Facturación - Cómo generar y descargar facturas desde las reservas

La factura es un documento que se presenta al huésped donde se reúnen las transacciones asociadas a una reserva. Este artículo muestra el paso a paso para generar y descargar la factura para su huésped.

Puede obtener más información en el siguiente artículo: Facturación – Configuración

Autorizaciones de usuario para visualizar facturas

Teniendo en cuenta la importancia de la PII (Información de identificación personal), los únicos usuarios que podrán acceder a las facturas serán los autorizados para ver esa información.

Para más información sobre las distintas funciones en myfrontdesk, véase: Funciones y autorizaciones.

DEMO - El Bolsón - Funciones - Google Chrome

Si el permiso para visualizar PII se encuentra deshabilitado, el usuario:

  • Podrá generar facturas y enviar facturas por correo electrónico a los huéspedes
  • No podrá abrir las facturas y ver la información que contienen. Si lo intenta, se verá la siguiente advertencia
DEMO - El Bolsón - Reservas - Google Chrome

Antes de emitir la factura, revise si:

Tiene varios huéspedes registrados en una misma reserva

Si está utilizando una versión anterior de la herramienta de Facturación, a la hora de crear una factura para cada huésped siempre se mostrará el nombre del huésped principal en la parte superior de la factura, pero la información de las transacciones vendrá con el nombre del huésped respectivo. Más información: ¿Se puede crear una factura para cada huésped?

Con la Facturación avanzada, puede crear facturas independientes para cada huésped de la reserva. La factura siempre mostrará el nombre del huésped a quien se le facturará. Debe asegurarse de que el nombre del huésped esté vinculado a la habitación o transacción correcta (cargo/pago). Siga los pasos a continuación:

La Facturación avanzada  es una versión mejorada de la función de facturación. Esta se incluye en las cuentas Cloudbeds Premier y Cloudbeds Enterprise, y también está disponible como complemento de pago para otros tipos de cuentas.

  1. En la pestaña Habitaciones, verifique si las habitaciones están asignadas con el nombre del huésped correcto.
  1. Cuando agregue un artículo o pago al folio, asígnelo al huésped correcto.
Si la factura debe emitirse a una empresa

Ingrese el nombre de la empresa y el número de identificación fiscal de la empresa debajo de los Detalles del huésped dentro de la reserva. Esta información se mostrarán en la factura.

  1. Ingrese a Detalles del huésped.
  2. Seleccione el huésped correcto.
  3. Haga clic en Editar detalles.
  4. Ingrese el nombre de la empresa y el número de identificación fiscal correspondiente (si aplica).
  5. Haga clic en Guardar.

Siga estos pasos para generar una factura

  1. Seleccione la reserva deseada.
  2. Haga clic en el menú Acciones.
  3. Seleccione Generar nueva factura.

Dependiendo de la versión del módulo de Facturación que usted tenga, se abrirá una de estas ventanas.

Si le aparece esta ventana, usted está utilizando Facturación avanzada. Pase a la sección: Cómo generar una factura utilizando Facturación avanzada.

De lo contrario, continúe con los pasos a continuación.

  1. Seleccione los folios para los que desea generar una factura.
  2. Haga clic en Continuar.
DEMO - El Bolsón - Reservas - Google Chrome

Cómo generar una factura utilizando Facturación avanzada

Con la Facturación avanzada, todas las transacciones solo se pueden facturar una vez; esto es para evitar facturas duplicadas.

 Si no queda ninguna transacción por facturar, se mostrará el siguiente mensaje de error. Para volver a emitir una factura, consulte: Cómo anular una factura y emitir una nota de crédito

test - Reservations - Google Chrome
  1. Seleccione el huésped correspondiente. Si la información de la empresa se almacenó en el perfil del huésped, la factura se emitirá a nombre de la empresa en lugar del huésped.  Consulte cómo agregar la información de la empresa al perfil del huésped: Facturación - Cómo anular una factura y emitir una nota de crédito
  2. Seleccione uno o más huéspedes para recibir la factura que está creando ahora (opcional).
  3. Botón de estado de pago: si está habilitado, el estado de la factura se mostrará como Pagada; si está deshabilitado, el estado será Abierta.

Este botón es solo para su seguimiento interno. Deberá revisar el folio de forma manual para verificar si la reserva ya se encuentra paga.

  1. Seleccione los artículos a facturar. Puede seleccionarlos todos o solo los artículos específicos solicitados por huéspedes específicos.

Los artículos que ya se facturaron no se mostrarán en la lista. Si facturó un artículo incorrecto por error, debe anular la factura y crear una nota de crédito. Esto liberará todas las transacciones incluidas en la factura. 

Más información: Facturación - Cómo anular una factura y emitir una nota de crédito

  1. Obtenga una vista previa de la factura antes de generarla para detectar o corregir cualquier error antes de que se emita el documento.
  2.  Haga clic en Emitir factura.

Como imprimir la factura

Puede ver todas las facturas creadas en la sección Reservas.

  1. Haga clic en la pestaña Documentos.
  2. Seleccione Factura.
  3. Haga clic en el número de la factura para descargar la factura. Se descargará automáticamente a su ordenador.

Facturación avanzada: También verá el estado de la factura, que puede ser Abierta, Pagada o Anulada. Más información: Facturación - Cómo anular una factura y emitir una nota de crédito

  1. Haga clic en el archivo para ver la factura.
  2. Haga clic en este icono para imprimir la factura.

Si tiene habilitada la función Multidivisa para su cuenta, puede mostrar los totales en divisas extranjeras y el tipo de cambio en sus facturas. Véase Multidivisa – Cómo incluir monedas o divisas extranjeras en las facturas

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