Información
Después de que aprendas cómo crear, editar y eliminar perfiles del grupo, el siguiente paso es dominar su gestión.
- Bajo la pestaña Reservas en el perfil del grupo, puedes revisar, editar o desvincular rápidamente las reservas que pertenecen al grupo.
- Bajo las pestañas Folios y Tarjetas de crédito, puedes añadir pagos como registros, añadir detalles de la tarjeta de crédito y autorizar cobros y reembolsos.
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Cómo gestionar Perfiles del Grupo
Vincular y desvincular reservas
Una vez que hayas creado un Perfil del grupo, puedes vincular tus reservas existentes al grupo.
Cómo vincular reservas existentes a un Grupo
- Desde la pestaña de Reservas del perfil del Grupo deseado, haz clic en +Añadir reserva, y selecciona Vincular reserva existente.
- (Opcional) Selecciona el Bloqueo de asignación en el que te gustaría añadir la reserva.
- Escribe el número de reserva o el nombre del huésped y selecciona la reserva del menú desplegable.
Si asignas una reserva a un Bloqueo de asignación, debe haber disponibilidad en el bloqueo de asignación para las fechas correspondientes y el tipo de alojamiento. Si no, recibirás un error:
- La reserva se añadirá a la lista. Puedes añadir tantas reservas como necesites. Cuando termines, haz clic en Añadir reservas.
- La reserva aparecerá en la lista bajo la pestaña de Reservas, y los números del encabezado del Perfil del grupo se recalcularán.
Puedes rutar las transacciones automáticamente al Folio del grupo cuando vincules la reserva. Por favor, sigue los pasos descritos en el artículo Folio del grupo.
Cómo desvincular una reserva de un Grupo
- Ve a la pestaña de Reservas del perfil del Grupo deseado.
- Haz clic en el ícono de engranaje de la reserva deseada y selecciona Desvincular reserva.
No es posible desvincular una reserva de un Grupo cuando las transacciones enrutadas han sido contabilizadas al Folio del grupo.
Solo es posible desvincular una reserva de un Grupo cuando las transacciones enrutadas aún están pendientes de ser contabilizadas; desvincular la reserva desrutará todas las transacciones pendientes enrutadas.
Crear e importar reservas
Una vez que hayas creado un Perfil del grupo, además de vincular tus reservas existentes al grupo, también puedes crearlas desde cero o usar la herramienta +Lista de habitaciones.
Cómo crear una nueva reserva en un grupo
- Desde la pestaña de Reservas del perfil del grupo deseado, haz clic en +Añadir reserva y selecciona Crear y añadir nueva reserva.
- Serás redirigido a la página de Nueva reserva, donde debes seleccionar el Bloqueo de asignación para añadir la reserva, lo que definirá la disponibilidad que se mostrará después de hacer clic en Buscar.
Selecciona las fechas de llegada y salida adecuadas para que el Bloqueo de asignación se muestre en el menú desplegable y para que la disponibilidad correcta se muestre en la página después de hacer clic en Buscar.
El campo para seleccionar el Bloqueo de asignación también está disponible en la página de Reservas cuando se accede desde fuera de los grupos, siempre que hayas habilitado tu módulo de grupos.
- Continúa creando la reserva siguiendo el proceso habitual:
- Una vez que se crea la reserva, se añadirá automáticamente al perfil del grupo (y al Bloqueo de asignación seleccionado). Haz clic en el nombre del perfil del grupo para encontrarla en la pestaña de Reservas.
En el calendario, para las reservas que se reservan dentro de un Perfil del grupo o un Bloqueo de asignación, el sistema mostrará el signo más "+" junto a los nombres y el ícono de "3 personas" junto al nombre de la reserva cuando hagas clic en él para abrir los detalles del nombre del perfil del grupo junto al ícono. En este pop-up, tienes:
- Un enlace para Ver perfil del grupo
- Un enlace para Ver Bloqueo de asignación (si una reserva también está en un Bloqueo de asignación)
Cómo importar reservas a un grupo
Puedes importar reservas masivamente a un grupo usando la función de Lista de habitaciones. Esto abre la pantalla de Opciones para importar reservas con tu Perfil del grupo ya seleccionado, ayudándote a subir rápidamente múltiples reservas desde un archivo CSV.
Sigue estos pasos:
- En la pestaña de Reservas del perfil del grupo, haz clic en el botón verde +LISTA DE HABITACIONES.
- Serás redirigido a la herramienta de Opciones para importar reservas. Revisa los consejos en el modal emergente. Asegúrate de seguir las pautas de formato exactamente para garantizar un proceso de importación fluido.
- Descarga la plantilla CSV de Cloudbeds y prepara tu archivo.
- Haz clic en Seleccionar CSV para subir tu lista de habitaciones.
- Haz clic en Subir.
- Una vez que el archivo esté subido, notarás que el campo del perfil del grupo se llena automáticamente. Elige el Bloqueo de asignación deseado (si aplica).
Acerca de la opción "Usar tarifas del sistema"
Esta casilla estará marcada por defecto. Puedes dejarla seleccionada o desmarcarla, pero ten en cuenta que:
- Si importas reservas a un Perfil del grupo y no seleccionas un Bloqueo de asignación pero mantienes "Usar tarifas del sistema" marcada, el sistema aplicará la tarifa base.
- Si importas reservas a un Perfil del grupo, seleccionas un Bloqueo de asignación y mantienes "Usar tarifas del sistema" marcada, el sistema aplicará la tarifa del Bloqueo de asignación que estableciste al crear el bloque.
- Completa cualquier campo faltante directamente en la tabla de Reservas, como fechas de llegada y salida, tipo de alojamiento, detalles del huésped o estado de la reserva.
- Haz clic en Guardar.
- Una vez guardado, verás un pop-up en la esquina izquierda de la pantalla, indicando que las reservas se han importado con éxito, y serás redirigido a la página del Perfil del grupo en la que estabas trabajando. Las reservas importadas aparecerán en la pestaña de Reservas.
Acciones masivas del perfil del grupo
- Desde la pestaña de Reservas del perfil del grupo deseado, selecciona las reservas para las que quieres realizar la acción masiva.
- Haz clic en Acción masiva y selecciona la acción. Tienes estas opciones:
- Llegada
- Salida
- Añadir pago
- Eliminar reservas
- Desvincular reserva
La acción de Añadir pago añadirá la transacción de pago a las reservas y automáticamente las enviará al folio del grupo si el ruteo está establecido para ese tipo de transacción.
La acción de Eliminar reservasno es equivalente a desvincularlas del grupo. Esta acción eliminará las reservas del PMS de Cloudbeds, y no se puede deshacer. Todos los datos relacionados con la reserva serán borrados del sistema.
- El sistema abrirá una caja en el lado derecho de tu pantalla para que verifiques los detalles o completes los campos obligatorios (si aplica). Confirma la acción haciendo clic en el botón azul.
Enviar mensajes a los huéspedes en un Grupo
Envía mensajes personalizados o plantillas de correos a los huéspedes desde el Perfil del Grupo y realiza un seguimiento de todos los intercambios de mensajes con los clientes.
Los usuarios deben enviar todos los mensajes manualmente ya que la función de programar correos electrónicos no está disponible actualmente para el módulo de Grupos.
Sigue estos pasos para acceder a la función de redactar mensaje:
- En la página del Perfil del Grupo deseado, haz clic en el botón Acciones
- Haz clic en Redactar Mensaje
- Completa los campos en la ventana de Redactar Mensaje; se te preguntará si deseas enviar un correo desde una plantilla existente o crear un nuevo mensaje.
- Haz clic en Enviar
Cómo enviar correos desde una plantilla existente
Consulta el siguiente artículo para aprender cómo crear una Plantilla de Correo.
- Selecciona la plantilla de correo deseada; algunos campos se completarán automáticamente ya que provienen de la plantilla seleccionada.
- Las plantillas estándar (creadas por el sistema) como reserva confirmada, pendiente de confirmación, reserva cancelada, folio de reserva, factura de reserva, factura de grupo y folio del grupo no se mostrarán en este menú desplegable.
- Ten en cuenta que cambiar el mensaje o los campos autocompletados de una plantilla seleccionada no afectará a la existente.
- Si es necesario, puedes enviar el mensaje en un idioma diferente.
Cómo redactar un mensaje personalizado
La función Redactar Mensaje funciona casi idénticamente a la página de detalles de la reserva excepto por el campo Enviar a.
- Si tienes detalles de contacto en el Perfil del Grupo, el sistema te permitirá elegir el correo deseado de un menú desplegable.
- Si tienes detalles de contacto en el Perfil del Grupo, el sistema te permitirá elegir el correo deseado de un menú desplegable.
Más información sobre los campos de la ventana de Mensaje Personalizado aquí.
Cómo realizar un seguimiento de los correos electrónicos
Cuando los usuarios envían un correo electrónico redactado, es posible ver las entradas del registro en los siguientes registros:
- Historial de correos enviados página
- Historial de actividad página - filtra el registro usando los criterios especificados:
Transacciones de tarjeta de crédito en Perfiles del grupo
Si El procesamiento de pagos está habilitado, puedes añadir la tarjeta de crédito y procesar la autorización, el cargo o el reembolso en la pestaña de Tarjetas de crédito. Las transacciones se mostrarán en el Folio del grupo.
Si enlazas reservas con tarjetas de crédito al Perfil del grupo, sus tarjetas de crédito NO serán importadas a la pestaña de Tarjetas de crédito bajo el Perfil del grupo.
Si necesitas cargar la tarjeta asociada con una de las reservas enlazadas, tendrás que añadir la tarjeta de crédito a la pestaña de Tarjetas de crédito bajo el Perfil del grupo nuevamente y luego proceder con el cargo.
Cómo añadir una tarjeta de crédito a un Perfil del grupo
Bajo la pestaña Tarjetas de crédito, puedes añadir la tarjeta de crédito y luego seleccionar esta tarjeta como método de pago al añadir un cargo o reembolso al Folio del grupo.
Para añadir una tarjeta de crédito:
- En el Perfil del grupo, abre la pestaña Tarjetas de crédito
- Haz clic en +Añadir tarjeta
- Agregue los detalles de la tarjeta de crédito.
- Haz clic en Guardar
- Verás la tarjeta de crédito en el Perfil del grupo.
El sistema almacena permanentemente la información de la tarjeta de crédito para grupos. Puedes usar esta información para cobrar a grupos frecuentes si regresan a tu propiedad con frecuencia.
Más información sobre tiempos de retención de datos para reservas regulares (no grupales): ¿Cuánto tiempo se almacena la información de la tarjeta de crédito?
Cómo añadir un pago con tarjeta de crédito como un registro a un Grupo
Una vez que la tarjeta de crédito esté añadida, puedes seleccionarla como método de pago al añadir un pago o reembolso al folio del Perfil del grupo como un registro (sin cobrar la tarjeta).
- En el Perfil del grupo, abre la pestaña Folios
- Haz clic en AÑADIR/REEMBOLSO PAGO y elige Añadir pago
- Selecciona el Folio
- Agrega el Importe
- En Tipo de pago, elige la tarjeta de crédito
- En Recoger pago, elige Registrar pago anterior (No cobrar)
- Marca o desmarca la casilla Publicar con la fecha y hora actuales
Cuando esta casilla está marcada, la fecha y hora actuales de la transacción se publicarán cuando hagas clic en el botón Continuar. Puedes desmarcar si estás añadiendo una transacción de hace un tiempo en el pasado o en el futuro.
- Deja Notas (cuando sea necesario)
- Haz clic en Continuar. Verás la transacción en el Folio del grupo.
La casilla Asignar pago está marcada por defecto (si esta función está habilitada). Más información sobre la asignación de pagos aquí.
Autorizaciones de tarjeta de crédito, cargos y reembolsos para Grupos
Necesitas la función de Procesamiento de Pagos para realizar las acciones a continuación.
Cómo autorizar tarjetas desde la pestaña de Tarjetas de Crédito
- En el Perfil del grupo, abre la pestaña de Tarjetas de Crédito
- Haz clic en Autorizar
- Agregue el Monto de Autorización
- Haz clic en Autorizar
- El Total Autorizado aparecerá, junto con las opciones de seguimiento de Autorizar (más), Capturar o Anular (liberar un monto autorizado).
Más información sobre tarjetas de crédito autorizadas, Capturar fondos y Anular autorizaciones existentes aquí.
Cómo cobrar desde la pestaña de Folios
- En el Perfil del grupo, abre la pestaña de Folios
- Haz clic en AÑADIR/REEMBOLSO DE PAGO y elige Añadir Pago
- Selecciona el Folio
- Agregue el Monto
- En Tipo de Pago, elige la tarjeta de crédito
- En Recoger Pago, elige Cobrar
- Deja Notas (cuando sea necesario)
- Haz clic en Continuar. Verás la transacción en el Folio del grupo.
Cómo reembolsar desde la pestaña de Folios
- En el Perfil del grupo, abre la pestaña de Folios
- Haz clic en AÑADIR/REEMBOLSO DE PAGO y elige Reembolso de Pago
- En Tipo de Pago, elige la tarjeta de crédito
- Selecciona el Folio
- En Tipo de Reembolso, elige Reembolso Pasarela de Pagos
- Selecciona la transacción a reembolsar (si hubo varios cargos en una tarjeta)
- Agregue el Monto de Reembolso y Fecha
- Deja Notas (cuando sea necesario)
- Haz clic en Continuar
Verás la transacción en el Folio del grupo.
Más información sobre reembolsos: Reembolsos de Pasarela de Pagos - Preguntas Frecuentes.
Preguntas Frecuentes
Proceso de Importación
¿Cómo puedo importar listas de habitaciones en un Perfil del grupo?
En la industria de la hotelería, las propiedades a menudo enfrentan desafíos al gestionar reservas de grupos provenientes de agencias de viajes o planificadores de eventos. Estas reservas no siempre fluyen automáticamente al Sistema de gestión de propiedades, lo que requiere que el personal cree manualmente cada reserva basándose en listas diarias, un proceso propenso a errores y que consume mucho tiempo.
Para simplificar este flujo de trabajo, puedes usar el botón +Lista de Habitaciones en la pestaña de Reservas de tu Perfil del grupo para importar múltiples reservas a la vez a través de un archivo CSV.
Para instrucciones paso a paso, revisa la sección Cómo importar reservas en un grupo más arriba en este artículo.
¿Cómo puedo actualizar las tarifas de las habitaciones durante la importación de reservas del grupo?
Si la tarifa de la habitación varía entre noches para una reserva, puedes ajustarla durante el proceso de importación.
Después de subir tu archivo CSV, ve a la columna de Tarifa Total de la Habitación en la tabla y haz clic en el icono de lápiz para abrir el modal de precios.
Desde ahí, agrega la tarifa correcta para cada fecha y haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
La columna de Tarifa Total de la Habitación solo aparecerá en la tabla de Reservas si la casilla “Usar tarifas del sistema” está desmarcada:
Esto te permite establecer o editar manualmente las tarifas para cada noche de la reserva.
¿Qué debo hacer si recibo el mensaje “Revisa y corrige todos los campos marcados en rojo” al importar reservas?
Si recibes el mensaje "Revisa y corrige todos los campos marcados en rojo" durante la importación, significa que hay problemas en algunos campos requeridos.
Aquí te explico cómo solucionarlo:
- Desplázate hacia la izquierda y derecha para revisar todas las columnas en la tabla.
- Edita los campos marcados directamente en la tabla.
- Haz clic en Guardar nuevamente una vez que se hayan corregido los errores.
Estos errores suelen ocurrir cuando el CSV tiene datos faltantes o errores tipográficos. Para prevenirlos, asegúrate de que tu archivo esté completo y correctamente formateado antes de subirlo a Cloudbeds PMS.
¿Por qué no se están importando los datos de mis huéspedes (como el número de teléfono o el tipo de pago) desde el CSV?
Al usar la función de importación de la Lista de Habitaciones del Grupo, Cloudbeds solo importará los campos que actualmente son visibles en la tabla de Reservas, esto incluye tanto campos requeridos como opcionales.
Incluso si un campo está completado en el archivo CSV, será ignorado durante la importacióna menos que la columna correspondiente sea visible en la tabla.
Sigue estos pasos para asegurarte de que todos los datos de los huéspedes estén incluidos:
- En la pestaña de Reservas del Perfil del grupo, haz clic en +LISTA DE HABITACIONES y descarga la plantilla oficial de CSV de la Lista de Habitaciones de Cloudbeds. Cierra la ventana emergente una vez que el archivo esté descargado.
- Completa la plantilla. Incluye todos los campos requeridos y cualquier detalle extra de los huéspedes que quieras importar (por ejemplo, Teléfono, Dirección).
- De vuelta en la página de Importe de Reservas, haz clic en Seleccionar Columnas (etiquetado “Columnas a Mostrar”).
- Marca las casillas para todos los campos que coincidan con las columnas en tu archivo CSV.
- Después de seleccionar las columnas, haz clic en SUBIR LISTA DE HABITACIONES DEL GRUPO.
- Sube tu archivo.
- Haz clic en Guardar para completar la importación.
Reservas
¿Puedo extender múltiples reservas de grupo a la vez?
En este momento, el PMS de Cloudbeds no soporta la edición masiva para extender fechas de múltiples reservas dentro de un grupo. Cada reserva debe ser actualizada individualmente.
Sin embargo, hay una forma de acelerar el proceso usando la Edición rápida desde el calendario. Con unos pocos clics por reserva, puedes:
- Seleccionar y extender una reserva directamente desde el calendario.
- Cambiar rápidamente las fechas de llegada/salida.
- Dividir la reserva si es necesario (por ejemplo, si la habitación asignada se vuelve no disponible).
Este enfoque puede ayudar a agilizar las actualizaciones para estancias de grupo, aunque no es una herramienta de edición masiva completa.
La opción de Edición rápida funciona mejor cuando no hay restricciones de asignación de habitaciones y hay suficiente disponibilidad para las fechas actualizadas.
¿Puedo extender las fechas de la reserva de grupo si los Bloqueos de asignación han sido liberados?
Una vez que un bloqueo de asignación es liberado, los cambios en las fechas de reserva ya no son posibles.
Estas son las soluciones sugeridas:
- Opción A:
- Crear un nuevo bloqueo de asignación con los nuevos intervalos.
- Crear una nueva reserva bajo el nuevo bloqueo de asignación para las fechas adicionales.
- Opción B:
- Desvincular la reserva existente del perfil del grupo.
- Hacer los cambios en la reserva.
- Vincular la reserva nuevamente al perfil del grupo, dejando el campo de Bloqueo de asignación como “Nada seleccionado.”
Este proceso funcionará siempre y cuando tengas disponibilidad fuera del bloqueo de asignación para el tipo de habitación reservado. Si añadiste todas las habitaciones para el tipo de habitación a tu bloqueo de asignación, aún puedes hacer estos pasos, pero tendrás que habilitar temporalmente las sobreventas en tu matriz de disponibilidad.
Consulta Permitir sobreventas (Matriz de disponibilidad) para más información.
¿Cómo puedo modificar el tipo de alojamiento o unidad de una nueva reserva de grupo?
Si quieres mantener el mismo tipo de alojamiento pero cambiar la unidad, ve a Reservas > Alojamientos > Editar Reserva > columna de Asignación > Selecciona la unidad deseada.
También puedes arrastrar y soltar la reserva a través del calendario. Ambas opciones funcionan si la opción de "unidad específica del bloque" no está seleccionada al crear el inventario.
Si agregaste unidades específicas cuando creaste el Bloqueo de Asignación, asegúrate de que la nueva unidad a la que estás asignando la habitación también esté incluida en dicho Bloqueo de Asignación. Si no está, edita el bloque e incluye la nueva unidad antes de hacer el cambio en la reserva.
La opción de edición no funcionará si quieres cambiar el tipo de alojamiento. En lugar de mostrar todas las categorías de alojamiento disponibles (imagen A), el sistema solo mostrará los Tipos de alojamiento incluidos en el Bloqueo de Asignación, si están disponibles (imagen B).
Además, cuando vayas a la reserva en el Calendario, arrástrala y suéltala en el tipo de alojamiento deseado, y confirma el nuevo cargo o anulación, puede que recibas un mensaje diciendo que no hay disponibilidad, incluso si la hay. Esto puede suceder porque el bloque de asignación no incluye ese tipo de alojamiento o unidad específica.
Las soluciones serían:
- Opción A
Primero, edita el Bloqueo de Asignación para incluir el tipo de alojamiento o unidad y luego mueve la reserva existente al alojamiento deseado.
Esta opción funcionará si el inventario no ha sido liberado aún. No funcionará una vez que liberes el inventario porque, en ese momento, la función de grupo no puede añadir habitaciones una vez que el inventario está liberado.
- Opción B
- Desvincula la reserva del perfil del grupo.
- Haz los cambios en la reserva.
- Vincula la reserva al perfil del grupo nuevamente, dejando el campo del Bloqueo de Asignación como “Nada Seleccionado.”
La Opción B también te permite vincular reservas existentes a un grupo en los siguientes escenarios:
- Cuando el bloque de asignación ha sido liberado,
- Si el huésped no reservó usando la URL de Reserva de Grupo y tiene fechas de estancia fuera del bloque de asignación,
- Si el huésped reservó una habitación que no está incluida en el bloque de asignación pero es un huésped del grupo.
Este proceso funcionará siempre y cuando tengas disponibilidad fuera del bloque de asignación para el tipo de alojamiento reservado. Si agregaste todas las habitaciones para el tipo de alojamiento a tu bloque de asignación, aún puedes hacer estos pasos, pero tendrás que habilitar temporalmente las sobreventas en tu matriz de disponibilidad.
Consulta Permitir sobreventas (Matriz de disponibilidad) para más información.
¿Puedo mover o transferir una nueva reserva de grupo entre diferentes propiedades en el PMS?
Las reservas no pueden ser movidas o transferidas entre propiedades dentro de una organización en Cloudbeds PMS. Si un huésped necesita quedarse en una propiedad diferente de tu organización, la reserva original debe ser cancelada en la primera propiedad y se debe crear una nueva reserva en la otra propiedad.
Proceso recomendado:
- Revisa y aplica la política de cancelación y tasas de la propiedad original.
- Cancel la reserva en la Propiedad A.
- Crea una nueva reserva en la Propiedad B.
- Remaneja los pagos según sea necesario (reembolso/anular/re-autorización/recoger en la nueva propiedad).
- Envía la confirmación actualizada al huésped.
¿Cómo afecta la opción de Permitir sobreventa a la desvinculación de reservas grupales?
- Al desvincular una reserva creada con el tipo de asignación Bloque, presta atención a la disponibilidad en el Inventario Restante. Una vez que la reserva esté desvinculada, el bloqueo de asignación seguirá reservado para el grupo, y el sistema usará la disponibilidad de tu inventario para acomodar esta reserva.
- Más información sobre Bloqueos de asignación.
Si hay "0" o menos disponibilidad en el inventario, sucederá lo siguiente:
- Si la opción de Permitir sobreventa está desactivada, no PUEDES desvincular la reserva del grupo.
- Si Permitir sobreventa está habilitado, puedes desvincular la reserva del grupo. En este caso, la disponibilidad en el Inventario Restante se volverá negativa (si el Importe Asignado para Venta está configurado para ser menor o mayor que el Inventario Restante, el sistema tomará en cuenta el Importe Asignado para Venta).
Ejemplo:
Tienes 1 tipo de habitación con 5 habitaciones disponibles:
- 3 están agregadas al bloqueo de asignación del grupo (tipo de asignación: bloque).
- Tu inventario general restante es 2.
Creaste una reserva con 3 habitaciones de este bloqueo de asignación y decidiste desvincularla del grupo (esta reserva ahora requerirá 3 habitaciones de tu inventario restante).
Como solo tenías 2 habitaciones en el inventario restante, y la reserva desvinculada ocupó 3 habitaciones, tu disponibilidad ahora es -1.
Cuando tu disponibilidad es negativa, el sistema enviará 0 disponibilidad a tus canales (OTAs), y no podrás crear una reserva directa; esto es para evitar una sobreventa indeseada.
Soluciones:
- Puedes aumentar el Importe Asignado para Venta añadiendo más disponibilidad para acomodar la reserva desvinculada y crear o recibir reservas de OTAs. Ten cuidado y toma nota de tu disponibilidad real para evitar una sobreventa no deseada.
- Puedes cambiar el tipo de asignación a Basado en Disponibilidad. El sistema liberará el Bloqueo de Asignación del Grupo y calculará la disponibilidad para la reserva desvinculada a partir de tu Importe Asignado para Venta.
Consulta este artículo para aprender cómo acceder y usar los Informes de Grupos.
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