Servicio de importación de reservas – todo lo que debe saber

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Este es un servicio pago y se encuentra sujeto a restricciones dependiendo de la compatibilidad con distintos sistemas y formatos de archivos.
Si desea solicitar este servicio, contáctenos para obtener más información haciendo clic en la barra Enviar una solicitud en la sección superior de esta página web.

Información general del proceso

El importe de reservas suele dividirse en dos (2) secciones.

Importación estándar de reservas

Incluye todas las reservas actuales (in-house o internas) y futuras.

 Importación de reservas pasadas

Incluye todas las reservas pasadas para el período solicitado.

De momento, limitamos nuestra importación de reservas pasadas a los últimos cuatro años.

No se importarán las reservas con estado Cancelado o No Show (ausentes).

Si desea que se importen sus reservas actuales de un sistema anterior, OTA (agencia de viajes en línea, por sus siglas en inglés) o archivo, le ofrecemos nuestro servicio de importación de reservas, pero recuerde que algunos sistemas o archivos no son compatibles y que la información requiere de ajustes manuales por parte de nuestro equipo.

  • Para empezar, debemos obtener la información del PMS (sistema de gestión de propiedades, por sus siglas en inglés) o la OTA (también conocida como fuente). Algunas fuentes proveen un archivo con toda o casi toda la información, mientras que otras sólo incluyen parte de la información o no tienen ninguna función de exportación.
  • En caso de que los sistemas no sean compatibles con la extracción de información, podemos importarla desde un archivo (xls o csv). En dado caso, le proveeremos una lista de la información requerida.
  • Una vez reunida toda la información, procederemos a convertir la información a un formato compatible y que se pueda importar al sistema de Cloudbeds.

Haremos lo posible por extraer la información necesaria, pero no sabremos a ciencia cierta cuál información se encuentra disponible ni la calidad de dicha información hasta revisar su sistema o sus archivos.

Antes de empezar

Por favor, asegúrese de:

  1. Realizar la configuración de su propiedad. ¿Por qué? Luego de terminar la importación, se activarán los canales y el sistema pasará a estar activado y listo para usar.
  2. Crear las fuentes, en particular si trabaja con impuestos. Los impuestos se deben agregar y vincular con sus fuentes respectivas. Si tiene preguntas sobre este punto, consulte a su Onboarding Coach. Obtenga más información aquí.
  3. Configurar las categorías de habitación para que coincidan con las categorías en sus fuentes de importación (el otro sistema u OTA) y, preferiblemente, con el mismo nombre o uno similar. Si opta por modificar la configuración de habitaciones al cambiarse a Cloudbeds, por favor envíenos una lista de la información de las habitaciones. Aquí le mostraremos un ejemplo:
    1. El dormitorio compartido para mujeres dejará de existir. Entonces, deberá importar todas las reservas del dormitorio compartido para mujeres al dormitorio compartido (mixto).
    2. La habitación estándar en adelante se llamará habitación doble.
  4. Cerrar toda la disponibilidad en los canales y el motor de reservas en la fecha de importación. Ello nos permitirá actualizar el sistema inmediatamente después del proceso. Si desea mantener sus canales abiertos a reservas, deberá verificar la actividad de manera manual durante el proceso de importación.
Durante el proceso

En el curso de la importación, se deberá detener la actividad relacionada a reservas y pagos en el sistema anterior y en todos sus canales. Se iniciará la importación de reservas y se le indicará el momento en que esté finalizado. Ello puede tomar alrededor de 24 horas. Si no desea o no puede detener la actividad, deberá anotar las modificaciones y comprobarlas de manera manual al concluir la importación.

Si recibe reservas directas (como por teléfono o correo electrónico) durante el proceso de importación, deberá ingresarlas de manera manual al sistema. En dado caso, por favor verifique y compare su disponibilidad con su sistema anterior u OTA.

Al terminar la importación

Una vez que finalice la importación, podrá volver a activar sus canales e instalar el nuevo motor de reservas en su portal de Internet.

Conviene recordar que:

  • La propiedad es responsable de la asignación de habitaciones. Las reservas se ingresarán con la categoría indicada de habitaciones, pero no se asignarán a una habitación específica. La opción de asignar automáticamente asignará las habitaciones al primer alojamiento disponible de la categoría de habitación.
  • Sólo se puede importar el pago total y el monto pagado; mientras que el tipo de pago se registrará como Voucher (o cupón) de manera predeterminada en las reservas importadas.
  • Las reservas se importarán con el precio total dividido entre los días de la reserva, por lo que, si se editan reservas con distintos valores diarios, se deberá ajustar el balance pendiente de manera acorde.
  • Es probable que myfrontdesk genere reportes distintos a los del anterior PMS de la propiedad. Veamos un ejemplo. Si tiene varias habitaciones o categorías de habitación, el reporte de ocupación mostrará información distinta. Debido a ello, es probable que el reporte de ocupación no sea del todo fiable y debe entenderse a modo de referencia y no como información oficial.
Información pasada

Si desea importar reservas pasadas, se recomienda encarecidamente recordar que:

  • Las reservas que se han cerrado (cuando el huésped ha realizado el check-out) incluirán todos los cargos agregados al sistema, incluyendo impuestos y tasas. En otras palabras, si esas reservas incluyen balances pendientes, deberán agregarse de manera manual.
  • Las reservas pasadas no se incluirán en el calendario, puesto que se importarán como cerradas o checked-out y no se les asignará una habitación.
  • El monto total será calculado por el sistema y se agregará a la fecha de llegada de las reservas cerradas o checked-out.
  • Los pagos se agregarán como Voucher para diferenciar de los pagos regulares.
  • Las reservas cerradas o checked-out se agregarán al sistema como si hubieran pagado el monto total. El sistema no verificará si hay pagos pendientes de las reservas pasadas o cerradas.
  • Las reservas canceladas o ausentes (No Show) no se importarán.
Preguntas frecuentes
¿Qué información se importa?

Si es provista por su anterior sistema o archivo, podemos extraer e importar la siguiente información:

  • Nombre y apellido
  • Correo electrónico: Si esta información no se incluye o no corresponde a una dirección de correo electrónico verídica, se agregará un correo electrónico ficticio para importar la reserva.
  • País: Si no se incluye, se agregará un país predeterminado según la ubicación de la propiedad.
  • Teléfono
  • Dirección
  • Ciudad
  • Estado
  • Código postal
  • Fecha de llegada
  • Fecha de salida
  • Fecha en la que se creó la reserva
    • Si no está disponible, vamos a utilizar la fecha de llegada (esto para reservas anteriores) o la fecha del día de importación (para reservas futuras).
  • Número de habitaciones reservadas
  • Número de huéspedes adultos y menores
  • Monto total de la reserva
    • Las reservas se importarán con el monto total dividido entre los días de alojamiento, por lo que si edita las reservas con precios que varían cada día, se deberá ajustar el balance pendiente de manera acorde.
  • Categoría de habitación
    • NOTA: Las reservas se importan a una categoría de habitación y no a una habitación o cama específica. Si una categoría de habitación cuenta con más de una habitación, las reservas no se asignarán necesariamente a la misma habitación a la que fue asignada en el anterior PMS.
    • Se recomienda deshabilitar la función de asignación automática al importar las reservas, para que el sistema no las asigne a una habitación o categoría equivocada.
    • Al finalizar la importación, se puede asignar primero las reservas internas (la de huéspedes hospedados) a las habitaciones indicadas y luego asignar de manera automática las reservas que aún no han llegado.
    • Si se agrega o provee la fuente, la información de cada habitación se incluirá en las Notas de cada reserva y la propiedad podrá asignarlas de manera manual a la habitación indicada.
  • Fuente de la reserva: el origen de la reserva (puede tratarse de una OTA, del portal de Internet de la propiedad y demás)
    • Si se indica con claridad que procede de una OTA, se importará como Hotel Collect (recibido en el hotel) o recibido por el canal. De lo contrario, se importará como Hotel Collect de manera predeterminada.
    • Si no se agrega una fuente a myfrontdesk, se usará Portal de Internet.
  • Número de reservas de terceros: si no se incluye se dejará en blanco porque, de lo contrario, puede generar inconvenientes:
    • Si las OTA envían cambios a una reserva, pero el número de reserva de la OTA no se incluye en la reserva, se creará un duplicado de la reserva o (dependiendo de la OTA) no se recibirá la información adicional de la OTA. En otras palabras, toda modificación proveniente de una OTA se deberá ajustar de manera manual.
  • Estado: Las reservas se importan como confirmación pendiente. Ello permite a la propiedad verificar si la información es correcta antes de confirmarla.
    • Sin importar el estado de la reserva (confirmación pendiente o confirmada), las reservas siguen siendo válidas y modifican la disponibilidad de la propiedad. Su uso es sólo un recordatorio visual que permite a la propiedad identificar las reservas que se deben verificar antes de confirmarlas.
    • Las reservas checked-in o internas también se importarán como Confirmación pendiente, dado que el sistema no nos permite importar las reservas de esa manera.
  • Notas: Toda información agregada como Notas desde la fuente se agregará a las Notas de la reserva. Además, toda información relevante que no se puede agregar en una casilla específica se agregará aquí.
    • Por ejemplo, si lo indica la fuente, el nombre o número de la habitación se agregará a las Notas, para que la propiedad asigne las reservas de manera adecuada.
    • Algunos PMS cuentan con más de una sección para agregar Notas, pero no se exportan todas las notas. En dado caso, sólo se agregará de manera automática las notas indicadas o provistas.
  • Pagos
    • Si los indica la fuente, los pagos se agregarán a las reservas.
    • Tipos de pagos: siempre y cuando se identifique con claridad el tipo de pago, se agregará a la reserva.
    • Fecha del pago: si la fecha del pago se indica con claridad, se agregará de manera correcta. De lo contrario, el sistema agregará la fecha en que se hizo la reserva o la fecha de llegada del huésped (en el caso de reservas internas).
¿Qué es lo que no se importará?
  • (Cabe recordar que, aunque parte de la información no se importe de manera automática, los encargados de la propiedad podrán agregarla de forma manual al terminar la importación).
    • Toda información que no indique la fuente.
      • Veamos un ejemplo. Algunos PMS tiene una sección de Notas, pero las notas no se exportan al archivo de reservas.
    • Información de tarjetas de crédito
      • La información de las tarjetas de crédito suele estar encriptada y no se exporta junto a los archivos de las reservas. Por motivos de seguridad, esta información por lo general no se puede acceder o importar usando varios archivos a la vez.
    • Las casillas personalizadas, aunque también se generen en myfrontdesk. Sin embargo, podemos agregar esta información a las notas de la reserva.
    • Los cargos adicionales que no estén relacionados a las tarifas de las habitaciones. De existir, le proveeremos una lista de las reservas que deben ajustarse de manera acorde. Además, podemos mencionar el total de los cargos adicionales en las notas de la reserva.
    • Información adicional de los huéspedes
      • Los cumpleaños, los huéspedes adicionales, el número de identificación de los demás y demás información personal no se importará como los detalles del huésped. Sin embargo, podemos importar estos datos como las notas de la reserva. 
  • No se importarán las reservas canceladas o ausentes (no show).
  • En ocasiones, se solicita a la propiedad agregar información de manera manual si la fuente no provee información de carácter obligatorio a importar.
  • No se agregará información de manera manual, además de los ajustes de nuestra herramienta de importación, para que la información sea compatible y fidedigna.
Recibí una modificación o cancelación de mi OTA que no se agregó a myfrontdesk
  • Si se importa una reserva sin el número externo de la reserva, myfrontdesk no podrá compararlos ni actualizar la reserva importada. Lo más probable es que myfrontdesk cree una nueva reserva con la nueva información. Se recomienda repasar con cuidado esas reservas.
  • Si una OTA que no está conectada a myfrontdesk envía una modificación o cancelación, esa información no se recibirá. En dado caso, se debe buscar la reserva de manera manual en myfrontdesk y realizar los ajustes necesarios.
Mi reporte de ocupación ha cambiado, ¿qué paso?
  • Es probable que myfrontdesk genere reportes distintos al anterior PMS de la propiedad. Debido a ello, es posible que el reporte de ocupación no sea del todo certero y que debe generarse a modo de REFERENCIA y no como información de carácter oficial.
  • Si ha agregado o eliminado categorías o números de habitación antes de o durante el proceso de importación, es probable que el reporte incluya un número menor o mayor.
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