Servicio de Importación de Reservas - Todo lo que necesita saber

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Este servicio tiene un costo adicional. Si desea utilizar este servicio, asegúrese de tener al menos 100 reservas para importar, ya que este es el requisito mínimo.

  • No se importarán las reservas con el estado “Cancelado” y No Show.
  • A veces necesitamos la ayuda de la propiedad para que nos proporcione información manual, en caso de que la fuente no nos proporcione la información necesaria.
  • No realizaremos ningún ingreso manual de datos que no sea el ajuste en nuestra herramienta de importación para hacer que los datos sean compatibles.
Vista general del proceso

La importación de reservas se suele dividir en 2 secciones

Importación de reservas estándar

Incluirá todas las reservas actuales y futuras llegadas

Importación de reservas pasadas

Esto incluirá todas las reservas con el estado “Checked Out” durante el período que haya solicitado

Actualmente limitamos la importación de reservas pasadas a 24 meses en el pasado

Las reservas con estado Cancelado y No-Show no serán importadas.

Si usted desea que su reservas existente sean importadas de su sistema anterior, OTA o archivo, podemos ofrecer nuestro servicio de importación de reservas. Por favor, tenga en cuenta que todos los diferentes sistemas o archivos no son compatibles, y los datos siempre requieren algunos ajustes manuales de nuestro equipo.

  • Primero, necesitamos recuperar los datos del PMS u OTA (Fuente) actual de la propiedad, algunas fuentes proporcionan un archivo claro con toda la información, algunas solo contienen datos parciales y otras no tienen una función de exportación.
  • En caso de que los sistemas no sean compatibles para la extracción de datos, podemos importar desde un archivo (xls o csv), en este caso proporcionaremos una lista de los datos que necesitamos.
  • Con toda la información a mano, comenzaremos el proceso de convertir esos datos a un formato compatible para importarlos a Cloudbeds.

Hacemos todo lo posible para extraer toda la información necesaria, sin embargo, es posible que no sepamos qué información estará disponible y la calidad de los datos hasta que el proceso de reserva esté en curso.

Antes de empezar

Asegúrese de lo siguiente

  1. La cuenta de su propiedad debe ser completada porque justo después de la importación, podrá conectar sus canales y activar su sistema.
  2. Las fuentes deben ser creadas, especialmente si ud. trabaja con impuestos. En este caso, deben estar configurados y vinculados a sus fuentes. Por favor, consulte a su entrenador de implementación si tiene alguna pregunta al respecto. Artículo completo aquí
  3. Los tipos de habitacin deben ser configuradas de manera similar que la fuente de importacin (el otro PMS / OTA) y preferiblemente con el mismo nombre o un nombre parecido. Si se realiza algn cambio en la configuracin de la habitacin al cambiar a Cloudbeds, por favor proporcione una lista para mapear las habitaciones, por ejemplo:
    1. Ya no habrá un dormitorio femenino, por favor importen todas las reservas del dormitorio femenino al dormitorio mixto
    2. La habitación estándar ahora se llamará Habitación Doble
  4. En el día de la importación, la disponibilidad debe estar cerrada en todos los canales y el motor de reservas, de esta manera garantizamos que el sistema tenga los datos más actualizados después del proceso. Si desea mantener sus canales abiertos, deberá verificar manualmente la actividad durante la importación.
Durante el proceso

Durante la importación, usted debe detener toda la actividad relacionada con las reservas y el procesamiento de pagos en su sistema anterior y sus canales. Comenzaremos a importar reservas y le informaremos una vez que se complete la importación; esto puede durar hasta 24 horas. En caso de que no pueda detener la actividad, deberá tomar nota de las modificaciones y verificar manualmente una vez finalizada la importación.

Si recibe una reserva directa (correo electrónico, teléfono, etc.) durante el proceso de importación, puede ingresar manualmente en su sistema, en este caso, verifique su disponibilidad con su sistema anterior / OTA.

Una vez finalizada la importación

Una vez que se haya completado la importación, estará listo para conectar sus canales, y el nuevo motor de reservas estará listo para publicar en su página web.

También es importante saber:

  • La propiedad es la responsable de asignar las habitaciones. Las reservas se ingresarán con el tipo de alojamiento correcto, pero no se asignarán a una habitación específica. La opción "auto asignar" asignará las habitaciones al primer alojamiento disponible del tipo de alojamiento.
  • Las reservas se importarán con el estado "Confirmación Pendiente" y deberán ser confirmadas por los usuarios en el nuevo sistema.
  • Solo se puede importar el pago total y la cantidad pagada, el tipo de pago se registrará como "Voucher" en las reservas importadas de forma predeterminada.
  • Las reservas se importarán con el precio total dividido en partes iguales entre los días, por lo que en caso de que edite las reservaciones con una tarifa diaria diferente, el saldo pendiente debe ajustarse adecuadamente.
  • Es posible que Myfrontdesk genere sus reportes de manera distinta a su PMS anterior. Por ejemplo, si hay una cantidad diferente de habitaciones o tipos de habitación, el Reporte de Ocupación mostrará datos diferentes. Debido a esto, es posible que el Reporte de Ocupación no sea preciso y debe considerarse como una referencia en vez de datos oficiales.
Datos históricos

En caso de que usted desea importar reservas pasadas, es importante tener en cuenta la siguiente información:

  • No debe utilizar los reportes generados por Myfrontdesk para datos históricos. Es probable que estos datos no proporcionen información precisa sobre los números de su negocio, especialmente en lo financiero.
  • Las reservas con el estado “Checked Out” tendrán todos los cargos publicados en el sistema, incluyendo los impuestos y tasas. Esto significa que si hay un saldo pendiente para estas reservas, esto debe ajustarse manualmente.
  • Las reservas anteriores no se mostrarán en el calendario, ya que se importarán como Checked Out y no tendrán una habitación asignada.
  • La cantidad total será calculada por el sistema y se publicará en la fecha de llegada para las reservas realizadas
  • Los pagos se agregarán como un Voucher para diferenciarse de los pagos regulares.
  • Las reservas realizadas se ingresarán con el monto total establecido como “pagado”, en este caso, el sistema no tomará en cuenta el pago pendiente de las reservas ya realizadas.
  • Las reservas canceladas y no show no serán importadas.
Preguntas más Frecuentes
¿Cuales datos se pueden importar?

Si lo proporciona su sistema anterior o archivo, podemos extraer e importar lo siguiente:

  • Dirección de correo electrónico: Si no se proporciona o es incorrecta, se generará una dirección de correo electrónico "ficticia", para poder importar las reservas.
  • País: Si no se proporciona, se generará un país predeterminado según el país de la propiedad
  • Número de Teléfono
  • Dirección
  • Ciudad
  • Estado
  • Código Postal
  • Fecha de Llegada
  • Fecha de Salida
  • Fecha de Reserva
  • Número de Habitaciones
  • Número de adultos y niños
  • Cantidad total de la reserva
    • Las reservas se importarán con el precio total dividido en partes iguales entre los días, por lo que en caso de que edite las reservaciones con una tarifa diaria diferente, el saldo pendiente debe ajustarse adecuadamente.
  • Tipo de habitación:
    • NOTA: Las reservas se importan a un tipo de alojamiento no a una habitación o cama específica. Si un tipo de alojamiento tiene más de una habitación, las reservas no se asignarán necesariamente a la misma habitación a la que estaban asignadas en el PMS anterior.
    • Recomendamos desactivar la función de asignación automática al importar reservas para que el sistema no las asigne a la habitación incorrecta.
    • Una vez finalizada la importación, puede asignar las reservas hospedadas a las habitaciones correctas primero, y luego Asignar Automáticamente las llegadas futuras.
    • Si lo proporciona la fuente, la información de la habitación se incluirá en la sección de Notas de cada reserva, y así la propiedad puede asignarlas manualmente a la habitación correcta.
  • Fuente de la reserva: de dónde proviene la reserva (OTA, sitio web, etc.)
    • Para las OTA, si están claramente establecidas, lo importaremos como "Hotel Collect" o Channel Collect (Reserva cobrada por el canal). De lo contrario, se importarán como Hotel Collect por defecto.
    • Si no se crea una Fuente para el canal en myfrontdesk, usaremos "Página Web".
  • ID de reserva de terceros: si no se proporciona, estará en blanco. Puede causar problemas:
    • Las OTA pueden enviar cambios a una reserva en particular. Si el número de reserva de la OTA no está incluido en la reserva, el sistema creará una nueva reserva causando una reserva duplicada o, dependiendo de la OTA, no se recibirá ninguna actualización. Eso significa que cualquier modificación hecha en la OTA tendrá que ser ajustada manualmente.
  • Estado: las reservas se importarán como Confirmación Pendiente, para que la propiedad pueda verificar si la información es correcta y luego confirmarla.
    • Tanto las reservas Pendientes de Confirmación como las Confirmadas son reservas válidas y afectan la disponibilidad de la misma manera. Es simplemente un indicador visual para que la propiedad pueda identificar las reservas que deben revisarse antes de confirmarlas.
    • Las reservas Hospedadas también se importarán como Pendientes de confirmación, ya que el sistema no permite que las reservas se importen como tales.
  • Notas: Cualquier información proporcionada como "Notas" de la fuente, se incluirá en las Notas de la reserva. Además, toda la información relevante que no se puede importar en un campo específico se agregará aquí.
    • Por ejemplo, si la fuente lo proporciona, el Número / Nombre de la habitación se incluirá en las Notas, para que la propiedad pueda asignar las reservas correctamente.
    • Algunos PMS tienen más de un lugar para almacenar notas, pero no todas las notas se exportan. En ese caso, solo lo que se proporciona se puede agregar automáticamente.
  • Pagos
    • Si lo proporciona la fuente, los pagos se agregarán a las reservas.
    • Tipos de pago: si el tipo de pago está claramente identificado, se agregará a la reserva
    • Fecha de pago: si la fecha de pago está claramente identificada, se agregará correctamente. De lo contrario, el sistema lo importará utilizando la fecha de reserva o la fecha de llegada (para las reservas hospedadas)
¿Qué no se puede importar?
  • (Tenga en cuenta que la propiedad puede agregar cualquier información que no se puede importar automáticamente, después de que se haya realizado la importación).
    • Cualquier información que no sea proporcionada por la fuente.
      • Ejemplo: Algunos PMS tienen campos para Notas, pero no se exportan en el archivo de Reservaciones.
    • Los datos de las tarjetas de crédito
      • Los datos de las tarjetas de crédito normalmente están encriptados y no se exportan junto con los archivos de reserva, por razones de seguridad, esta información normalmente no es accesible de forma masiva.
    • Campos personalizados, incluso si se crean en myfrontdesk.
    • Cualquier cargo adicional no relacionado con las tarifas de la habitación, si está disponible, le proporcionaremos una lista de reservas que deben ajustarse adecuadamente.
    • Datos extras del huésped
      • Cumpleaños, Huéspedes Adicionales, Número de Identificación, etc.
Recibí una modificación / cancelación de mi OTA que no se reflejó en myfrontdesk.
  • Si la reserva fue importada sin el ID de reserva de terceros, myfrontdesk no puede hacerlos coincidir y actualizar la reserva importada. Lo más probable es que myfrontdesk haya creado una nueva reserva con la nueva información. Esté pendiente de esas reservas, por si acaso.
  • Si usted recibe una modificación / cancelación de una cuenta OTA que no está conectada a myfrontdesk, no se podrá importar al sistema. En este caso, usted debe buscarlos manualmente en myfrontdesk y hacer los ajustes necesarios.
Mi reporte de ocupación no coincide, ¿qué pasó?
  • Es posible que Myfrontdesk genere sus reportes de manera distinta a su PMS anterior. Por ejemplo, si hay una cantidad diferente de habitaciones o tipos de habitación, el Reporte de Ocupación mostrará datos diferentes. Debido a esto, es posibe que el Reporte de Ocupación no sea preciso y debe considerarse como una referencia en vez de datos oficiales.
  • Si usted ha agregado o eliminado tipos de alojamiento o cambiado el número de habitaciones mientras tanto, el reporte puede mostrar un número mayor o menor.
  • No debe utilizar los reportes generados por myfrontdesk para datos históricos. Es probable que estos datos no proporcionen información precisa sobre los números de su negocio, especialmente en lo financiero.
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