La opción de programar correos electrónicos permite a las propiedades enviar correos electrónicos al huésped principal en fechas u horas específicas. Este artículo incluye información general sobre esta función del PMS de Cloudbeds.
Antes de empezar
- Si no ve la sección para programar de correos electrónicos, comuníquese con el titular de la propiedad y solicítele que habilite el permiso para acceder a los Correos electrónicos del sistema para su tipo de usuario (función). Más información: Funciones y autorizaciones.
- En PMS de Cloudbeds ofrece 2 opciones:
- Basado en un número específico de días antes o después de la llegada o salida.
- Basado en cambios de estado de reserva.
- Para programar y enviar correos electrónicos, debe haber una dirección de correo electrónico incluida en la información del huésped dentro de la reserva.
- Los correos electrónicos programados solo se enviarán al huésped principal de la reserva.
- Solamente se pueden programar nuevas plantillas de correo electrónico personalizadas.
- Las plantillas de correo electrónico preexistentes o predeterminadas (es decir, creadas por el sistema) no se pueden programar.
- Si desea programar correos de confirmación para las reservas provenientes de canales (OTA), diríjase a esta sección.
Acceda a la configuración
- En el menú de Configuración, vaya a Correo electrónico.
- Haga clic en Programar envío de correos.
Gestione la programación de correos electrónicos
Cree una programación
- En el menú de Configuración, haga clic en Correo electrónico.
- Programar envío de correos.
- Haga clic en +Crear programación.
- Ingrese un nombre para su programación de correos electrónicos.
- Seleccione una de las plantillas creadas de forma manual.
Consulte cómo crear y editar plantilla personalizadas.
- Seleccione cuándo se enviará el correo electrónico.
- Inmediatamente después de cambiar el estado de la reserva.
- Por ejemplo: se enviará un correo electrónico inmediatamente cuando la reserva se marque como Cancelada.
- Según la fecha de la reserva, la fecha de llegada o la fecha de salida.
- Por ejemplo: se enviará un correo electrónico dos (2) días antes de la fecha de llegada de los huéspedes.
- Opciones avanzadas:
- Enviar plantilla solo en las fechas seleccionadas: la plantilla solo se enviará en los rangos de fechas específicas.
- Enviar plantilla solo a fuentes específicas: la plantilla solo se enviará cuando la reserva sea para una de las fuentes seleccionadas.
De no seleccionar Enviar plantilla de correo electrónico solo para fuentes específicas, los correos electrónicos se enviarán a todas las fuentes. Esto incluye las reservas provenientes de los canales de distribución (OTA).
- Al terminar, haga clic en Crear programación.
Programe plantillas de correo para confirmar reservas creadas desde los canales (OTA)
- Para programar plantillas de correo electrónico de confirmación para reservas realizadas en los canales (OTA), seleccione Enviar plantilla de correo electrónico solo para fuentes específicas en las opciones avanzadas.
- Esta plantilla de correo electrónico de confirmación se activará únicamente cuando la reserva se realice para una de las fuentes indicadas. Por ejemplo: si desea que le envíen la plantilla para Booking.com, seleccione solo Booking.com.
Qué debe saber:
- La plantilla de correo electrónico predeterminada Reserva confirmada no se enviará automáticamente a las reservas realizadas desde los canales (OTA), pues los canales son responsables de enviar sus propios correos electrónicos de confirmación.
- La plantilla de correo electrónico de confirmación predeterminada (preexistente) no se puede agregar a un cronograma. Debe crear una nueva plantilla siguiendo los pasos de este artículo: Cómo crear plantillas de correo personalizadas.
- Seleccione solo las OTA para evitar que los correos electrónicos de confirmación se dupliquen para las fuentes directas (sin reserva previa, por teléfono, correo electrónico, sitio web).
- No todos los canales envían la dirección de correo electrónico del huésped al PMS de Cloudbeds. En ese caso, el huésped no recibirá este correo electrónico.
- Puede ver cualquier correo electrónico programado para el huésped dentro de la reserva en la pestaña Mensajes de correo.
- Puede dar seguimiento a los correos electrónicos para verificar su estado (enviado, entregado, fallido) mediante el historial de entrega de correos electrónicos.
Active o desactive las plantillas
- Para activar o desactivar una programación de correo electrónico, simplemente haga clic en el interruptor al lado de cada programación de correo electrónico creada.
- Si está desactivada, confirme la alerta de desactivación para continuar.
- La programación de correo electrónico aparecerá como desactivada. De ser necesario, puede hacer clic para volver a activarla más adelante.
- Luego de desactivar la programación, se dejarán de enviar todos los correos electrónicos programados (en otras palabras, no se enviarán).
- Si vuelve a habilitar la programación, los correos electrónicos volverán a programarse, pero solo bajo ciertas condiciones:
- Se debe cambiar el interruptor de la programación a Activo y hacer clic en Editar → Guardar en la configuración de programación.
- Se deben cumplir las normas de la programación (por ejemplo, si el correo está programado para enviarse 10 días previos a cada llegada, la fecha en que volverá a habilitar la programación debe ser 10 días antes de la llegada del huésped para que reciba el correo).
- Si seleccionó la opción Enviar correo electrónico según la fecha de la reserva, la fecha de entrada o la fecha de salida, se aplicarán los siguientes tipos de programaciones a las reservas:
- Antes del check-in: solo para reservas con estado Confirmada.
- Antes de check-out: solo para reservas con estado Hospedada.
- Luego del check-in: solo para reservas con el estado Hospedada.
- Luego del check-out: solo para reservas con el estado Checked Out
- Luego de reservar: todos los estados (confirmación pendiente, confirmado, in-house, checked-out, cancelado o ausente).
Envíe correos automáticos de confirmación a sus huéspedes mediante el motor de reservas de Cloudbeds
Cree y programe correos electrónicos de confirmación automáticos para enviar a sus huéspedes cuando crean una reserva mediante su motor de reservas de Cloudbeds.
Después de completar su reserva en el motor de reservas de Cloudbeds, sus huéspedes recibirán los correos electrónicos de confirmación, ya sea de Reserva confirmada o Pendiente de confirmación, según el tipo de confirmación de su reserva en sus Políticas, términos y condiciones.
Qué debe tener en cuenta:
- Eesta opción solo aplica a las reservas directas y a las reservas creadas en el motor de reservas de Cloudbeds.
- Las reservas de OTA se importan al sistema como confirmadas, pero el huésped no recibirá los correos electrónicos de confirmación del PMS de Cloudbeds. En este caso, la OTA será la encargada de enviar su correo electrónico de confirmación. Para más información, consulte cómo programar el envío de correos electrónicos a los huéspedes.
Opciones disponibles:
-
Confirmada: nuestro sistema enviará de manera automática el correo de confirmación de la reserva a sus huéspedes. Si selecciona esta opción, también debe habilitar la opción Enviar al huésped un correo automático de confirmación en la sección Configuración.
Confirmación pendiente: esta opción envía el correo de Reserva pendiente. Aunque se confirme el pago del depósito durante la creación de la reserva, el sistema enviará primero el correo de confirmación pendiente. El correo de Reserva confirmada se enviará solo después de confirmar la reserva de manera manual.
Siga estos pasos para configurar el tipo de confirmación de su reserva aquí: Confirmación pendiente.
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