Gaveta de Caixa - Tudo o que você precisa saber

Juss Reyes

Atualizado 3 de janeiro de 2024 17:22

A gaveta de caixa gerencia suas transações em dinheiro e funciona como gaveta física na sua recepção. Isso permite o acompanhamento e controle das suas transações com apenas alguns cliques.

Este tutorial oferece uma visão geral da funcionalidade de Gaveta de Caixa no PMS da Cloudbeds.

A Cloudbeds sabe que cada empresa de hotelaria é única. Temos ferramentas para que todas as propriedades de diferentes portes e orçamentos possam se estabelecer e crescer. Entre em contato com a nossa Equipe de Suporte para obter mais informações relacionadas a cada um dos planos.

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Como acessar e usar

Acesse o menu principal
Clique em Gaveta de caixa
Selecione a opção correspondente, de acordo com seus requisitos

[Demo] Jussara's Paradise - Adicionar / Modificar Gaveta de Caixa - Google Chrome

A gaveta de caixa é usada apenas para pagamentos em dinheiro.
Operações com cartões de crédito e outras formas de pagamento não serão incluídas na sua gaveta de caixa.
Se a funcionalidade de gaveta de caixa não estiver disponível/não aparecer para o seu usuário, veja as permissões de papel de usuário e certifique-se de que essa permissão está ativa.

Como gerenciar as gavetas de caixa

Como criar, modificar ou excluir gavetas de caixa

Como criar uma gaveta de caixa

No menu principal, clique na funcionalidade de gaveta de caixa e selecione Adicionar/modificar gaveta de caixa
Clique em +Gaveta de caixa
Adicione o nome
Adicione o saldo inicial (o valor de dinheiro que está na gaveta de caixa no início do turno)
Clique em Salvar caixa

Como modificar gavetas de caixa

No menu principal, clique na funcionalidade de gaveta de caixa e selecione Adicionar/modificar gaveta de caixa
Clique no ícone de lápis para editar a gaveta de caixa
Edite o nome da gaveta de caixa
Clique em Salvar caixa

Para desativar uma gaveta de caixa, clique no botão ao lado da gaveta correspondente. O botão mudará de verde para cinza depois de desativado.
Clique nele mais uma vez para reativar a gaveta.

Como excluir gavetas de caixa

No menu principal, clique na funcionalidade de gaveta de caixa e selecione Adicionar/modificar gaveta de caixa
Clique no ícone (x) para excluir a gaveta de caixa
Clique em Remover caixa

Como acessar gavetas de caixa abertas

No menu principal, clique na funcionalidade de Gaveta de Caixa e selecione Acessar gaveta de caixa aberta
Selecione a gaveta de caixa que deseja acessar
Veja o resumo da gaveta selecionada

[Demo] Jussara's Paradise - Acessar Gaveta de Caixa Aberta - Google Chrome

Filtrar/agrupar transações da gaveta de caixa e adicionar ou remover dinheiro

Filtre as transações por número da conta, número da reserva, quarto e nome do hóspede. Elas podem ser agrupadas por data, quarto, nome do hóspede e número da reserva.
Adicione e remova dinheiro - ao clicar em uma das duas opções, será possível inserir o valor que você está adicionando ou removendo e deixar uma anotação sobre a ação. Isso não fica vinculado a nenhuma reserva.
Você pode visualizar as transações da gaveta de caixa e o total.

Se você está usando a funcionalidade Multi-Moedas, você conseguirá adicionar ou remover valores em dinheiro estrangeiro. Clique no seguinte tutorial para saber mais: Multi-Moeda - Como usar a funcionalidade com a Gaveta de Caixa?

Como abrir uma gaveta de caixa

No menu principal, clique na funcionalidade de Gaveta de Caixa e selecione Abrir gaveta de caixa
Selecione a gaveta de caixa que deseja abrir
Insira o Saldo inicial
Adicione Anotações, se necessário
Clique em Continuar

Aprenda Como fechar gaveta de caixa e gerar relatório.

Perguntas frequentes

Como funciona a gaveta de caixa para mais de um usuário?

A funcionalidade de Gaveta de Caixa reflete as gavetas de caixa físicas da propriedade. Então, pra gerenciar as suas corretamente (quando você possui mais de um usuário), recomendamos que você abra no sistema a mesma quantidade de gavetas de caixa que você tem na sua propriedade - assim, cada um dos usuários gerenciará a sua própria separadamente.

Para diferentes usuários usar a funcionalidade de Gaveta de Caixa, você precisa criar uma gaveta para cada usuário.
Se o usuário já foi criado no sistema, leia essa seção para mais informações de como criar uma gaveta de caixa.
Se você não tem um usuário criado, leia o tutorial de Usuários e Papéis de Usuário para mais detalhes sobre como criar um.

Veja os seguintes cenários de como funciona a gaveta de caixa no sistema quando utilizada por mais de um usuário:

Cenário 1

Papel de Usuário: Administrador
Gaveta de Caixa: o usuário possui uma gaveta de caixa aberta
Ação: o usuário tenta adicionar uma transação em dinheiro
Resultado: o usuário poderá apenas escolher se o pagamento vai ser lançado à gaveta de caixa que foi aberta por ele mesmo, não será possível lançar pagamento a outra gaveta de caixa criada por um outro usuário.

Cenário 2

Papel de Usuário: Administrador
Gaveta de Caixa: o usuário não possui uma gaveta de caixa aberta
Ação: o usuário tenta adicionar uma transação em dinheiro
Resultado: o usuário poderá escolher se o pagamento vai ser lançado à gaveta de caixa que foi aberta por um outro usuário (se houver).

Cenário 3

Usuário: Proprietário
Gaveta de Caixa: o usuário possui (ou não possui) uma gaveta de caixa aberta
Ação: o usuário tenta adicionar uma transação em dinheiro para uma reserva
Resultado: apenas o Proprietário poderá escolher qual gaveta de caixa aberta usar.

Quais são as permissões mínimas para um usuário adicionar transações em dinheiro na gaveta de caixa?

As permissões mínimas para um usuário poder adicionar dinheiro como forma de pagamento são:

Abrir gavetas de caixa
Adicionar transações em dinheiro sem gaveta aberta

Essas permissões da gaveta de caixa permite aos usuários abrir gavetas de caixa ao adicionar pagamentos no extrato do hóspede, mas eles não poderão visualizar o conteúdo ou acessar as configurações da gaveta de caixa.

Saiba mais em: Permissões de papéis de usuário.

O dinheiro adicionado à Gaveta de Caixa é contabilizado como receita?

Quando a equipe da recepção abre a gaveta de caixa, ao inserir o saldo inicial, essa informação não afetará o relatório de transações, pois o valor já foi alocado à gaveta de caixa. Dependendo de como a sua propriedade configura a gaveta de caixa, é melhor manter o valor alocado no saldo inicial igual ao saldo final.
Se você está adicionando ou removendo dinheiro da gaveta de caixa, tenha em mente de que essas transações aparecerão como pagamentos ou comissões e afetarão o total de pagamentos do dia. Por isso, é melhor que o funcionário abra a gaveta de caixa com o mesmo saldo que o valor físico que está na gaveta.