Este artículo presenta a los usuarios la nueva función de conciliación de Expedia que permite a los usuarios gestionar de manera más eficiente las reservas de Expedia recibidas en Cloudbeds PMS. Esta versión incluye funciones como la cancelación antes y después del check-in, así como la actualización de fechas y tarifas de reserva.
Información general
Puede informar sobre cancelaciones y actualizaciones de reservas a Expedia, sin salir del sistema Cloudbeds PMS. Al utilizar esta función de conciliación, puede:
- Actualizar el canal con nueva disponibilidad con la esperanza de generar una reserva de última hora;
- Elegir un motivo de cancelación;
- Elegir cobrar el cargo por cancelación, todo sin salir del sistema Cloudbeds PMS;
- Actualizar fechas y precios de reserva.
Habilitar la función de conciliación de Expedia en Cloudbeds PMS
- Ir a la configuración del sistema
- Abrir la pestaña de preferencias
- En las preferencias de automatización, habilitar el interruptor para permitir la conciliación de reservas de OTA (solo para Expedia)
¿Qué método de Cancelación de Expedia utilizar?
Antes de adentrarse en las instrucciones paso a paso a continuación, utilice la siguiente tabla para comprender rápidamente qué método de cancelación se aplica según el estado de llegada de la reserva y el tipo de pago.
| Escenario | Método de Cancelación | Notas |
|---|---|---|
| Antes de la fecha de llegada | Proceso estándar de cancelación de Expedia | Permitido para reservas de Expedia Collect y Hotel Collect |
| Después de la fecha de llegada | Función de Conciliación de Expedia | Solo para reservas de Hotel Collect; la fecha de llegada debe estar en el pasado |
Cancelación y conciliación en reservas de Expedia
Cancelaciones antes de la fecha de llegada
Nota: Esta sección explica el proceso estándar de cancelación de Expedia, que debe realizarse antes de la fecha de llegada. Si la fecha de llegada ya ha pasado, debes utilizar la función de Conciliación de Expedia en su lugar.
Antes de la fecha de llegada, puedes seguir el procedimiento estándar para cancelar reservas de OTA's. La función de conciliación no necesita estar habilitada.
Consulta esta guía para obtener más información.
Puedes cancelar una reserva en o antes de la fecha de llegada de la reserva, ya sea a solicitud del huésped o en casos de métodos de pago inválidos (solo para el método de pago Hotel Collect). Ten en cuenta que:
- Una reserva no puede ser cancelada utilizando el proceso estándar de Expedia si la fecha de llegada ya ha pasado. En este caso, se debe utilizar la función de Conciliación de Expedia en su lugar.
- Una reserva no puede ser cancelada si ya se encuentra en estado cancelado.
- Puedes cancelar reservas de Expedia Collect y Hotel Collect antes de la llegada.
- Debes proporcionar un motivo para la cancelación y aceptar renunciar a cualquier cargo por cancelación y otros montos asociados con la reserva.
Cancelar una reserva después de la fecha de llegada
Nota: Este proceso se aplica únicamente a cancelaciones utilizando la función de Conciliación de Expedia. Esta función permite la cancelación después de la fecha de llegada para reservas de Hotel Collect que no fueron canceladas antes de la llegada.
Con la función de conciliación habilitada, puedes cancelar una reserva después de la fecha de llegada de la reserva, ya sea si el huésped no se presenta o si la cancelación fue solicitada por el huésped.
Solo las reservas de Hotel Collect pueden ser conciliadas.
- Las fechas de llegada deben estar en el pasado.
- Las reservas pueden ser conciliadas desde la fecha de llegada hasta el cuarto día del mes siguiente a la fecha de salida - no puedes conciliar reservas futuras.
- Por ejemplo, si un huésped se retira el 2 de marzo, puedes conciliar la reserva hasta el 4 de abril. Si no concilias la reserva a tiempo, la factura incluirá el monto reservado.
- El cargo por cancelación o el cargo por no presentarse no pueden ser mayores que el monto inicial de la reserva.
- Ir a la reserva que se va a cancelar
- Cambiar el estado a cancelado
- Se mostrará un modal de advertencia. Haz clic para continuar
- Selecciona el motivo de cancelación.
- Ingresa el monto de la tarifa de cancelación.
- Haz clic en Cancelar reserva.
Actualizaciones de conciliación - modificar reservas de Expedia
Con la función de conciliación habilitada, puedes modificar y enviar actualizaciones a las reservas de Expedia directamente desde el PMS de Cloudbeds.
Solo las reservas de Hotel Collect pueden ser conciliadas en este caso.
- Las fechas de llegada deben ser la fecha actual y/o del pasado.
- Las reservas pueden ser conciliadas desde la fecha de llegada hasta el cuarto día del mes siguiente a la fecha de salida - no puedes conciliar reservas futuras.
- Los montos de las fechas incluidas en la reserva original no pueden ser modificados a un valor tres veces superior a los montos reales aplicables a esa fecha (para fechas adicionales, no hay límite).
- Se pueden añadir hasta tres días antes de la fecha original de llegada o hasta tres días después de la fecha original de salida.
En la página de la reserva, puedes editar la reserva a través de:
- Edición rápida
- Editar Precio
- Editar Reserva
- Si la Conciliación es exitosa, la reserva se actualizará en la extranet de Expedia.
- Si la Conciliación falla, se mostrará un registro sobre la Conciliación fallada en los registros de reserva.
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