Las Preferencias generales del sistema en la pestaña Sistema te permiten personalizar tu establecimiento según tus necesidades y preferencias. Este artículo aborda la pestaña Preferencias y explica el uso de cada una de las opciones disponibles.
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Acceso y uso
El propietario del establecimiento tiene acceso a la Configuración general del sistema de forma predeterminada. A los demás usuarios se les debe otorgar permiso para administrar el Perfil del hotel dentro de Roles. Obtén más información: Roles y permisos.
- En el menú Cuenta, ve a la página de Configuración y haz clic en la sección Sistema.
- Haz clic en Preferencias.
Para seleccionar, activar o desactivar tus preferencias, sigue las instrucciones a continuación según el formato de la configuración:
- Menús desplegables de configuración (preferencias de formato): Para activar o desactivar una preferencia de formato, selecciona la opción deseada en el menú desplegable y guarda los cambios.
- Interruptores de activación o desactivación: Para activar o desactivar una configuración, haz clic en el interruptor correspondiente y guarda los cambios.
Descripción general de las configuraciones
Para ver o editar las opciones de visualización regionales, ve al menú Cuenta, haz clic en Configuración y selecciona la sección Sistema. Haz clic en la pestaña Preferencias y busca la sección Preferencias de formato.
| Configuración | Funcionalidad |
| Idioma de la aplicación | Cambia el idioma de tu sistema Cloudbeds PMS, aplicable a todos los usuarios del establecimiento. Obtén más información sobre cómo configurar los idiomas del sistema y los idiomas compatibles. |
| Zona horaria del establecimiento |
Por motivos de seguridad, esta configuración solo puede ser modificada por el equipo de Cloudbeds. Comunícate con nuestro equipo de soporte e indica la nueva zona horaria de tu establecimiento. Consulta a continuación las zonas horarias disponibles. Si tu zona horaria no aparece en la lista, elige la ciudad grande más cercana a tu establecimiento o consulta este mapa para identificar tu zona horaria.
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| Formato de moneda de la aplicación |
Cambiar el formato predeterminado de moneda de la aplicación afecta todas las tarifas, reservas y conexiones con canales. Lee detenidamente los riesgos involucrados antes de realizar esta acción: Acerca de cambiar el formato de moneda de la aplicación. |
| Formato de fecha de la aplicación | Selecciona entre Predeterminado, según el idioma; dd/mm/aaaa (formato de fecha gregoriano) y mm/dd/aaaa (formato de fecha de EE. UU.). |
| Formato de hora de la aplicación | Selecciona entre Predeterminado, según el idioma; 23:59 (formato de 24 horas) u 11:59 p. m. (formato de 12 horas). |
| Moneda de la aplicación |
Cambiar la moneda predeterminada de la aplicación afecta todas las tarifas, reservas y conexiones con canales. Recomendamos encarecidamente realizar este cambio solo durante la configuración inicial de tu cuenta. Después de la configuración, todas las reservas anteriores permanecerán en la moneda original. Lee detenidamente los riesgos involucrados de realizar esta acción y el siguiente paso que debes seguir. |
Para configurar los límites operativos de los procesos de fin de día, ve al menú Cuenta, selecciona Configuración y haz clic en la sección Sistema.
En la pestaña Preferencias, desplázate hacia abajo para acceder al área de configuración de Preferencias de auditoría nocturna.
| Configuración | Funcionalidad |
| Cambiar automáticamente el estado a No presentado para las reservas sin check-in |
Cuando esta opción está activada, las reservas que no hayan realizado el check-in al final de la fecha de llegada cambiarán automáticamente al estado de no presentado y los alojamientos estarán disponibles para otras reservas. Nota: Si está activado el Libro mayor de depósitos, todos los depósitos restantes de las reservas se consumirán durante el proceso automático de no presentado. Obtén más información sobre esta función en la siguiente sección: Acerca del cambio automático de estado a No presentado. |
| (Distribución de canales) ¿Informar a Booking.com sobre no presentados cuando el estado cambia automáticamente a No presentado? |
Esta configuración es condicional y se muestra únicamente cuando está activada la opción Cambiar automáticamente el estado a No presentado para las reservas sin check-in. Determina las reglas de transmisión automática que se envían a Booking.com cuando el estado de una reserva cambia a No presentado:
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| Hora predeterminada para ejecutar los procesos de auditoría nocturna | Puedes ejecutar manualmente la auditoría nocturna antes de esta hora, pero las tareas automatizadas de auditoría nocturna que no se hayan completado se activarán a la hora configurada. Obtén más información sobre los procesos e informes de auditoría nocturna. |
| Extender automáticamente 1 día las reservas sin check-out |
Cuando esta opción está activada, las reservas que aún estén alojadas y no hayan realizado el check-out en la fecha de salida se extenderán automáticamente una noche hasta que se complete el check-out, con un máximo de 365 días. Consulta más detalles en esta sección: Acerca de la extensión automática de la fecha de check-out. |
Para gestionar las opciones automatizadas de reservas, los parámetros de distribución y los flujos de trabajo de asignación de habitaciones, ve al menú Cuenta, haz clic en Configuración y selecciona la sección Sistema.
En la pestaña Preferencias, busca la sección Preferencias de reservas para configurar opciones de retención por ocupación, asignación automática de habitaciones y horarios límite de disponibilidad en canales.
Lee a continuación las consideraciones importantes sobre la configuración de Preferencias.
| Configuración | Funcionalidad |
| Permitir reservas adicionales cuando el establecimiento tenga ocupación total | Esta opción se aplica cuando el establecimiento tiene una ocupación de al menos el 100 %, uno de los tipos de habitación ya está sobrevendido, pero otro aún tiene disponibilidad. Al activarla, se abrirá la disponibilidad para el tipo de habitación que aún tenga disponibilidad. Al desactivarla, se cerrará la disponibilidad para todos los tipos de habitación. |
| Permitir reservas para el mismo día en el motor de reservas y los canales | Activa esta función para mostrar el inventario disponible para el mismo día en el motor de reservas y en todos tus canales conectados. |
| Asignar reservas automáticamente |
Si está activada, todas las reservas nuevas se asignarán automáticamente al primer alojamiento disponible dentro de ese tipo de habitación, sin necesidad de ir al calendario o a la pantalla de reservas para asignar cada reserva individualmente. Nota: Cuando el establecimiento opere cerca de la ocupación total, el sistema no reorganizará las reservas asignadas previamente para acomodar la nueva reserva. La reserva se agregará a la cola para asignarla manualmente. Al hacer clic en el interruptor, el sistema te preguntará si deseas que la aplicación asigne automáticamente alojamientos a las reservas existentes, actuales y futuras o solo a las reservas nuevas.
Obtén más detalles sobre la asignación automática de habitaciones. |
| Asignar automáticamente las reservas importadas mediante listas de habitaciones |
Este interruptor determina si las reservas creadas mediante una importación de lista de habitaciones reciben automáticamente una asignación de habitación o permanecen sin asignar.
Nota: Esta configuración está disponible exclusivamente para los establecimientos que participan en la fase de lanzamiento limitado de Grupos y eventos. Para conocer los pasos de configuración y los flujos de trabajo operativos completos, consulta Cómo gestionar listas de habitaciones. |
| Usar el país predeterminado para el huésped |
Al activar esta opción, el campo de país en los datos del huésped se completará previamente con el país del establecimiento. Si se incluyen huéspedes adicionales durante el proceso de creación de la reserva, Cloudbeds completará automáticamente el país de tu establecimiento. Si estos huéspedes adicionales se agregan después de crear la reserva, mediante la pestaña Datos del huésped, el campo de país no se completará automáticamente. |
| Reservas para el mismo día hasta |
Los huéspedes no podrán reservar para una llegada el mismo día después de la hora especificada. Obtén más detalles sobre esta función aquí: Acerca de permitir reservas para el mismo día. |
Para gestionar las visualizaciones operativas internas, los controles de cumplimiento y los campos predeterminados de los clientes, ve al menú Cuenta, haz clic en Configuración y selecciona la sección Sistema.
En la pestaña Preferencias, desplázate hacia abajo para buscar y configurar las opciones de la sección Preferencias varias.
| Configuración | Funcionalidad |
| Mostrar hora estimada de llegada | Al activar esta opción, la hora estimada de llegada de la reserva se mostrará al crear una reserva nueva, en la reserva, en el calendario y al configurar el motor de reservas. |
| Activar la funcionalidad de cumplimiento del RGPD | Al activar esta opción, estarán disponibles para el establecimiento herramientas de cumplimiento del RGPD, como Extracción de datos de huéspedes, anonimización y aceptación de marketing. Seguirás siendo el único responsable de cumplir la legislación sobre el RGPD. |
| Activar la asignación de pagos | Al activar la asignación de pagos, cuando un usuario registre un pago podrá especificar exactamente a qué cargos corresponde ese pago. |
| Desayuno (distribución de canales) |
Esta opción informa a los canales si el precio del desayuno está incluido en tus tarifas por noche. Esta configuración solo afecta las tarifas enviadas mediante la distribución de canales, para los canales aplicables, y no afecta las tarifas configuradas en el motor de reservas. Puedes seleccionar entre:
Nota importante: Esta configuración solo afecta las tarifas enviadas a los siguientes canales: Trip.com, HRS, Reconline y TripAdvisor. No afecta las tarifas del motor de reservas de Cloudbeds ni de otros canales conectados. |
| Mostrar check-outs en la lista de salidas del panel | Al activar esta opción, el establecimiento podrá ver en la lista de salidas de su panel a los huéspedes que ya hayan realizado el check-out. Si está desactivada, el establecimiento solo verá a los huéspedes que aún deben realizar el check-out. |
| Formato del nombre del cliente en el calendario | Selecciona entre las opciones disponibles de formato de nombre: Nombre, apellido o Apellido, nombre. |
| Iniciar la semana en, beta |
Establece el primer día de la semana, domingo, lunes o sábado, para todos los calendarios del establecimiento. Esta configuración actualiza los diseños de calendario, selectores de fecha y visualizaciones de disponibilidad dentro de Cloudbeds PMS y el motor de reservas. Nota: La etiqueta "beta" indica que esta configuración todavía no se aplica a las herramientas de Experiencia del huésped ni Marketing para huéspedes. Obtén más detalles sobre esta función aquí: Elige el día de inicio de tu calendario en la configuración de Cloudbeds PMS. |
| Exigir el cobro del monto total de la reserva antes del check-in | Selecciona si deseas que la reserva esté pagada en su totalidad antes del check-in. Nota: Al seleccionar Sí, no podrás realizar el check-in de esta reserva hasta que se haya pagado el monto total. |
Consideraciones importantes
- Actualmente, no existe un algoritmo que asigne una reserva a una habitación para maximizar la ocupación. En cambio, la reserva se asigna a la primera habitación disponible.
- La asignación automática solo asignará habitaciones del mismo tipo de habitación.
- Para asignar automáticamente una reserva, la disponibilidad debe ser continua en la misma habitación.
- Habrá ocasiones en las que deberás reasignar reservas para poder acomodar todas las reservas de un día.
- Las sobreventas no se asignarán, ya que no hay una habitación disponible para asignar.
- Esta función está disponible para todos los clientes, pero está desactivada de forma predeterminada.
- Las asignaciones automáticas de habitaciones aparecerán en los registros de actividad como realizadas por Sistema.
Consideraciones adicionales sobre la asignación automática
- La asignación automática no reorganiza las reservas existentes para crear espacio. Si todas las unidades tienen ocupación parcial, la reserva permanecerá sin asignar incluso si el tipo de habitación muestra inventario disponible.
- Las unidades bloqueadas manualmente en el calendario no pueden asignarse automáticamente.
- Si el establecimiento tiene ocupación total debido a sobreventas en otras categorías, la asignación automática puede omitir la reserva incluso cuando el tipo de habitación correcto tenga unidades disponibles.
- La asignación automática se aplica solo a las reservas creadas después de activar la función. Las reservas existentes requieren activar manualmente la acción Asignar.
- En casos poco frecuentes, un problema intermitente del sistema puede hacer que la asignación automática se complete sin asignar una habitación. Volver a ejecutar la acción Asignar suele resolverlo.
Consulta los siguientes artículos relacionados con las asignaciones de habitaciones:
- Las reservas sin check-in, incluidas todas las reservas pasadas en el sistema que tengan los estados Confirmada y Confirmación pendiente, cambiarán a No presentado y se eliminarán las asignaciones de habitación correspondientes.
- Si una reserva pasa a ser un no presentado, dejará de aparecer en el calendario y la habitación volverá a estar disponible.
Reservas de Booking.com
- La función (Distribución de canales) ¿Informar a Booking.com sobre no presentados cuando el estado cambia automáticamente a No presentado? está disponible actualmente solo para Booking.com. Selecciona una de las tres opciones:
- No enviar automáticamente: Cambia automáticamente el estado a No presentado en este sistema, pero no informa el no presentado a Booking.com.
- Enviar; eximir la tarifa de cancelación: Automatiza el informe de no presentado a Booking.com y siempre exime la tarifa de cancelación.
- Enviar; no eximir la tarifa de cancelación: Automatiza el informe de no presentado a Booking.com y nunca exime la tarifa de cancelación.
- Si no ves las tres opciones anteriores, es posible que tu usuario no tenga los permisos necesarios para gestionar esta configuración. Obtén más información sobre los permisos de usuario y otros detalles de esta función: Cómo informar reservas No presentado a los canales desde Cloudbeds PMS.
Obtén más información sobre otras opciones de cambio automático de estado aquí: Cómo informar reservas No presentado a los canales desde Cloudbeds PMS.
- El sistema extiende automáticamente la fecha de check-out de la reserva a las 02:06 a. m. del día siguiente.
- El sistema continuará extendiendo la reserva una noche hasta que cambies el estado a Check-out realizado.
- La tarifa de habitación del día siguiente se agregará automáticamente al folio y el saldo pendiente se actualizará en consecuencia.
- Cuando la hora local de tu establecimiento alcance la hora límite especificada, el administrador de canales de Cloudbeds establecerá automáticamente el inventario en cero y cerrará la habitación para ese mismo día.
- Debido a que Cloudbeds no controla las funciones de cada canal, recomendamos verificar con los canales, las OTA, si tienen sus propios horarios límite.
El intervalo de hora para la función Permitir reservas para el mismo día es de 00:00 a 23:59.
Preguntas frecuentes
La configuración de reservas para el mismo día se encuentra en Cuenta > Configuración, no dentro de la configuración del motor de reservas.
- Ve a Sistema en el menú de navegación de la izquierda.
- Selecciona la pestaña Preferencias.
- Desplázate hacia abajo hasta la sección Preferencias de reservas para encontrar el interruptor "Permitir reservas para el mismo día" y el campo de hora límite "Reservas para el mismo día hasta".
Afecta a ambas. Cuando la hora local de tu establecimiento alcance la hora límite especificada, el administrador de canales de Cloudbeds establecerá automáticamente el inventario de ese día en cero y cerrará las habitaciones para todas las OTA conectadas y el motor de reservas.
Sí. Esta configuración está diseñada para gestionar la disponibilidad automatizada en las plataformas orientadas a los huéspedes, OTA y motor de reservas. No restringe al personal del establecimiento de crear manualmente una reserva directamente en el PMS si hay inventario físico disponible.
Una habitación puede aparecer como "abierta" en Cloudbeds, pero estar oculta en una OTA por varios motivos:
- Cierres forzados: Las marcas manuales de "Cerrado" establecidas directamente en la extranet de la OTA, por ejemplo, Booking.com, anulan las actualizaciones de Cloudbeds.
- Mapeo o tarifas: Es posible que el tipo de habitación no esté mapeado o que el plan de tarifas tenga un precio cero o de marcador de posición.
- Restricciones de estadía: Restricciones activas de estadía mínima, MinLOS, o "Cerrado para llegadas", CTA, para esa fecha.
- Fuera de servicio: Las unidades específicas están marcadas como "Fuera de servicio" en el PMS.
- Configuración de hora límite del canal: El canal puede tener una hora límite independiente configurada de forma diferente, que limita las reservas para el mismo día sin importar la configuración de Cloudbeds.
Sí. Todos los canales conectados, incluida la API de Airbnb, admiten la misma configuración de hora límite para reservas del mismo día. Cuando configuras la hora límite "Reservas para el mismo día hasta" en Cloudbeds, el sistema comunica esta restricción a tus OTA conectadas para garantizar que la disponibilidad se gestione correctamente en todas las plataformas orientadas a los huéspedes.
Configurar la hora límite a las 12:00 a. m. desactiva efectivamente las reservas para el mismo día durante todo el día, ya que la hora límite se alcanza al comienzo del día. Para permitir reservas durante el día, configura una hora límite posterior, por ejemplo, 10:00 p. m. o 22:00.
No. Cloudbeds no cerrará automáticamente la disponibilidad si no se ingresa manualmente una hora límite específica. En ese caso, que una OTA permanezca disponible para reservar y hasta qué hora dependerá por completo de la configuración individual de esa OTA.
- Cambiar la configuración de moneda en Cloudbeds PMS solo cambiará el símbolo de la moneda. Los valores de tus reservas existentes y los valores de los Informes no cambiarán.
- Ejemplo de valores de reservas: Antes del cambio de moneda: $20 USD. Después del cambio de moneda: €20 EUR.
- Ejemplo de valores de informes: Si cambias la moneda de EUR (€) a USD ($) y tus informes mostraban anteriormente un ingreso total de €100,00, el ingreso total ahora aparecería como $100,00.
- Recomendamos encarecidamente crear cierres de canales y llevar temporalmente el cupo de tu motor de reservas de Cloudbeds a cero antes de cambiar la moneda. Esto permite realizar los ajustes necesarios a las tarifas de habitación antes de enviarlas a los canales conectados y evita actualizar tarifas incorrectas debido al cambio de moneda.
- Después de realizar el cambio, todas las tarifas base, los planes de tarifas y los artículos tendrán precios desactualizados. Asegúrate de actualizarlos a los valores correctos en la nueva moneda antes de eliminar los cierres de los canales y reajustar los cupos para el motor de reservas de Cloudbeds.
Nuestro sistema no convertirá ningún monto cuando cambies la moneda predeterminada. Si aún necesitas realizar este cambio, debes actualizar manualmente la moneda en todo el sistema, por ejemplo:
- Tarifas base y planes de tarifas
- Cargos por huéspedes adicionales
- Diferenciales de precio en la matriz de disponibilidad, si no se utiliza un valor porcentual
- Impuestos y cargos, si se establece una tarifa fija
- Depósitos, si se establece un monto fijo
- Precio de artículos y servicios
- Límites de precios de PIE
- Reglas de PIE
- Productos de ventas adicionales de Cloudbeds Guest Experience
- Tarifa de entrega de Cloudbeds Guest Experience
Es posible que no uses todas las funciones mencionadas anteriormente, pero debes actualizar todos los precios del sistema donde los hayas configurado.
Si aceptas los riesgos anteriores y deseas cambiar tu moneda, comunícate con nuestro equipo de soporte.
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