Añade, reembolsa, ajusta cargos y más en el Resumen de cuenta de la reserva. Este artículo ofrece una visión general de las acciones que se pueden realizar en esta sección para una gestión eficiente de reservas en tus operaciones diarias.
Acceso e información general
El Resumen de cuenta de la Reserva en el PMS de Cloudbeds almacena los detalles financieros de la reserva de tus huéspedes, incluyendo información sobre tarifas de habitaciones, transacciones pendientes o realizadas, y cualquier otro ítem adicional que se haya agregado. También incluye varias opciones para gestionar la información financiera de tus huéspedes, agregar pagos, ajustar cargos o aplicar reembolsos.
Para acceder al Resumen de cuenta:
- Busca la reserva correspondiente. Puedes utilizar la barra de búsqueda en el menú superior de tu cuenta de Cloudbeds
- Haz clic en la pestaña Resumen de cuenta.
Obtén más información sobre todas las pestañas en la página de una reserva.
Filtros del Resumen de cuenta
En la pestaña Resumen de cuenta, los filtros te permiten refinar tu búsqueda y revisar fácilmente las transacciones de los huéspedes, lo que hace más rápido encontrar la información necesaria. Al utilizar estos filtros, puedes ahorrar tiempo y esfuerzo al navegar por el Resumen de cuenta:
- Nombre del huésped, número de habitación: agrega el nombre del huésped correspondiente o el número de habitación. Este filtro es particularmente útil cuando hay más de 1 huésped en la reserva.
- Fechas y hora: filtra las transacciones por fecha y hora específica.
- ID de reserva: cuando hay más de 1 habitación en la reserva, el sistema muestra diferentes ID de reserva (separados por un guion). Utiliza este filtro para seleccionar el ID de reserva correspondiente (por ejemplo: 9989192205687 y 9989192205687-2).
- Descripción: filtra por débitos (cargos) y créditos (pagos).
- Grupo: por usuario, fecha, habitación y otros criterios de filtro.
- Subgrupo: agiliza tu búsqueda agregando el filtro de subgrupo.
- Transacciones: filtra por transacciones pendientes o contabilizadas.
Recuerda hacer clic en Aplicar una vez que hayas seleccionado correctamente tus filtros.
Opción "Mover a Cuentas por cobrar"
Si tienes activada la función de Cuentas por cobrar, verás el botón Mover a Cuentas por cobrar cuando un folio tenga un saldo pendiente (por ejemplo, después de que un huésped haya hecho el check-out). Para más información, consulta: Cómo administras las cuentas por cobrar.
Gestión del Resumen de cuenta
| Artículo del Resumen de cuenta | Descripción del enlace |
|---|---|
| Añadir pagos a modo de registro | Cómo añadir (publicar) pagos de reserva a modo de registro en el Resumen de cuenta (sin utilizar el procesamiento de pagos). |
| Reembolsar pagos | Cómo reembolsar el pago de un huésped en el Resumen de cuenta (sin utilizar el procesamiento de la Pasarela de Pago). |
| Añadir o ajustar cargos | Cómo añadir o ajustar cargos de reserva, como productos, impuestos o tasas e ingresos por habitación. |
| Anular transacciones | Cómo anular (cancelar) transacciones del Resumen de cuenta del huésped. |
| Añadir y utilizar los ingresos por habitación | Cómo añadir, utilizar y gestionar los ingresos por habitación dentro de una reserva. |
| Utilizar el Folio dividido | Cómo utilizar la función de Folio dividido, agregar folios, mover transacciones y más. |
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo publicar un servicio de uso diurno en el folio de reserva?
- Crear una Cuenta interna llamada Uso Diurno. Esta cuenta estará disponible para que la uses en futuras reservas. Aprende cómo aquí: Crear y editar Cuentas internas
- Publicar el uso diurno en el Folio de reserva como Ingresos por habitación. Aprende cómo: Añadir o ajustar cargos de reserva
- Crear un bloqueo de habitaciones en el Calendario y permitir que el huésped vaya a su habitación. Aprende Cómo bloquear la disponibilidad de habitaciones
No olvides eliminar este bloqueo de habitaciones justo después de que este huésped haya realizado el check-out para que esta habitación y fecha estén disponibles nuevamente.
Si no deseas bloquear tus habitaciones pero mantenerlas disponibles en los canales, ten en cuenta que será necesario un manejo interno para evitar overbookings (en caso de recibir una reserva de último minuto y el huésped de uso diurno aún esté activo). Obtén más información sobre overbookings aquí.
¿Por qué se cambió el nombre del huésped en el resumen de cuenta y por qué aparece un nombre aleatorio en el resumen de cuenta?
Razón: Función de llenado automático
La función de llenado automático es útil cuando tienes un huésped repetitivo, de modo que al añadir una nueva reserva, simplemente puedes empezar a escribir el nombre o correo electrónico, y el sistema sugerirá llenar automáticamente los detalles del huésped. Sin embargo, si por error se selecciona el perfil de huésped incorrecto, puede causar problemas.
Ejemplo:
- Supongamos que estás añadiendo una nueva reserva para un huésped llamado John Doe.
- Cuando empieces a escribir el nombre del huésped (John), el sistema sugerirá todos los perfiles de huéspedes existentes llamados "John" que se hospedaron previamente en tu propiedad.
- Si John Doe (el nuevo huésped) nunca se ha hospedado en tu propiedad antes, no debes seleccionar ninguna de las sugerencias del sistema porque el sistema llenará la información del perfil de huésped seleccionado. Incluso si seleccionas accidentalmente el nombre de las sugerencias, el sistema te sugerirá que crees un nuevo cliente en caso de que la información del huésped seleccionado no sea correcta.
- En este caso, haz clic en la opción dada +Nuevo Cliente y completa la información correcta sobre tu nuevo huésped.
¿Qué debo hacer si creé la reserva usando el perfil de huésped incorrecto?
Si has seleccionado un perfil de huésped sugerido y guardado/creado una reserva con el nombre incorrecto, la reserva quedará conectada al perfil de huésped que seleccionaste.
Dado que el perfil de huésped está conectado a todas las reservas anteriores y nuevas creadas con el mismo perfil de huésped, cuando edites el nombre (o cualquier otra información, como el correo electrónico) de la reserva recién creada, el sistema también lo cambiará para las reservas pasadas asociadas con el perfil de huésped.
Actualmente, no es posible desconectar el perfil de huésped de las reservas. Para evitar cambiar la información del huésped de las reservas pasadas, te recomendamos eliminar la reserva recién creada y añadirla nuevamente, sin utilizar la función de llenado automático. Aquí tienes un artículo con los detalles sobre cómo eliminar una reserva.
También, si notas que el nombre en la factura es diferente al nombre del huésped, puedes consultar este artículo para obtener ayuda.
¿Cómo puedo corregir las tarifas de habitación contabilizadas?
Podemos sugerir dos opciones para corregir las tarifas de habitación contabilizadas:
- Aplicar un descuento: Sigue los pasos para añadir o ajustar cargos de reserva
- Añadir un cargo adicional: Sigue los pasos para añadir y utilizar ingresos por habitación
¿Cuál es la diferencia entre la fecha de transacción y la fecha de servicio en el resumen de cuenta?
Normalmente, la fecha de servicio suele ser la misma que la fecha de transacción. Sin embargo, si se requieren cambios en transacciones pasadas:
- La fecha de servicio representará la fecha a la que se pretende aplicar la transacción (por ejemplo, una fecha pasada).
- La fecha de transacción siempre mostrará cuándo se actualizó realmente el registro en el sistema.
- Este enfoque garantiza registros seguros, inmutables y auditables para contabilidad mientras se pueden realizar correcciones a transacciones pasadas sin comprometer la integridad de los registros contables.
Tabla de comparación
| Aspecto | Fecha de Transacción | Fecha de Servicio |
| Definición | Fecha y hora actual o futura | Fecha estable en el tiempo de la propiedad |
| Modificación | ❌ No se puede modificar | ✅ Se puede modificar (con la autorización adecuada) |
| Restricciones de Tiempo | Solo actual o futuro | Puede ser en el pasado |
| Uso Principal | Fines contables | Fines de informes financieros |
Así es como se ve en el resumen de cuenta:
Solo los usuarios con autorización para modificar transacciones pasadas pueden hacerlo. Se les permite cambiar la fecha de servicio para retroceder en el tiempo una transacción; sin embargo, la fecha de transacción real se registrará en el momento en que ocurra la transacción.
Debes ir a Funciones para cambiar los permisos de usuario. Más información aquí: Funciones y Permisos.
Fecha de transacción y Fecha de servicio en ejemplos de uso
- Una reserva con una fecha de llegada futura el 30 de noviembre fue importada hoy (14 de noviembre)
-
- La fecha de transacción será el 14 de noviembre (importada hoy);
- La fecha de servicio será el 30 de noviembre.
- La tarifa de la habitación se actualiza hoy (14 de noviembre) para esta llegada futura:
-
- La fecha de transacción será el 14 de noviembre, el día en que se registró la acción que cambió la tarifa.
- La fecha de servicio será el 30 de noviembre, el día en que se aplicará la tarifa de la habitación como un servicio.
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