La Configuración general en la sección Sistema le permite personalizar su propiedad según sus necesidades y preferencias. Este artículo explica el uso de cada una de las opciones disponibles en la pestaña Preferencias.
¿Busca información sobre las preferencias de notificaciones del sistema? Haga clic aquí.
Acceso y uso
El titular de la propiedad tiene acceso para administrar la Configuración del sistema de forma predeterminada. El titular deberá habilitar este privilegio para los demás usuarios. Más información aquí.
- En el menú de su cuenta, vaya a Configuración y luego a Sistema.
- Haga clic en Preferencias.
Para seleccionar o habilitar/deshabilitar sus preferencias, siga las instrucciones a continuación (según el formato de configuración):
- Menús desplegables de configuración (Preferencias de formato): para habilitar o deshabilitar una preferencia de formato, seleccione la opción preferida en el menú desplegable y guarde los cambios.
- Interruptores para activación/desactivación: para habilitar o deshabilitar una configuración, haga clic en activar/desactivar el interruptor correspondiente y luego guarde los cambios.
Opciones de configuración
Preferencias de formato
| Configuración | Función |
| Idioma predeterminado | Cambia el idioma de su PMS de Cloudbeds (aplica para todos los usuarios de la propiedad). Obtenga más información sobre cómo configurar los idiomas del sistema y los idiomas compatibles. |
| Zona horaria de la propiedad | Por motivos de seguridad, esta configuración solo la puede cambiar el equipo de Cloudbeds. Comuníquese con nuestro equipo de soporte y especifique la nueva zona horaria de su propiedad. Consulte las zonas horarias disponibles a continuación. Si su zona horaria no aparece en la lista, elija la ciudad grande más cercana a su propiedad o consulte este mapa para identificar su zona horaria.
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| Formato de divisa en la aplicación | Cambiar el formato predeterminado de divisa de la aplicación afecta a todas las tarifas, reservas y conexiones con canales. Lea atentamente los riesgos que implica realizar esta acción antes de continuar. Consulte la última sección del artículo. |
| Formato de fecha en la aplicación | Seleccione entre Predeterminado (según el idioma), dd/mm/aaaa (Formato de fecha gregoriano) y mm/dd/aaaa (formato de fecha de Estados Unidos). |
| Formato de hora en la aplicación | Seleccione entre Predeterminado (según el idioma), 23:59 (formato de hora de 24 horas) o 11:59 p.m. (formato de hora de 12 horas). |
| Divisa estándar | Cambiar la divisa predeterminada de la aplicación afecta todas las tarifas, reservas y conexiones con canales. Le recomendamos encarecidamente que solo cambie esto cuando configure su cuenta por primera vez. Después de la configuración, todas las reservas anteriores se realizarán en la divisa original . |
Preferencias de automatización
Lea acerca de las consideraciones importantes sobre la configuración de preferencias a continuación.
| Configuración | Función |
| Permitir reservas adicionales cuando la propiedad está al máximo de ocupación |
Esto es aplicable cuando la propiedad se encuentra al menos al 100 % de ocupación, donde uno de los tipos de habitación ya tiene overbooking, pero otro aún tiene disponibilidad. Al habilitar esto, se abrirá la disponibilidad para el tipo de habitación que aún tiene disponibilidad. Al desactivarlo se cerrará la disponibilidad para todos los tipos de habitaciones. |
| Cambiar automáticamente el estado de las reservas que no han hecho check-in a No Show |
Cuando esté habilitado, las reservas que no hayan hecho check-in antes del final del día de llegada se cambiarán automáticamente al estado Ausente y el alojamiento estará disponible para otras reservas. |
| Asignar reservas automáticamente |
Si está habilitado, todas las reservas nuevas se asignarán automáticamente al primer alojamiento disponible dentro de ese tipo de habitación, sin necesidad de ir al calendario o a la pantalla de reservas y asignar cada reserva individualmente. Nota: cuando esté cerca de la ocupación total, el sistema no reorganizará las reservas asignadas previamente para que se ajusten a la nueva reserva. La reserva se añadirá a la cola para ser asignada de forma manual. Al hacer clic en el interruptor, el sistema le preguntará si desea que la aplicación asigne automáticamente alojamiento a reservas existentes/actuales y futuras o solo a reservas nuevas.
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| Permitir las reservas con llegada para el mismo día en el motor de reservas y en los canales |
Habilite esta función para mostrar el inventario del mismo día en el motor de reservas y en todos sus canales conectados. |
| Reservas en el mismo días hasta la(s) |
Los huéspedes no podrán reservar para una llegada el mismo día después de la hora especificada. Obtenga más información en esta sección: Con respecto a las reservas para el mismo día |
| Extender automáticamente la fecha de salida |
Al habilitar esta función, si los huéspedes todavía están presentes en la propiedad y no han realizado el check-out en la fecha de salida, el sistema extenderá la reserva automáticamente una noche hasta que hayan realizado el check-out. Obtenga más información en esta sección: Con respecto a la extensión automática de la fecha de salida |
| Usar el país estándar para el huésped |
Al habilitar esta función, el campo de país para los detalles del huésped se completará previamente con el país de la propiedad. En caso de que se incluyan huéspedes adicionales durante el proceso de creación de la reserva, Cloudbeds les asignará automáticamente el mismo país de su propiedad. Si estos huéspedes adicionales se agregan después de la creación de la reserva (a través de la pestaña Detalles del huésped), el campo del país no se completará automáticamente. |
Configuración adicional
| Configuración | Función |
| Mostrar la hora estimada de llegada |
Si se habilita, la hora estimada de llegada de la reserva aparecerá al crear una nueva reserva, en la información de la reserva, en el calendario y al configurar el motor de reservas. |
| Habilitar la funcionalidad de cumplimiento GDPR |
Si se habilita, las herramientas para cumplir con el RGPD, como la extracción de datos de los huéspedes, la anonimización y la aceptación de marketing, estarán disponibles para esta propiedad. Seguirás siendo el único responsable de cumplir con la legislación GDPR. |
| Habilitar la asignación de pagos |
Cuando un usuario acepta un pago, puede especificar exactamente a cuáles cargos corresponde ese pago. |
| Requerir el pago del total de la reserva antes de proceder al check-in | Seleccione si desea que la reserva se pague en su totalidad antes del check-in. Nota: al seleccionar Sí, no podrá hacer el check-in deesta reserva hasta que se haya pagado el monto total de la misma. |
| Mostrar las salidas en la lista de salidas del panel |
La propiedad puede ver los huéspedes que ya hicieron el check-out en la Lista de salidas de su panel. Si esta opción está deshabilitada, la propiedad solo verá a los huéspedes que aún deben realizar el check-out. |
| Formato del nombre del cliente en el calendario. | Seleccione entre las opciones disponibles para el formato del nombre: Nombre, Apellido/Apellido, nombre. |
| Desayuno (Distribución a canales) | Esta opción indica a los canales si el precio del desayuno está incluido en sus tarifas. Esta configuración solo afecta a las tarifas que se envían en la distribución a canales (para los canales aplicables) y no afecta a las tarifas establecidas en el motor de reservas. Puedes seleccionar entre:
Importante: esta configuración solo afecta las tarifas que se envían a los siguientes canales: CTrip, HRS, Reconline y TripAdvisor. Esto no afecta las tarifas del motor de reservas de Cloudbeds u otros canales conectados. |
Consideraciones importantes
Con respecto a la asignación automática de habitaciones
- Actualmente, no existe un algoritmo para asignar una reserva a una habitación para maximizar la ocupación. Por el contrario, la reserva se asigna a la primera habitación disponible.
- Habrá ocasiones en las que deba reasignar reservas para acomodar todas las reservas de un día en particular.
- No se asignarán overbookings, ya que no hay habitaciones disponibles para asignar.
- Esta función está disponible para todos nuestros clientes, pero se encuentra deshabilitada de manera predeterminada.
- Las habitaciones asignadas mediante esta función, se mostrarán en los registros de actividad como realizadas por «el sistema» (en inglés, System).
Consulte los siguientes artículos relacionados con la asignación de habitaciones:
Con respecto al cambio automático de estado a AUSENTE
- Las reservas que no hayan hecho check-in, incluidas todas las reservas existentes en el sistema con estados Confirmada y Confirmación pendiente, se cambiarán a Ausente (No show) y se eliminarán las asignaciones de habitaciones.
- Si una reserva pasa a ser Ausente, dejará de aparecer en su calendario y la habitación volverá a estar disponible.
Reservas de Booking.com:
- Actualmente, la función que informa al canal sobre la ausencia solo está disponible para Booking.com. Seleccione una de las tres opciones:
- No enviar automáticamente: cambia automáticamente el estado a Ausente en este sistema, pero no informa la ausencia a Booking.com.
- Enviar. Anular el cargo por cancelación: envía la ausencia a Booking.com y anula el cargo por cancelación.
- Enviar. Cobrar el cargo por cancelación: envía la ausencia y mantiene el cargo por cancelación.
Con respecto a la extensión automática de la fecha de salida
- El sistema amplía automáticamente la fecha de salida de la reserva a las 02:06 a. m. del día siguiente.
- El sistema seguirá ampliando la reserva una noche hasta que cambie el estado a Checked-out.
- La tarifa de la habitación para el día siguiente se agregará automáticamente al Resumen de cuenta y se actualizará el saldo adeudado.
Con respecto a las reservas para el mismo día
- Cuando la hora local de su propiedad alcance la hora especificada en la hora límite, el channel manager pondrá automáticamente el inventario en cero y cerrará la habitación para ese mismo día.
- Dado que Cloudbeds no controla las funciones de cada canal, sugerimos verificar con los canales (OTA) si tienen sus propios horarios de corte.
Para la función Permitir reservas para el mismo día, el intervalo va de 00:00 a. m. a 23:59 p. m.
Con respecto al cambio del formato de divisa en la aplicación
- Cambiar la configuración de su divisa en el PMS de Cloudbeds solo cambiará el símbolo de la moneda. Todos los valores de reserva existentes y los valores dentro de Informes no cambiarán.
- Ejemplos de precios en las reservas: antes del cambio de divisa = 20 $ (USD), después del cambio de divisa = 20 € (EUR).
- Ejemplos de precios en los informes: al cambiar la divisa de EUR (€) a USD ($), si sus informes mostraban anteriormente un ingreso total de €100,00, el ingreso total ahora sería de $100,00.
- Se recomienda encarecidamente cerrar la venta de los canales y cambiar de manera temporal la disponibilidad en el motor de reservas de Cloudbeds a cero antes de cambiar la divisa. De esa manera, podrá realizar los ajustes necesarios a las tarifas de las habitaciones antes de enviarlas a los canales conectados y evitar la creación de tarifas incorrectas generadas por el cambio de divisa.
- Luego de hacer el cambio, los precios de las tarifas base, planes de tarifas y productos estarán desactualizados. Por favor, asegúrese de cambiarlos a los valores correctos en la nueva divisa antes de eliminar el cierre de ventas en los canales y de modificar la disponibilidad en el motor de reservas de Cloudbeds.
Nuestro sistema no convertirá ningún monto cuando se cambie la divisa predeterminada. Si usted necesita hacer este cambio, debe actualizar la divisa de forma manual en todas partes del sistema, como:
- Tarifas base y planes de tarifas
- Cargos por huésped adicional
- Diferenciales de precios en la matriz de disponibilidad (si no se establece el valor porcentual)
- Impuestos y tasas (si se establece una tasa fija)
- Depósito (si se establece un monto fijo)
- Precio de artículos y servicios
- Límites de precio de PIE
- Reglas de PIE
- Productos de venta adicional en Whistle
- Tarifa de entrega de Whistle
Es posible que su propiedad no utilice todas las funciones mencionadas anteriormente, pero debe actualizar todos los precios donde los tenga configurados en el sistema.
Si está de acuerdo con los riesgos anteriores y desea cambiar su divisa, comuníquese con nuestro equipo de soporte.
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