Esta FAQ cubre cómo nuestro sistema sincroniza la información, cómo se asignan las reservas y qué esperar al vender en diferentes OTAs.
¿Qué información envía Cloudbeds PMS a los canales de distribución?
Cloudbeds PMS utiliza su Channel Manager para enviar información de tarifas y disponibilidad a sus canales de distribución.
Cloudbeds envía:
- Tarifas de habitaciones (como se establecen en la Matriz de disponibilidad / Tarifas base o en el calendario)*
- Disponibilidad
- Restricciones (MinLos, MaxLos) - excepto para los canales basados en calendario.
*La excepción son los canales basados en calendario como Airbnb iCal connection, Vrbo y Flipkey, que solo aceptan y transmiten disponibilidad.
Cloudbeds no envía:
- Fotos de habitaciones o propiedades
- Descripciones de habitaciones
- Comodidades
- Políticas
- Información de usuario
- Cambios en el tipo de habitación
Siempre verifica las funcionalidades admitidas para cada canal en la página de mapeado de canales para obtener información detallada, como se muestra a continuación:
Cómo vender residencias en canales basados en hoteles?
Muchos canales basados en hoteles (como Expedia, Booking.com, etc.) están diseñados para comercializar una habitación completa, no camas en dormitorios. Dado que están diseñados para vender solo habitaciones completas, vender camas en dormitorios requiere una configuración especial.
Cuando se vende en estos canales, cada cama en dormitorio debe ser listada como una "Habitación" individual con una ocupación de uno (1). Para asegurarse de que los huéspedes sepan que es una cama en dormitorio, el nombre de la habitación debería ser algo como "1 cama en un dormitorio de 8 camas".
Cuando comercialices una cama en dormitorio en un Canal/OTA basado en hoteles, ten en cuenta lo siguiente:
- Los huéspedes solo verán estas camas en dormitorios si buscan para 1 persona a la vez. Si buscan habitaciones con una ocupación de 2 o más, las camas en dormitorios no aparecerán en su búsqueda.
- Si un huésped desea reservar múltiples huéspedes para una sola habitación en dormitorio, tendrán que reservar la misma habitación varias veces.
-
Canales/OTAs afectados:
- Booking.com
- Expedia
- Decolar
- Casi todos los demás canales basados en hoteles (no basados en hostales)
Sigue los pasos a continuación para vender correctamente dormitorios en canales basados en hoteles:
1 - Configurar los dormitorios en los canales
Cuando se venden en estos canales, los dormitorios deben configurarse de la siguiente manera:
- Crear tantas habitaciones individuales como camas tenga el dormitorio.
- La ocupación debe establecerse en 1 persona.
- El nombre de la habitación debe ser algo como "Una cama en un dormitorio de X camas".
Ejemplo:
Supongamos que tienes un dormitorio que deseas comercializar en uno de estos canales:
- Dormitorio Mixto de 6 camas
Cuando configures el dormitorio en el canal/OTA, debería crearse de la siguiente manera:
- Crear seis habitaciones individuales/privadas en el canal/OTA.
- Asegurarse de que la ocupación de cada habitación esté establecida en 1 persona.
- Nombrar cada una de las habitaciones privadas/individuales como "Una cama en un Dormitorio Mixto de 6 camas".
2 - Crear el/los dormitorio(s) dentro de Cloudbeds PMS
Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo configurar habitaciones dentro de Cloudbeds PMS, consulta este artículo.
En el ejemplo anterior del Dormitorio Mixto de 6 camas, se vería así dentro de Cloudbeds PMS:
3 - Mapear los dormitorios entre Cloudbeds PMS y el Canal/OTA
Si sigues los pasos anteriores cuidadosamente, el paso de mapeo será sencillo ya que el tipo de habitación de dormitorio en Cloudbeds PMS coincidirá perfectamente con el tipo de habitación que creaste anteriormente en el Canal/OTA.
Aunque la habitación en el OTA es una "habitación privada" con una cantidad de 6, el mapeo sigue siendo el mismo - mapear la habitación de dormitorio de Cloudbeds PMS al Tipo de Habitación del Canal/OTA que creaste.
Consulta la Guia de mapeado de habitaciones para obtener información detallada sobre el mapeado de habitaciones.
4 - Actualizaciones de disponibilidad
Ahora que has mapeado la habitación compartida del Cloudbeds PMS al Canal/OTA "Dormitorios", la disponibilidad se actualizará constantemente.
Ejemplo:
Si 1 persona reserva en la Habitación Compartida Mixta de 6 personas, el Cloudbeds PMS le dirá al Canal/OTA que solo quedan 5 camas. El Canal/OTA reducirá el número de "habitaciones" disponibles de 6 a 5.
- Muestra cómo se ve esto dentro del Cloudbeds PMS.
- Muestra cómo se ve esto en la extranet del Canal/OTA.
- Muestra cómo se ve esto en el sitio web del huésped del Canal/OTA.
¿Cómo puedo conectar mi propiedad a Cloudbeds PMS después de haber cambiado mi ID de canal?
En ciertas ocasiones, es posible que desees crear una nueva propiedad en los canales (OTAs) y conectarla a Cloudbeds PMS, reemplazando el ID de canal de propiedad actual que tenías conectado anteriormente.
Para reemplazar un antiguo ID de canal con uno nuevo, básicamente seguirás los mismos pasos utilizados para conectar un nuevo canal.
El cambio en el mapeado solo se puede realizar después de tener la nueva configuración de propiedad lista en la extranet del canal.
Cloudbeds no puede mapear múltiples propiedades de canal a una sola cuenta. Los siguientes pasos reemplazarán el ID de canal existente por uno nuevo.
- Selecciona Channel Manager de Cloudbeds como tu channel manager en la extranet del canal.
Consulta las guías de conexión relacionadas a continuación para obtener instrucciones específicas del canal:
- Booking.com
- Agoda
- Expedia
- Hostelworld
- Para otros canales no listados arriba, puedes seguir los pasos en la guía de conexión de canal regular.
- Haz clic aquí para informar a nuestro equipo de soporte que solicitaste un cambio de ID de canal y proporciona el nuevo ID, para que podamos verificar la solicitud y actualizar las credenciales en tu cuenta.
- Una vez que el equipo de soporte de Cloudbeds haya confirmado la solicitud de conexión, recibirás un correo electrónico solicitándote completar la activación y el mapeado.
- Completa el mapeado y listo.
¿Por qué la información del huésped (correo electrónico, dirección, teléfono) no está incluida en la reserva?
Si falta alguna información, significa que la OTA no la envió al Channel Manager de Cloudbeds.
Para ciertas reservas de OTA (canal), es posible que no reciba toda la información que desea. La mayoría de las propiedades desean la mayor cantidad de información posible, como la dirección de correo electrónico, la dirección física del huésped, el número de teléfono, etc. Sin embargo, la OTA es la fuente de esta información entrante, no el Cloudbeds PMS. Cloudbeds siempre mostrará toda la información que la OTA proporcionó.
En el siguiente ejemplo, falta la dirección de correo electrónico del huésped en la información del channel manager:
Para resolver esto, deberá contactar a su Gerente de Cuenta de la OTA (no al equipo de servicio al cliente de la OTA) ya que solo su Gerente de Cuenta puede verificar si esa información determinada debe compartirse con la propiedad o no y resolver el problema desde su lado. Informe al gerente de cuenta que le falta información del huésped de las reservas que se envían a Cloudbeds, y él verificará si es posible actualizar la configuración del canal para usted.
¿Qué son los correos electrónicos alias?
Al recibir una reserva de algunos canales (como Booking.com, Agoda, Expedia), puede notar que tiene un formato diferente de correo electrónico de huésped con el siguiente dominio.
Revise el siguiente ejemplo de Booking.com para ver cómo lucen esos correos electrónicos:
Los canales utilizan correos electrónicos alias para proteger la privacidad del huésped y evitar el spam. Los partners pueden utilizar el correo electrónico alias para comunicarse con el huésped normalmente. El correo electrónico alias se desactivará unos días después de que los huéspedes hagan el check-out.
No hay posibilidad de revelar datos reales de correo electrónico debido a razones de cumplimiento.
¿Verán estos huéspedes los correos electrónicos enviados desde Cloudbeds PMS?
Cuando una propiedad envía un correo electrónico a una dirección alias, el huésped lo recibirá en su bandeja de entrada normalmente.
Las propiedades pueden utilizar la estructura de correo electrónico alias fuera de la extranet del canal para comunicarse con los huéspedes, y esto está completamente respaldado.
Si desea verificar si se entregó un correo electrónico, consulte su historial de correos enviados.
¿Los canales de distribución admiten los precios adicionales de huéspedes establecidos en Cloudbeds PMS?
No. Todas las tarifas para huéspedes adicionales que configures en Cloudbeds PMS no se reflejarán en la extranet del canal.
Las únicas tarifas enviadas a las OTAs son aquellas que designes en los intervalos de las Tarifas base, Calendario o Matriz de disponibilidad.
Necesitas establecer los precios de huéspedes adicionales directamente con tu gerente de cuenta de la extranet o el equipo de soporte (depende de cada canal). Actualmente, solo Booking.com, Expedia y Decolar permiten a las propiedades añadir precios por huésped adicional directamente en su extranet.
Para todos los demás canales, te recomendamos mapear solo los tipos de habitaciones que no tengan un precio adicional por huésped.
¿Cómo establecer precios para huéspedes adicionales en los canales que lo admiten?
Los precios de huéspedes adicionales deben establecerse directamente en la extranet del canal. A continuación, encontrarás la configuración para Booking.com, Expedia y Decolar.com. Si tienes preguntas sobre cómo gestionar tu extranet, por favor contacta directamente al equipo de soporte del canal.
Utilicemos como ejemplo una habitación para 4 personas:
- Ocupación máxima: 4 huéspedes
- La Tarifa base en Cloudbeds PMS está establecida solo para 2 huéspedes
- Los precios para el 3er y 4to huésped se cobrarán adicionalmente
Booking.com
Precios por persona deben ser creados por su gerente de cuenta de Booking.com, quien es responsable de configurar estos ajustes en su sistema. Esto se llama "Precios derivados", y deberá informar a su gerente de cuenta que Cloudbeds enviará la tarifa base para "X" persona(s) y pedirle que añada el precio por cada adulto adicional (derivando hacia arriba desde la tarifa que Cloudbeds envía).
Al activar la función de Precios Derivados, debe establecer la ocupación máxima para ese tipo de habitación. En este ejemplo, el tipo de habitación tiene una ocupación máxima de 2 huéspedes. Tenga en cuenta que la ocupación máxima es la tarifa registrada en la Matriz de disponibilidad/Tarifa base del Cloudbeds PMS.
Después de configurar la ocupación máxima y activar los precios derivados, la habitación se mostrará como se muestra a continuación en la extranet de Booking.com:
Observe que los precios para el 3er (x3) y 4to (x4) huésped han sido activados.
En el ejemplo anterior, el precio de C$ 159 (para 2 huéspedes) es el precio enviado por el Cloudbeds PMS.
El precio por cada huésped adicional debe establecerse directamente en la extranet de Booking.com; actualmente, no se puede enviar a través del Cloudbeds PMS.
Por favor, consulte con su Gerente de cuenta de Booking.com sobre cualquier restricción.
Expedia
Para establecer el precio de huésped adicional en este canal, debe contactar a su gerente de cuenta de Expedia o al equipo de soporte y solicitar la activación de la función "Tarifa de huésped adicional". Asegúrese de que el modelo de precios esté establecido en "Precio por día".
Al activar esta función, vuelva a establecer en la extranet la ocupación máxima para el tipo de habitación y los precios que se cobrarán por huéspedes adicionales.
Si todo está configurado correctamente, Expedia se verá así:
Decolar.com / Despegar
Se deben definir una serie de ajustes en la extranet de Decolar para establecer un precio adicional por huésped. Contacta a tu gerente de cuenta o comunícate con su equipo de soporte para realizar los ajustes necesarios en la extranet.
A continuación, enumeramos los ajustes más importantes que deben realizarse:
- Accede a "Conteúdo web" (Contenido web)
- Haz clic en "Edição Habitações" (Editar habitaciones)
- Haz clic en "Ver" (Ver) para abrir la habitación que deseas editar
- Haz clic en "Ver quarto em Extranet Decolar" (Ver habitación en la extranet de Decolar)
En esta página, los ajustes deben ser los siguientes:
- Modelo de precios = Establécelo en "Precio por habitación"
- Ocupación máxima para esta habitación = Debe coincidir con la configuración en Cloudbeds PMS
- Número mínimo y máximo de adultos = Debe coincidir con la configuración en tu cuenta de Cloudbeds PMS
- Niños = Elimina todos los precios relacionados con niños y menores
- Tasas adicionales = Habilita la opción para cobrar tasas adicionales
Si encuentras algún ajuste mencionado anteriormente que no coincida con los que tienes en tu extranet, contacta a tu gerente de cuenta o al equipo de soporte de Decolar para realizar los ajustes necesarios.
A continuación, haz clic en "Ver taxas extras por hotel" (Ver tasas adicionales por hotel):
Luego:
- Elimina todos los precios para bebés y/o menores
- Ingresa el precio para huésped adicional adulto
Decolar.com te permite establecer solo un precio, como se muestra a continuación:
Ahora que ya has creado todos los ajustes necesarios en la extranet de Decolar, pasemos al último paso: combinar la información de la extranet con el mapeado de canales de tu Channel Manager de Cloudbeds.
- Haz clic en el ícono de engranaje en tu cuenta de Cloudbeds PMS y ve a Canales.
- Busca Decolar/Despegar y haz clic en el botón "Habilitado" para verificar tu mapeado. Haz clic en "Siguiente" hasta que veas la pantalla de mapeado.
Si Decolar.com aún no es un canal activo en tu cuenta, consulta nuestra Guía de conexión para obtener instrucciones detalladas.
En la pantalla de mapeado, asegúrate de que los siguientes ajustes estén configurados correctamente:
- Tipo de cargo: "Por habitación" (como se estableció previamente en tu extranet de Decolar).
- Campo de cama adicional: Selecciona "Tarifa por cama adicional establecida abajo" para habilitar la introducción de precios en el siguiente paso.
- Tarifa por cama adicional: Ingresa el precio adicional. Asegúrate de que coincida con la tarifa establecida en tu extranet de Decolar.
- Edad de cama adicional: Selecciona "Adultos" si el cargo adicional aplica solo a huéspedes adultos.
Una vez completado el mapeado, las tarifas en la extranet de Decolar deberían aparecer de la siguiente manera:
Una vez realizada esta configuración, los precios de huéspedes adicionales se reflejarán correctamente en Decolar.com, asegurando que los huéspedes extra sean cobrados correctamente según tu configuración.
¿Por qué mi reserva no está asignada a la misma habitación o unidad durante toda la estadía? (No hay disponibilidad continua)
Esto probablemente se debe a una falta de disponibilidad continua.
Cloudbeds PMS sincroniza la disponibilidad según los tipos de alojamiento en lugar de las unidades de habitación individuales. Este enfoque se alinea con la forma en que operan la mayoría de los canales, especialmente los hoteles, y ayuda a evitar lagunas en el calendario, maximizando la ocupación y el potencial de ingresos.
Como resultado, el sistema muestra la disponibilidad de un tipo de habitación en un rango de fechas, incluso si ninguna unidad individual está disponible durante toda la estadía.
Por ejemplo, si tienes un tipo de habitación Doble con 5 unidades individuales, el sistema gestiona la disponibilidad de todo el tipo de habitación Doble en lugar de cada unidad específica dentro de él.
¿Cómo afecta esto a las reservas?
- Usando el mismo ejemplo, si el tipo de habitación Doble en su totalidad está disponible por 3 noches a partir de hoy, una reserva no puede asignarse automáticamente a una habitación específica si tenemos una unidad disponible solo por 1 noche y otra unidad disponible por 2 noches (ver GIF a continuación).
- Cuando la disponibilidad no es continua para la misma habitación, los clientes aún pueden hacer una reserva; sin embargo, se requerirá intervención manual para asignarlos a una habitación específica.
Descubre información adicional sobre la Asignación Automática de Habitaciones en la sección de consideraciones importantes.
¿Cómo puedes gestionar estos casos?
- Normalmente, puedes resolverlos ajustando manualmente las reservas.
- Primero, encuentra la reserva sin asignar. La forma más común de encontrar estas reservas es revisando el número que se muestra en la parte superior del Calendario. Al hacer clic en él, verás un mensaje que indica que no hay disponibilidad continua.
- Luego, mueve las reservas existentes entre unidades del mismo tipo de habitación para crear espacio para la nueva reserva, y asigna la reserva a la unidad que quedó libre.
Si reorganizar las reservas existentes no crea disponibilidad continua en el calendario, es posible que necesites dividir la reserva. En tales casos, es importante informar a los huéspedes con anticipación que se requerirá un cambio de habitación durante su estadía.
Para más detalles, consulta las instrucciones sobre cómo crear una nueva reserva en la Vista dividida.
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