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Para propiedades ubicadas en Portugal:
En este momento, el módulo de Grupos no funciona con las facturas FACT. En estos casos, las facturas deben generarse manualmente utilizando el software FACT.
Antes de comenzar
- Verifica tus configuraciones de facturación:
El sistema tiene en cuenta las configuraciones establecidas por el usuario en la pestaña de Facturación (igual que para las reservas regulares).
Este es un paso necesario para generar facturas de Grupo. De lo contrario, si el usuario hace clic en Generar o Enviar factura por correo sin configurar la página de facturación, verá el siguiente mensaje de advertencia.
Configuración de facturas para Grupos
- Desde tu Cuenta
, haz clic en Configuración
- Ve a Pagos
y haz clic en Facturación
- Rellena todos los campos deseados y obligatorios en las pestañas de Detalles de la factura y Configuración de la factura (para más detalles, consulta Cómo configurar la facturación)
Dado que no hay una página de configuración dedicada para las facturas de grupos, consulta a continuación qué campos se aplicarán a ellas.
| Nombre del campo | ¿Se aplica a la factura de grupo? |
|
Detalles de la factura > Título de la factura y secuencia Título, prefijo, número de índice de inicio, sufijo |
SÍ |
|
Detalles de la factura > Datos de la empresa Mostrar datos de la empresa, Nombre legal de la empresa, Número de ID fiscal |
SÍ |
| Configuración de la factura > Seleccionar cuándo generar la factura |
NO Todas las facturas de grupo deben generarse manualmente por el usuario |
| Configuración de la factura > Fecha de vencimiento predeterminada | SÍ |
|
Configuración de la factura > Configuración del diseño de la factura Mostrar la columna de número de habitación en la factura, mostrar detalles de impuestos/tarifas en la factura. |
SÍ |
|
Configuración de la factura > Configuración del diseño de la factura Usar facturas compactas |
NO |
Generar facturas de grupo
En la página del perfil del grupo, haz clic en Acciones y selecciona Generar nueva factura o Enviar factura por correo.
Opción 1 - Generar nueva factura
Una vez que hagas clic en Generar nueva factura, el sistema abrirá una caja en el lado derecho de la pantalla para que selecciones qué folios deseas generar la factura.
Selecciona todos o elige un folio específico, y haz clic en Continuar.
Serás redirigido a la pestaña Documentos del perfil del grupo, donde se almacenan todas las facturas generadas dentro de un grupo específico.
Haz clic en el hipervínculo PDF para ver la factura.
En el interior, puedes ver:
- Nombre del perfil del grupo
- Código de grupo
- Dirección del perfil del grupo, si está disponible
- Ambas transacciones contabilizadas y pendientes de los folios seleccionados
- Opciones para descargar o imprimir la factura
La factura mostrará las transacciones tal como aparecen en el Folio del grupo.
Si actualizas la información del perfil del grupo (dirección de correo, teléfono, etc.), necesitarás generar una nueva factura, ya que esta actualización no se reflejará automáticamente en facturas anteriores.
Opción 2 - Enviar factura por correo electrónico
- Cuando hagas clic en Enviar folio por correo electrónico, el sistema abrirá una caja en el lado derecho para que selecciones qué folio(s) deseas enviar y añadir el(los) correo(s) del huésped
- Si seleccionas solo un folio, se enviará una factura basada en ese folio específico, no para todo el perfil del grupo.
- Si seleccionas todos los folios, se enviará una factura para todo el perfil del grupo.
- Especifica el(los) correo(s) deseado(s)
- Si se crean más de un contacto en el perfil del grupo, el formulario de correo se completará con el primero y te permitirá editarlo (si es necesario).
- Para enviar el folio del grupo a varios correos electrónicos a la vez, simplemente debes añadir una coma (,) entre ellos.
- Haz clic en Continuar
- Después de hacer clic en Continuar, verás el siguiente mensaje de confirmación. Haz clic en SÍ.
El correo se enviará, y la factura se almacenará automáticamente en la pestaña Documentos del perfil del grupo. Así es como se ve el correo electrónico:
Personalización de Factura por Correo Electrónico
El texto en la factura es un texto estándar para la factura de grupo enviada por correo electrónico. Para personalizar el texto estándar, siga estos pasos:
- Desde su Cuenta
- Vaya a Correo y haga clic en Plantillas
- Encuentre la plantilla de Factura del Perfil del Grupo en la lista, haga clic en el ícono de engranaje y seleccione Editar
Más información sobre plantillas de correos en este artículo.
Idioma y Traducciones de Facturas
| ¿País Especificado? | ¿Traducción de plantilla de correo electrónico? | Idioma de la Plantilla de Correo Electrónico |
| SÍ - Ejemplo: Italia | SÍ | Italiano |
| SÍ | NO | El correo se enviará utilizando el idioma del sistema de la propiedad (especificado en la Configuración General del Sistema) |
| NO | NO | El correo se enviará utilizando el idioma del sistema de la propiedad (especificado en la Configuración General del Sistema) |
Preguntas Frecuentes
¿Los números de factura del grupo son diferentes de las facturas regulares?
No, no lo son. Ambos documentos seguirán el Título de la factura y la secuencia que hayas establecido en Pagos > Facturación > Detalles de la factura. Sin embargo, sus nombres de archivo son diferentes.
El nombre del PDF muestra el código de grupo para las facturas de grupo.
En contraste, el nombre del archivo de las reservas regulares incluye el ID de reserva.
¿Cómo se genera la información de contacto para las nuevas facturas?
El sistema extrae la información de contacto del Perfil del grupo para generar la factura.
- Si hay un Contacto en el Perfil del grupo con una dirección de correo electrónico comercial y un número de teléfono laboral disponibles, la factura mostrará esa información.
La factura siempre incluirá la dirección de correo electrónico comercial y el número de teléfono laboral del contacto (si se proporciona) y nunca mostrará la dirección de correo electrónico personal o el número de teléfono de casa.
- Si hay más de un contacto en el Perfil del grupo, la factura mostrará la dirección de correo electrónico comercial del primer contacto. Si la dirección de correo electrónico comercial solo está disponible para el segundo contacto, el sistema tomará los detalles comerciales y laborales del segundo contacto.
Observa el ejemplo a continuación; la factura no muestra un número de teléfono porque el Contacto 2 solo tiene un número de Casa.
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