Facturación - Preguntas frecuentes

Puedes personalizar y ajustar la configuración de tus facturas en la página de Facturación. Sigue las instrucciones aquí: Invoicing - How to set up

No. Para evitar que se generen diferentes facturas con el mismo número, el sistema no permite restablecer el número de factura incluso si eliminas la reserva del sistema.

Ejemplo:

• En 2019, el Starting Index Number (número inicial) se configuró en "1" y desde entonces se han generado 2163 facturas.
• En 2020 deseas restablecer el índice nuevamente a "1".

Resultado: El número será secuencial; no volverá a empezar en 1, sino que continuará en 2164.

Solución alternativa:

Puedes marcar un nuevo periodo fiscal usando Prefix o Suffix.

La primera factura generada en 2020 se verá así: 2020-2164 o 2164-2020, y la siguiente 2020-2165 o 2165-2020.

Con Facturación Avanzada, puedes crear facturas por separado para cada huésped en la reserva. La factura mostrará el nombre del huésped al que se facturará. Sigue el paso a paso aquí: Invoicing - How to generate and download invoices from reservations

Si usas la versión anterior de Facturación, la factura siempre mostrará el nombre del huésped principal en la parte superior, pero los detalles de cada transacción tendrán el nombre del huésped correspondiente.

Consulta las instrucciones detalladas en este artículo: How to Email an Invoice?

Detalles de la reserva

Abre la factura desde la reserva donde se generó, accediendo a los Detalles de la reserva.

1. Haz clic en Documents.
2. Ve a Invoices.
3. Haz clic en el nombre del archivo para abrir, descargar o imprimir.

Informe de facturas

También puedes buscarlas en la página Invoices Report.

1. Haz clic en Menu.
2. Ve a Financial Reports.
3. Selecciona Invoices Report.
4. Haz clic en el ícono de engranaje.
5. Selecciona Open Invoice.

6. Luego podrás descargar o imprimir.

Problema: La factura se descarga como documento en blanco.

Posibles soluciones:

1. Añadir Cloudbeds como sitio seguro en extensiones de seguridad como McAfee.
2. Deshabilitar la extensión si no se está usando.
3. Activar la opción Download PDF files instead of automatically opening them en Chrome.

Pasos:

• Abrir Chrome.
• Ir a More Settings.
• Clic en Advanced.
• Entrar a Site settings.
• Clic en PDF Documents.
• Activar la opción de descargar PDF en vez de abrirlos automáticamente.

Escenario:

• La reserva estaba a nombre de Jada Smith.
• Registraste una transacción en su folio.
• La transacción seguirá mostrando “Jada Smith”.

Si luego cambias el nombre a Will Smith:

• Las transacciones previas seguirán mostrando “Jada Smith”.
• ¿Por qué? La factura siempre refleja la información del folio, no la de la reserva.

Solución alternativa: Descargar la factura, convertirla de PDF a DOC y editarla manualmente.

Si contiene PII, los usuarios sin permisos verán un mensaje de advertencia.

El propietario debe actualizar los permisos del usuario en la sección PII aquí: Roles.

Actualmente, los idiomas compatibles son:

• English
• Portuguese
• Spanish
• Russian
• Ukrainian
• Italian
• German
• French
• Estonian
• Polish
• Dutch
• Finnish
• Greek
• Japanese
• Thai
• Chinese
• Hebrew
• Korean
• Swedish
• Norwegian
• Lithuanian
• Vietnamese
• Hungarian
• Slovak
• Czech
• Romanian

Las facturas generadas no son “facturas electrónicas”. Solo se pueden exportar transacciones, no datos completos de factura.

No, la API solo mueve datos; no genera facturas electrónicas.

Necesitarás un sistema externo. Puedes usar la API de Cloudbeds PMS para extraer datos.

Debes generarlas fuera de Cloudbeds, usando un sistema que cumpla con las normas locales.

La Facturación Avanzada es una versión mejorada de la función de facturación estándar. Incluye funciones como anulación (void) de factura y creación de notas de crédito. Más detalles: Invoicing - Everything you need to know

Está incluida en los planes Cloudbeds Premier y Enterprise, y disponible como add-on de pago.

Para confirmar tu plan actual: How can I check my current Cloudbeds Plan (Package)?

Aún no está disponible. Consulta cómo funciona la facturación en Grupos: Groups - Invoicing

En Facturación Avanzada, las transacciones solo pueden facturarse una vez.

Si elegiste generar facturas At check out, el sistema generará una nueva factura cada vez que vuelvas a establecer el estado en Check-out, siempre que existan transacciones sin facturar.

No. El número permanece; solo cambia el estado a Voided.