Gestiona el libro contable de depósitos en Contabilidad

1. Accede a la página Contabilidad desde el menú principal .
2. Ve a la primera pestaña: Depósitos.
3. Puedes activar o desactivar la opción para mostrar depósitos consumidos/anulados:
   • Actívala para ver el historial de un depósito que se haya movido fuera del libro y al libro del huésped (folio) de una reserva.
   • Si solo quieres mostrar los depósitos que están actualmente activos en el Libro de depósitos, desactívala para obtener una vista sencilla del estado actual.
4. Puedes filtrar el Libro de depósitos mediante las siguientes opciones:
   1. Fecha de la transacción
   2. Estado de la transacción
   3. Estado de la reserva
   4. Usuario
   5. Fecha de check-in
   6. Fecha de check-out

Cuando una reserva se crea y paga, ya sea total o parcialmente, mediante el motor de reservas, esos pagos se clasifican automáticamente como depósitos y aparecen en el Libro de depósitos. Del mismo modo, al crear una reserva directa dentro del sistema, también se registrará en el Libro de depósitos si realizas un pago al crearla.

Además, el sistema te permite marcar cualquier pago como depósito después de crear la reserva, lo que te permite gestionar los depósitos de garantía cobrados cuando llega el huésped.

Consulta a continuación cómo asegurarte de que el pago se clasifique como depósito al crear una reserva directa desde cero:

1. Crea la reserva con una fuente directa.
2. Haz clic en añadir pago.
3. Asigna el pago al folio correspondiente.
4. Completa los detalles del pago.
5. Marca la casilla Marcar como depósito.

Después de añadir este pago, no lo verás registrado directamente en el folio de la reserva cuando vuelvas a abrirla. Sin embargo, verás un saldo en el botón Depósitos en la parte superior derecha de la reserva:

Cada reserva tiene un botón Depósito en la parte superior derecha que indica el saldo del depósito de esa reserva.

• Cuando la reserva tiene el estado Hospedado o durante la estancia, puedes transferir esos pagos al Libro del huésped para que aparezcan como ingresos.
  • De manera opcional, todos los depósitos pueden transferirse al Libro del huésped durante el check-out.
  • Sin embargo, una reserva no puede pasar a un estado final (Check-out, No show o Cancelada) si queda un saldo pendiente en el Libro de depósitos. Esto garantiza que todos los depósitos se contabilicen. Consulta la sección Realizar el check-out de una reserva que tiene un depósito pendiente.
  • Los depósitos reembolsables se pueden devolver, y los depósitos no reembolsables se pueden registrar como ingresos devengados.
  • Si tu establecimiento habilitó la automatización Consumir durante el check-in, este proceso se realizará automáticamente cuando una reserva pase al estado Hospedado. El consumo manual sigue siendo posible si la automatización no está habilitada.

Puedes seguir estos pasos para gestionar los depósitos dentro de la reserva:

1. Haz clic en el botón Depósitos para mostrar los detalles del depósito de esa reserva específica.
2. Puedes filtrar las transacciones de depósitos para ocultar los depósitos ya consumidos o anulados o para ver únicamente los depósitos anulados.
3. Puedes hacer clic en Consumir en cualquiera de los depósitos:
   • Cuando consumes un depósito, se transfiere fuera del Libro de depósitos y se registra en el Libro del huésped (Folio).
4. Revisa el mensaje de advertencia y selecciona si quieres continuar.

Cuando vuelvas al folio de la reserva, verás que el depósito se añadió a las transacciones y que el saldo restante del depósito es cero, lo que significa que no queda ningún importe adicional que se deba cobrar como depósito para esa reserva:

Un depósito que todavía no se haya consumido permanece en el Libro de depósitos y no aparece como una transacción de pago estándar en el folio de la reserva.

El flujo de trabajo correcto para el reembolso depende de si necesitas reembolsar todo el depósito original o solo una parte.

Reembolsar el importe total del depósito

Si necesitas devolver el depósito original completo, puedes reembolsarlo directamente desde el Libro de depósitos:

1. Ve a la página Libro de depósitos.
2. Busca la transacción del depósito correspondiente.
3. Haz clic en el botón en la línea de la transacción.
4. Selecciona Reembolsar.
5. Revisa los detalles del reembolso y procésalo.

Reembolsar solo una parte del depósito

Si solo necesitas reembolsar una parte del depósito original de Cloudbeds Payments, consume primero el depósito. Esto transfiere el pago al folio de la reserva, donde puedes seleccionar la transacción original de la pasarela e introducir un importe de reembolso parcial.

1. Abre la reserva y haz clic en el botón Depósitos.
2. Localiza el depósito correspondiente y haz clic en Consumir.
3. Confirma que el depósito ahora aparezca como una transacción de pago en el folio de la reserva.
4. Haz clic en Añadir/Reembolsar pago.
5. Selecciona Reembolsar pago.
6. Selecciona la tarjeta de crédito, el huésped y el folio asociados con el pago original.
7. Selecciona Reembolsar transacción de la pasarela de pagos.
8. Selecciona la transacción de pago correspondiente.
9. Introduce únicamente el importe que necesitas reembolsar.
10. Haz clic en Añadir reembolso.

La opción Reembolsar transacción de la pasarela de pagos solo está disponible cuando Cloudbeds PMS puede identificar un pago original elegible que se haya procesado mediante una pasarela de pagos conectada.

La opción puede aparecer deshabilitada o no estar disponible cuando:

• El depósito sigue sin consumirse en el Libro de depósitos y todavía no aparece como una transacción de pago en el folio de la reserva.
• El pago original se añadió únicamente como registro.
• El pago no tiene un ID de transacción de la pasarela.
• El pago se procesó fuera de Cloudbeds PMS.

Si el depósito original se procesó mediante Cloudbeds Payments y solo necesitas un reembolso parcial, consume el depósito y luego intenta procesar el reembolso desde el folio de la reserva.

Siempre que intentes realizar el check-out, cancelar o marcar una reserva como No show (es decir, cambiarla a un estado final), si queda un depósito pendiente, el sistema te pedirá que lo consumas.

No podrás cambiar el estado de la reserva a un estado final hasta que los depósitos de esa reserva tengan saldo cero. Sigue estos pasos:

1. Cambia la reserva al estado Hospedado.
2. Haz clic para confirmar el check-in.
3. Se mostrarán los depósitos restantes y podrás consumirlos de manera opcional. Sigue los pasos de Gestionar los depósitos dentro del folio de la reserva para dejar el saldo del depósito en cero.
4. Vuelve a cambiar la reserva al estado Check-out, No show o Cancelada, según corresponda.

Si necesitas anular o reembolsar un depósito en lugar de consumirlo y registrarlo en el Libro del huésped antes del check-out, puedes hacerlo en la página principal del Libro de depósitos.

1. Ve a la página principal del Libro de depósitos.
2. Busca la transacción que necesitas anular o reembolsar.
3. Haz clic en el botón en la línea de la transacción.
4. Haz clic para anular o reembolsar el pago.