Descripción general
El Perfil de grupo es un centro principal para gestionar reservas vinculadas a grupos, como empresas, grupos para bodas o agencias de viajes, en el módulo de Gestión de Grupos de Cloudbeds. Cada perfil de grupo puede incluir varios contactos con detalles como nombre, correo electrónico, número de teléfono e información adicional. Estos contactos son clave para negociaciones, gestión de disponibilidad, envío de facturas y conversación sobre políticas de depósito y pago.
Esta guía explica las acciones principales del Perfil de grupo, desde crearlo y editarlo hasta crear contactos, eliminar perfiles de grupo y agregar notas.
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Antes de profundizar en los Perfiles de grupo, recomendamos leer este artículo para aprender cómo acceder y navegar el módulo de Gestión de Grupos.
Acciones principales
Cómo crear un Perfil de grupo
- Desde la página de Grupos
- Haz clic en + Crear perfil de grupo
- Asigna un Nombre al perfil
- El Estado está en Abierto de forma predeterminada. Este campo te ayudará a filtrar grupos activos e inactivos. También puedes configurarlo como Cerrado desde la página del grupo.
- Selecciona el Tipo de perfil de grupo de la siguiente lista
- Grupo es un evento único, como una fiesta o una boda.
- Empresa es para una empresa que reserva habitaciones para sus empleados.
- Agente de viajes es para operadores turísticos que reservan tu propiedad para sus clientes.
- Mayorista es para las OTA a las que pagas comisión por traerte clientes.
Este campo te ayudará a filtrar tus grupos y no afecta la funcionalidad.
- Elige si quieres Enrutar a Folio de grupo o no
- Si eliges SÍ, las transacciones de las reservas individuales que pertenecen a ese grupo se transferirán automáticamente al folio maestro del grupo y afectarán el saldo pendiente del grupo. Las transacciones seguirán apareciendo en las reservas, pero no afectarán el saldo pendiente de la reserva individual.
- Si eliges NO, las transacciones de las reservas individuales que pertenecen a ese grupo no se transferirán automáticamente al folio maestro del grupo.
- Si seleccionaste SÍ en el paso anterior, debes elegir qué Tipos de transacción de las reservas del grupo deben enrutarse a este folio maestro del grupo.
- Selecciona la Configuración del folio de la reserva para el folio del perfil de grupo si tienes habilitada la funcionalidad de folios divididos.
Si seleccionas "Configuración del folio" y luego la cambias en la página "Gestionar folio", los cambios no se aplicarán al folio del grupo.
- Selecciona el Origen para fines de seguimiento.
- Ingresa la Dirección del grupo (no es obligatorio).
- Agrega Notas si es necesario (puede hacerse en cualquier momento).
- Haz clic en Guardar.
El perfil de grupo aparecerá en la tabla de la página de Grupos.
Cómo editar los detalles del Perfil de grupo
Busca el Perfil de grupo deseado en la tabla de perfiles de grupo y haz clic en el ícono de engranaje para editar su información.
También puedes editar desde dentro del grupo yendo a la pestaña Perfil de grupo y haciendo clic en el ícono de lápiz.
Cómo crear contactos para un Perfil de grupo
- Busca el Perfil de grupo deseado en la tabla de perfiles de grupo y haz clic en el Nombre con hipervínculo para abrir el perfil de grupo.
- Ve a la pestaña Perfil de grupo
- Haz clic en + Agregar contacto
- Completa los campos obligatorios de Detalles del contacto
- Haz clic en Guardar
Es posible tener varios contactos dentro de un Perfil de grupo y usar el mismo contacto en varios Perfiles de grupo.
Cómo eliminar un Perfil de grupo
Busca el Perfil de grupo deseado en la tabla de perfiles de grupo y haz clic en el ícono de engranaje para Eliminar perfil.
Esta acción no se puede revertir y todos los datos se eliminarán. Puedes restaurar el perfil de forma parcial usando las entradas del Registro de actividad, pero el proceso es manual.
Cómo agregar notas a un Perfil de grupo
Sigue estos pasos para agregar notas a un Perfil de grupo, bloque de cupo, reservas o huéspedes
- En el Menú
, ve a Grupos
y haz clic en el Nombre con hipervínculo del perfil de grupo deseado para abrirlo.
- Ve a la pestaña Notas
- Escribe la nota
- Haz clic en Enviar nota. Debes elegir en qué sección se debe enviar la nota
- A todos los huéspedes
- A todas las reservas
- Al perfil de grupo
- A todos los bloques de cupo
- Usa las pestañas de abajo para revisar las notas
- Haz clic en el ícono de impresión para imprimir la nota
- Haz clic en el ícono de engranaje para editar o archivar la nota
- Ve a Notas archivadas
- Haz clic en el ícono de engranaje y selecciona Restaurar nota si es necesario
Ver y publicar notas de cuentas de grupo mediante la API
Puedes crear, editar y eliminar notas para grupos mediante la API. Para hacerlo, debes tener habilitado a Marketplace e integraciones y b) Gestión de Grupos habilitado.
Artículos relacionados
- Para aprender cómo agregar, ver y archivar Notas de reserva, haz clic aquí Gestionar notas de reserva.
- Para aprender cómo acceder y usar los informes de notas, haz clic aquí Informes de notas
Cómo cargar documentos en un Perfil de grupo
Usa la pestaña Documentos para cargar y almacenar archivos relacionados con eventos directamente en el Perfil de grupo. Esto mantiene todos los documentos del grupo o evento en un solo lugar y ayuda a tu equipo a
- Acceder rápidamente a contratos firmados y anexos cuando surjan preguntas sobre bloques de habitaciones o condiciones.
- Compartir los BEO más recientes, menús, especificaciones de AV y diagramas de montaje con el equipo de operaciones sin salir de Cloudbeds.
- Asegurar que todos los que trabajan en el grupo o evento usen los mismos documentos actualizados.
Estos documentos están vinculados únicamente al Perfil de grupo y están destinados a la gestión interna del grupo o evento.
- Desde la página de Grupos, haz clic en el Nombre con hipervínculo del grupo deseado para abrir el Perfil de grupo.
- Ve a la pestaña Documentos y haz clic en Documentos en el menú del lado izquierdo.
- Haz clic en Cargar.
- En la ventana Cargar archivos, arrastra y suelta el archivo en el área de carga o haz clic para buscarlo en tu dispositivo.
- Si es necesario, haz clic en ELIMINAR ARCHIVO para descartar un archivo o en + AGREGAR MÁS para cargar archivos adicionales. Cuando estés listo, haz clic en Listo para confirmar la carga.
- Cuando finalice la carga, el documento aparecerá en la lista de Documentos con su Nombre de archivo y Fecha de creación. Haz clic en el nombre del archivo para abrir el documento en una pestaña nueva.
Tipos de archivo compatibles pdf, rtf, doc, docx, txt, jpg, jpeg, png, gif, csv, xls, xlsx.
Limitaciones En este momento, solo puedes cargar documentos y no hay una opción para eliminarlos del Perfil de grupo.
- Los documentos se almacenan solo en el Perfil de grupo y no son visibles en perfiles de huéspedes ni en documentos de la reserva y no se pueden buscar en ningún otro lugar del sistema.
Obtén más información sobre cómo gestionar Perfiles de grupo aquí.
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