Una programación de correos electrónicos permite a las propiedades enviar correos automáticamente al huésped principal según un horario específico. Este artículo ofrece una visión general de la pestaña de Programación de correos electrónicos en Cloudbeds PMS.
Antes de comenzar
- Si no ves la Configuración depProgramación de correos electrónicos, contacta al Titular de la propiedad y pídele que habilite Permiso de correo del sistema en tu rol de usuario. Más información: Roles y Permisos.
- Actualmente, Cloudbeds PMS ofrece 2 opciones principales de programación:
- Basado en un número específico de días antes o después de la llegada o salida
- Basado en cambios en el estado de la reserva
- Para programar y enviar correos, debe haber una dirección de correo incluida en los detalles de los huéspedes dentro de los detalles de la reserva/huésped.
- Los correos programados solo se enviarán al huésped principal de la reserva.
- Solo las nuevas plantillas de correos personalizadas pueden ser programadas. Las Plantillas de Correos preexistentes o por defecto creadas en el sistema no pueden ser añadidas a una programación.
- Para programar correos de confirmación a canales (OTAs), ve a esta sección.
Acceder a la programación de correos electrónicos
- En tu menú de Cuenta, ve a la Configuración y haz clic en la sección de Correo electrónico
- Haz clic en Programar envío de correos
Gestionar la Programación de correos electrónicos
Crear un Programa de correo
- En tu menú de Cuenta, ve a Configuración y haz clic en la sección de Correo electrónico
- Haz clic en la pestaña de Programar envío de correos
- Haz clic en +Crear programación
- Asigna un nombre a tu Programación
- Selecciona la plantilla de correo que creaste manualmente
Aprende más sobre cómo Crear, editar, habilitar o deshabilitar Plantillas de Correo Personalizadas
- Elige cuándo enviar el correo:
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Inmediatamente al cambiar el estado de la reserva
Ejemplo: Si seleccionas Cancelado, el correo se enviará inmediatamente cuando el estado de la reserva cambie a Cancelado. -
Basado en la fecha de reserva, fecha de llegada o fecha de salida
Ejemplo: Enviar un correo previo a la llegada 2 días antes de la fecha de llegada.
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Inmediatamente al cambiar el estado de la reserva
- Opciones avanzadas:
- Enviar plantilla de correo solo para fechas seleccionadas: se enviará solo para los rangos de fechas seleccionados.
- Enviar plantilla de correo solo para fuentes especificadas: se enviará solo cuando la reserva sea de una de las fuentes seleccionadas.
Si un usuario no selecciona Enviar plantilla de correo solo para fuentes especificadas, entonces el correo se enviará a todas las fuentes. Incluye reservas de los Canales de Distribución (OTAs).
- Una vez que hayas terminado, haz clic en Crear programación
Programar plantillas de correo de confirmación para reservas OTA (Canales)
- Para programar plantillas de correo de confirmación para reservas realizadas en los Canales (OTAs), selecciona Enviar plantilla de correo solo para fuentes especificadas en las opciones avanzadas (Paso 7 arriba)
- Esta Plantilla de Correo de Confirmación se activará solo cuando se realice la reserva para una de las fuentes indicadas. Por ejemplo: si deseas que la plantilla se envíe para Booking.com, selecciona solo Booking.com.
Aspectos a tener en cuenta:
- La plantilla de correo electrónico predeterminada Reserva Confirmada no se enviará automáticamente a las reservas realizadas en canales (OTAs), los canales son responsables de enviar sus propios correos de confirmación. Sin embargo, es posible Crear una Plantilla de Correo Personalizada y programar el envío automático de correos a tus huéspedes, siguiendo los pasos anteriores.
- La Plantilla de Correo de Confirmación Predeterminada (preexistente) no se puede añadir a un programa. Necesitas crear una nueva plantilla siguiendo los pasos de este artículo.
- Selecciona solo los OTAs para evitar que se dupliquen los correos de confirmación para fuentes directas (Presencial, Teléfono, Correo, Sitio web).
- No todos los canales envían la dirección de correo electrónico del huésped al PMS de Cloudbeds, en ese caso el huésped no recibirá este correo.
- Consulta cualquier correo programado para el huésped dentro de la reserva en la pestaña de Mensajes de correo.
- Realiza un seguimiento de los correos para verificar su estado (Enviado, Entregado, Fallado) utilizando el Historial de correos enviados.
-
Selección de Idioma para la Programación de Correos de OTAs:
- El idioma predeterminado utilizado por la programación de correos de OTAs es el reconocido por el código de país seleccionado por el huésped. Si el código de país no es reconocido, el sistema utiliza el inglés como idioma predeterminado a menos que se especifique lo contrario.
- Si tienes desactivada la opción de autollenado de todos los idiomas, el idioma se seleccionará de las traducciones que hayas creado en tus plantillas.
- Si se recibe una reserva de OTA de un país con múltiples idiomas, el sistema determinará qué idioma se utilizará basándose en el país del huésped (no necesariamente el que seleccionaron en la reserva de OTA) porque el idioma seleccionado por el huésped en la OTA no se enviará a Cloudbeds.
Desactivar o volver a habilitar un Programa de Correo Electrónico
- Para desactivar o volver a habilitar un Programa de Correo Electrónico, simplemente haz clic en el interruptor de cambio junto a cada programa de correo electrónico creado
- Si está desactivando, confirma la alerta de desactivación para proceder
- La programación de correos aparecerá como desactivado. Haz clic nuevamente para volver a habilitar más tarde, si es necesario
- Una vez que desactives el programa, todos los correos electrónicos programados relacionados serán eliminados (no se enviarán).
- Si decides volver a habilitar el programa más tarde, los correos electrónicos se volverán a programar pero únicamente bajo varias condiciones:
- Debes cambiar el interruptor del programa a Activo, hacer clic en el botón Editar, y luego hacer clic en Guardaren la configuración del programa
- Las reglas del programa aún deben cumplirse (es decir, si el correo electrónico está programado para enviarse 10 días antes de la llegada, la fecha en que activó el programa debe ser al menos 10 días antes de la llegada).
- Si seleccionaste la opción Enviar correo electrónico basado en la fecha de reserva, fecha de llegada o fecha de salida, los siguientes tipos de programas se aplicarán a las reservas en estado:
- Antes de la llegada: Solo para reservas con estado Confirmado
- Antes de la salida: Solo para reservas con estado Hospedado
- Después de la llegada: Solo para reservas con estado Hospedado
- Después de la salida: Solo para reservas con estado Registrado
- Después de la reserva: Para cualquier estado (Pendiente de confirmación, Confirmado, Hospedado, Salida, Cancelado, o No presentado)
Enviar correos de confirmación automáticos a los huéspedes del motor de reservas
Crear y programar correos de confirmación automáticos para enviar a tus huéspedes cuando crean una reserva a través de su motor de reservas Cloudbeds.
Después de completar su reserva en el motor de reservas, tus huéspedes recibirán los correos de confirmación Reserva Confirmada o Confirmación Pendiente dependiendo del tipo de confirmación de reserva en tus Políticas.
Aspectos a tener en cuenta:
- La configuración de Confirmación Pendiente solo se aplica a su Motor de Reservas Cloudbeds y a las reservas directas.
- Las reservas de OTA se importan al sistema como confirmadas, pero el huésped no recibirá los correos de confirmación de Cloudbeds PMS, la OTA enviará su correo de confirmación. Consulta esta sección para obtener más información.
Opciones disponibles para el Correo de Confirmación:
- Confirmado: Nuestro sistema enviará automáticamente el correo de Reserva Confirmada a su huésped. Si eliges esta configuración, también debes habilitar la opción Enviar al cliente un correo de confirmación automático.
- Confirmación Pendiente: Esta opción activa el correo de Confirmación Pendiente. Incluso si el depósito se confirmó durante la reserva, el sistema enviará automáticamente primero el correo de Confirmación Pendiente. El correo de Reserva Confirmada se enviará cuando confirmes manualmente la reserva.
Sigue los siguientes pasos para configurar tu tipo de confirmación de reserva aquí: Políticas - Página de Confirmación Pendiente
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