Cancelar o modificar las reservas recibidas de las OTA

Todas las reservas recibidas a través de los canales admitidos mencionados anteriormente pueden ser canceladas dentro de Cloudbeds PMS independientemente del plan de tarifas. La cancelación se enviará al canal y la reserva se actualizará en consecuencia.

1. Accede a Cloudbeds PMS y busca la(s) reserva(s) que deseas cancelar.
2. Cambia el estado de la reserva de Confirmado a Cancelado
3. Se mostrará un mensaje emergente para especificar la acción que debes tomar según el canal en cuestión
4. Selecciona cómo continuar con la cancelación (si deseas enviar un correo electrónico al huésped o no).

5. Se mostrará el siguiente mensaje de advertencia. Haz clic en Sí para cancelar la reserva.

Recuerda cancelar la reserva en ambos lados: En Cloudbeds PMS y también en la Extranet del canal para asegurarte de que tus reservas se actualicen de manera consistente en ambas plataformas.

Mira el escenario de error común a continuación como ejemplo:

• Te queda solo 1 habitación del tipo de habitación Habitación Estándar
• Un huésped llamado Tom reservó esta habitación en Booking.com
• Más tarde, Tom llamó directamente a tu propiedad para cancelar la reserva
• La reserva de Tom se cancela en Cloudbeds PMS, el sistema entiende que la disponibilidad de esta habitación se ha reabierto. La disponibilidad de esta habitación ha vuelto a ser de 1 Habitación Estándar disponible y esta información se envía a todos los canales.
• Sin embargo, la reserva de Tom no se canceló realmente en la extranet de Booking.com, lo que podría resultar en una sobreventa si alguien más reserva la Habitación Estándar y Tom decide mantener su reserva.

Dependiendo de las políticas de cancelación que hayas establecido en un canal en particular, un huésped puede enfrentar un cargo por cancelación (por ejemplo: cancelar dentro de las 72 horas previas a la llegada).

Por ejemplo, cuando se realiza la cancelación en Booking.com, ellos pueden enviarnos la reserva actualizada con un cargo por cancelación adjunto a la reserva. Este cargo se mostrará en los correos electrónicos de cancelación y también al imprimir el folio y exportar la reserva a XML/PDF:

Cargo por cancelación cero

Si la reserva se cancela y no hay ningún cargo por cancelación (0,00) en la reserva, podría significar dos cosas:  

1. La reserva fue cancelada, pero según su política en ese canal, no se emitió ningún cargo por cancelación al huésped.
2. El canal no admite enviar el cargo por cancelación a través de API. Puede verificar con sus canales para confirmar si admiten esta función.

• Cualquier cambio en la reserva de tu huésped, como fechas, tipo de habitación de mejora/degradación, número de huéspedes, información del huésped y cambiar el estado de la reserva a no-show, debe realizarse a través de la extranet de la OTA o del portal del huésped (para Booking.com, consulte más información aquí).
• De esta manera, ambas reservas se actualizarán en la OTA y en Cloudbeds PMS, siempre que el canal admita enviar modificaciones a Cloudbeds PMS.

Escenario:

• El huésped reservó Habitación A en el canal. Luego, el huésped decidió quedarse en Habitación B. En lugar de modificar la reserva directamente en la cuenta del canal, se pusieron en contacto con la propiedad, y la propiedad cambió la asignación de habitación en Cloudbeds PMS.
• Más tarde, si el huésped modifica su reserva en el canal (por ejemplo, añadiendo un desayuno), el canal envía a Cloudbeds PMS una actualización, moviendo al huésped de vuelta a su habitación original, Habitación A.

Solución:

• Asegúrate de modificar sus reservas de terceros que llegan a través de Cloudbeds PMS en la extranet de ese canal o pide al huésped que modifique su reserva.
• De esta manera, tanto el canal como Cloudbeds PMS se actualizarán (solo si el canal admite enviar modificaciones a Cloudbeds PMS).

Puede haber reservas que originalmente se hicieron en una OTA pero se importaron manualmente a Cloudbeds PMS por diferentes razones. Por ejemplo, la reserva se hizo antes de configurar el sistema Cloudbeds PMS, o la reserva se hizo antes de conectar el canal a Cloudbeds PMS.

Los cambios en estas reservas deben hacerse en la extranet del canal, se aplicarán automáticamente en Cloudbeds PMS, pero solo si:

• El ID de tercero de la reserva (ID de orden) en Cloudbeds PMS coincide con el ID de reserva en el canal
• El cambio (enviar modificación, cancelación a Cloudbeds PMS) es compatible con el canal
• Específicamente para modificaciones: Se aplicará si la reserva no está En casa (el huésped aún no ha hecho check-in)

La herramienta de Importación Rápida Manual permite importar reservas realizadas antes de conectar el canal a Cloudbeds PMS. Si desea que los cambios realizados en la reserva en la extranet del canal se apliquen a la misma reserva en Cloudbeds PMS, añada el ID de reserva de origen válido.

• Algunos canales (como Booking.com, Agoda y Expedia) admiten enviar actualizaciones sobre cancelaciones al Channel Manager de Cloudbeds. Esto permite que Cloudbeds PMS muestre la reserva como Cancelada (generalmente en un plazo de 5 minutos) dentro de nuestro sistema una vez que se haya cambiado en la extranet del OTA.
• Si el canal no admite enviar cancelaciones a Cloudbeds PMS, debes cancelar la reserva en la extranet y luego marcar la reserva como Cancelada en Cloudbeds PMS para abrir la disponibilidad.

• Algunos canales (como Booking.com, Agoda y Expedia) admiten enviar actualizaciones a Cloudbeds PMS. Esto permite que Cloudbeds PMS actualice la reserva automáticamente.
• Para los canales que no admiten enviar modificaciones a Cloudbeds PMS, debes modificar la reserva en la extranet y luego realizar las modificaciones en Cloudbeds PMS de forma manual.

En este caso, el sistema creará un duplicado de la reserva con la modificación aplicada. Por ejemplo,

1. Un huésped reservó Habitación A antes de que conectara el canal a Cloudbeds PMS
2. Luego conectó el canal a Cloudbeds PMS e importó la reserva con Habitación A manualmente
3. El huésped decide modificar la reserva en la extranet para alojarse en Habitación B.

Escenario:

• Si no había ingresado el ID de reserva de origen válido para esta reserva en Cloudbeds PMS, entonces el sistema creará una reserva duplicada para el mismo huésped con Habitación B reservada. La reserva importada manualmente (Habitación A) también se mantendrá en el sistema.
• La reserva debe tener un ID de reserva de origen válido para poder ser modificada automáticamente.

• Si se recibe una cancelación para una habitación mapeada: El sistema creará un duplicado de la reserva cancelada y la reserva original no se modificará. También enviaremos un correo electrónico explicando por qué se creó una nueva reserva cancelada (porque no pudimos relacionar la cancelación importada del canal con ninguna reserva existente en el sistema).
• Si se recibe una cancelación para una habitación sin mapear: No sucederá nada. La reserva cancelada no se duplicará y la reserva existente no se modificará.