Grupos - Tudo o que você precisa saber

Gabriela Garcia

Atualizado 16 de outubro de 2024 14:00

A Cloudbeds acredita que cada negócio em hospedagem é único. Temos as ferramentas para que propriedades de todos os tamanhos e orçamentos possam se estabelecer e crescer. Entre em contato com nossa equipe para mais informações sobre cada pacote disponível. Ainda não é cliente da Cloudbeds? Acesse nosso Guia de Preços e agende uma demonstração.

Visão Geral

O módulo de Gestão de Grupos da Cloudbeds é uma ferramenta poderosa que permite que os hoteleiros melhorem suas capacidades de negócios de Grupos e Corporativos Contratados. Esse recurso do PMS da Cloudbeds otimiza o processo de reserva para uma ampla variedade de eventos para grupos, incluindo eventos corporativos, casamentos e reservas de agências de viagens e operadoras.

Suas principais vantagens incluem:

Simplificação de reservas e pagamentos: Isso reduz a complexidade da gestão de grupos ao abordar desafios como a administração de reservas, o processamento de pagamentos e o bloqueio da disponibilidade para grupos e clientes corporativos.
Configuração flexível de tarifas: Isso aumenta a lucratividade por meio de contratos de tarifas personalizados para grandes grupos.
Gestão abrangente de receitas e dados: Isso permite o monitoramento detalhado da receita de reservas de grupos e consolida as informações de hóspedes e reservas em um perfil unificado da empresa para uma melhor supervisão e menos problemas administrativos.

Em poucas palavras:

🫤 Sem o módulo de Grupos, as reservas são listadas na página de Reservas. Se várias reservas fazem parte de um grupo, não há como agrupá-las sob um único grupo, ter um único extrato comum ou bloquear a disponibilidade para o grupo específico.

😎 Com o módulo de Grupos, as reservas que pertencem a um grupo podem ser adicionadas à Conta do Grupo, onde você pode criar um Extrato do Grupo, bloquear a disponibilidade para futuras reservas dentro deste grupo e monitorar informações sobre o grupo (receita, número de estadias, etc.).

A gestão de Grupos em ação

Na Cloudbeds, entendemos as complexidades de gerenciar acomodações em grupo, incluindo opções de pagamento individuais, tarifas negociadas e disponibilidade garantida de quartos.

Abaixo estão exemplos de diferentes grupos que podem ser acomodados usando a funcionalidade do módulo de Grupos para garantir um processo de reserva otimizado e hóspedes mais satisfeitos.

Festa de Casamento

Uma festa de casamento com 20 pessoas hospedadas na propriedade por um único fim de semana.

A noiva e o noivo pagarão por 10 dessas pessoas, mas as outras 10 precisarão pagar independentemente.
Esses convidados precisarão de um meio para criar suas próprias reservas (geralmente navegando para uma URL ou ligando para a propriedade com um ID de grupo ou nome de grupo).
Cada reserva também pode ter suas próprias datas de chegada e partida (não necessariamente todos ficarão e sairão na mesma data).
Como a festa de casamento está reservando 20 quartos, eles podem ter direito a um desconto. Portanto, cada hóspede deve indicar que faz parte desse grupo para receber a tarifa especial.

Treinamento para Grupos de uma Empresa

A Corporação Dewey frequentemente envia seus funcionários para o Pólo Norte para treinamento.

A empresa possui um acordo especial com o Hotel Pólo Norte com tarifas pré-negociadas.
Sempre que um funcionário viaja para o Pólo Norte, o funcionário cria uma reserva neste hotel para as datas da viagem. A empresa cobre todos os custos do quarto, mas o funcionário é responsável por todos os custos de entretenimento.

Agentes de Turismo

Um agente de viagens revende quartos em minha propriedade a um preço promocional.

Este agente de viagens me envia hóspedes com frequência, então concordamos em fornecer a este agente de viagens 2 quartos garantidos todos os dias ao longo dos próximos 2 anos.
O agente de viagens é responsável por pagar por esses quartos, independentemente de haver uma reserva, a menos que o agente de viagens informe com pelo menos 7 dias de antecedência que não precisa deste inventário de quartos.

Festa Corporativa de Empresas

A Scrooge Co. tem uma festa anual de Ano Novo na propriedade e reserva quartos para os funcionários se hospedarem.

Este é um evento anual e todos os funcionários só podem ficar uma noite.
A disponibilidade é bloqueada antes de qualquer reserva ser adicionada.

Como navegar na página de Grupos

Acesso aos Grupos

Clique em Menu ;
Vá para Grupos ;

Detalhes do perfil do grupo

Perfis de Grupos são usados para identificar reservas relacionadas e indicar que pertencem ao mesmo grupo. Saiba mais sobre eles aqui.

Na página de Perfis de Grupos, você pode filtrar a lista de perfis de grupos por:

Pesquisa: Visualize um perfil de grupo específico inserindo seu nome ou código. Deixe o campo em branco para ver uma lista completa de todos os seus perfis de grupos;
Data de Criação;
Data de Check-in e Data de Check-out;
Data da Estadia;
Tipo: Selecione tudo ou escolha uma das opções: Grupo, Empresa, Agência de Viagens e Operadora;
Status da Conta: Selecione tudo ou escolha Aberto ou Fechado.

Na tabela, você pode verificar as seguintes informações sobre o grupo:

Código do grupo (sempre começa com "g");
Nome do grupo;
Tipo de grupo (pode ser vários);
Primeiro check-in (a data do primeiro check-in feito das reservas adicionadas ao grupo);
Último check-out (a última data de check-out das reservas adicionadas ao grupo);
Status (aberto ou fechado);
Ícone de engrenagem (editar ou remover o perfil do grupo).

A página de Perfis de Grupos apresenta várias seções que permitem supervisionar eficientemente a atividade do grupo.

Para acessar o cabeçalho do perfil do grupo (fórmulas do perfil do grupo), guias e tabela de informações, basta clicar no nome com hiperlink do perfil do grupo;

Na página do perfil do grupo, você pode:

Abrir/Fechar a conta do grupo;
No menu de Ações, você pode gerar/enviar faturas por e-mail, enviar/imprimir extratos, bem como compor mensagens;
Verificar o cabeçalho do Perfil de Grupo para informações sobre o tipo de grupo, o número de reservas vinculadas, etc.;
Verificar o Saldo devedor do grupo;
Acessar as guias do perfil do grupo.

Cabeçalho (Fórmulas do Perfil do Grupo)

O cabeçalho do Perfil do Grupo inclui as seguintes informações:

Tipo: Grupo, Empresa, Agência de Viagens e Operadora.
Reservas: O número total de reservas criadas dentro dos Bloqueios Definidos e quaisquer reservas existentes vinculadas ao Grupo. As reservas Canceladas e com No-Show não estão incluídas nesse cálculo.

Reservas com o status Confirmação Pendente estão incluídas nos cálculos e são tratadas da mesma forma que as reservas Confirmadas.

Hóspedes: Número total de hóspedes listados nas reservas atribuídas a esta conta de Grupo. Reservas Canceladas e com No-Show não estão incluídas nesse cálculo.
Noites Reservadas: Total de noites multiplicado pelo número de quartos nas reservas atribuídas a esta conta de Grupo. Reservas Canceladas e com No-Show não estão incluídas nesse cálculo.
Noites Disponíveis: O número de noites a serem vendidas combinadas de todos os bloqueios de alocação definidos.
ADR (Tarifa Média Diária): Tarifa Média Diária = “Receita do Quarto” / (“Noites Reservadas” + “Noites Disponíveis”).
Receita do Quarto: A soma das tarifas diárias de cada quarto alocado em todos os bloqueios de alocação definidos e tarifas diárias de todos os quartos diretamente vinculados ao perfil do grupo. Reservas Canceladas e com No-Show não estão incluídas nesse cálculo.

Guias do Perfil do Grupo

As guias do Perfil do Grupo incluem as seguintes informações:

a. Reserva: Verifique, crie, edite, vincule ou desvincule reservas do grupo.

Você pode filtrar a lista por:

1. 1. Pesquisa: Visualize um perfil de grupo específico digitando seu nome ou código. Deixe o campo em branco para ver uma lista completa de todas as suas reservas;
  2. Data da Reserva;
  3. Data de Check-in e Data de Check-out;
  4. Data da Estadia;
  5. Status: Selecione tudo ou especifique o tipo de reservas que deseja ver;
  6. Tipos de Quarto: Selecione tudo ou especifique a categoria de quarto que deseja ver;
  7. Origem: Selecione tudo ou especifique os canais de onde veio a reserva;
  8. Bloqueios de Alocação: N.D. ou especifique o bloqueio de alocação;

Após aplicar os filtros, a tabela mostrará uma lista de reservas. Muitos dos campos são autoexplicativos ou iguais aos filtros; aqui estão algumas menções especiais:

1. 1. ID: Clique na ID da reserva com hiperlink ou código de confirmação para ser redirecionado para a página de Detalhes da Reserva;
  2. Nome e Sobrenome: Nome do hóspede principal (reservante);
  3. Número(s) da(s) Acomodação(ões): Quarto(s) atribuído(s) à reserva, exibindo abreviações de quarto e números de unidades conforme aparecem no calendário. A célula dirá N.D. (não disponível) se nenhum quarto estiver atribuído;
  4. Preço Total: Este é o saldo devido da reserva.

b. Bloqueios de Alocação: Verifique, crie ou edite Bloqueios de Alocação para grupos.

c. Extratos: Adicione pagamentos, reembolso e adicione ou ajuste cobranças.

d. Perfil do Grupo: Verifique e edite detalhes do perfil do grupo e adicione e edite contatos.

e. Pickup: Veja quais inventários foram alocados e quantos quartos foram ocupados em um período específico.

Consulte o artigo Bloqueios de alocação para saber mais sobre como revisar o Pickup de bloqueios de alocação.

f. Cartões de Crédito: Verifique, adicione e autorize cartões de crédito.

g. Anotações: Monitore informações importantes, detalhes de contato, políticas, etc.

h. Documentos: Encontre as faturas geradas.

Gerenciamento de Bloqueios de Alocação

Um Bloqueio de Alocação de um grupo é um bloqueio de disponibilidade para datas específicas. Não é obrigatório criar esses bloqueios para cada Perfil de Grupo, uma vez que a funcionalidade principal de um perfil de grupo é monitorar negócios de uma empresa específica e encaminhar cobranças de reservas para um extrato de grupo.

No entanto, eles podem ser úteis para garantir um número específico de quartos previamente acordado para um grupo ou oferecer uma tarifa especial de grupo sem bloquear a disponibilidade.

Saiba mais sobre as principais ações dos bloqueios de alocação aqui.