Las Preferencias generales del sistema en la pestaña Sistema te permiten personalizar tu propiedad según tus necesidades y preferencias. Este artículo repasa la pestaña Preferencias y explica el uso de cada una de las opciones disponibles.
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Acceso y uso
El rol de Propietario de la propiedad tiene acceso a la configuración general del sistema de forma predeterminada. Los demás usuarios deben recibir permiso para gestionar el Perfil del hotel dentro de Roles. Más información: Roles y permisos
- En el menú de tu cuenta, ve a la página de Configuración y haz clic en la sección Sistema
- Haz clic en Preferencias.
Para seleccionar o activar/desactivar tus preferencias, sigue las instrucciones a continuación, según el formato de la configuración:
- Menús desplegables (Preferencias de formato): Para activar o desactivar una Preferencia de formato, selecciona la opción deseada en el menú desplegable y guarda los cambios.
- Interruptores de activación/desactivación: Para activar o desactivar una configuración, simplemente enciende/apaga el interruptor correspondiente y luego guarda los cambios.
Descripción general de la configuración
| Configuración | Funcionalidad |
| Idioma de la aplicación | Cambia el idioma de tu sistema Cloudbeds PMS (aplica a todos los usuarios de la propiedad). Obtén más información sobre cómo configurar los idiomas del sistema y los idiomas compatibles. |
| Zona horaria de la propiedad |
Por motivos de seguridad, esta configuración solo puede ser cambiada por el equipo de Cloudbeds. Comunícate con nuestro equipo de Soporte e indica la nueva zona horaria de tu propiedad. Consulta las zonas horarias disponibles a continuación. Si tu zona horaria no aparece en la lista, elige la ciudad grande más cercana a tu propiedad o revisa este mapa para identificar tu zona horaria.
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| Formato de moneda de la aplicación |
Cambiar el formato de moneda predeterminado de la aplicación afecta todas las tarifas, reservas y conexiones de canales. Lee atentamente los riesgos involucrados antes de continuar: Acerca de cambiar el formato de moneda de la aplicación. |
| Formato de fecha de la aplicación | Selecciona entre Predeterminado (según el idioma), dd/mm/aaaa (formato de fecha gregoriano) y mm/dd/aaaa (formato de fecha de EE. UU.) |
| Formato de hora de la aplicación | Selecciona entre Predeterminado (según el idioma), 23:59 (formato de 24 horas) o 11:59 p. m. (formato de 12 horas) |
| Moneda de la aplicación |
Cambiar la moneda predeterminada de la aplicación afecta todas las tarifas, reservas y conexiones de canales. Recomendamos encarecidamente que solo la cambies cuando estés configurando tu cuenta por primera vez. Después de la configuración, todas las reservas anteriores quedarán en la moneda original. Lee atentamente los riesgos involucrados de realizar esta acción y el siguiente paso que debes seguir. |
Lee las consideraciones importantes sobre la configuración de Preferencias más abajo.
| Configuración | Funcionalidad |
| Permitir reservas adicionales cuando la propiedad esté a ocupación completa | Esto aplica cuando la propiedad tiene al menos 100% de ocupación, donde uno de los tipos de habitación ya está sobrevendido, pero otro aún tiene disponibilidad. Al habilitar esta opción, se abrirá disponibilidad para el tipo de habitación que todavía tiene cupo. Al deshabilitarla, se cerrará la disponibilidad para todos los tipos de habitación. |
| Cambiar automáticamente el estado a No-show para reservas no registradas |
Cuando está habilitado, las reservas que no se hayan registrado antes del final de la fecha de llegada cambiarán automáticamente al estado No-show y el/los alojamiento(s) quedarán disponibles para otras reservas. Más información sobre esta función en la sección de abajo: Acerca del cambio automático de estado a No-show. |
| Asignación automática de reservas |
Si está habilitado, todas las reservas nuevas se asignarán automáticamente al primer alojamiento disponible dentro de ese tipo de habitación, sin necesidad de ir al calendario o a la pantalla de la reserva para asignarlas una por una. Nota: Cuando operas cerca de la ocupación completa, el sistema no reorganiza reservas ya asignadas para acomodar una reserva nueva. La reserva se agregará a la cola para asignarse manualmente. Al hacer clic en el interruptor, el sistema te preguntará si deseas que la aplicación asigne alojamientos automáticamente a reservas existentes/actuales y futuras o solo a reservas nuevas.
Consulta más detalles sobre la Asignación automática de habitaciones. |
| Permitir reservas para el mismo día en el motor de reservas y en los canales | Habilita esta función para mostrar inventario del mismo día en el Motor de reservas y en todos los canales conectados. |
| Reservas para el mismo día hasta |
Los huéspedes no podrán reservar una llegada el mismo día después de la hora especificada. Consulta más detalles sobre esta función aquí: Acerca de permitir reservas para el mismo día. |
| Extensión automática de la fecha de check-out |
Cuando está habilitado, si los huéspedes aún están en la propiedad y no han hecho check-out en la fecha de salida, el sistema seguirá extendiendo la reserva automáticamente una noche hasta que hagan check-out. Consulta más detalles en esta sección: Acerca de la extensión automática de la fecha de check-out. |
| Usar país predeterminado para el huésped |
Al activarlo, el campo País en los datos del huésped se completará automáticamente con el país de la propiedad. Si se incluyen huéspedes adicionales durante el proceso de creación de la reserva, Cloudbeds autocompletará con el país de tu propiedad. Si esos huéspedes adicionales se agregan después de crear la reserva (en la pestaña Datos del huésped), el campo País no se completará automáticamente. |
| Configuración | Funcionalidad |
| Mostrar hora estimada de llegada | Si está habilitado, la hora estimada de llegada de la reserva aparecerá al crear una reserva nueva, en la reserva, en el calendario y al configurar el Motor de reservas. |
| Habilitar funcionalidad de cumplimiento del RGPD | Si está habilitado, habrá herramientas para cumplir con el RGPD, como extracción de datos de huéspedes, anonimización y suscripción de marketing (opt-in) disponibles para esta propiedad. Aun así, tú sigues siendo el único responsable de cumplir con la legislación de RGPD. |
| Habilitar asignación de pagos | Habilitar la asignación de pagos significa que, cuando un usuario registra un pago, puede especificar exactamente a qué cargos corresponde ese pago. |
| Requerir que se cobre el importe total de la reserva antes del check-in | Selecciona si deseas que la reserva se pague por completo antes del check-in. Nota: Si seleccionas Sí, no podrás hacer check-in de esta reserva hasta que se haya pagado el importe total. |
| Mostrar check-outs en la lista de salidas del panel | Si está habilitado, la propiedad puede ver en la lista de salidas del panel a los huéspedes que ya hicieron check-out. Si está deshabilitado, la propiedad solo verá a los huéspedes que aún deben hacer check-out. |
| Formato del nombre del cliente en el calendario | Selecciona entre las opciones disponibles de formato de nombre: Nombre, apellido / Apellido, nombre |
| Iniciar la semana el (beta) |
Te permite elegir el primer día de la semana para tus calendarios (domingo, lunes o sábado). Esta configuración se aplica solo a los calendarios de Cloudbeds PMS. Consulta más detalles sobre esta función aquí: Elegir el día de inicio del calendario en la configuración de Cloudbeds PMS. |
| Desayuno (Distribución de canales) |
Esta opción indica a los canales si el precio del desayuno está incluido en tus tarifas por noche. Esta configuración solo afecta las tarifas que se envían por la distribución de canales (para los canales aplicables) y no afecta las tarifas del Motor de reservas. Puedes seleccionar entre:
Nota importante: Esta configuración solo afecta las tarifas que se envían a los siguientes canales: Trip.com, HRS, Reconline y TripAdvisor. Esto no afecta las tarifas del Motor de reservas de Cloudbeds ni de otros canales conectados. |
Consideraciones importantes
- Actualmente, no existe un algoritmo para asignar una reserva a una habitación con el fin de maximizar la ocupación. En su lugar, la reserva se asigna a la primera habitación disponible.
- La asignación automática solo asignará habitaciones del mismo tipo de habitación.
- Para asignar automáticamente una reserva, la disponibilidad debe ser continua en la misma habitación.
- Habrá ocasiones en las que tendrás que reasignar reservas para poder alojar todas las reservas de un día.
- Las sobreventas no se asignarán, ya que no hay ninguna habitación disponible para asignar.
- Esta función está disponible para todos los clientes, pero está deshabilitada de forma predeterminada.
- Las asignaciones automáticas de habitaciones aparecerán en los registros de actividad como realizadas por Sistema.
Consideraciones adicionales sobre Asignación automática
- La Asignación automática no reacomoda reservas existentes para crear espacio. Si todas las unidades tienen ocupación parcial, la reserva permanecerá sin asignar, incluso si el tipo de habitación muestra inventario disponible.
- Las unidades que se bloquearon manualmente en el Calendario no se pueden asignar automáticamente.
- Si la propiedad está a ocupación completa debido a sobreventas en otras categorías, la Asignación automática puede omitir la reserva incluso cuando el tipo de habitación correcto tenga unidades disponibles.
- La Asignación automática aplica solo a reservas creadas después de habilitar la función. Las reservas existentes requieren activar manualmente la acción de asignación.
- En casos poco frecuentes, un problema intermitente del sistema puede hacer que la Asignación automática se complete sin asignar una habitación. Volver a ejecutar la acción Asignar suele funcionar.
Consulta los siguientes artículos relacionados con asignación de habitaciones:
- Las reservas que no hayan hecho check-in (incluidas todas las reservas pasadas en el sistema) con estado Confirmada y Confirmación pendiente cambiarán a No-show y se eliminarán sus asignaciones de habitación.
- Si una reserva pasa a estado No-show, ya no aparecerá en tu calendario y la habitación volverá a estar disponible.
Reservas de Booking.com
- La función ¿(Distribución de canales) Reportar no-shows a Booking.com cuando el estado cambia automáticamente a No-show? actualmente está disponible solo para Booking.com. Selecciona una de las tres opciones:
- No enviar automáticamente: cambia automáticamente el estado a No-show en este sistema, pero no reporta el no-show a Booking.com.
- Enviar; eximir la comisión de cancelación: sí, automatiza el reporte de no-show a Booking.com y siempre exime la comisión de cancelación.
- Enviar; no eximir la comisión de cancelación: sí, automatiza el reporte de no-show a Booking.com y nunca exime la comisión de cancelación.
- Si no ves las tres opciones anteriores, es posible que tu usuario no tenga los permisos necesarios para gestionar la configuración. Más información sobre los permisos del usuario y otros detalles de la función: Cómo reportar reservas No-show a los canales desde Cloudbeds PMS
Más información sobre otras opciones de cambio automático de estado aquí: Cómo reportar reservas No-show a los canales desde Cloudbeds PMS
- El sistema extiende automáticamente la fecha de check-out de la reserva a las 02:06 a. m. del día siguiente.
- El sistema seguirá extendiendo la reserva una noche hasta que cambies el estado a Check-out realizado.
- La tarifa de la habitación del día siguiente se agregará automáticamente al folio y el saldo pendiente se actualizará en consecuencia.
- Cuando la hora local de tu propiedad alcance la hora especificada como hora límite, Cloudbeds Channel Manager ajustará automáticamente el inventario a cero y cerrará la habitación para ese mismo día.
- Como Cloudbeds no controla las funciones de cada canal, sugerimos verificar con los canales (OTAs) si tienen sus propias horas límite.
El rango de tiempo para la función Permitir reservas para el mismo día va de 00:00 a. m. a 23:59 p. m.
- Cambiar la configuración de moneda en Cloudbeds PMS solo cambiará el símbolo de moneda; todos los valores existentes de reservas y los valores dentro de Informes no cambiarán.
- Ejemplo de valores de reserva: antes del cambio = $20 (USD), después del cambio = €20 (EUR).
- Ejemplo de valores en informes: al cambiar la moneda de EUR (€) a USD ($), si antes tus informes mostraban un ingreso total de €100.00, ahora el ingreso total se mostrará como $100.00.
- Recomendamos encarecidamente crear cierres de canal y un cupo temporal para que tu Motor de reservas de Cloudbeds quede en cero antes del cambio de moneda. Esto te permite hacer los ajustes necesarios en las tarifas de las habitaciones antes de enviarlas a los canales conectados, evitando la actualización de tarifas incorrectas debido al cambio de moneda.
- Después de realizar el cambio, todas las tarifas base, los planes de tarifas y los artículos tendrán precios desactualizados. Asegúrate de actualizarlos con los valores correctos en la nueva moneda, antes de quitar los cierres de canal y reajustar los cupos del Motor de reservas de Cloudbeds.
Nuestro sistema no convertirá ningún importe cuando se cambie la moneda predeterminada. Si aun así necesitas hacer este cambio, debes actualizar manualmente la moneda en todo el sistema, por ejemplo:
- Tarifas base y planes de tarifas
- Cargos por huésped adicional
- Diferenciales de precio en la matriz de disponibilidad (si no se configuró un valor porcentual)
- Impuestos y tarifas (si se configuró una tarifa fija)
- Depósito (si se configuró un importe fijo)
- Precio de artículos y servicios
- Límites de precio de PIE
- Reglas de PIE
- Productos de upsell de Cloudbeds Guest Experience
- Tarifa de entrega de Cloudbeds Guest Experience
Puede que no uses todas las funciones mencionadas arriba, pero debes actualizar todos los precios en el sistema donde los tengas configurados.
Si aceptas los riesgos anteriores y deseas cambiar tu moneda, comunícate con nuestro equipo de Soporte.
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