Introducción a los detalles de una reserva

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Este artículo le guiará a través de la información disponible dentro de una reserva.

Descripción general de la pestaña de reservas

Inicie sesión en su cuenta myfrontdesk y haga clic en la pestaña de «Reservas».

A continuación, le brindaremos una breve descripción de las funciones disponibles en esta página:

  1. El botón de «Crear nueva reserva» le llevará a la página donde podrá agregar la información de una nueva reserva.
  2. Puede utilizar los filtros de reservas para exportar su lista de reservas.
  3. Puede ordenar las reservas por fecha de reserva, fecha de entrada, fecha de salida, estado de la reserva, tipos de habitaciones o fuentes.
  4. Se permite importar y exportar reservas, así como imprimir una lista de las mismas.
  5. Puede visualizar la lista de reservas.
  6. Utilice el filtro para buscar reservas por el nombre de un huésped o el número de reserva.
  7. El botón de acción masiva le permite registrar una llegada o salida, agregar pagos o eliminar varias reservas a la vez.

Para acceder a la reserva y consultar más detalles, haga clic en el nombre del huésped.

Detalles de la reserva

Una vez que ingrese a una reserva, podrá observar las siguientes opciones:

  1. Nombre del huésped y número de reserva de myfrontdesk (este es un número de referencia creado por el sistema automáticamente y no se puede cambiar ni personalizar).
  2. Estado de la reserva (confirmado, confirmación pendiente, cancelado, hospedado, checked out o no show).

Nota: Todas las reservas realizadas en una agencia de viaje en línea [OTA, por sus siglas en inglés] se importan a myfrontdesk con el estado «Confirmado».

 

3. Estado predeterminado: obtenga más información sobre esta función aquí.

4. Botón de acciones: en el menú desplegable, puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones.
   

5. Saldo pendiente: el menú desplegable del lado derecho muestra más detalles sobre el depósito, el subtotal, cualquier artículo adicional, impuestos y el monto total. También muestra cualquier cantidad que se haya pagado anteriormente.

6.    Detalles de la reserva: la información en la pantalla variará según el tipo de reserva (cancelada, reserva directa o proveniente de OTA).

A continuación, se muestran los campos predeterminados:

  • Llegada
  • Salida
  • Noches: el número total de noches.
  • Fecha de reserva: la fecha en que se realizó la reserva
  • Huéspedes: el número total de huéspedes
  • Hora: la hora estimada de llegada
  • Fuente: donde se realizó la reserva
  • Tarifa(s)

Para las reservas realizadas en OTA, se mostrarán algunos campos adicionales:

  • Número de cancelación: aquí podrá encontrar más información sobre las reservas canceladas provenientes de OTA. Para obtener más información sobre cancelaciones de reservas provenientes de OTA haciendo clic aquí.
  • Penalidad por cancelación: este monto NO está incluido en el saldo pendiente ni se toma en cuenta para el monto total de la reserva. Está allí solo con fines informativos. Si el cargo tiene como valor un cero, eso significa que la reserva se canceló, pero según su política para ese canal, no se emitió ningún cargo por cancelación para el huésped. IMPORTANTE: esta información solamente aparecerá para las OTA que nos envíen dicha información.
  • Formas de pago: indica si el pago debe ser cobrado por el hotel o el canal.
  • Género(s) de huésped(es): esto aplica para los canales que nos envían información sobre el género de un huésped, así como el recuento de hombres y mujeres por reserva.

Esto solo está disponible para reservas provenientes de OTA y solo para las OTA que nos envían esta información. No es posible editar esta información dentro de myfrontdesk.

  • Procedencia: representa la fuente de reserva original utilizada por el huésped para hacer la reserva. Acceda a este enlace para obtener más información.

Debajo de esta barra superior, podrá observar ocho pestañas. A continuación, le brindaremos un breve resumen de cada una:

7.  Habitaciones: información sobre las habitaciones de la reserva y la posibilidad de editar la información de la misma.

8. Resumen de cuenta: contiene los detalles financieros de la reserva (tarifas de habitaciones, transacciones pendientes, artículos adicionales). Esta página contiene opciones de filtrado; puede agregar / reembolsar pagos, ajustar cargos o agregar un artículo.

9. Detalles del huésped: información correspondiente a cada huésped ligado a la reserva. También se incluyen los huéspedes adicionales.

La sección «Detalles del huésped» puede incluir campos con la información personal y confidencial de los huéspedes. Dichos campos se marcarán con el icono un ojo. Cuando un usuario hace clic en este icono, esta acción se anotará en el registro de actividad.

El propietario puede controlar quién puede ver y editar los datos del huésped en la página de «Papeles de usuario».

10. Tarjetas de crédito: cualquier tarjeta de débito o crédito adjunta como método de pago. Si no hay una tarjeta de crédito registrada, puede agregar una. Aunque puede agregar un número de tarjeta de débito en esta área, todos los pagos se agregarán al «Resumen de cuenta» como «Tarjetas de crédito» (por ejemplo, aparecerá como «Tarjeta de crédito x0000 (Visa)» en lugar de «Tarjeta de débito x0000 (Visa)».

En esta página, podrá administrar transacciones utilizando la función de pasarela de pagos (esta función deberá estar previamente habilitada y configurada).

11. Notas: espacio adicional para agregar detalles, solicitudes especiales o recordatorios importantes. Puede mantener notas activas o archivar las notas que ya no necesita.

12. Documentos: cargue archivos y otros documentos para adjuntarlos a la reserva; Por ejemplo: el pasaporte del huésped. Puede ser tanto para la reserva en conjunto o de forma separada para cada huésped.

Tipos de archivos compatibles que se pueden cargar: pdf, rtf, doc, docx, txt, jpg, jpeg, png, gif, csv, txt, xls, xlsx.

13. Historial de la reserva: muestra el registro de actividad relacionado con una reserva particular. Incluye todos los cambios realizados por el sistema y / o usuario(s).

14. Email enviados:  muestra todos los correos electrónicos correspondientes a esa reserva (enviados, entregados, fallidos, programados). Consulte este artículo para obtener más información.

Esta función es similar al registro de entrega de correos electrónicos, pero solo incluye los correos electrónicos que pertenecen a esta reserva.

Información en la pestaña de habitaciones

En la pestaña de habitaciones, encontrará más funciones disponibles:

  1. Editar reserva: es una herramienta que le permite modificar los detalles de su reserva, lo que incluye cambiar la duración de la estadía y la cantidad de huéspedes. Para obtener más información sobre cómo editar las fechas de estadía, consulte este artículo: Cómo cambiar las fechas de llegada y salida
  2. Número de reserva: este es un número de reserva único generado por el sistema. Cada habitación posterior a la primera tendrá el mismo número de reserva con un dígito adicional añadido al final. Por ejemplo: 8675309, 8675309-2, 8675309-3.
  3. Tipo: el tipo de alojamiento asignado a la reserva.
  4. Habitación: el número de habitación específico asignado a la reserva. Si no tiene habilitada la función de «asignación automática», puede asignar la habitación / cama aquí. Al hacer esto, la reserva se mostrará en la página del calendario. El anular la asignación de una habitación no significa que se cancele la reserva.
  5. Huésped: el menú desplegable muestra los huéspedes adicionales (en caso de que la reserva tenga más de 1 huésped).
  6. Fecha de llegada / salida: fechas de llegada y salida correspondientes a la reserva.
  7. Huéspedes: número de huéspedes / niños agregados a la reserva.
  8. Noches: el número total de noches correspondientes a la reserva.
  9. Total: el importe total de la reserva (exceptuando los artículos adicionales).
  10. Ocupada: muestra si una habitación específica está o no ocupada por los huéspedes de la reserva. También puede utilizar esta opción para registrar la llegada o salida de los huéspedes.
  11. Editar: menú desplegable que contiene las siguientes opciones.
    • Editar: menú desplegable que contiene:
    • Edición rápida: puede editar rápidamente la fecha de entrada / salida y dividir la reserva
    • Editar precio: puede editar rápidamente las tarifas de las habitaciones. Para mantener información precisa, no edite las tarifas de habitaciones publicadas con esta función. Acceda al resumen de cuenta del huésped para realizar este ajuste.
    • Editar reserva: esto lo llevará a la página principal de la reserva.
    • Eliminar habitación: tenga en cuenta que no puede revertir esta acción.
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