Reembolsar pagos a las reservas

Este tutorial muestra cómo registrar un reembolso en el Resumen de cuenta de un huésped como una nota con fines contables (sin utilizar una pasarela de pagos).

Consideraciones importantes

  • Los pasos a continuación no procesan ningún reembolso en la tarjeta de crédito del huésped, ya que la transacción no se realizó a través del procesador de pagos. En este caso, estás registrando la transacción en el PMS de Cloudbeds para asegurarte de que el Resumen de cuenta del huésped sea preciso. Esto se utiliza con fines contables, para mantener la precisión en los saldos e informes de los huéspedes.
  • Para reembolsar una transacción/pago realizado a través de una pasarela de pago conectada, sigue los pasos del artículo aquí.
  • Cuando procesas un reembolso de pago con tarjeta de crédito utilizando el tipo de reembolso Capturar/Registrar reembolso existente, se mostrará en el Resumen de cuenta del huésped el tipo de tarjeta de crédito, los últimos 4 dígitos de la tarjeta de crédito y una nota que indica Reembolso registrado, junto con el monto del reembolso en la columna de crédito.

No es posible eliminar un registro de reembolso del Resumen de cuenta, así que ten cuidado al agregarlo y siempre verifica el monto del reembolso ingresada.

 Paso 1. Acceder al Resumen de cuenta de la reserva
  1. Busca la reserva correspondiente. Puedes utilizar la barra de búsqueda en el menú superior de tu cuenta de Cloudbeds.
  2. Haz clic en la pestaña Resumen de cuenta.
  3. Abre el folio correspondiente para agregar el registro de pago.
  4. Haz clic en Añadir o reembolsar pago.
  5. Haz clic en Reembolsar pago.

Obtén más información sobre el Resumen de cuenta de la reserva.

 Paso 2. Añadir detalles del reembolso
  1. Tipo de pago: puede ser una tarjeta de crédito, efectivo, transferencia bancaria y todos los pagos personalizados agregados a la página de Opciones de pago.
  2. Asignar a: si el reembolso se realiza a una reserva de grupo con varios huéspedes, deberás seleccionar a qué huésped se aplicará el reembolso, lo que ayuda a realizar un seguimiento de los saldos de los huéspedes en los informes.
  3. Selecciona el Folio al que deseas agregar el reembolso.
  4. Tipo de reembolso: si el Procesamiento de pagos no está habilitado, se seleccionará por defecto Capturar o anotar reembolso existente.
  5. Monto del reembolso: ingresa el monto del reembolso
  6. Fecha: ingresa la fecha del reembolso (puede ser futura o pasada).
    • Publicar con la fecha y hora actuales: cuando esta casilla está marcada, se publicará la fecha y hora actuales para la transacción cuando hagas clic en el botón Continuar. Desmarca esta opción si estás agregando una transacción pasada.
  • La fecha del pago procesado solo puede ser la fecha actual y no se puede establecer en el pasado o en el futuro, incluso si la opción Publicar con la fecha y hora actuales está desactivada.
  • Esta opción no funciona con pagos en efectivo.
  1. Agrega una nota (opcional). Siempre sugerimos incluir una nota con cada reembolso de pago con fines de seguimiento.
  2. Reembolso de pago: si tienes habilitada esta funcionalidad, puedes asignar el reembolso a un tipo de ingreso específico. Obtén más información sobre Asignación de pagos
  3. Haz clic en Agregar reembolso para agregar el registro de reembolso al sistema o en Cancelar para anular la acción.
Paso 3. Revisar reembolso

El reembolso ahora aparecerá en el folio como un número en rojo en la sección/columna de Crédito:

Preguntas frecuentes

 No tengo habilitado el Procesamiento de pagos en el PMS de Cloudbeds. ¿Cómo puedo enviar un reembolso a la tarjeta de crédito del huésped?

Necesitas utilizar un sistema de pago externo (POS, terminal, banca en línea, pasarela no conectada al PMS de Cloudbeds, etc.) para procesar el reembolso a una tarjeta de crédito y después de que se haya procesado el reembolso, puedes agregar un registro del reembolso realizado en el Resumen de cuenta del huésped.

Para utilizar el PMS de Cloudbeds para procesar pagos y reembolsos, verifica si la pasarela está disponible en tu país y ponte en contacto con nuestro equipo de soporte. Estaremos encantados de ayudarte con los siguientes pasos.

Agregué un reembolso por error. ¿Puedo eliminarlo o anularlo en el Resumen de cuenta? 

No, no es posible eliminar el registro de reembolso. Si has agregado un reembolso por error, puedes corregir el saldo del huésped agregando el pago a la reserva.

¿Cómo puedo limitar el acceso de mi personal para agregar reembolsos?

Puedes editar las autorizaciones para cada función de tu personal: desactiva la autorización llamada Añadir reembolso para la función correspondiente. Para obtener más información sobre las autorizaciones, consulta este artículo.

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