Información general sobre la asignación de pagos

La función de asignación de pagos permite asignar pagos o reembolsos a artículos o productos específicos de los ingresos. El presente artículo repasa cómo habilitar y usar esta función en el PMS de Cloudbeds.

Se suele usar la asignación de pagos para registrar o guardar pagos de artículos o productos por separado.

A modo de ejemplo, digamos que un huésped solicita una bebida y una toalla y quiere pagar una parte del saldo pendiente. Con el fin de registrar cuándo y cuál artículo se pagó, el sistema permite asignar el pago parcial a la bebida o a la toalla.

Cómo habilitar o deshabilitar la asignación de pagos

Esta es una función opcional y se puede habilitar o deshabilitar de manera manual. Por defecto, se encuentra deshabilitada.

  1. Haga clic en Configuración (icono de engranaje.)
  2. Ingrese a Configuración de la propiedad y seleccione Configuración general.
  3. En Configuración adicional, utilice el interruptor para ACTIVAR o DESACTIVAR la asignación de pagos.
  4. Haga clic en Guardar.

Cómo funciona la asignación de pagos

1. En la sección Asignar pago en el módulo Añadir o reembolsar pago
  1. En el resumen de cuenta de una reserva o cuenta casa, haga clic en Añadir o reembolsar pago.
  2. Agregue el monto del pago y asegúrese de marcar la casilla Asignar pago en la parte inferior de la ventana emergente (si habilita esta función, esta casilla siempre estará marcada, pero puede desmarcarla si no quiere asignar un pago o reembolso).
  3. Haga clic en Continuar para procesar el pago. De no presentarse problemas, se abrirá una nueva ventana para asignar la transacción.

No se puede realizar la asignación al autorizar una tarjeta sin procesar un pago real.

Al seleccionar la opción Autorizar tarjeta, se desmarcará la casilla Asignar pago y no se abrirá la ventana Asignar pago.

  1. La ventana emergente de asignación muestra todas las transacciones agregadas y pendientes del folio que aún no han sido asignadas. Seleccione los productos a los que asignar el pago.
  2. Confirme el monto del pago que se asignará al producto. Recuerde que puede modificar el monto, de ser necesario.
  3. Haga clic en Enviar para concluir la asignación del pago o en Cancelar para no asignar el pago. En dado caso, la transacción se agregará al resumen de cuenta, pero no se asignará a un producto específico. Recuerde que puede asignarlo más adelante.
2. Asignar pago al capturar datos de tarjetas de crédito en la pestaña Tarjeta de crédito
  1. Haga clic en la pestaña Tarjeta de crédito.
  2. Seleccione la tarjeta de crédito a cobrar.

Debe agregar y autorizar el uso de la tarjeta de crédito antes de realizar cobros. Consulte Opción 2. Procesar el pago desde la pestaña Tarjetas de crédito.

  1. Haga clic en Capturar para agregar el pago usando el procesamiento de pagos.
  1. Edite o agregue el monto a capturar.
  2. Asegúrese de marcar la casilla Asignar pago en la parte inferior de la pantalla (recuerde que se marca por defecto, pero que puede desmarcarla si no desea asignar un pago).
  3. Haga clic en Capturar. Será dirigido a la ventana emergente de asignación.
  1. La ventana de asignación muestra todas las transacciones agregadas y pendientes que aún no han sido asignadas. Seleccione los artículos a los que desea asignar el pago.
  2. Confirme el monto del pago asignado a un artículo. Puede modificarlo, de ser necesario.
  3. Haga clic en Enviar para completar la asignación o en Cancelar si no quiere asignar el pago. En dado caso, la transacción de pago se agregará al resumen de cuenta, pero no se asignará. Recuerde que puede asignarlo más adelante.
3. Ventana Asignar pago en la ventana Añadir producto

La opción de Asignar pago también está disponible al agregar productos o servicios al resumen de cuenta y recibir el pago de manera inmediata.

  1. En la pestaña Resumen de cuenta, haga clic en Añadir producto.
  1. Seleccione el producto a agregar.
  2. Seleccione el método de pago.
  3. Asegúrese de marcar la casilla Asignar pago en la parte inferior de su pantalla (por defecto, se encuentra marcada, pero puede desmarcarla si no quiere asignar un pago).
  4. Haga clic en Continuar.
  1. La ventana mostrará todas las transacciones realizadas y pendientes del resumen de cuenta seleccionado que no hayan sido asignadas. Seleccione los artículos a los que desea asignar el pago.
  2. Confirme el monto del pago asignado a ese artículo. Recuerde que puede modificarlo, de ser necesario.
  3. Haga clic en Enviar para completar la asignación.

Las transacciones del cobro y el pago se mostrarán en el folio del resumen de cuenta correspondiente.

4. Asignación de transacciones publicadas en el resumen de cuenta

Las transacciones y pagos que ya han sido agregadas se verán en el resumen de cuenta con un icono de engranaje. Haga clic en ese icono para asignar o modificar la asignación de pagos existentes.

  1. Ingrese al resumen de cuenta del huésped.
  2. Haga clic en el icono de engranaje junto a la transacción del pago y seleccione Asignar pago.
  1. La ventana muestra todas las transacciones registradas y pendientes del folio seleccionado que aún no se han asignado. Seleccione los artículos a los que desea asignar el pago.
  2.  Confirme el monto del pago asignado a un artículo. Puede corregirlo si es necesario. 
  3. Haga clic en Enviar para asignar el pago.

Cómo repasar y verificar los pagos asignados

1. Desde la ventana emergente del pago en el resumen de cuenta con la información de la asignación

Luego de asignar y agregar un pago al resumen de cuenta, se ve el símbolo i junto al monto de la transacción en el resumen de cuenta. Ello indica que se ha asignado un monto (total o parcial).

Haga clic para ver los detalles.

2. Desde el Informe de asignación de pagos

En futuras versiones del sistema será más fácil rastrear todas las asignaciones de pago con el Informe de asignación de pagos. Esté atento a nuestras actualizaciones.

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