - 2.200, y la segunda como 2.020 - 2.201 - 2.200.

Con la Facturación avanzada, puede crear facturas independientes para cada huésped de la reserva. EL documento emitido mostrará el nombre del huésped a quien se le facturará. Siga las instrucciones que se detallan en este artículo: Cómo generar y descargar facturas desde las reservas.

Si está utilizando una versión anterior de la herramienta de Facturación, a la hora de generar una factura para cada huésped siempre se mostrará el nombre del huésped principal en la parte superior de la factura, pero la información de las transacciones vendrá con el nombre del huésped respectivo. Para más información, véase: ¿Puedo generar una factura para cada huésped?

Para más información, por favor véase: ¿Cómo enviar facturas por correo electrónico?

Se pueden abrir las facturas desde las reservas de las que son generadas al seleccionar la reserva. 

1. Seleccione Documentos.
2. Haga clic en la pestaña Factura.

Error: Ha hecho clic en una factura y el archivo se ha abierto en su navegador como archivo en blanco.

Posibles soluciones:

1. Se recomienda agregar a Cloudbeds a la lista de sitios web seguros en la extensión del antivirus McAfee (si lo usa) y en las demás extensiones de seguridad o de antivirus.
2. Si no está usando en ese momento la extensión de McAfee en su navegador (como Chrome), deshabilítela.
3. Habilite en Google Chrome la función de descargar archivos PDF en vez de abrirlos de manera automática.

Para ello, siga los siguientes pasos:

• Abra Google Chrome en su computador.
• En la esquina superior derecha, haga clic en Configuración.
• En la parte inferior, haga clic en Configuración avanzada.
• En la sección Privacidad y seguridad, haga clic en Configuración de página.
• Cerca de la parte final, haga clic en Documentos PDF.
• Habilite la opción Descargar archivos de PDF en vez de abrirlos en Chrome.

Escenario:

• Se crea una reserva a nombre de Jada Smith.
• Se agrega una transacción en el folio del huésped.
• El nombre en la transacción anterior continuará viéndose como Jada Smith.

En otro momento, se le solicita cambiar el nombre del huésped a Will Smith.

• Aunque se cambie el nombre del huésped a Will Smith, al generar otra factura, la transacción agregada anteriormente continuará estando a nombre de Jada Smith.
• ¿Por qué? La factura siempre refleja la información en el folio, en vez de la información de la reserva.

En caso de transacciones pendientes, se agregarán siempre a nombre del cliente actual (en este caso, de Will Smith).

Este comportamiento del sistema es normal. Si desea evaluar otras opciones, repase la siguiente información:

A modo de solución, deberá descargar la factura a su computador y convertirlo de PDF a WORD usando la aplicación PDF - Doc Converter o I LOVE PDF en línea. Luego de convertir el archivo a Word, podrá editar el nombre del huésped.

Veamos un ejemplo:

Si la factura incluye PII (Información sensible y de identificación personal), los usuarios que no están autorizados para ver la información PII, no deberían poder ver esa factura. Se verá el siguiente mensaje de advertencia:

Para ver las facturas generadas con información PII, se debe solicitar al dueño de la propiedad acceder a la sección Funciones en la pestaña desplegable Configuración de usuarios y actualizar los permisos deseados para cada usuario en la sección (PII), tal como se ve en la siguiente captura de pantalla:

Los siguientes idiomas son compatibles con la función de facturación:

• Inglés
• Portugués
• Español
• Ruso
• Ucraniano
• Italiano
• Alemán
• Francés
• Estonio
• Polaco
• Neerlandés
• Finlandés
• Griego
• Japonés
• Tailandés
• Chino
• Hebreo
• Coreano
• Sueco
• Noruego
• Lituano
• Vietnamita
• Húngaro
• Eslovaco
• Checo
• Rumano

Las facturas generadas en Cloudbeds no tienen la validez de una factura electrónica. Actualmente no hay opción para exportar los datos de la factura, solo puede exportar transacciones. Así es también como funciona la integración actual con el software de contabilidad.

No, el uso de la API es un método para mover datos de myfrontdesk a cualquier software, pero la API no es una opción alternativa para generar facturas electrónicas.

Es posible que deba contratar a un desarrollador para crear su propio sistema que le permita generar facturas electrónicas y usar la API del PMS de Cloudbeds para recopilar la información sobre las transacciones. Sin embargo, es importante que lea la documentación de nuestra API antes de comenzar y se asegure de que la información disponible a través de la API sea suficiente.

Debe crear las facturas oficiales fuera del PMS de Cloudbeds utilizando un producto de su elección que cumpla con las regulaciones locales.

La Facturación avanzada es una versión mejorada de la función de facturación existente. Tiene nuevas funciones que la función de facturación anterior no tiene, como la opción de anular una factura y crear una nota de crédito. Véase: Facturación - Descripción general

La Facturación avanzada está incluida en los planes Premier y Enterprise de Cloudbeds, y también está disponible como complemento de pago para los demás planes de Cloudbeds.

Para verificar su plan actual de Cloudbeds, siga las instrucciones de este artículo: ¿Cómo verificar su plan (o suscripción) de Cloudbeds?

La Facturación avanzada aún no está disponible para el módulo Grupos. El siguiente artículo explica cómo funciona la facturación en el módulo Grupos: Grupos – Facturación

Con la Facturación avanzada, cualquier transacción solo se puede facturar una vez, esto es para evitar facturas duplicadas.

En caso de haber seleccionado la opción de generar factura en el momento de salida dentro de la Configuración de facturación, el sistema generará una nueva factura cada vez que cambie el estado de la reserva a check-out siempre que haya transacciones que no hayan sido facturadas previamente. De lo contrario, el sistema no generará una nueva factura.