Adicionar pagamentos na reserva como registro

Este artigo irá guiá-lo pelo processo de adicionar pagamento a uma reserva como um registro (sem cobrar o cartão de crédito, sem usar processador de pagamento). Isso ajuda a controlar o saldo do hóspede e manter os relatórios precisos.

Considerações importantes

  • Os passos descritos abaixo não processam nenhum pagamento do cartão de crédito do hóspede.
  • Para cobrar o cartão de crédito adicionado à reserva você precisaria de um processador de pagamento conectado ao PMS da Cloudbeds. Saiba mais sobre o processamento de pagamentos reais através do gateway de pagamento em nosso artigo Visão geral do processamento de pagamentos e perguntas frequentes
  • Ou, alternativamente, você pode cobrar o cartão de crédito através de um sistema externo (POS, terminal, internet banking).
Passo 1 - Acesse o Extrato de Reservas
  1. Procure pela reserva correspondente. Você pode usar a barra de pesquisa no menu superior da sua conta Cloudbeds
  2. Clique na aba Extrato
  3. Abra o extrato para adicionar o registro de pagamento
  4. Clique em Adicionar/Reembolsar Pagamento
  5. Clique em Adicionar Pagamento

Saiba mais sobre o Extrato de Reservas.

Passo 2 - Adicionar detalhes de pagamento
  1. Designar item para: Escolha o hóspede para o qual deseja alocar o pagamento, pode ser usado quando houver mais de um hóspede na reserva.
  2. Selecionar extrato: Selecione para qual extrato o pagamento será adicionado.
  3. Valor: Por padrão, ele ficará automaticamente preenchido com o saldo pendente da reserva, mas você pode editá-lo. Se você digitar um valor que é maior do que o saldo devedor, o sistema irá mostrar uma notificação e pedirá para confirmar a ação.
  4. Forma de pagamento: Selecione o tipo de pagamento (dinheiro, cartão de crédito, transferência bancária, PayPal ou qualquer forma de pagamento personalizada)
  5. Coletar pagamento: Selecione a opção Registrar pagamento anterior (Não cobrar). Isso registrará apenas um pagamento anterior. Um cartão de crédito não será cobrado usando esse método.
  6. Lançar com a data e horário atual: Por padrão, a caixa fica selecionada para lançar a transação com a data e horário atual.  Você pode desmarcar essa opção caso esteja lançando uma transação em alguma data no passado.
  • Se uma data futura for selecionada, a transação será marcada como pendente.
  • Pagamentos em dinheiro sempre serão sempre lançados com a data atual.
  • Se a opção "Inserir e armazenar detalhes do cartão de crédito" for selecionada, você terá acesso a eles posteriormente.
  • Se a opção Cartão de crédito for selecionada anteriormente como o tipo de pagamento, a opção Adicionar e armazenar detalhes do cartão de crédito será exibida. Se selecionada, você poderá inserir os detalhes do cartão de crédito que serão armazenados na aba Cartões de Crédito da reserva. Para visualizar os detalhes do cartão de crédito armazenados, consulte este artigo: Visualizando Detalhes do Cartão de Crédito: Tudo o que você precisa saber
  1. Tipo de cartão de crédito: Selecione o tipo de cartão de crédito. Essa opção é exibida apenas se o cartão de crédito for selecionado anteriormente como o tipo de pagamento.
  2. Observações: Insira quaisquer observações, se necessário
  3. Alocar pagamento: Se você tiver essa funcionalidade ativada, essa opção será marcada por padrão para alocar o pagamento ao item de receita específico. Saiba mais sobre Alocação de Pagamento.
  4. Continuar: Clique para adicionar o pagamento

Adicionar pagamento em dinheiro

Você pode registrar pagamentos em dinheiro na conta do hóspede com ou sem a função Gaveta de Caixa, mas se você deseja ter um melhor controle dos pagamentos em dinheiro, consulte o seguinte artigo: Gaveta de Caixa - Como Criar e Gerenciar

Para adicionar um pagamento em dinheiro, siga o Passo 1 e o Passo 2, e selecione Dinheiro no menu suspenso Tipo de Pagamento

Se você tiver a função Gaveta de Caixa ativada

Com uma Gaveta de Caixa Aberta

Se você tiver a função Gaveta de Caixa ativada e também uma gaveta de caixa aberta ao registrar o pagamento, o sistema reconhecerá o usuário que registrou a transação e automaticamente registrará o pagamento em dinheiro na gaveta de caixa aberta associada.

Sem uma Gaveta de Caixa Aberta

Se você tiver a função de Gaveta de Caixa ativada, mas ainda não abriu uma gaveta de caixa, nos detalhes do pagamento haverá 3 opções oferecidas quando Dinheiro for selecionado como o Tipo de Pagamento:

  • Adicionar à gaveta atualmente aberta - significa que o sistema não reconheceu a gaveta criada pelo usuário que está adicionando a transação
  • Abrir Gaveta de Caixa - abrir uma nova gaveta de dinheiro em nome do usuário atual
  • Continuar sem Abrir a Gaveta de Caixa - permite continuar sem a função de Gaveta de Caixa

Uma vez selecionada a opção correspondente, clique em Continuar para prosseguir.

Passo 3 - Revisar pagamento adicionado

Se você escolheu a data atual ou passada ao registrar o pagamento, você verá a transação como registrada no extrato selecionado. Revise todos os detalhes para garantir que tudo esteja correto.

Para anular uma transação de pagamento, clique no ícone de engrenagem e selecione a opção Anular pagamento. Saiba mais aqui.

  • Se você selecionou uma data futura para o pagamento, o pagamento ficará pendente para ser registrado no folio
  • valor pago será creditado apenas na data futura selecionada, e o saldo devido será atualizado
  • Para ver o pagamento, inclua a opção Pendente no filtro Transações (o pagamento aparecerá em cinza, o que significa pendente)
  • Total no extrato incluirá o pagamento pendente

Perguntas frequentes

Adicionei o pagamento do hóspede através do PMS da Cloudbeds, mas não o recebi. Por quê?

No PMS da Cloudbeds, um pagamento pode ser adicionado de duas maneiras:

  • Como um registro (o pagamento será registrado como uma nota no extrato o sistema não cobra o cartão do hóspede)
  • Como uma cobrança real (o PMS da Cloudbeds processa o pagamento através do processador de pagamento conectado)

O processo descrito neste artigo não processa o pagamento, mas adiciona um registro do pagamento ao folio. Clique aqui para saber mais sobre o processamento de pagamentos reais através do processador de pagamento.

Se eu não tiver um gateway de pagamento conectado ao PMS da Cloudbeds, como posso receber o pagamento?

Você precisará cobrar o cartão de crédito do hóspede através de um sistema externo (POS, terminal, internet banking). Se você tiver armazenado os detalhes do cartão de crédito ao adicionar um pagamento como registro, poderá usá-los para processar o pagamento através do sistema externo.

É possível editar o pagamento adicionado?

Não, se o pagamento foi adicionado por engano ou com informações incorretas, você pode ver a solução abaixo.

Se o pagamento foi adicionado há menos de 24 horas

Exclua o pagamento clicando no ícone de engrenagem ao lado da transação e clicar em excluir transação e, em seguida, adicionar um novo pagamento:

Se o pagamento foi adicionado há mais de 24 horas
  • Pagamento em dinheiro: Não pode ser excluido após 24 horas. Em vez disso, adicione um reembolso do valor adicionado e registre um novo pagamento com as informações corretas. Saiba como estornar um pagamento
  • Outros tipos de pagamento: Clique no ícone de engrenagem ao lado da transação para excluir o pagamento e adicionar um novo pagamento. (Os usuários devem ter permissão para estornar pagamentos após 24 horas)
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