Crie e personalize modelos de e-mails para enviar aos seus hóspedes com o PMS da Cloudbeds. Este artigo guiará você pelos benefícios e diferenças entre os modelos padrão e os modelos personalizados no sistema.
Benefícios
Modelos de E-mail no PMS da Cloudbeds:
- Economize tempo - não é necessário criar um novo e-mail do zero cada vez que você deseja se comunicar com seus hóspedes.
- Promova a consistência - garantindo que o layout e a descrição do e-mail sigam os padrões e diretrizes da sua propriedade.
- Reduza erros humanos - o formato e a redação estão prontos para serem enviados, o que evita erros de digitação, de grafia ou até mesmo de informações incorretas.
- Simplifique a gestão da caixa de entrada - os funcionários não precisam gastar tanto tempo se preocupando com o que dizer em cada e-mail.
- Modelos personalizados podem ser programados - os e-mails podem ser programados automaticamente para serem enviados de acordo com critérios pré-definidos, como datas de check-in ou check-out. Saiba mais: Agendamento de E-mail
Limitações atuais
- No estilo HTML, emojis não são suportados para os modelos de e-mail e adicioná-los pode cortar seu texto. Está planejado para correção em uma futura atualização. Até lá, evite usar emojis nos modelos.
- Somente os tipos de fonte (Open Sans, Arial, Times New Roman e Verdana) exibidos na criação do modelo de e-mail funcionarão.
- Códigos no modelo de e-mail não funcionarão no e-mail real enviado.
- E-mails padrão podem ser ativados ou desativados apenas pelo Dono da Propriedade, Proprietário da Organização e Administrador da Organização.
- A tag de unificação [table] não funciona em modelos personalizados (criados pelo usuário).
- Se você deseja usar um endereço de e-mail comercial como remetente (p.ex. exemplo@mypropertyname.com, siga este guia).
- O sistema usa o endereço de e-mail da propriedade por padrão no campo Responder para, mas é possível alterá-lo para outro e-mail, se necessário.
Acessando os Modelos de E-mail
- No menu da sua Conta, vá para a Página de Configurações e clique na seção E-mail;
- Clique em Modelos.
Tipos de Modelos de E-mail
Modelos de E-mail Padrão
Uma vez que sua conta da Cloudbeds é criada, haverá diferentes e-mails criados para sua propriedade por padrão. Continue lendo abaixo para saber mais sobre cada um dos diferentes Modelos de E-mail Padrão.
Identifique seus Modelos de E-mail Padrão pelo [merge tag] na coluna Assunto.
Se você tiver a funcionalidade de Grupos ativada, seus Modelos de E-mail também incluirão o seguinte:
- Extrato do Perfil do Grupo
- Fatura do Perfil do Grupo
E-mails padrão podem ser ativados ou desativados apenas pelo Dono da Propriedade, Proprietário da organização e Administrador da organização. Para editar o modelo de e-mail, clique no ícone de engrenagem e, em seguida, clique em Editar. Certifique-se de usar uma solução de e-mail personalizada se você desativar os e-mails padrão. Saiba mais: Modelos de E-mail Padrão no PMS da Cloudbeds
- Ao editar o modelo de e-mail, não inclua nenhuma vírgula nos campos Nome do Remetente e Nome para Resposta, pois isso causará um erro no envio da mensagem pelo sistema.
1. Fatura da Reserva
A fatura da reserva é a mensagem enviada junto com a fatura do hóspede, anexada em PDF. Ela pode ser enviada diretamente da reserva.
Antes de enviar a fatura por e-mail, Gere uma Nova Fatura na reserva correspondente
- O idioma do modelo de fatura depende da opção selecionada napágina de configuração da Fatura. Confira o artigo a seguir para mais detalhes sobre Configurações de Faturamento.
2. Extrato da Reserva
Por padrão, o extrato da reserva contém a tag de unificação [table] que preenche automaticamente as tarifas da reserva, do depósito, do subtotal, etc. Ele pode ser enviado a partir da guia Extrato, na página da reserva diretamente:
3. Nota de Crédito da Reserva
Com a funcionalidade de Faturamento Avançado, você pode anular e emitir uma nota de crédito se um erro tiver sido cometido ou se houver alterações na fatura.
Ao emitir a nota de crédito, você pode optar por enviar um e-mail ao seu hóspede. Ele receberá um e-mail (Modelo de Nota de Crédito da Reserva) com a nota de crédito anexada. Saiba mais em: Como Anular uma fatura e emitir uma Nota de Crédito
4. Reserva Confirmada
Este e-mail será enviado:
- Ao alterar o status das reservas para Confirmada.
- Ao criar a reserva (última etapa).
Para reservas provenientes do Motor de Reservas, configure se deseja enviar o e-mail de confirmação automaticamente. Siga as instruções: Como enviar e-mails de confirmação automáticos para meus hóspedes do Motor de Reservas da Cloudbeds.
- Se a funcionalidade de preenchimento automático estiver ativa, a configuração de idioma da Reserva Confirmada também designará o idioma da Impressão da Confirmação.
5. Reserva Cancelada
Você será questionado se deseja enviar este e-mail ao alterar o status da reserva para Cancelada:
O e-mail não será enviado automaticamente ao hóspede se a reserva foi cancelada diretamente pelos canais (OTAs).
6. Aguardando Confirmação
Será enviado quando uma nova reserva direta for criada e você tiver esta opção selecionada na guia Aguardando Confirmação da página de Políticas:
Saiba mais sobre a guia Aguardando Confirmação.
7. Fatura do Perfil do Grupo e Extrato do Perfil do Grupo
A Fatura do Perfil do Grupo e os Extratos do Perfil do Grupo têm as mesmas funcionalidades que a Fatura da Reserva e o Extrato da Reserva, mas aplicáveis a Grupos.
No momento, não é possível usar o modelo de Extrato do Perfil do Grupo através da funcionalidade Compor Mensagem.
Modelos de E-mail Personalizados
Modelos de E-mail Personalizados podem ser criados e personalizados para serem enviados posteriormente pela propriedade no Cloudbeds. Utilize o botão Criar Modelo e siga os passos neste guia para começar.
As tags de unificação são usadas para preencher dados automaticamente. Por exemplo, a tag [start date] preencherá automaticamente a data de check-in daquele hóspede.
- E-mails personalizados podem ser enviados manualmente a partir da reserva ou ser agendados de acordo com critérios determinados. Saiba mais sobre Agendamento de E-mails.
- A tag de unificação [table] quando usada nos modelos de e-mail de Confirmação de Reserva / Extrato padrão, a tag de unificação [table] gera uma tabela de “detalhamento de estadia” criada pelo sistema.
- Esta tabela não pode ser personalizada.
- As colunas, etiquetas, layout e estilo são fixos.
- Linhas individuais (incluindo Produtos Adicionais) não podem ser editadas ou ocultadas.
- A aparência da tabela não pode ser alterada usando HTML ou formatação de modelo.
- Se você deseja um layout personalizado ou precisa remover a tabela completamente, deve criar um modelo de e-mail de confirmação totalmente personalizado sem a tag de unificação [table] e usar tags de unificação individuais em vez disso (p.ex., [check-in-date], [check-out-date], [accommodation type], [room total], etc.).
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