Facturación - Cómo configurar y generar facturas

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La factura es un documento emitido al huésped en el que se describen las transacciones asociadas a una reserva, incluyendo tarifas de habitaciones, pagos, ajustes y productos adicionales vendidos. Conviene generar facturas para mostrar al huésped el monto adeudado, junto con al desglose de todos los cargos.

Cómo acceder a la herramienta de facturación

1) Haga clic en Configuración (icono de engranaje) en la esquina superior derecha de la pantalla.

2) Seleccione la pestaña Configuración de factura.

Configuración de la herramienta de facturación

En la sección Configuración de factura podrá determinar la manera en que se generan y muestran facturas a los huéspedes.

1) Seleccione si desea que las facturas se generen en función del país de procedencia del cliente?

2) Si seleccionó No en la pregunta anterior o si el idioma que se habla en el país del huésped no está disponible, seleccione el idioma en el que desea mostrar la factura.

Si desea que sus facturas se generen en un idioma específico, seleccione No en la opción anterior y elija el idioma en el que desea generar sus facturas.

De momento, se admiten los siguientes idiomas:

3) Título
Es el nombre que se le da a la factura. Se verá cuando descargue la factura en formato PDF o la envíe por correo electrónico. Deberá editar este campo para asignar otro nombre que no sea Factura.

4) Prefijo
Seleccione cualquier número o letra que desee que se vea antes del número de factura generado de manera secuencial. Por ejemplo: FAC-1001.

5) Número de registro inicial
Es el número de la primera factura que se genera. Todas las facturas generadas después serán secuenciales, continuando desde este número. Si ingresa el número 1, su primer número de factura será 1, seguido de 2, y así sucesivamente. Si ingresa 1001, su primer número de factura será 1001, seguido de 1002.

6) Sufijo
Seleccione cualquier número o letra que deseas que se vea después del número de factura generado de manera secuencial. Por ejemplo: 1001-POST.

7) Código tributario
Si desea incluir el número de identificación fiscal en la factura, agréguelo a continuación. Puede agregar hasta dos códigos tributarios.

RB Hotel - Configuración de factura - Google Chrome

8) Logo

Permite agregar el logo de su propiedad a las facturas. El tamaño recomendado es de 100 píxeles de alto por 100 píxeles de ancho.

9) Seleccione entre generar las facturas al crear una reserva emitirlas de manera manual cuando así lo requiera.

Para más información sobre estas opciones, repase las siguientes secciones.

Generar factura siempre que se crea una reserva

Si se selecciona esta opción, cada vez que se crea una nueva reserva dentro de la aplicación (esto incluye las reservas creadas manualmente desde dentro de la aplicación, así como todas las reservas entrantes de sus canales conectados), la factura se generará una vez que la reserva se complete.

Esto significa que no necesita generar una factura cada vez que reciba una reserva, esto a menos que se agreguen productos, servicios o ingresos por concepto de habitación adicionales una vez que el huésped esté hospedado. En el caso de que se apliquen cargos adicionales al resumen de cuenta, es posible que desee generar una nueva factura posteriormente. Tenga en cuenta que la fecha de vencimiento predeterminada comenzará a contar desde el día en que se crea la reserva.

Generaré las facturas manualmente

Si se selecciona esta opción, no se creará una factura hasta que ingrese a la reserva y genere la factura. Con esta opción, podrá elegir a cuáles reservas se les emite una factura. Aprenda aquí cómo generar una factura a partir de una reserva.

10) Fecha de vencimiento estándar

Indica la cantidad de días que el huésped tiene disponibles para pagar la factura desde el momento en que se genera.

  • Si la factura se genera de inmediato luego de realizar la reserva, a partir de esa fecha empiezan a contar los días para hacer el pago.
  • Si seleccionó la opción de generar la factura manualmente, contarán los días después de generar la factura. 

Si no desea mostrar una fecha de vencimiento en la factura, deje ese campo en blanco.

11) Mostrar la columna del número de habitación en la factura

De habilitarse esta opción, se indicará el número de la habitación en la factura.

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12) Mostrar información detallada de impuestos y tarifas en la factura

Si se habilita esta opción y la propiedad incluye varios tipos de impuestos o tarifas, se agregará un desglose total de cada impuesto o tarifa a la factura.

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13) Utilizar facturas compactas

Si deja esa casilla sin marcar, las facturas generadas serán parecidas a los folios. Cada transacción (incluyendo los precios nocturnos por habitación y los impuestos) se verán como elementos individuales en la factura.

Si se habilita la casilla, se consolidarán las transacciones comunes en una sola línea.

14) Mostrar el nombre legal o la razón social de la empresa en la factura

El nombre legal o la razón social de la empresa se incluirá debajo del nombre de la propiedad y encima de la dirección cuando el usuario envíe o imprima la factura.

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15) Texto personalizado

Si desea agregar texto adicional a la factura, como instrucciones para realizar el pago o condiciones adicionales, podrá incluirlo en esta sección.

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Después de agregar la información a incluir en la factura, haga clic en GUARDAR y seleccione VISTA PREVIA PDF en la esquina superior derecha de la pantalla para descargar una vista previa en PDF de cómo se verán sus facturas en adelante.

Cómo generar una factura desde una reserva

Para generar una factura desde una reserva:

1) Seleccione la reserva

2) Haga clic en Acciones y seleccione Generar factura.

3) Seleccione el folio para el que desea generar la factura.

Para más información sobre cómo crear varias facturas basadas en diferentes folios, véase: ¿Puedo generar una factura para cada huésped?

4) Si lo desea, repase la lista de facturas creadas para esa reserva haciendo clic en Documentos.


5) Seleccione Facturas al lado izquierdo de la pantalla.

Para más información de preguntas frecuentes y errores comunes de facturación, véase: Facturación. Preguntas frecuentes y errores comunes.

Si ha habilitado el módulo de Grupos, las facturas se generarán de manera ligeramente distinta. Para más información sobre la función del módulo, véase: Grupos – Facturación.

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