Cree y personalice plantillas para correos electrónicos que puede enviar a sus huéspedes por medio del PMS de Cloudbeds. Este artículo le explicará los beneficios y diferencias entre las plantillas predeterminadas y personalizadas en el sistema.
Beneficios
Plantillas para enviar desde el PMS de Cloudbeds:
- Ahorre tiempo: no es necesario crear un nuevo correo electrónico desde cero cada vez que desee comunicarse con sus huéspedes.
- Mantenga sus estándares: permite que el diseño y la descripción del correo electrónico sigan los estándares y pautas de su propiedad.
- Reduzca los errores humanos: el formato y la escritura están listos para enviarse, lo que evita errores tipográficos o incluso información incorrecta.
- Simplifique la gestión de su correo: el personal no debe dedicar tanto tiempo a pensar qué decir en cada correo electrónico.
- Las plantillas personalizadas se pueden programar: los correos electrónicos se pueden programar automáticamente para que se envíen según criterios predefinidos, como fechas de entrada o salida. Más información: Programación de correos electrónicos.
Limitaciones actuales
- En el formato HTML, los emojis no son compatibles con las plantillas de correo electrónico y agregarlos puede cortar el texto. Está previsto solucionarlo en una versión futura. Hasta entonces, evite usar emojis en las plantillas.
- Solo funcionarán los tipos de fuente que se muestran al momento de crear de la plantilla (Open Sans, Arial, Times New Roman y Verdana).
- Agregar códigos a las plantillas no tendrá efecto en los correos enviados.
- Los correos electrónicos predeterminados solo los pueden activar o desactivar el titular de la propiedad, el titular de la organización y el administrador de la organización.
- La etiqueta [table] no funciona en plantillas personalizadas.
- Si desea utilizar una dirección de correo electrónico empresarial como remitente (por ejemplo, ejemplo@mihotel.com), siga esta guía.
- El sistema utiliza la dirección de correo electrónico de la propiedad de forma predeterminada en el campo Responder a, pero es posible cambiarla a otro correo electrónico de ser necesario.
Acceda a las plantillas de correo
- En el menú, vaya a Correo electrónico.
- Haga clic en Plantillas.
Tipos de plantillas
Una vez creada su cuenta de Cloudbeds, se crearán forma predeterminada distintas plantillas para correos electrónicos.
Identifique sus plantillas de correo electrónico predeterminadas por la [etiqueta] en el Asunto.
Si tiene habilitada la función Grupos, sus plantillas de correo electrónico también incluirán lo siguiente:
- Group Profile Folio (Resumen de cuenta del grupo)
- Group Profile Invoice (Factura del grupo)
- Las plantillas predeterminadas solo pueden ser activadas o desactivadas por el titular de la propiedad, el titular de la organización y el administrador de la organización. Para editar la plantilla de correo electrónico, haga clic en el ícono de ajustes y luego haga clic en Editar. Asegúrese de utilizar una solución de correo electrónico personalizada si desactiva los correos electrónicos predeterminados. Obtenga más información aquí.
- Al editar la plantilla, no incluya ninguna coma en los campos Nombre del remitente y Nombre para respuestas, ya que provocará un error al enviar el mensaje de correo electrónico desde el sistema.
La factura de una reserva es el correo que se envía al huésped con la factura adjunta en PDF. Dicha factura se puede enviar desde la reserva.
- Antes de enviar la factura por correo electrónico, genere una nueva factura en la reserva correspondiente
- El idioma de la plantilla de la factura depende de la opción seleccionada en la sección Configuración de factura. Para más información, consulte el artículo: Configuración de facturas.
El Resumen de cuenta de cada reserva incluye una etiqueta [table] que agrega de manera automática las tarifas, el depósito, el subtotal y demás. Este se puede enviar desde la página de la reserva:
La facturación avanzada permite anular facturas y emitir notas de crédito en caso de errores o de presentarse cambios previo a la emisión de una factura.
Cuando emite una nota de crédito, puede seleccionar entre enviar o no un correo al huésped. El huésped recibirá un correo (la plantilla de Nota de crédito de una reserva) con la nota de crédito adjunta. Para más información, consulte nuestro artículo sobre: Facturación - Cómo anular una factura y emitir una nota de crédito.
Se puede enviar este correo electrónico al:
- Cambiar el estado principal de una reserva a Confirmada.
- Crear una reserva (en el último paso del proceso).
- En el caso de reservas creadas en el motor de reservas, puede decidir entre enviar o no confirmación automática al huésped por correo.
- Si la función Autocompletar está activa, la configuración de idioma de Reserva confirmada también designará el idioma del idioma de Impresión de confirmación..
Se le preguntará si desea enviar este correo al cambiar el estado de una reserva a Cancelada:
El correo electrónico no se enviará automáticamente al huésped si la reserva se canceló desde los canales (las OTA).
Este correo se envía al crear una reserva directa, siempre y cuando haya habilitado esta opción en la sección Confirmación pendiente dentro de sus Políticas, Términos y Condiciones.
Para más información, véase: Pestaña de confirmación pendiente.
Si tiene habilitado el módulo de Grupos, podrá usar esta plantilla para enviar la factura desde el perfil de un Grupo mediante el menú desplegable Acciones. Para más información, véase: Grupos – Facturación.
Por el momento, no es posible utilizar la plantilla Resumen de cuenta de perfil del grupo a través de la función Redactar mensaje.
Puede crear y personalizar plantillas de correo electrónico para que la propiedad las envíe más adelante por medio de Cloudbeds. Utilice el botón Crear plantilla y siga los pasos de esta guía para comenzar.
- Las etiquetas se utilizan para completar datos automáticamente. Por ejemplo, la etiqueta [start date] completará automáticamente la fecha de llegada de ese huésped.
- Los correos electrónicos personalizados se pueden enviar de forma manual desde la reserva o programarse según criterios determinados. Obtenga más información sobre la programación de correos electrónicos.
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