Facturación - Cómo configurar sus facturas

Este artículo explica paso a paso cómo configurar la Facturación de tu propiedad en Cloudbeds PMS. En la página de Facturación, puedes agregar los datos y el logotipo de tu empresa, definir el título y la secuencia de numeración de tus facturas y elegir si se generan manualmente, al hacer el check-out o automáticamente cuando se crea una reserva. Si tienes habilitada la función de Facturación avanzada, verás opciones adicionales de configuración, como el título y la secuencia de numeración de las notas de crédito.

📢 Actualización importante: implementación gradual en curso

Es posible que veas una interfaz diferente o pequeños cambios en el funcionamiento de esta función. Estamos implementando la nueva versión de forma gradual. Pronto actualizaremos este artículo por completo para reflejar la nueva experiencia.

Cómo acceder

Cuenta -> Finanzas-> Facturas y documentos

Logotipo del encabezado:

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Detalles de la factura

1. Selecciona el idioma predeterminado de la factura.

2. Selecciona si deseas que la factura se genere según el país de origen del huésped.

   Si habilitas esta función, la factura se generará en el idioma del huésped. Por ejemplo, un huésped cuyo país de origen sea Portugal recibirá la factura en portugués. De lo contrario, la factura se generará en el idioma predeterminado.

3. Configura tu opción preferida de Generar factura. Consulta los detalles de cada opción a continuación:
   Al crear la reserva: La factura se emitirá cada vez que se cree una nueva reserva en la aplicación. Esto incluye tanto las reservas creadas manualmente en Cloudbeds PMS como todas las reservas que se reciban de tus OTA (agencias de viajes en línea) conectadas.
   No necesitas generar una nueva factura, a menos que se agregue al folio un producto, un servicio o un ingreso por habitación adicional durante la estancia del huésped.
   Si se aplican cargos adicionales al folio, puedes generar una nueva factura más adelante. El plazo predeterminado para el vencimiento se contará a partir del día en que se cree la reserva.

   Al hacer el check-out: Agiliza tu proceso de check-out con esta opción. Las facturas se generarán al hacer el check-out e incluirán todas las transacciones disponibles para facturar. Si ya se generó una factura y no quedan transacciones por facturar, el sistema no generará una nueva factura. 
   Esta opción forma parte de la función de Facturación avanzada.

   Manualmente: No se creará una factura hasta que accedas a la reserva y la generes. Con esta opción, tú decides para qué reserva generar una factura. Obtén más información: Facturación: cómo generar y descargar facturas de las reservas.

   

4. Título y secuencia de la factura

• Título: Si deseas asignarle al documento un nombre distinto de Factura.

• Prefijo: Los números o las letras que deseas que aparezcan antes del número de factura generado de forma secuencial. (Ejemplo: INV-1001)

• Número de índice inicial: El número de la primera factura que se genere. Las siguientes facturas se numerarán de forma secuencial a partir de este número. (Ejemplo: si ingresas «1001», el número de tu primera factura será 1001, seguido de 1002, etc.)

• Sufijo: Los números o las letras que deseas que aparezcan después del número de factura generado de forma secuencial. (Ejemplo: 1001-POST)

• Usa el menú desplegable de idioma para agregar el texto del título y de la secuencia en otros idiomas.

5. Detalles de la factura

• Selecciona si necesitas mostrar los datos de la empresa 

• Mostrar la columna del número de habitación en la factura: Si habilitas esta opción, el número de habitación aparecerá en la factura.

• Mostrar los detalles de impuestos y tasas en la factura: Si habilitas esta opción y tienes varios impuestos o tasas, la factura mostrará un desglose del total de cada tipo de impuesto o tasa.
• Usar facturas compactas: Si dejas esta casilla sin marcar, el sistema generará las facturas con un formato similar al del folio del huésped. Cada transacción, incluidos los precios por noche de la habitación y los impuestos, aparecerá en una línea independiente. Si marcas esta casilla, las transacciones del mismo tipo se agruparán en una sola línea. (Por ejemplo, en una factura compacta, las tarifas de habitación de 3 noches se agrupan en una sola línea).
• Selecciona la opción para usar el número de documento del huésped si lo necesitas
• Mostrar la opción de desglose del paquete si es necesario

6. Pie de factura

Usa el Pie de factura para agregar texto adicional a la factura, como instrucciones de pago o políticas adicionales. Usa el menú desplegable de idioma para agregar el texto personalizado del pie de factura en otros idiomas.