Crear nuevas reservas en el PMS de Cloudbeds

Este artículo explica los distintos métodos para crear una nueva reserva en el PMS de Cloudbeds.

Información general

Existen varias formas de crear una nueva reserva en el PMS de Cloudbeds:

  1. Con el botón + en el menú superior.
  2. Desde el Calendario.
  3. Desde la página de Reservas.
  4. Desde el Panel.

Cómo crear una nueva reserva

 Vista sencilla
 Paso 1. Buscar disponibilidad

Accede a la página de Nueva reserva y mediante una de las opciones anteriores. Puedes verificar la disponibilidad para fechas específicas y añadir habitaciones:

  1. Selecciona la Fuente de tu reserva. Si tienes disponibilidad asignada para una Fuente específica, por ejemplo, el sitio web, esto afectará la búsqueda.
  • Seleccionar Fuentes de terceros te permitirá crear una reserva para fechas sin tarifas o disponibilidad. Esto se debe a que los requisitos de búsqueda son diferentes para las Fuentes de terceros que para las Fuentes principales.
  • Para cambiar la fuente de la reserva, haz clic para editar la reserva correspondiente y selecciona la opción requerida en el menú desplegable de Fuente.
  1. Selecciona las fechas de check-in y check-out.
  2. De ser necesario, selecciona el Bloqueo de asignación.
  3. De ser necesario, ingresa el Código promocional: se aplicará el descuento de inmediato si tienes un paquete con código promocional creado en la página de Planes de tarifas y paquetes.
  4. Haz clic en Buscar para mostrar la disponibilidad según los parámetros ingresados.
  • Cuando crees reservas de OTA manualmente (Booking.com, Expedia, etc.), el sistema requerirá el ID de Reserva de la fuente o el Número de confirmación de esa fuente.
  • Asegúrate de ingresar el ID de reserva correcto. Solo con esta información, la comunicación entre el PMS de Cloudbeds y el Channel Manager de Cloudbeds funcionará de forma correcta en caso de modificaciones o cancelaciones.
  1. Por defecto, el sistema selecciona la Vista sencilla: esta opción buscará disponibilidad para el mismo tipo de habitación durante todo el rango de fechas seleccionado. O bien, puedes seleccionar la Vista dividida para crear una reserva dividida en varios tipos de habitaciones sin necesidad de tener disponibilidad continua para el mismo tipo de habitación.
  2. Selecciona si deseas mostrar habitaciones disponibles según la tarifas base, planes de tarifas y paquetestarifas promocionales (plan de tarifa con código promocional).
  3. Selecciona habitaciones: puedes buscar disponibilidad para ciertos tipos de habitaciones.
  4. En la sección Disponibilidad puedes elegir las habitaciones disponibles.
  5. Haz clic en Editar si necesitas cambiar la tarifa de la habitación.
  6. Selecciona el número de adultos, niños y cantidad de habitaciones.
  7. Haz clic en el botón AGREGAR para continuar con el siguiente paso.
  8. Puedes ver todas las habitaciones agregadas a la reserva en el lado izquierdo de la pantalla. Haz clic en el icono (x) si necesitas eliminar la habitación seleccionada de la reserva.
  1. Una vez seleccionadas las habitaciones, puedes ver el resumen en la parte inferior de la pantalla: subtotal, impuestos y tasas, total general, saldo pendiente y depósito sugerido (si aplica).
  2. Haz clic en Información de la reserva para continuar.
 Paso 2. Agregar información de la reserva y del huésped
  1. Ingresa la hora estimada de llegada del huésped (opcional).
  2. Asigna la habitación (opcional).
  3. Ingresa la información obligatoria y adicional del huésped
  • Los campos obligatorios (nombre y apellido, correo electrónico y país) están marcados con un asterisco rojo en la página de detalles de la reserva. Estos campos siempre deben completarse y no se pueden eliminar ni hacer que no sean obligatorios.
  • Si es una reserva de grupo, agrega información sobre los huéspedes adicionales en la siguiente pantalla.
  1. Toma una foto del huésped si tienes una cámara web o sube una foto
  2. Haz clic en Productos adicionales para agregar los complementos a la reserva. Opcional: Para volver a la página anterior, haz clic en el botón Disponibilidad en el costado izquierdo.
  3. Haz clic en Confirmar y pagar para agregar el pago a la reserva y confirmarla.
  • Si tienes varios huéspedes en una misma reserva, aparecerá el botón Huéspedes para agregar los datos del huésped adicional. Para autocompletar la información del huésped principal, deja los campos en blanco.
  • Las opciones de huéspedes adicionales solo estarán disponibles si hay uno o más ocupantes asignados a este tipo de habitación.

Si tienes un huésped recurrente, puedes comenzar a escribir su nombre o correo electrónico y el sistema te sugerirá el autocompletado* de sus detalles, si tiene esta función disponible.

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 Paso 3. Confirmar y pagar
  1. El Resumen de la reserva muestra los datos de la reserva del huésped.
  2. El Resumen de la habitación muestra las habitaciones disponibles.
  3. El Resumen de precios muestra las tarifas de la habitación, impuestos, totales y depósito sugerido (si corresponde) y saldo pendiente.
  4. Selecciona el Tipo de pago utilizado. Puedes seleccionar No cobrar el pago para cobrarlo más adelante.
  5. Selecciona si deseas hacer el check-in automáticamente al completar la reserva. Si la habitación no se asignó previamente en la sección de Información del huésped, aparecerá una ventana emergente para asignar la habitación. Opcional: Haz clic para volver al paso anterior.
  6. Haz clic en Confirmar reserva para completar el proceso.
  7. Una ventana emergente preguntará si deseas enviar un correo electrónico al huésped antes de continuar. Puedes seleccionar Enviar y continuar o Continuar sin enviar.
  8. Tu reserva ha sido creada. Para aplicar cambios, haz clic en el botón Editar reserva. Obtén más información haciendo clic aquí.
 Vista dividida
Paso 1. Buscar disponibilidad y seleccionar la vista dividida
  1. Accede a una de las opciones disponibles para crear tu reserva. En la página de Nueva reserva, selecciona la opción Vista dividida en el interruptor para crear una reserva dividida con varios tipos de habitaciones. En esta pantalla verás los tipos de habitaciones y su disponibilidad.
  2. Selecciona el tipo de habitación y las fechas correspondientes a la estadía haciendo clic en las casillas de verificación correspondientes. Solo puedes crear una reserva en múltiples tipos de habitaciones con fechas consecutivas.

El sistema no permitirá hacer una reserva utilizando la vista dividida si hay un espacio entre las fechas seleccionadas. En este caso, crea una nueva reserva para la segunda reserva.

El icono rojo (🛇) en la cuadrícula indica que el tipo de habitación no está disponible para venderse en ese día en particular. El sistema no te permitirá seleccionar la habitación.

 Paso 2. Agregar o editar datos de la reserva
  1. Una vez que seleccionas un tipo de habitación y fechas, se mostrarán en la sección de Reserva que le brinda un resumen breve de las fechas/tipo de habitación/precio seleccionado.
  2. De ser necesario, puede hacer clic en Editar para cambiar la tarifa de la habitación
  3. Seleccione el número de Adultos, Niños y cantidad de habitaciones
  4. Haz clic en el botón Agregar para continuar con el siguiente paso
  1. En la sección de Habitaciones, puedes revisar todas las habitaciones agregadas.

El símbolo de bandera gris entre las habitaciones seleccionadas indica que es una reserva dividida y requerirá cambios de habitación por parte de los huéspedes.

  1. También puedes ver el resumen de precios: subtotal, impuestos y tasas, total general, depósito sugerido y saldo pendiente.
  2. Haz clic en Información de la Reserva para continuar con el siguiente paso.
Paso 3. Completar la reserva

Si la reserva se realiza para un grupo con varias habitaciones, por ejemplo, 1 tipo de habitación para toda la estadía y el otro tipo de habitación es una división (lo que significa que el huésped debe cambiarse a una habitación distinta en medio de su estadía), podrás identificarlos por el signo de guion (-) o al pasar el cursor sobre el ID de la reserva.

Para fechas pasadas
Opción 1. Directamente desde el calendario
  1. Ve a Calendario y selecciona las fechas de check-in y check-out en el pasado.
  2. Hacer clic en Crear nueva reserva.
  • Debe haber disponibilidad para las fechas seleccionadas.
  • Si la navegación de fechas pasadas no está disponible, asegúrese de verificar los privilegios de reserva del usuario.
  1. Completa la creación de la reserva siguiendo el proceso habitual. La reserva aparecerá en el calendario en fechas pasadas con el estado Confirmada/Confirmación pendiente.

La reserva creada en el pasado no se creará automáticamente con el estado check-in. Debes hacer el check-in y check-out manualmente si es necesario.

 Opción 2. Con el botón de Nueva reserva
  1. Selecciona la opción preferida para crear la nueva reserva y selecciona la fuente correspondiente.
  2. Selecciona tanto la fecha de entrada como la fecha de salida en el pasado en el selector de fechas.
  3. Haz clic en Buscar y completa la reserva siguiendo el proceso habitual.

Debe haber disponibilidad para las fechas seleccionadas.

Si estás experimentando dificultades para crear nuevas reservas, consulta la guía de solución de errores a continuación para obtener más información sobre los posibles errores al crear una reserva o al agregarla al sistema.

Solución de errores en la creación de reservas

 Posible motivo 1. Disponibilidad
  1. Haz clic en el Menú principal.
  2. Calendario.
  3. Verifica cuántas habitaciones están disponibles en cada uno de los tipos de habitaciones para cada día.
  4. Por ejemplo, no hay disponibilidad el martes 6 para la habitación Estándar, por lo tanto, no estará disponible para hacer una reserva.
 Posible motivo 2. Tarifas

Las habitaciones o camas con tarifas en CERO no estarán disponibles para reservar.
Asegúrate de agregar tarifas si deseas vender esta habitación. Sigue estas instrucciones: Añadir o editar tarifas base.

 Posible motivo 3. Restricciones

Cuando verifiques la información de la habitación en la Matriz de disponibilidad, asegúrate de que no existan restricciones que impidan la creación de la reserva, como Estadía mínima o Estadía máxima.

 Posible motivo 4. La habitación está bloqueada o cerrada para llegadas

Accede a la Matriz de disponibilidad y asegúrate de que la habitación no esté bloqueada o cerrada para la llegada o cerrada para la salida:

 Posible motivo 5. Overbooking

Esto sucede cuando tienes disponibilidad negativa para una habitación pero positiva para otra, como aquí:

En el caso anterior, la disponibilidad total para tu propiedad se calculará como: -1+1=0, y esta es la razón por la cual ninguna de las habitaciones estará disponible para una reserva directa, a pesar de que puedes ver que hay 1 habitación disponible.

Si tienes la configuración de overbooking desactivada aquí: Tarifas y disponibilidad > Matriz de disponibilidad > Configuración > Configuración de overbooking, no podrás agregar una reserva cuando no haya disponibilidad.

Encuentra más información sobre las funciones de overbooking en Cloudbeds.

El sistema funciona de esta manera para prevenir sobreventas. Si uno de tus tipos de habitación está sobre reservado, lo mejor sería tener disponibilidad en otro tipo de habitación para poder alojar al huésped.

Preguntas sobre reservas en el PMS de Cloudbeds Explora las Preguntas frecuentes sobre reservas.

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