Cloudbeds cree que cada negocio de alojamiento es único. Tenemos herramientas para cada tamaño y presupuesto para establecer y crecer. Comunícate con nuestro equipo dedicado para obtener más información sobre cada paquete disponible. ¿Todavía no eres cliente de Cloudbeds? Accede a nuestra Guía de precios y programa una demo.
Información general
El módulo de Alojamiento en grupo de Cloudbeds es una herramienta poderosa que permite a los hoteleros mejorar sus capacidades de negocios grupales y corporativos contratados. Esta característica del PMS de Cloudbeds optimiza el proceso de reserva para una amplia gama de eventos grupales, incluidas reuniones corporativas, bodas y reservas de agencias de viajes y mayoristas.
Sus principales ventajas incluyen:
- Reservas simplificadas y pagos simplificados: Reduce la complejidad de manejar grupos abordando desafíos como gestionar reservas, procesar pagos y bloquear disponibilidad para grupos y clientes corporativos.
- Configuración flexible de tarifas: Mejora la rentabilidad a través de acuerdos de tarifas personalizables adaptados para grandes grupos.
- Gestión integral de ingresos y datos: Permite un seguimiento detallado de los ingresos por reservas grupales y consolida la información de huéspedes y reservas bajo un perfil de empresa unificado para una mejor supervisión y menos problemas administrativos.
En pocas palabras:
🫤 Sin el módulo de Grupos, las reservas se enumeran en la página de Reservas. Si varias reservas forman parte de un grupo, no hay forma de agruparlas bajo un grupo, tener un resumen de cuenta común o bloquear la disponibilidad para el grupo específico.
😎 Con el módulo de Grupos, las reservas que pertenecen a un grupo se pueden agregar a la Cuenta de Grupo, donde puedes crear un Folio de Grupo, bloquear la disponibilidad para futuras reservas dentro de este grupo y hacer un seguimiento de la información sobre el grupo (ingresos, número de estadías, etc.).
Alojamiento en grupo en acción
En Cloudbeds, entendemos las complejidades de gestionar alojamientos grupales, incluidas opciones de pago individuales, tarifas negociadas y disponibilidad de habitaciones garantizada.
A continuación se presentan ejemplos de diferentes grupos que pueden ser acomodados utilizando la funcionalidad del módulo de Grupos para garantizar un proceso de reserva optimizado y huéspedes más felices.
Una fiesta de boda de 20 personas que se alojan en la propiedad durante un fin de semana.
- La novia y el novio pagarán por 10 de estas personas, pero las otras 10 deberán pagar de forma independiente.
- Estos invitados necesitarán una forma de crear sus propias reservas (normalmente navegando a una URL o llamando a la propiedad con un ID de grupo o nombre de grupo).
- Cada reserva podría tener sus propias fechas de llegada y salida (no todos se quedarán y se irán en la misma fecha).
- Dado que la fiesta de boda está reservando 20 habitaciones, podrían ser elegibles para un descuento. Por lo tanto, cada huésped debe indicar que pertenecen a este grupo para recibir la tarifa especial.
La Corporación Dewey envía frecuentemente a sus empleados al Polo Norte para entrenamiento.
- La empresa tiene un acuerdo especial con el Hotel del Polo Norte con tarifas prenegociadas.
- Cuando un empleado viaja al Polo Norte, el empleado crea una reserva en este hotel para las fechas en las que viaja. La empresa cubre todos los costos de la habitación, pero el empleado es responsable de todos los costos de entretenimiento.
Un agente de viajes revende habitaciones en mi propiedad a un precio con margen de ganancia.
- Este agente de viajes me envía huéspedes con frecuencia, por lo que acordaste darle a este agente de viajes 2 habitaciones garantizadas todos los días durante los próximos 2 años.
- El agente de viajes es responsable de pagar por estas habitaciones independientemente de si hay una reserva, a menos que el agente de viajes te informe con al menos 7 días de anticipación que no necesita este inventario de habitaciones.
Scrooge Co. tiene una fiesta anual de Nochevieja en la propiedad y reserva habitaciones para que los empleados se queden.
- Este es un evento anual, y todos los empleados solo pueden quedarse una noche.
- La disponibilidad se bloquea antes de añadir cualquier reserva.
Cómo navegar por la página de Grupos
Acceder a Grupos
- Clic en Menú
- Ir a Grupos
Detalles del Perfil del grupo
Perfiles de grupo se utilizan para identificar reservas relacionadas e indicar que pertenecen al mismo grupo. Más información sobre ellos aquí.
En la página de Perfil de grupo, puedes filtrar la lista de perfiles de grupo por:
- Búsqueda: Ver un perfil de grupo específico ingresando su nombre o código. Deja el campo en blanco para ver una lista completa de todos tus perfiles de grupo.
- Fecha de creación
- Fecha de llegada y Fecha de salida
- Fecha de estadía
- Tipo: Selecciona todo o elige cualquiera de las opciones: Grupo, Empresa, Agente de viajes y Mayorista
- Estado de cuenta: Selecciona todo o elige Abierto o Cerrado.
En la tabla, puedes verificar la siguiente información sobre el grupo:
- Código de grupo (siempre comienza con "g")
- Nombre del grupo
- Tipo de grupo (puede ser varios)
- Llegada más temprana (la fecha de llegada más temprana de las reservas agregadas al grupo)
- Salida más tardía (la fecha de salida más tardía de las reservas agregadas al grupo)
- Estado (abierto o cerrado)
- Ícono de engranaje (editar o eliminar el perfil de grupo)
La página de Perfiles de grupo cuenta con varias secciones que te permiten supervisar eficientemente la actividad del grupo.
- Para acceder al encabezado del perfil de grupo (fórmulas del perfil de grupo), pestañas e información de la tabla, simplemente clic en el nombre hiperenlazado del perfil de grupo.
En la página del perfil de grupo, puedes:
- Abrir/Cerrar la cuenta del grupo.
- Bajo el menú de acciones, puedes generar/enviar facturas, enviar/imprimir resúmenes de cuenta y redactar mensajes.
- Verificar el encabezado del Perfil de grupo para obtener información sobre el tipo de grupo, el número de reservas vinculadas, etc.
- Verificar el Saldo pendiente del grupo
- Acceder a las pestañas del perfil de grupo
Encabezado (Fórmulas del perfil del grupo)
El encabezado del perfil del grupo incluye la siguiente información:
- Tipo: Grupo, Empresa, Agente de viajes y Mayorista
- Reservas: El número total de reservas creadas dentro de los Bloqueos Definitivos y cualquier reserva existente vinculada al Grupo. Las reservas Canceladas y No Show no se incluyen en este cálculo.
Las reservas con estado Confirmación Pendiente se incluyen en los cálculos y se tratan de la misma manera que las reservas Confirmadas.
- Huéspedes: Número total de huéspedes listados dentro de las reservas asignadas a esta cuenta de Grupo. Las reservas Canceladas y No Show no se incluyen en este cálculo.
- Noches Reservadas: Total de noches multiplicado por el número de habitaciones en las reservas asignadas a esta cuenta de Grupo. Las reservas Canceladas y No Show no se incluyen en este cálculo.
- Noches Disponibles: El número de noches a vender combinadas de todos los bloques de bloqueo definitivos.
- Tarifa Media Diaria (ADR): Tarifa media diaria = "Ingresos por habitación" / ("Noches Reservadas" + "Noches Disponibles").
- Ingresos por Habitación: La suma de las tarifas diarias de habitación de cada habitación asignada en todos los bloques de bloqueo definitivos y las tarifas diarias de habitación de todas las reservas vinculadas directamente al perfil del grupo. Las reservas Canceladas y No Show no se incluyen en este cálculo.
Pestañas del perfil del grupo
Las pestañas del Perfil del grupo incluyen la siguiente información:
a. Reserva: Verificar, crear, editar, enlazar o desvincular reservas de grupo.
Puede filtrar la lista por:
-
-
- Búsqueda: Ver un perfil de grupo específico ingresando su nombre o código. Deje el campo en blanco para ver una lista completa de todas sus reservas.
- Fecha de reserva
- Fecha de llegada y Fecha de salida
- Fecha de estadía
- Estado: Seleccionar todo o especificar el tipo de reservas que desea ver
- Tipos de habitación: Seleccionar todo o especificar la categoría de habitación que desea ver
- Origen: Seleccionar todo o especificar los canales desde los que proviene la reserva
- Bloqueos de asignación: N/D o especificar el bloqueo de asignación
-
Después de aplicar los filtros, la tabla mostrará una lista de reservas. Muchos campos son autoexplicativos o iguales a los filtros; aquí hay algunas menciones honoríficas:
-
-
- ID: Haga clic en el ID de reserva o código de confirmación con hipervínculo para ser redirigido a la página de Detalles de la reserva.
- Nombre y Apellido: Nombre del huésped principal (reservante)
- Número(s) de habitación: Habitación(es) asignada(s) a la reserva, mostrando abreviaturas de habitaciones y números de unidades tal como aparecen en el calendario. La celda dirá N/D (no disponible) si no se han asignado habitaciones.
- Precio total: Este es el saldo pendiente de la reserva.
-
b. Bloqueos de asignación: Verificar, crear o editar bloqueos de asignación para grupos.
c. Folios: Añadir pagos, reembolsos y añadir o ajustar cargos.
d. Perfil del grupo: Verificar y editar detalles del perfil del grupo y añadir y editar contactos.
e. Pickup: Ver qué inventario ha sido asignado y cuántas habitaciones se han ocupado en un período específico.
Consulte el artículo de Bloqueos de asignación para obtener más información sobre la revisión de la ocupación de los bloqueos de asignación.
f. Tarjetas de crédito: Verificar, añadir y autorizar tarjetas de crédito.
g. Notas: Seguir información importante, detalles de contacto, políticas, etc.
h. Documentos: Encuentra las facturas generadas.
Gestionar Bloques de Asignación
Un Bloqueo de Asignación de grupo es un bloqueo de disponibilidad para fechas específicas. No es obligatorio crear estos bloques para cada Perfil de Grupo, ya que la funcionalidad principal de un perfil de grupo es hacer un seguimiento del negocio de una empresa específica y rutar los cargos de las reservas a un folio de grupo.
Sin embargo, pueden ser útiles para garantizar un número específico de habitaciones previamente acordado para un grupo o para ofrecer una tarifa especial de grupo sin bloquear la disponibilidad.
Más información sobre las acciones principales de los bloques de asignación aquí.
Cómo empezar con la funcionalidad de grupo
- Crear un perfil de grupo
- Crear un contacto para un perfil de grupo
- Añadir una tarjeta de crédito a un perfil de grupo
- Crear un bloqueo de inventario dentro de un perfil de grupo
- Compartir una URL del motor de reservas de bloqueo de inventario con el contacto del grupo
- Añadir/Vincular reservas a un grupo
- Añadir notas a un perfil de grupo, bloqueo de inventario, reservas o huéspedes
- Revisar las Habitaciones Reservadas (pickup) de bloqueos de inventario
- Ver transacciones ruteadas desde Reservas y gestionar el folio del grupo
- Generar y enviar por correo electrónico facturas de grupo a los huéspedes
- Acceder y utilizar los informes de grupo
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