Utilizar folios divididos en una reserva

1. Ve a la reserva y abre la pestaña Folio.
2. En el lado izquierdo verás los folios añadidos a la reserva.
   Puedes configurar qué folios deben añadirse por defecto a una nueva reserva, o según su origen, en la página “Configuración de Folio”. Aprende más en este artículo: Página de Configuración de Folio
3. Haz clic en el folio para ver las transacciones añadidas.
4. Puedes editar el folio ya añadido haciendo clic en el ícono del lápiz.
5. Puedes eliminar el folio haciendo clic en el ícono x.

 

6. Puedes agregar un pago, reembolso, cargo, artículo, etc. al folio.
   Por defecto, se selecciona el folio actualmente abierto, pero puedes seleccionar otro para publicar el movimiento.
7. También puedes cambiar la configuración de folios para toda la reserva. Para hacerlo, haz clic en el ícono del lápiz junto al título FOLIOS.

 

Selecciona una nueva configuración para reemplazar los folios existentes con los que estén dentro de la nueva configuración. Todas las transacciones, tanto publicadas como pendientes, aparecerán bajo los nuevos folios.
Debes crear la configuración de folios por adelantado. Consulta este artículo para aprender cómo: Página de Configuración de Folio

1. Ve a Folio
2. Haz clic en Add Folio

 

3. Ingresa el nombre del folio.
4. Selecciona los tipos de transacción que deben publicarse en este folio.
   Todas las transacciones se moverán a los folios especificados dentro de esa configuración. Si no se seleccionan todos los tipos de transacción debajo de un folio, entonces todas las transacciones no seleccionadas deben publicarse siempre en el primer folio.
5. GUARDAR

Se añadió un botón de Move Transactions junto a los botones Add/Refund Payment y Add/Adjust Charge. Al hacer clic en este botón y seleccionar Move Between Folios, podrás mover transacciones individuales o tipos de transacciones entre folios.

1. Abre la reserva y ve a la pestaña Folio
2. Haz clic en el folio con la(s) transacción(es) que deseas mover
3. Haz clic en Move transactions

Limitaciones al trabajar con reservas fusionadas

• Cuando dos o más reservas se fusionan en una sola reserva, Cloudbeds las trata como una reserva multihabitación. En estos casos, el sistema no admite separar automáticamente los folios nuevamente en folios individuales. Puedes separar cargos manualmente usando folios adicionales, pero la reserva seguirá siendo un solo registro combinado.
• Esto significa:
  • Puedes crear nuevos folios y mover transacciones a ellos, pero la reserva fusionada no puede volver a dividirse en reservas independientes.
  • Cada folio mostrará su propio saldo y podrá generar facturas separadas, pero todos los folios seguirán formando parte de una misma reserva combinada.
  • Si necesitas folios completamente separados según la reserva original, cada reserva debe permanecer sin fusionar.

Mover transacciones individuales

Puedes mover transacciones individuales a otro folio:

1. Selecciona Move individual transactions
2. Selecciona a qué folio deseas mover la(s) transacción(es)
3. Marca las transacciones a mover
4. Haz clic en Move Transactions

 

Mover tipos de transacciones

Puedes mover tipos de transacciones a otro folio:

1. Selecciona Move transaction types
2. Selecciona a qué folio deseas mover los tipos de transacción
3. Selecciona los tipos a mover, por ejemplo, complementos o efectivo
4. Haz clic en Move Transactions

¿Por qué puede no aparecer el ID de reserva en el filtro?

• El filtro de ID de reserva estará disponible solo cuando cada alojamiento tenga su propio folio.
  Si todos los cargos están en un solo folio, el sistema no puede determinar qué cargos pertenecen a cada reserva, y el filtro mostrará únicamente “Select All”.
• Para habilitar el filtro de ID de reserva:

1. Crea un folio nuevo para cada habitación.
2. Mueve manualmente las transacciones agrupadas de cada reserva a su propio folio.
3. Una vez separados, el filtro de ID de reserva aparecerá con normalidad.

Ejemplo: dos reservas fusionadas en una sola

Un huésped hace dos reservas separadas en fechas distintas. La propiedad decide fusionarlas en una sola por conveniencia. Todos los cargos aparecen en un solo folio.

• Puedes crear folios adicionales y mover las transacciones manualmente.
• Sin embargo, las reservas originales no pueden separarse nuevamente y el filtro de ID solo estará disponible después de que las transacciones estén divididas en folios independientes.

Este comportamiento es esperado y corresponde al diseño del sistema.

Imprimir folio de la reserva

Para algunas propiedades, el folio de la reserva puede contener datos sensibles del huésped. Ahora, cuando un usuario imprime el folio, el sistema registrará la acción y anotará si el folio contiene datos sensibles. Si los contiene, el registro mostrará qué campos eran sensibles.

Este registro se puede encontrar en la categoría Reservation Activity.