Este artículo explica cómo anular una factura y crear una nota de crédito mediante la función de Facturación avanzada. Además, se muestra cómo configurar el estado de las facturas de sus huéspedes para ayudarle a realizar un seguimiento de las mismas.
Puede anular o cancelar una factura si se ha cometido un error. Anular una factura existente emitirá una nota de crédito contra toda la factura. Esta función liberará todas las transacciones incluidas dentro de esa factura y las pondrá a disposición para facturarse de nuevo.
Una vez que anula la factura, ya no puede cambiar su estado.
Siga los pasos para anular una factura y emitir una nota de crédito:
- Ingrese a la reserva correspondiente y diríjase a Documentos.
- Encuentre la factura que desea anular y haga clic en el botón de tres puntos.
- Seleccione Anular y emitir nota de crédito.
Se abrirá una ventana para crear una nota de crédito y verá una advertencia con el número de factura. Asegúrese de anular la factura correcta porque esta acción no se puede deshacer.
- Este es el nombre del huésped correspondiente de la factura (cuando se genera).
- El campo de Facturar a sigue siendo el mismo que aparece en la factura que está anulando.
- Seleccione la dirección de correo electrónico del huésped para enviar la nota de crédito.
Si elige enviar un correo electrónico a su huésped, recibirá una notificación y la nota de crédito por correo electrónico. El mensaje de la notificación se puede gestionar desde la página de plantillas para correo electrónico.
- Ingrese el motivo del crédito.
- El motivo o razón de crédito es un campo obligatorio si su propiedad se encuentra en uno de los siguientes países (según la dirección de la propiedad): Irlanda, Malasia, Nueva Zelanda, Portugal, Singapur, Sudáfrica, Reino Unido.
En la tabla encontrará todos los elementos que forman parte de la factura a acreditar. La lista de elementos no se puede editar.
7. Obtenga una vista previa de la nota de crédito para verificar la información que esta contendrá.
8. Haga clic en Emitir nota de crédito.
Una vez que haya verificado los cargos y pagos del huésped en el folio, marque la factura como Pagada o Abierta como se muestra a continuación:
- Diríjase a Documentos.
- Haga clic en Facturas.
- Haga clic en el menú de tres puntos junto a la factura.
- Haga clic en Cambiar a pagada o Abierta.
Puede cambiar el estado de la factura a Pagada o Abierta tantas veces como desee. Esta función es solo para distribución interna. En otras palabras, el estado de la factura no se reflejará en la factura real.
Preguntas frecuentes
No. Cuando anula la factura, el estado cambia a Anulada, pero el número de serie permanece. La siguiente factura generada tendrá el número correspondiente.
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