Descripción general
El Perfil de Grupo es un centro principal para gestionar reservas vinculadas a grupos, como empresas, grupos de boda o agencias de viajes, en el módulo de Gestión de Grupos de Cloudbeds. Cada perfil de grupo puede incluir varios contactos con detalles como nombre, correo electrónico, número de teléfono e información adicional. Estos contactos son clave para las negociaciones, la gestión de disponibilidad, el envío de facturas y la discusión de políticas de depósito y pago.
Esta guía explicará las acciones principales del Perfil de Grupo, desde crearlos y editarlos hasta crear contactos, eliminar perfiles de grupo y agregar notas.
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Antes de profundizar en los Perfiles de Grupo, recomendamos leer este artículo para aprender cómo acceder y navegar por el módulo de Gestión de Grupos.
Acciones principales
Cómo crear un Perfil de Grupo
- Desde la página Grupos
- Haz clic en +Crear Perfil de Grupo
- Asigna un nombre al perfil
- El Estado está Abierto de forma predeterminada. Este campo te ayudará a filtrar grupos activos frente a inactivos. También puedes configurarlo como Cerrado desde la página del grupo.
- Selecciona el Tipo de Perfil de Grupo en la siguiente lista:
- Grupo: es un evento único, como una fiesta o una boda.
- Empresa: es para una empresa corporativa que reserva habitaciones para sus empleados.
- Agente de viajes: es para operadores turísticos que reservan tu propiedad para sus clientes.
- Mayorista: es para OTA a las que les pagas una comisión por traer clientes.
Este campo te ayudará a filtrar tus grupos y no afecta la funcionalidad.
- Elige si quieres enrutar al Folio de Grupo o no:
- Si eliges SÍ, las transacciones de las reservas individuales que pertenecen a ese Grupo se transferirán automáticamente al folio maestro del grupo y afectarán el saldo pendiente del grupo. Las transacciones seguirán apareciendo en las reservas, pero no afectarán el saldo pendiente de la reserva individual.
- Si eliges NO, las transacciones de las reservas individuales que pertenecen a ese Grupo no se transferirán automáticamente al folio maestro del grupo.
- Si seleccionaste SÍ en el paso anterior, debes elegir qué Tipos de transacción de las reservas del grupo deben enrutarse a este folio maestro de grupo.
- Selecciona la Configuración del folio de reserva para el folio del perfil de grupo (si tienes habilitada la funcionalidad de folio dividido).
Si seleccionas "Configuración del folio" y luego la cambias en la página "Gestionar folio", los cambios no se aplicarán al folio del grupo.
- Selecciona la Fuente. Esta selección es obligatoria para que coincida con la fuente configurada en tu plan tarifario asociado y así garantizar el acceso privado para los huéspedes del grupo.
- Ingresa la Dirección del grupo (no es obligatorio).
- Agrega Notas si es necesario (se puede hacer en cualquier momento más adelante).
- Haz clic en Guardar.
El perfil de grupo aparecerá en la tabla de la página Grupos.
Cómo editar los detalles del Perfil de Grupo
Busca el Perfil de Grupo deseado en la tabla de Perfiles de Grupo y haz clic en el ícono de engranaje para editar su información.
También puedes editar desde dentro del grupo yendo a la pestaña Perfil de Grupo y haciendo clic en el ícono de lápiz.
Cómo crear contactos para un Perfil de Grupo
- Busca el Perfil de Grupo deseado en la tabla de Perfiles de Grupo y haz clic en el Nombre con hipervínculo para abrir el perfil de grupo
- Ve a la pestaña Perfil de Grupo
- Haz clic en +Agregar contacto
- Completa los campos obligatorios de Detalles de contacto
- Haz clic en Guardar
Es posible tener varios contactos dentro de un Perfil de Grupo y usar el mismo contacto en varios Perfiles de Grupo.
Cómo eliminar un Perfil de Grupo
Busca el Perfil de Grupo deseado en la tabla de Perfiles de Grupo y haz clic en el ícono de engranaje para Eliminar perfil.
Esta acción no se puede revertir y se eliminarán todos los datos. Puedes restaurar parcialmente el perfil usando las entradas del Registro de actividad, pero el proceso es manual.
Cómo agregar notas a un Perfil de Grupo
Sigue estos pasos para agregar notas a un Perfil de Grupo, Bloque de Asignación, Reservas o Huéspedes:
- Desde el Menú
, ve a Grupos
y haz clic en el Nombre con hipervínculo del perfil de grupo deseado para abrirlo.
- Ve a la pestaña Notas
- Escribe la nota
- Haz clic en Enviar nota. Debes elegir en qué sección se debe enviar la nota:
- A todos los huéspedes
- A todas las reservas
- Al Perfil de Grupo
- A todos los Bloques de Asignación
- Usa las pestañas a continuación para revisar las notas
- Haz clic en el ícono de imprimir para imprimir la nota
- Haz clic en el ícono de engranaje para editar o archivar la nota
- Ve a Notas archivadas
- Haz clic en el ícono de engranaje y haz clic en Restaurar nota (si es necesario)
Ver y publicar notas de la Cuenta de Grupo mediante la API
Puedes crear, editar y eliminar notas para Grupos mediante la API. Para hacerlo, debes tener a) Marketplace e Integraciones habilitado y b) Gestión de Grupos habilitada.
Artículos relacionados:
- Para aprender cómo agregar, ver y archivar Notas de reserva, haz clic aquí: Gestionar notas de reserva.
- Para aprender cómo acceder y usar los informes de notas, haz clic aquí: Informes de notas
Cómo subir documentos a un Perfil de Grupo
Usa la pestaña Documentos para subir y almacenar archivos relacionados con el evento directamente en el Perfil de Grupo. Esto mantiene todos los documentos del grupo o evento en un solo lugar y ayuda a tu equipo a:
- Acceder rápidamente a contratos firmados y anexos cuando surjan preguntas sobre bloques de habitaciones o condiciones.
- Compartir los BEO más recientes, menús, especificaciones AV y diagramas de montaje con operaciones sin salir de Cloudbeds.
- Asegurarse de que todas las personas que trabajan en el grupo o evento usen los mismos documentos actualizados.
Estos documentos están vinculados únicamente al Perfil de Grupo y están destinados a la gestión interna del grupo o evento.
- Desde la página Grupos, haz clic en el Nombre con hipervínculo del grupo deseado para abrir el Perfil de Grupo.
- Ve a la pestaña Documentos y haz clic en Documentos en el menú lateral izquierdo.
- Haz clic en Subir.
- En la ventana Subir archivos, arrastra y suelta el archivo en el área de carga o haz clic para buscarlo en tu dispositivo.
- Si es necesario, haz clic en ELIMINAR ARCHIVO para descartar un archivo o en +AGREGAR MÁS para subir archivos adicionales. Cuando esté listo, haz clic en Listo para confirmar la carga.
- Una vez completada la carga, el documento aparece en la lista de Documentos con su Nombre de archivo y Fecha de creación. Haz clic en el nombre del archivo para abrir el documento en una nueva pestaña.
Tipos de archivo compatibles: pdf, rtf, doc, docx, txt, jpg, jpeg, png, gif, csv, xls, xlsx.
Limitaciones: Por el momento, solo puedes subir documentos; no hay opción para eliminarlos del Perfil de Grupo.
- Los documentos se almacenan únicamente en el Perfil de Grupo; no son visibles en los perfiles de huéspedes ni en los documentos de reserva y no se pueden buscar en otras partes del sistema.
Obtén más información sobre cómo gestionar Perfiles de Grupo aquí.
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