Este artículo de preguntas frecuentes explica cómo Cloudbeds PMS sincroniza la información con los canales de distribución, cómo se asignan las reservas y qué puedes esperar al vender en diferentes OTAs. También describe cómo Cloudbeds muestra información adicional para las reservas creadas a través de sistemas centrales de reservaciones (CRS), Channel Managers o conexiones con brokers.
¿Qué información envía Cloudbeds PMS a los canales de distribución?
Cloudbeds PMS utiliza su channel manager para enviar información de tarifas y disponibilidad a tus canales de distribución.
Cloudbeds envía:
- Tarifas de habitación (según se configuren en la sección Availability Matrix / Base Rates o en el calendario)*
- Disponibilidad
- Restricciones (MinLos, MaxLos), excepto para los canales basados en calendario.
*La excepción son los canales basados en calendario, como la conexión iCal de Airbnb y VRBO, que solo aceptan y transmiten disponibilidad.
Cloudbeds no envía:
- Fotos de habitaciones o de la propiedad
- Descripciones de habitaciones
- Servicios (amenities)
- Políticas
- Información de usuario
- Cambios de tipo de habitación
Revisa siempre las funcionalidades compatibles de cada canal en la página de mapeo de canales para obtener información detallada, como se muestra a continuación:
¿Qué información de reservas procedentes de un CRS, Channel Manager o broker puedo ver en Cloudbeds PMS?
Cloudbeds PMS muestra información adicional en las reservas que se originan en sistemas centrales de reservaciones (CRS) y channel managers de terceros (también conocidos como brokers). Esto ayuda a que las propiedades identifiquen y gestionen rápidamente las reservas creadas a través de estas conexiones.
- El nombre del CRS o Channel Manager
- El ID de reserva del CRS o Channel Manager
Por ejemplo:
- Reserva creada en Expedia a través del canal conectado iHotelier en Cloudbeds PMS
- Reserva creada en Expedia a través del canal conectado SiteMinder en Cloudbeds PMS
Esta funcionalidad es compatible con los siguientes proveedores:
- Amadeus iHotelier
- D-Edge CRS
- Aven Hospitality (antes SynXis by Sabre)
- Inntopia
- Neobookings (no hay una guía dedicada disponible; aparece en la sección de Canales adicionales del artículo “Distribution Channel Connection Guidelines”)
- SiteMinder
- STAAH
- SHR CRS (Windsurfer)
¿Cómo vendo camas en dormitorios (dorms) en canales orientados a hoteles?
Muchos canales orientados a hoteles (como Expedia, Booking.com, etc.) están diseñados para comercializar una habitación completa, no camas en dormitorios. Como están pensados para vender habitaciones completas, vender camas de dormitorio requiere una configuración especial.
Al vender en estos canales, cada cama del dormitorio debe configurarse como una “Habitación” individual con ocupación de una (1) persona. Para que los huéspedes entiendan que se trata de una cama en un dormitorio compartido, el nombre de la habitación debe ser algo como “1 cama en dormitorio de 8 camas”.
Cuando comercialices una cama de dormitorio en un canal/OTA orientado a hoteles, ten en cuenta lo siguiente:
- Los huéspedes solo verán estas camas de dormitorio si buscan para 1 persona a la vez. Si buscan habitaciones con ocupación de 2 o más personas, las camas de dormitorio no aparecerán en sus resultados de búsqueda.
- Si un huésped quiere reservar varias plazas en un mismo dormitorio, tendrá que reservar la misma “habitación” varias veces.
-
Canales/OTAs afectados:
- Booking.com
- Expedia
- Decolar
- Casi todos los demás canales orientados a hoteles (no orientados a hostales)
Sigue los pasos a continuación para vender correctamente camas en dormitorios en canales orientados a hoteles:
1 - Configurar los dormitorios en los canales
Al vender en estos canales, los dormitorios deben configurarse de la siguiente manera:
- Crea tantas habitaciones individuales como camas tenga el dormitorio.
- La ocupación debe configurarse en 1 persona.
- El nombre de la habitación debe ser algo como «Una cama en dormitorio de X camas».
Ejemplo:
Supongamos que tienes un dormitorio que quieres comercializar en uno de estos canales:
- Dormitorio mixto de 6 camas
Cuando configures este dormitorio en el canal/OTA, debe crearse así:
- Crea seis habitaciones privadas/individuales en el canal/OTA.
- Asegúrate de que la ocupación de cada habitación esté configurada en 1 persona.
- Nombra cada una de estas habitaciones privadas/individuales como «Una cama en dormitorio mixto de 6 camas».
2 - Crear los dormitorios dentro de Cloudbeds PMS
Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo configurar habitaciones dentro de Cloudbeds PMS, consulta este artículo.
En el ejemplo anterior del dormitorio mixto de 6 camas, se vería así dentro de Cloudbeds PMS:
3 - Mapear los dormitorios entre Cloudbeds PMS y el canal/OTA
Si sigues cuidadosamente los pasos anteriores, la etapa de mapeo será sencilla, ya que el tipo de habitación de dormitorio en Cloudbeds PMS coincidirá perfectamente con el tipo de habitación que creaste en el canal/OTA.
Aunque la habitación en el OTA se configure como “habitación privada” con una cantidad de 6, el mapeo sigue siendo el mismo: debes mapear el tipo de habitación de dormitorio en Cloudbeds PMS con el tipo de habitación del canal/OTA que creaste.
Consulta las Distribution Channel Mapping Guidelines para obtener información detallada sobre el mapeo de habitaciones.
4 - Actualización de disponibilidad
Ahora que ya has mapeado el tipo de habitación de dormitorio en Cloudbeds PMS con las “habitaciones” del canal/OTA, la disponibilidad se actualizará constantemente.
Ejemplo:
Si 1 persona reserva en el dormitorio mixto de 6 camas, Cloudbeds PMS indicará al canal/OTA que solo quedan 5 camas disponibles. El canal/OTA reducirá el número de “habitaciones” disponibles de 6 a 5.
- Muestra cómo se ve esto dentro de Cloudbeds PMS.
- Muestra cómo se ve en la extranet del canal/OTA.
- Muestra cómo se ve en el sitio para huéspedes del canal/OTA.
Cambié el ID de mi propiedad en el canal, ¿cómo puedo conectarlo a Cloudbeds PMS?
En ciertas ocasiones, puede que quieras crear una nueva propiedad en los canales (OTAs) y conectarla a Cloudbeds PMS, reemplazando el ID de propiedad de canal que tenías conectado anteriormente.
Para reemplazar un ID de canal antiguo por uno nuevo, básicamente seguirás los mismos pasos que utilizas para conectar un canal nuevo.
El cambio de mapeo solo puede hacerse después de que tengas la nueva configuración de propiedad lista en la extranet del canal.
Cloudbeds no puede mapear múltiples propiedades de canal a una sola cuenta. Los siguientes pasos reemplazarán el ID de canal existente por uno nuevo.
- Selecciona Cloudbeds Channel Manager como tu channel manager en la extranet del canal.
Revisa las siguientes guías de conexión relacionadas para obtener instrucciones específicas por canal:
- Booking.com
- Agoda
- Expedia
- Hostelworld
- Para otros canales no incluidos arriba, puedes seguir los pasos de la guía de conexión estándar del canal.
- Haz clic aquí para informar a nuestro equipo de soporte de que solicitaste un cambio de ID de canal y proporciona el nuevo ID, para que podamos verificar la solicitud y actualizar las credenciales en tu cuenta.
- Una vez que el equipo de soporte de Cloudbeds confirme la solicitud de conexión, recibirás un correo electrónico solicitándote completar la activación y el mapeo.
- Completa el mapeo y habrás terminado.
¿Por qué la información del huésped (correo electrónico, dirección, teléfono) no está incluida en la reserva?
Si falta algún dato, significa que la OTA no lo envió a Cloudbeds Channel Manager.
En determinadas reservas de OTAs (canales), puede que no recibas toda la información que deseas. La mayoría de las propiedades quieren la mayor cantidad de datos posible, como dirección de correo electrónico, dirección física del huésped, número de teléfono, etc. Sin embargo, la OTA es la fuente de esta información entrante, no Cloudbeds PMS. Cloudbeds siempre mostrará toda la información que la OTA haya proporcionado.
En el ejemplo siguiente, falta la dirección de correo electrónico del huésped en la información del channel manager:
Para resolverlo, tendrás que comunicarte con tu Account Manager de la OTA (no con el equipo de soporte al cliente de la OTA), ya que solo tu Account Manager puede verificar si esa información está configurada para compartirse con la propiedad o no y solucionar el problema desde su lado. Informa a tu Account Manager de que falta información de huéspedes en las reservas que se reenvían a Cloudbeds y ellos revisarán si es posible actualizar la configuración del canal para ti.
¿Qué son los correos electrónicos alias?
Cuando recibes una reserva de algunos canales (como Booking.com, Agoda, Expedia), es posible que notes que el correo electrónico del huésped tiene un formato diferente con el siguiente dominio.
Revisa el siguiente ejemplo de Booking.com para ver cómo se ven estos correos electrónicos:
Los canales utilizan correos electrónicos alias para proteger la privacidad de los huéspedes y evitar el spam. Los socios pueden usar el correo alias para comunicarse con el huésped con normalidad. El correo alias se desactiva unos días después de que el huésped haga el check-out.
No es posible que los canales revelen la dirección de correo real por motivos de cumplimiento normativo.
¿Verán estos huéspedes los correos enviados desde Cloudbeds PMS?
Siempre que una propiedad envía un correo electrónico a una dirección alias, el huésped lo recibe con normalidad en su bandeja de entrada.
Las propiedades pueden usar la dirección alias fuera de la extranet del canal para comunicarse con los huéspedes, y esto está totalmente permitido.
Si quieres comprobar si un correo se entregó correctamente, revisa tus registros de entrega de correo electrónico.
¿Los canales de distribución son compatibles con los precios adicionales por huésped configurados en Cloudbeds PMS?
No. Todos los precios para huéspedes adicionales que configures en Cloudbeds PMS no se reflejarán en la extranet del canal.
Las únicas tarifas que se envían a las OTAs son las que configuras en los intervalos de Base Rates, en el calendario o en la Availability Matrix.
Debes configurar los precios por huésped adicional directamente con el Account Manager o el equipo de soporte de la extranet (según cada canal). Actualmente, solo Booking.com, Expedia y Decolar permiten a las propiedades añadir precios por huésped adicional directamente en su extranet.
Para todos los demás canales, te recomendamos mapear únicamente los tipos de habitación que no tengan precio adicional por huésped.
¿Cómo configurar precios para huéspedes adicionales en los canales que lo permiten?
La configuración de los precios adicionales por huésped debe hacerse directamente en la extranet del canal. A continuación encontrarás los ajustes para Booking.com, Expedia y Decolar.com. Si tienes dudas sobre cómo gestionar tu extranet, contacta directamente al equipo de soporte del canal.
Usemos como ejemplo una habitación para 4 personas:
- Ocupación máxima: 4 huéspedes
- La Base Rate en Cloudbeds PMS se configura para 2 huéspedes únicamente
- Los precios para el 3.er y 4.º huésped se cobrarán de forma adicional
Booking.com
El modelo de precios Per Person Pricing debe crearlo tu Account Manager de Booking.com, quien es responsable de configurar estos ajustes en su sistema. Esto se llama “Derived Prices” y tendrás que indicar a tu Account Manager que Cloudbeds enviará la tarifa base para “X” personas y pedirle que añada el precio para cada huésped adulto adicional (derivando la tarifa hacia arriba desde la tarifa que envía Cloudbeds).
Al activar la funcionalidad de precios derivados (Derived Pricing), debes establecer la ocupación máxima para ese tipo de habitación. En este ejemplo, el tipo de habitación tiene una ocupación máxima de 2 huéspedes. Ten en cuenta que la ocupación máxima es la tarifa registrada en la Availability Matrix / Base Rates de Cloudbeds PMS.
Después de definir la ocupación máxima y activar los precios derivados, la habitación se mostrará en la extranet de Booking.com de la siguiente manera:
Observa que se han activado los precios para el 3.er (x3) y 4.º (x4) huésped.
En el ejemplo anterior, el precio de C$ 159 (para 2 huéspedes) es el precio enviado por Cloudbeds PMS.
El precio para cada huésped adicional debe configurarse directamente en la extranet de Booking.com; actualmente no puede enviarse desde Cloudbeds PMS.
Consulta con tu Account Manager de Booking.com sobre cualquier restricción.
Expedia
Para configurar el precio por huésped adicional en este canal, debes ponerte en contacto con tu Account Manager o el equipo de soporte de Expedia y solicitar la activación de la funcionalidad “Extra Guest Fee”. Asegúrate de que el modelo de precios esté configurado como “Per Day Pricing”.
Al activar esta funcionalidad, debes configurar nuevamente en la extranet la ocupación máxima para el tipo de habitación y los precios que se cobrarán a los huéspedes adicionales.
Si todo está configurado correctamente, Expedia se verá así:
Decolar.com / Despegar
Debes definir varios ajustes en la extranet de Decolar para establecer un precio por huésped adicional. Ponte en contacto con tu Account Manager o con su equipo de soporte para realizar las configuraciones adecuadas en la extranet.
A continuación, enumeramos los ajustes más importantes que deben configurarse:
- Accede a «Conteúdo web» (Contenido web)
- Haz clic en «Edição Habitações» (Edición de habitaciones)
- Haz clic en «Ver» para abrir la habitación que quieres editar
- Haz clic en «Ver quarto em Extranet Decolar» (Ver habitación en la extranet de Decolar)
En esta página, la configuración debe ser la siguiente:
- Pricing Model = Establécelo en «Price per Room» (Precio por habitación)
- Maximum occupancy for this room = Debe coincidir con los ajustes de Cloudbeds PMS
- Minimum and maximum number of adults = Debe coincidir con los ajustes de tu cuenta Cloudbeds PMS
- Children = Elimina todos los precios relacionados con niños y bebés
- Extra fees = Activa la opción para cobrar tarifas adicionales
Si encuentras algún ajuste mencionado arriba que no coincide con lo que ves en tu extranet, ponte en contacto con tu Account Manager o con el equipo de soporte de Decolar para que realicen los ajustes necesarios.
A continuación, haz clic en «Ver taxas extras por hotel» (Ver tarifas extra por hotel):
Luego:
- Elimina todos los precios para bebés y/o infantes
- Introduce el precio para el huésped adulto adicional
Decolar.com solo permite configurar un único precio, como se muestra a continuación:
Ahora que ya creaste todos los ajustes necesarios en la extranet de Decolar, pasemos al último paso: combinar la información de la extranet con el mapeo del canal en el channel manager de Cloudbeds.
- Haz clic en el ícono de engranaje en tu cuenta de Cloudbeds PMS y ve a Channels.
- Busca Decolar/Despegar y haz clic en el botón “Enabled” para revisar tu mapeo. Haz clic en “Next” hasta que veas la pantalla de mapeo.
Si Decolar.com todavía no es un canal activo en tu cuenta, revisa nuestra guía de conexión para obtener instrucciones detalladas.
En la pantalla de mapeo, asegúrate de que los siguientes ajustes estén configurados correctamente:
- Charge Type: “Per Room” (tal como se configuró previamente en la extranet de Decolar).
- Extra-Bed field: Selecciona “Extra bed rate set below” para habilitar la introducción del precio en el siguiente paso.
- Extra-Bed Rate: Introduce el precio adicional. Asegúrate de que coincida con la tarifa configurada en tu extranet de Decolar.
- Extra Bed Age: Selecciona “Adults” si el cargo adicional aplica únicamente a huéspedes adultos.
Una vez que el mapeo esté completo, las tarifas en la extranet de Decolar deberían verse de la siguiente manera:
Después de completar esta configuración, tu precio para huéspedes adicionales se reflejará correctamente en Decolar.com, asegurando que los huéspedes extra se cobren de acuerdo con tus ajustes.
¿Por qué mi reserva no se asigna a la misma habitación o unidad durante toda la estancia? (No hay disponibilidad continua)
Es probable que se deba a una falta de disponibilidad continua.
Cloudbeds PMS sincroniza la disponibilidad por tipo de alojamiento en lugar de por unidad individual. Este enfoque está alineado con el funcionamiento de la mayoría de los canales, especialmente los orientados a hoteles, y ayuda a evitar huecos en el calendario, maximizando la ocupación y el potencial de ingresos.
Como resultado, el sistema muestra disponibilidad para un tipo de habitación durante un rango de fechas, aunque ninguna unidad individual esté disponible durante toda la estancia.
Por ejemplo, si tienes un tipo de habitación Twin con 5 unidades individuales, el sistema gestiona la disponibilidad de todo el tipo de habitación Twin en lugar de cada unidad específica.
¿Cómo afecta esto a las reservas?
- Siguiendo el mismo ejemplo, si el tipo de habitación Twin está disponible durante 3 noches a partir de hoy, una reserva no puede asignarse automáticamente a una habitación específica si solo hay una unidad disponible por 1 noche y otra unidad disponible por 2 noches (ver GIF a continuación).
- Cuando no hay disponibilidad continua en la misma habitación, los clientes aún pueden crear una reserva; sin embargo, se necesitará intervención manual para asignarlos a una unidad específica.
Descubre información adicional sobre la asignación automática de habitaciones (Auto Room Assignment) en la sección “Important considerations”.
¿Cómo puedes gestionar estos casos?
- Normalmente puedes resolverlos ajustando manualmente las reservas.
- Primero, encuentra la reserva no asignada. La forma más común de encontrar estas reservas es revisando el número que aparece en la parte superior del calendario. Al hacer clic, verás un mensaje indicando que no hay disponibilidad continua.
- Luego, mueve las reservas existentes entre unidades del mismo tipo de habitación para crear espacio para la nueva reserva y asigna la reserva a la unidad que liberaste.
Si reorganizar las reservas existentes no crea disponibilidad continua en el calendario, puede que necesites dividir la reserva. En esos casos, es importante informar al huésped con antelación de que será necesario cambiar de habitación durante su estancia.
Para más detalles, consulta las instrucciones para crear una nueva reserva en la vista dividida (Split View).
Otras razones por las que una reserva puede permanecer sin asignar incluso cuando hay disponibilidad
Incluso si la falta de disponibilidad continua no es el problema, una reserva puede no asignarse automáticamente por alguno de los siguientes motivos:
- Unidades bloqueadas: si una unidad se asignó manualmente en el calendario o fue bloqueada por un usuario, no puede asignarse automáticamente. Las habitaciones bloqueadas muestran un ícono de candado en el calendario.
- Unidades bloqueadas o fuera de servicio: las habitaciones con bloqueos de mantenimiento, bloqueos de cortesía o estado “fuera de servicio” (OOS) se omiten en Auto Assign.
- Sobreocupación en toda la propiedad: si la propiedad está técnicamente al 100 % de ocupación debido a sobreventas en otros tipos de habitación, Auto Assign no colocará la reserva aunque el tipo de habitación objetivo muestre inventario disponible.
- Inventario compartido o dividido: los tipos de habitación vinculados (por ejemplo, camas de dormitorio, unidades combinadas) pueden impedir Auto Assign si el sistema no puede confirmar disponibilidad continua de todo el inventario compartido.
- Limitaciones de la configuración de Auto Assign: la asignación automática solo se aplica a las reservas nuevas creadas después de que se active la funcionalidad, a menos que el usuario ejecute manualmente la acción “Assign”.
- Incidencia poco frecuente en el sistema: en casos esporádicos, Auto Assign indica que se ha “completado”, pero no asigna la reserva a una unidad. Volver a ejecutar la acción de asignar (Assign) suele resolver el problema.
¿Por qué veo el error “Server communication error – 1001: The login details you provided are incorrect” al conectar Dorms.com?
Este error es devuelto directamente por Dorms.com cuando las credenciales enviadas desde Cloudbeds no pueden validarse. No indica un problema con tu conexión a internet ni con Cloudbeds PMS.
Causas más comunes:
- La propiedad no se ha cambiado a la conexión Cloudbeds / Channel-manager dentro de la extranet de Dorms.com.
- El Hotel ID y/o la contraseña (API key) introducidos en Cloudbeds no coinciden con las credenciales de channel manager emitidas por Dorms.com.
Cómo resolver el problema:
- Inicia sesión en la extranet de Dorms.com y confirma que Cloudbeds (myallocator) está seleccionado como tu channel manager.
- Comunícate con tu Account Manager de Dorms.com para:
- habilitar la conexión de channel manager con Cloudbeds, y
- proporcionarte el Hotel ID correcto y la API key (credenciales de channel manager).
- En Cloudbeds PMS, ve a Distribution → Dorms.com → Channel Credentials, introduce las credenciales exactas y haz clic en Test & Enable.
Si el error continúa después de confirmar los pasos anteriores, contacta al equipo de soporte de Cloudbeds. Dorms.com debe validar las credenciales para que la conexión se complete correctamente.
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