La importación de reservas es un servicio pago de Cloudbeds, sujeto a restricciones de compatibilidad con distintos sistemas y formatos de archivos. Este artículo presenta la información general de este servicio, el proceso que sigue y las respuestas a preguntas frecuentes.
Para usar este servicio, solicítalo a tu coach de incorporación en la fase de configuración de tu propiedad o pide más información a nuestro equipo de soporte sobre los pasos que debes tomar. Recuerda que este servicio se puede ajustar para incluir reservas pasadas, presentes y futuras.
Información general
Para importar reservas existentes de tu anterior sistema, OTA o archivo, ofrecemos nuestro servicio de importación de reservas.
El proceso de importar reservas se suele dividir en 2 secciones:
- Importación estándar de reservas: Incluye las reservas existentes (hospedadas) y las llegadas futuras.
- Importación histórica de reservas: Incluye todas las reservas que han hecho check-out en las fechas solicitadas.
Lo que debes recordar
Advertencia de seguridad
Con el fin de proteger la privacidad de tus huéspedes y cumplir con los estándares de seguridad, no adjuntes archivos de reservas a tus comunicaciones por correo electrónico. El correo no es un canal seguro para enviar información.
Durante el proceso de importación, solicita un enlace a nuestra carpeta de Google Drive. Este es el proceso más seguro. Nuestro equipo te enviará un enlace único para que cargues tus archivos con total seguridad.
Recuerda que algunos sistemas o archivos no son compatibles. En todo caso, los datos requieren de ajustes manuales de nuestro equipo.
- Se requiere acceso a los datos de tus huéspedes y de las reservas para que el especialista en importaciones pueda completar el servicio.
- El primer paso es obtener los datos de tu proveedor actual (PMS o OTA). Algunos sistemas crean archivos de informes con toda o casi toda la información requerida. Lo recomendado es enviarnos un archivo .csv o .xlsx de muestra con datos de reservas organizados por hileras.
- De ser posible, incluye distintos informes con diferente tipo de información, como reservas, huéspedes y pagos, para poder evaluar si los datos se pueden unificar y utilizar en la importación.
- Si no estás seguro de cómo proceder, no dudes en solicitar un archivo de reservas al account manager de tu sistema actual. Además, estaremos encantados de tener una videollamada (en el momento que más te convenga) para ayudarte a extraer los datos y responder las preguntas o inquietudes que tengas.
- Una vez que tengas toda la información, iniciaremos el proceso de convertir esos datos en un formato compatible para importarlo al sistema de Cloudbeds.
- Hacemos lo mejor posible para extraer toda la información necesaria. Es posible que no sepamos qué información está disponible y en qué formato está antes de evaluar tu sistema o tus archivos.
- Recomendamos importar dos años de reservas históricas para poder crear tus informes. Además, si usas OTA, como Booking.com o Expedia, las reservas futuras podrán volver a sincronizarse automáticamente luego de volver a establecer las conexiones con esas OTA.
Proceso de importación de reservas
Antes de empezar
- Realiza los ajustes de tu propiedad: Inmediatamente después de importar las reservas, se activarán los canales y tu sistema empezará a funcionar.
- Crea las fuentes necesarias (en especial si incluyes impuestos): En dado caso, los impuestos se deben configurar y agregar a las fuentes. Haz todas las preguntas que tengas a tu coach de incorporación. Más información sobre Cómo añadir y editar fuentes de reservas principales y de terceros.
-
Crea los tipos de habitación de manera similar a la fuente de importación (en el anterior PMS u OTA) y preferiblemente con el mismo nombre o uno similar. Si realizas cambios en las habitaciones al cambiar a Cloudbeds, envíanos una lista de coincidencias de habitaciones, como:
- El Dormitorio femenino ya no va a existir, importen todas las reservas del Dormitorio femenino al Dormitorio mixto.
- La habitación estándar ahora se va a llamar Habitación doble.
En la fecha de la importación, se debe cerrar la disponibilidad en todos los canales y en el Motor de reservas. De esta manera nos aseguraremos de que el sistema se actualice después del proceso. Si quieres mantener tus canales abiertos, deberás verificar manualmente su actividad durante la importación.
Durante el proceso
- Durante la importación, detén toda actividad relacionada con reservas y procesamiento de pagos en el anterior sistema y canales. Realizaremos la importación de reservas y te avisaremos cuando esté completada. Recuerda que puede tomar aproximadamente 24 horas.
- En caso de que no puedas detener tus actividades de reservas, toma nota de las modificaciones y verifica manualmente una vez que la importación esté finalizada.
- Si recibes una reserva directa (por correo electrónico o teléfono) durante el proceso de importación, agrégala manualmente a tu cuenta. En dado caso, verifica la disponibilidad en tu sistema u OTA anterior.
Después del proceso
Después de completar la importación de reservas, estarás listo para activar tus canales, y el nuevo motor de reservas estará preparado para instalarse en tu sitio web.
Importante:
- Solo se pueden importar las tarifas totales de las habitaciones y el monto total pagado. También se calculará el saldo pendiente de las reservas.
- Los tipos de pago y las fechas de pago se pueden importar. De no estar disponible el tipo de pago, se registrará como “Importado del sistema anterior.”
- Los pagos adicionales (no relacionados con tarifas de habitaciones) solo se pueden ser importar como notas.
- Las reservas se importarán con el precio total dividido equitativamente entre los días, por lo que en caso de que algunas reservas tengan precios distintos para cada día, el saldo pendiente se deberá ajustar en consecuencia.
- El PMS de Cloudbeds puede generar informes de manera diferente a tu PMS anterior.
- Por ejemplo, si tienes una cantidad distinta de habitaciones o de tipos de habitación, el Informe de ocupación mostrará datos diferentes. Debido a eso, es posible que el Informe de ocupación no sea preciso y que deba considerarse como una referencia más que como datos oficiales.
Datos históricos
Si quieres importar reservas pasadas, es importante tener en cuenta esta información:
- El estado checked-out incluirá todos los cargos contabilizados en el sistema. Ello incluye impuestos y tasas, siempre que estén disponibles.
- En el caso de reservas checked-out, si falta la fecha de pago, se contabilizará en la fecha de llegada.
- Los pagos se agregarán como importados del sistema anterior, de no estar disponibles los datos del tipo de pago.
- Por lo general, importamos las reservas pasadas con pago completo (ingresos por habitación + impuestos + tasas), esto puede cambiarse a demanda, en caso de que prefieras guardar los saldos pendientes de los datos históricos.
- Normalmente, las reservas canceladas y No Show no se importan. Este ajuste se puede cambiar a solicitud, en caso de que prefieras guardar el registro de tus reservas canceladas.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos se pueden importar?
Si se incluyen en tu anterior sistema o archivo, podemos extraer e importar estos datos:
- Nombre del huésped principal (Nombre y Apellido)
- Dirección de correo: Si no se proporciona o no es correcta, se creará una dirección de correo "ficticia" para poder importar las reservas.
- País: Si no se incluye, se agregará un país por defecto basado en el país de la propiedad.
- Número de teléfono
- Dirección
- Ciudad
- Estado
- Código Postal
- Fecha de check-in
- Fecha de check-out
-
Fecha de la reserva
- Si no está disponible, la fecha de check-in se usará como la fecha de la reserva en el caso de reservas pasadas, y la fecha del día de importación se usará para las reservas futuras.
- Número de habitaciones
- Número de adultos y niños
-
Monto total de la reserva
- Las reservas se importarán con el monto total dividido equitativamente entre los días de la estancia, por lo que en caso de que tengas reservas con distintos precios cada día, el saldo pendiente se deberá ajustar en consecuencia.
-
Tipo de habitación
- Las reservas se importan a los tipos de habitación correctos. De estar disponibles, se asignarán a la habitación correcta.
- De no estar disponible la asignación, los tipos de habitaciones y la ocupación seguirán siendo correctos, y las reservas estarán listas para asignarse de manera manual o automática.
-
Fuente de la reserva: De dónde proviene la reserva (de una OTA, de tu sitio web y demás)
- En el caso de las OTA, si se indica claramente, la importaremos como Hotel Collect o Channel Collect. Si no, se importarán por defecto como Hotel Collect.
- Si una de las fuentes no existe en el PMS de Cloudbeds, utilizaremos por defecto la fuente Sitio web o motor de reservas.
-
ID de reservas externas: Si no se incluye, se verá en blanco. Esto puede causar errores:
- Las OTA pueden realizar cambios a reservas particulares. Si el número de reserva en la OTA no se incluye en la reserva, se podría crear una nueva reserva causando una reserva duplicada o, dependiendo de la OTA, no se actualizará. En otras palabras, los cambios realizados en la OTA se deberán ajustar manualmente.
-
Estado: Las reservas se importarán con el estado Confirmación pendiente, para que la propiedad pueda verificar si la información es correcta y confirmar la reserva.
- Tanto las reservas con el estado Confirmación Pendiente como Confirmada son reservas válidas y modifican la disponibilidad de igual manera. Es simplemente una indicación visual para ayudar a la propiedad a identificar reservas que deben ser revisadas antes de confirmarlas.
- Las reservas hospedadas también se importarán con el estado Confirmación Pendiente, porque el sistema no permite que las reservas se importen como hospedadas.
-
Notas: La información incluida en “Notas” se agregará a las Notas de la reserva. Además, toda información relevante que no se pueda importar en un campo específico se agregará aquí.
- Algunos PMS tienen más de un lugar para almacenar Notas, pero no todas las notas se exportan. En dado caso, solo se puede agregar automáticamente lo que se proporciona.
-
Pagos
- Si lo proporciona la fuente, los pagos se agregarán a las reservas.
- Tipo de pago: Si el tipo de pago está claramente identificado, se añadirá a la reserva.
- Fecha de pago: Si la fecha de pago está claramente identificada, se agregará correctamente. De lo contrario, el sistema la importará usando la fecha de la reserva O la fecha del check-in (para reservas hospedadas).
- Productos vendidos: Podemos importar el monto total de los productos vendidos dentro de cada reserva. De estar disponible, también podemos importar el nombre del artículo, la cantidad y la fecha en que se realizó el pago.
- Grupos: Si un conjunto de múltiples reservas es parte de un grupo existente, y la información está disponible, se puede asociar con el nombre del grupo en el módulo de Grupos en Cloudbeds.
¿Qué datos no se pueden importar?
Recuerda que toda información que no se importe automáticamente se puede agregar manualmente por la propiedad al concluir la importación. Lo que no se puede editar es la fecha de reserva.
- Toda información que no proporcione la fuente. Por ejemplo: Algunos PMS tienen campos para agregar Notas, pero no se exportan en el archivo de la reserva.
- Datos de tarjetas de crédito: Los datos de tarjetas de crédito suelen están encriptados y no se exportan con los archivos de las reservas. Por motivos de seguridad, esa información no suele ser accesible en bloque.
- Campos personalizados, incluso si se crean en el PMS de Cloudbeds. Sin embargo, podemos agregar esa información a las notas de la reserva.
- Cargos adicionales que no están relacionados con las tarifas de habitaciones, de estar disponibles. Te enviaremos una lista de reservas que deben ser ajustadas. También podemos agregar el monto del cargo adicional a las notas de la reserva.
- Podemos necesitar la ayuda de la propiedad para incluir información manual, en caso de que la fuente no proporcione información de carácter obligatorio.
- No realizaremos ninguna entrada de datos manual además del ajuste en nuestra herramienta de importación para que los datos sean compatibles.
Recibí una modificación o cancelación de mi OTA que no se ve reflejada en el PMS de Cloudbeds. ¿Qué hago?
- Si la reserva se importó sin el ID de reserva de terceros, Cloudbeds no puede emparejarlos y actualizar la reserva importada. Lo más probable es que el PMS de Cloudbeds cree una nueva reserva con la nueva información. Recuerde prestar mucha atención a esas reservas.
- Si recibe una modificación o cancelación de una cuenta de OTA que no está conectada al PMS de Cloudbeds, no se verá en el sistema de Cloudbeds. En dado caso, debes buscarlas manualmente en el PMS de Cloudbeds y realizar los ajustes necesarios.
Cancelaciones de reservas importadas de Expedia: Las cancelaciones de reservas de Expedia creadas antes de la conexión con Cloudbeds se deben procesar manualmente.
Mi informe de ocupación no coincide. ¿Qué pasó?
El PMS de Cloudbeds puede crear informes de manera diferente a tu PMS anterior. Por ese motivo, el Informe de ocupación puede no ser preciso y debe ser visto como referencia en vez de datos oficiales.
Si has agregado o eliminado tipos de habitaciones o número de habitaciones durante el proceso de importación, es posible que el informe produzca información diferente.
Comentarios
Inicie sesión para dejar un comentario.