| Objetivo | Crear y gestionar perfiles del grupo en el módulo Grupos heredado, incluidos los datos del perfil, los contactos, las notas y los documentos. |
| Ideal para | Equipos de recepción, gerentes generales, administradores y titulares de la propiedad que gestionan el negocio de grupos en el módulo Grupos heredado. |
| Úsalo cuando | Necesites crear un Perfil del grupo o gestionar sus datos, contactos, notas, estado o documentos de respaldo. |
| Requisitos | El módulo Grupos heredado debe estar disponible para tu propiedad. Para cargar documentos en un Perfil del grupo, necesitas tener una sesión iniciada y activa. |
| Resultado esperado | Podrás crear un Perfil del grupo y mantener al día la información del perfil y los registros de respaldo que tu equipo necesita para gestionar el grupo. |
| Limitaciones | La eliminación de un Perfil del grupo no se puede revertir. Por ahora, los documentos cargados en un Perfil del grupo no se pueden eliminar y se mantienen separados de los perfiles del huésped y de los documentos de la reserva. |
Introducción
El Perfil del grupo es el lugar central para gestionar la información relacionada con un grupo en el módulo Grupos heredado. Un Perfil del grupo puede representar un grupo, una empresa, un agente de viajes o un mayorista, y puede incluir los contactos con los que gestionas negociaciones, consultas de disponibilidad, facturas, depósitos y acuerdos de pago.
Usa esta guía para las principales acciones a nivel de perfil: crear y editar un Perfil del grupo, gestionar contactos y notas, eliminar un perfil y cargar documentos de respaldo.
Ya está disponible una nueva experiencia de Grupos. Este artículo trata sobre el módulo Grupos heredado. El nuevo Grupos y eventos: todo lo que necesitas saber incluye perfiles para toda la organización, eventos específicos de cada propiedad, cotizaciones, flujos de trabajo con listas de huéspedes y opciones más flexibles de facturación y ruteo. Por ahora, Grupos y Eventos se encuentra en lanzamiento limitado. Para conocer su disponibilidad, escribe a support@cloudbeds.com.
Para obtener una explicación más amplia de la página del módulo Grupos heredado y de su navegación, consulta Grupos - Todo lo que debes saber.
Gestionar perfiles del grupo
Despliega el flujo de trabajo que corresponda a la acción que necesitas realizar en el Perfil del grupo. Cada flujo comienza en el área del módulo Grupos heredado, así que puedes seguirlo de forma independiente.
Crear un Perfil del grupo
Abre el Menú principal y selecciona Grupos. Luego:
- En la página Grupos, haz clic en + Crear Perfil del grupo.
- Ingresa el Nombre del perfil.
- Revisa el Estado. Los perfiles nuevos tienen el estado Abierto de forma predeterminada. Más adelante, puedes cambiar un perfil a Cerrado para distinguir los grupos activos de los inactivos.
- Selecciona el Tipo:
- Grupo: un grupo o evento puntual, como una fiesta o una boda.
- Empresa: una compañía que reserva habitaciones para sus empleados.
- Agente de viajes: un operador turístico que reserva en la propiedad para sus clientes.
- Mayorista: una OTA o un mayorista al que la propiedad le paga una comisión por atraer huéspedes.
El tipo de perfil te ayuda a filtrar los perfiles del grupo, pero no cambia las funciones del Perfil del grupo.
- Elige si las reservas deben usar el Ruteo al Folio del grupo:
- Selecciona Sí para transferir automáticamente los tipos de transacciones seleccionados de las reservas del grupo al Folio del grupo principal. Las transacciones siguen visibles en la reserva, pero dejan de afectar el saldo pendiente de la reserva individual.
- Selecciona No si las transacciones de la reserva deben permanecer en la reserva individual y no transferirse automáticamente al Folio del grupo principal.
- Si seleccionaste Sí, elige los Tipos de transacciones que deben enviarse al Folio del grupo.
- Si tienes habilitada la funcionalidad de Folio dividido, selecciona los Ajustes del folio de la reserva para el Perfil del grupo.
Si seleccionas unos Ajustes del folio y después los modificas desde la página Gestionar folio, el cambio no se aplica automáticamente al folio del Perfil del grupo existente.
- Selecciona la Fuente. Si usas acceso privado para los huéspedes del grupo, la fuente debe coincidir con la configurada en el plan de tarifas asociado.
- Ingresa la Dirección del grupo, si es necesario.
- Añade Notas, si es necesario.
- Haz clic en Guardar.
El siguiente formulario muestra los datos del perfil, las opciones de ruteo, la fuente, la dirección y las notas que puedes configurar antes de guardar.
Después de guardar, el Perfil del grupo aparece en la tabla de la página Grupos.
Editar un Perfil del grupo
Abre el Menú principal y selecciona Grupos. Luego, usa cualquiera de estos métodos:
- En la tabla Perfiles del grupo, busca el perfil y usa las acciones de su fila para editar la información del perfil.
- Abre el Perfil del grupo, ve a la pestaña Perfil del grupo y haz clic en el icono de lápiz.
Crear contactos para un Perfil del grupo
Abre el Menú principal y selecciona Grupos. Luego:
- En la tabla Perfiles del grupo, haz clic en el Nombre del Perfil del grupo, que aparece como enlace.
- Abre la pestaña Perfil del grupo.
- Haz clic en + Añadir contacto.
- Completa los campos obligatorios de Datos de contacto.
- Haz clic en Guardar.
Un Perfil del grupo puede tener varios contactos, y un mismo contacto puede usarse en varios perfiles del grupo.
Eliminar un Perfil del grupo
Abre el Menú principal y selecciona Grupos. Luego:
- Busca el Perfil del grupo en la tabla Perfiles del grupo.
- Abre las acciones de la fila del perfil y selecciona Eliminar perfil.
La eliminación de un Perfil del grupo no se puede revertir. Los datos del perfil se eliminan. Puedes reconstruir parte de la información manualmente a partir de los registros del Historial de actividad, pero el Perfil del grupo original no se restaura.
Añadir y gestionar notas del Perfil del grupo
Las notas del grupo se pueden enviar a distintos destinos: el Perfil del grupo, todos los huéspedes, todas las reservas o todos los bloqueos de asignación.
Abre el Menú principal y selecciona Grupos. Luego:
- Haz clic en el Nombre del Perfil del grupo que quieres abrir, que aparece como enlace.
- Abre la pestaña Notas.
- Escribe la nota.
- Haz clic en Enviar nota y elige a dónde quieres enviarla:
- A todos los huéspedes
- A todas las reservas
- Al Perfil del grupo
- A todos los bloqueos de asignación
- Usa las pestañas de notas para revisar las notas de cada destino.
- Haz clic en el ícono de impresión para imprimir una nota.
- Abre las acciones de la nota para editarla o archivarla.
- Para restaurar una nota archivada, abre Notas archivadas, abre las acciones de la nota y selecciona Restaurar nota.
También puedes crear, editar y eliminar notas del grupo a través de la API cuando tienes habilitados tanto Marketplace - Todo lo que debe saber como Gestión de grupos.
Para las notas específicas de una reserva, consulta Detalles de la reserva - Cómo gestionar las notas de una reserva. Para generar informes sobre las notas, consulta Informe de Notas.
Cargar documentos en un Perfil del grupo
Usa la pestaña Documentos para guardar archivos que te ayuden a gestionar el grupo, como contratos firmados, adendas, BEO, menús, especificaciones audiovisuales y planos de montaje. Estos archivos están vinculados solo al Perfil del grupo y están pensados para la gestión interna del grupo o del evento.
Para cargar documentos, necesitas tener una sesión iniciada y activa. Si tu sesión expiró, vuelve a iniciar sesión antes de cargar el archivo.
Abre el Menú principal y selecciona Grupos. Luego:
- En la página Grupos, haz clic en el Nombre del Perfil del grupo que quieras, que aparece como enlace.
- Abre la pestaña Documentos y selecciona Documentos en el menú de la izquierda.
- Haz clic en Cargar.
- En la ventana Cargar archivos, arrastra y suelta el archivo en el área de carga o haz clic en ella para buscarlo en tu dispositivo.
- Si es necesario, haz clic en Eliminar archivo para descartar un archivo seleccionado o en + Añadir más para seleccionar otros archivos. Haz clic en Listo cuando quieras confirmar la carga.
- Comprueba que el archivo cargado aparezca en la lista Documentos con su nombre y fecha de creación. Haz clic en el nombre del archivo para abrir el documento en una nueva pestaña.
Tipos de archivo compatibles: pdf, rtf, doc, docx, txt, jpg, jpeg, png, gif, csv, xls, xlsx.
Limitaciones de los documentos del Perfil del grupo:
- Por ahora, puedes cargar documentos, pero no eliminarlos del Perfil del grupo.
- Los documentos se guardan solo en el Perfil del grupo. No se muestran en los perfiles del huésped ni en los Gestiona las pestañas de la página Información de la reserva, y no se pueden buscar en ninguna otra parte del sistema.
Artículos relacionados
Ahora que ya sabes crear y mantener las partes principales de un Perfil del grupo, consulta estos recursos para los demás flujos de trabajo del módulo Grupos heredado, que van más allá de la configuración del perfil:
Comentarios
Inicie sesión para dejar un comentario.