Como criar uma nova reserva no Cloudbeds PMS

Este tutorial irá orientá-lo sobre os vários métodos para criar uma nova reserva no PMS da Cloudbeds. Ele também fornece instruções passo a passo sobre como criar uma nova reserva, adaptada às suas necessidades específicas.

Visão geral

Há várias maneiras de começar a criar uma nova reserva na plataforma PMS da Cloudbeds:

  1. Usando o botão + no menu superior
  2. Diretamente do Calendário
  3. Da página de Reservas
  4. Do Painel de Controle

Como criar uma nova reserva

Visualização simples
Passo 1 - Pesquisar disponibilidade

Acesse a página de Nova Reserva escolhendo uma das opções acima. Você pode verificar a disponibilidade para datas específicas e adicionar acomodações:

  1. Selecione a Origem da sua reserva. Se você tiver disponibilidade alocada para uma Origem específica, ex: Site, isso aparecerá na sua busca.
  • Ao selecionar Origens externas, você poderá criar uma reserva para datas sem tarifas ou disponibilidade. Isso ocorre porque os requisitos de pesquisa para Origens Externas são diferentes dos requisitos de Origens Primárias.
  • Para alterar a origem da reserva, clique para editar a reserva e selecione a opção no menu Origem.
  1. Selecione as datas de Check-In e Check-Out
  2. Selecione o Bloqueio de Alocação, se aplicável
  3. Insira o Código Promocional (se necessário): Ele aplicará o desconto imediatamente se você tiver um pacote com código promocional criado na página de Tarifas Especiais e Pacotes
  4. Clique em Buscar para exibir a disponibilidade dos parâmetros informados
  • Ao criar reservas manualmente a partir de OTA (Booking.com, Expedia, etc), o sistema solicitará o Número da reserva via agência/Número de confirmação da agência.
  • Verifique se você inseriu corretamente o número da reserva. Somente com essa informação, a comunicação entre o PMS da Cloudbeds e o Gerenciador de Canais da Cloudbeds funcionará corretamente em caso de modificações ou cancelamentos.
  1. O sistema já deixa selecionada a Visualização Simples: Essa opção irá buscar disponibilidade para o mesmo tipo de acomodação durante todo o período selecionado. Ou, alternativamente, escolha Visualização Fracionada para criar uma reserva dividida entre mais de um tipo de acomodação sem precisar de disponibilidade contínua para o mesmo tipo de acoodação.
  2. Selecione se deseja exibir acomodações disponíveis com base em Tarifário Base, Tarifas Especiais e Pacotes ou Tarifas Promocionais (plano tarifário com código promocional)
  3. Selecione as acomodações: é possível pesquisar disponibilidade para determinados tipos de acomodação
  4. Na seção Disponibilidade, você pode escolher as acomodações disponíveis
  5. Clique em Editar se precisar alterar a tarifa da acomodação
  6. Selecione o número de adultos, crianças e quantidade de acomodações
  7. Clique no botão ADICIONAR para prosseguir para a próxima etapa.
  8. Você pode ver todas as acomodações adicionadas à reserva no lado esquerdo da tela. Clique no ícone (x) se precisar remover a acomodação selecionada da reserva
  1. Depois de selecionar as acomodações, aparecerá o resumo na parte inferior da tela (subtotal, impostos e taxas, total geral, depósito sugerido (se aplicável) e saldo pendente)
  2. Clique em Detalhes da Reserva para prosseguir
Passo 2 - Adicionar detalhes da reserva e do hóspede
  1. Insira o horário estimado de chegada do hóspede (opcional)
  2. Faça a alocação da acomodação (opcional)
  3. Insira as informações obrigatórias e adicionais do hóspede
  • Campos obrigatórios (nome e sobrenome, e-mail e país) são marcados com um asterisco vermelho na página de detalhes da reserva. Esses campos devem ser sempre preenchidos e não podem ser removidos ou tornados não obrigatórios.
  • Se for uma reserva em grupo, adicione informações sobre hóspedes adicionais na próxima tela.
  1. Tire uma foto do hóspede se você tiver uma webcam ou faça o upload de uma foto
  2. Clique em itens adicionais para adicioná-los à reserva. Opcional: Para voltar à página anterior, clique no botão Disponibilidade no lado esquerdo.
  3. Clique em confirmação e pagamento para adicionar o pagamento à reserva e confirmá-la
  • Se você tiver mais de um hóspede pertencentes a uma reserva, o botão Hóspedes aparecerá para adicionar os detalhes do hóspede adicional. Para preencher automaticamente as informações do hóspede principal, deixe os campos em branco.
  • As opções de hóspedes adicionais só estarão disponíveis se houver um ou mais hóspedes alocados nesse tipo de acomodação.

Se você tiver um hóspede frequente, ao começar a digitar o nome ou e-mail dele, o sistema sugerirá o preenchimento automático* de seus dados, se você tiver essa funcionalidade disponível.

*A Cloudbeds sabe que cada empresa de hotelaria é única. Temos ferramentas para que todas as propriedades de diferentes portes e orçamentos possam se estabelecer e crescer. Entre em contato com a nossa Equipe de Suporte para obter mais informações relacionadas a cada um dos planos.

Passo 3 - Confirmação e pagamento
  1. resumo da reserva mostra os detalhes da reserva do hóspede
  2. resumo da acomodação mostra as acomodações reservadas
  3. Resumo do preço: mostra as tarifas da acomodação, impostos, totais e depósito sugerido (se aplicável) e saldo pendente
  4. Escolha o tipo de pagamento usado. Você pode selecionar não lançar pagamento na conta para cobrar o pagamento posteriormente
  5. Selecione se você deseja fazer check-in do hóspede na acomodação ao concluir a reserva. Se a acomodação não foi pré-alocada na seção de detalhes do hóspede, uma janela pop-up será exibida para você alocar a acomodação. Opcional: Clique para voltar à etapa anterior
  6. Clique em confirmar reserva para concluir o processo
  7. Aparecerá uma janela pop-up perguntando se você deseja enviar um e-mail ao hóspede antes de prosseguir, você pode selecionar enviar e continuar ou continuar sem enviar
  8. Sua reserva foi criada. Para aplicar alterações, clique no botão editar reserva. Saiba mais clicando aqui.
DEMO - Beach Life Testing - Reservas - Google Chrome
Visualização fracionada
Passo 1 - Pesquisar disponibilidade e selecionar a visualização fracionada
  1. Acesse uma das opções disponíveis para criar sua reserva e na página Nova Reserva, selecione a visualização fracionada no botão de visualização para criar uma reserva fracionada em mais de um tipo de acomodação. Nessa tela, você verá os tipos de acomodação e a disponibilidade.
  2. Selecione o tipo de acomodação e as datas da estadia clicando nas caixas de seleção correspondentes. Só é possível criar uma reserva em mais de um tipo de acomodação com datas consecutivas.

O sistema não permitirá fazer uma reserva usando a visualização fracionada se houver uma lacuna entre as datas selecionadas. Nesse caso, crie uma nova reserva para a segunda reserva.

[Demo] Jussara's Paradise - Reservas - Google Chrome

Um ícone vermelho de bloqueado (🛇) na grade significa que o tipo de acomodação não está disponível para venda naquele dia específico. O sistema não permitirá que você selecione a acomodação.

[Demo] Jussara's Paradise - Reservas - Google Chrome
Passo 2 - Adicionar e/ou editar detalhes da reserva
  1. Depois que o tipo de acomodação e as datas são selecionados, eles aparecerão preenchidos na seção de reserva, que fornece um resumo das datas/tipo de acomodação/preço selecionado
  2. Se necessário, você pode clicar em editar para alterar a tarifa do quarto
  3. Selecione o número de adultos, crianças e quantidade de acomodações
  4. Clique no botão adicionar para prosseguir para a próxima etapa
  1. Na seção de acomodações, você pode revisar todas as acomodações adicionadas

O símbolo de bandeira cinza entre as acomodações selecionadas representa que essa reserva tem acomodações fracionadas e exigirá mudanças de acomodações pelos hóspedes.

  1. Você também pode ver o resumo de preços: subtotal, impostos e taxas, total geral, depósito sugerido (se aplicável) e saldo pendente
  2. Clique em detalhes da reserva para prosseguir para a próxima etapa
Passo 3 - Conclusão da reserva

Se a reserva for feita para um grupo com mais de uma acomodação, por exemplo, 1 tipo de acomodação para toda a estadia e o outro tipo de acomodação é fracionado (ou seja, o hóspede precisa mudar para um quarto diferente no meio da estadia), você poderá identificá-los pelo sinal de traço (-) ou passando o mouse sobre o número da reserva.

Para datas passadas
Opção 1 - Diretamente do calendário
  1. Acesse o Calendário e selecionar as datas de check-in e check-out no passado
  2. Clique em Criar nova reserva
  • As datas selecionadas precisam ter disponibilidade para que a reserva seja criada.
  • Se a navegação por datas passadas não estiver disponível, verifique as permissões de reserva do usuário.
DEMO - Beach Life Testing - Calendário - Google Chrome
  1. Finalize a criação da reserva seguindo o processo normal. A reserva aparecerá no calendário em datas passadas com o status Confirmada/Confirmação Pendente.

A reserva criada no passado não será criada automaticamente com o status Check-out feito. Será necessário fazer o check-in e check-out manualmente.

DEMO - Beach Life Testing - Calendário - Google Chrome
Opção 2 - Com o novo botão de reserva
  1. Selecione a opção de sua preferência para criar a nova reserva e selecione a origem
  2. Selecione a data de check-in e a data de check-out no passado no seletor de datas
  3. Clique em buscar e finalize a reserva seguindo o processo normal

As datas selecionadas precisam ter disponibilidade para que a reserva possa ser criada.

Se você estiver enfrentando dificuldades para criar novas reservas, consulte o guia de solução de problemas abaixo para saber mais sobre as possíveis razões pelas quais uma reserva direta não pode ser criada ou adicionada ao sistema.

Solução de problemas na criação de reservas

Possível motivo 1 - Disponibilidade
  1. Clique no Menu Principal
  2. Calendário
  3. Verifique quantas acomodações estão disponíveis em cada tipo de acomodação para cada dia
  4. Por exemplo, não há disponibilidade em 26 de janeiro para a acomodação Courtyard with patio, portanto, não será possível fazer uma reserva.
DEMO - Beach Life Testing - Calendário - Google Chrome
Possível motivo 2 - Tarifas

As acomodações/camas com tarifas zero não ficam disponíveis para reserva.

Adicione tarifas se deseja vender essa acomodação, seguindo essas instruções: Como adicionar/editar tarifas base

Possível motivo 3 - Restrições

Ao revisar as informações da acomodação na matriz de disponibilidade, verifique se não existem restrições que impeçam a criação da reserva, como estadia mínima ou estadia máxima.

DEMO - Beach Life Testing - Matriz de Disponibilidade - Google Chrome
Possível motivo 4 - A acomodação está bloqueada ou fechada para chegada

Acesse a Matriz de Disponibilidade e verifique se a acomodação não está Bloqueada, Fechada para Chegada ou Fechada para Saída:

DEMO - Beach Life Testing - Matriz de Disponibilidade - Google Chrome
Possível motivo 5 - Overbooking

Se você tiver disponibilidade negativa para uma acomodação, mas positiva para outra, como aqui:

No caso acima, a disponibilidade total para sua propriedade será calculada como: -1+1=0, e é por isso que nenhuma das acomodações estará disponível para uma reserva direta, mesmo mostrando que há 1 quarto disponível.

Se você tiver a configuração de overbooking desativada: Tarifas e Disponibilidade->Matriz de Disponibilidade->Configurações->Configurações de Overbooking, não será possível adicionar uma reserva quando não houver disponibilidade

DEMO - Beach Life Testing - Matriz de Disponibilidade - Google Chrome

O sistema funciona dessa forma para evitar overbookings. Se um dos tipos de acomodação estiver com overbooking, será necessário ter disponibilidade em outra categoria de acomodação para acomodar o hóspede.

Dúvidas sobre reservas no PMS da Cloudbeds? Explore o FAQ de Reservas

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