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Ações gerais dos Perfis de Grupos

Gabriela Garcia
Atualizado

Visão geral

O Perfil de Grupo é um ponto central para gerenciar reservas vinculadas a grupos, como empresas, festas de casamento ou agências de viagens, no módulo de Hospedagem em Grupo da Cloudbeds. Cada perfil de grupo pode incluir vários contatos com detalhes como nome, e-mail, número de telefone e informações adicionais. Esses contatos são essenciais para negociações, gerenciamento de disponibilidade, envio de faturas e discussão de políticas de depósito e pagamento.

Este guia explicará as principais ações do Perfil de Grupo, desde a criação e edição até a criação de contatos, exclusão de perfis de grupo e adição de notas.

A Cloudbeds acredita que cada negócio em hospedagem é único. Temos as ferramentas para que propriedades de todos os tamanhos e orçamentos possam se estabelecer e crescer. Entre em contato com nossa equipe para mais informações sobre cada pacote disponível. Ainda não é cliente da Cloudbeds? Acesse nosso Guia de Preços e agende uma demonstração.

 Antes de se aprofundar nos Perfis de Grupo, recomendamos ler este artigo para aprender como acessar e navegar no módulo de Hospedagem em Grupo.

Principais ações

Como criar um Perfil de Grupo

  1. A partir da página de GruposGroups icon.png;
  2. Clique em +Criar Perfil de Grupo;


  1. Dê um Nome ao perfil;
  2. O Status é Aberto por padrão. Este campo ajudará a filtrar grupos ativos versus inativos. Você também pode defini-lo como Fechado na página do grupo;
  3. Selecione o Tipo de Perfil de Grupo na seguinte lista:
    1. Grupo: é um evento único, como uma festa ou um casamento.
    2. Empresa: Para eventos corporativos que reservam quartos para seus funcionários.
    3. Agente de viagens: Isso é para agências de turismo que reservam sua propriedade para seus clientes.
    4. Operadoras: Para OTAs, para os quais você paga uma comissão por trazer os clientes.

Este campo ajudará a filtrar seus grupos e não afeta a funcionalidade.

  1. Escolha se deseja Encaminhar para Extrato do Grupo ou não:
    1. Se você escolher SIM, as transações das reservas individuais que pertencem a esse Grupo serão automaticamente transferidas para o extrato mestre do grupo e afetarão o saldo devido do grupo. As transações ainda aparecerão nas reservas, mas não afetarão o saldo devido da reserva individual.
    2. Se você escolher NÃO, as transações das reservas individuais que pertencem a esse Grupo não serão transferidas automaticamente para o extrato mestre do grupo.
  2. Se você selecionou SIM no passo anterior, você deve escolher quais Tipos de Transação das reservas no grupo devem ser encaminhados para este extrato mestre do grupo;
  3. Selecione a Configuração do Extrato de Reserva para o extrato do perfil do grupo (se você tiver a funcionalidade de extarto dividido ativada);

 Se você selecionar "Configuração do Extrato" e posteriormente alterá-lo na página "Gerenciar Extrato", as alterações não serão aplicadas ao extrato do grupo.

  1. Selecione a Origem (para fins de monitoramento);
  2. Informe o Endereço do grupo (não é necessário);
  3. Adicione Notas se necessário (pode ser feito a qualquer momento posteriormente);
  4. Clique em Salvar.

O perfil do grupo aparecerá na tabela na página de Grupos.

Como editar os detalhes do Perfil do Grupo

Encontre o Perfil do Grupo desejado na tabela de Perfil de Grupos e clique no ícone de engrenagem para editar suas informações.

Você também pode editar de dentro do grupo indo para a guia Perfil do Grupo e clicando no ícone de lápis.

Como criar contatos para um Perfil de Grupo

  1. Encontre o Perfil do Grupo desejado na tabela de Perfis de Grupos e clique no Nome com hiperlink para abrir o perfil do grupo;
  2. Vá para a guia Perfil do Grupo;
  3. Clique em +Adicionar Contato;

  1. Preencha os campos obrigatórios de Detalhes de Contato;
  2. Clique em Salvar.

 É possível ter múltiplos contatos dentro de um Perfil de Grupo e usar o mesmo contato em vários Perfis de Grupos.

Como excluir um Perfil de Grupo

Encontre o Perfil de Grupo desejado na tabela de Perfis de Grupos e clique no ícone de engrenagem para Remover Perfil.

 Esta ação não pode ser revertida e todos os dados serão excluídos. Você pode restaurar parcialmente o perfil usando as entradas do Registro de Atividades, mas o processo é manual.

Como adicionar notas a um Perfil de Grupo

Siga estes passos para adicionar notas a um Perfil de Grupo, Bloqueio de Alocação, Reservas ou Hóspedes:

  1. No MenuMain menu.png, vá para GruposGroups icon.png e clique no Nome com hiperlink do perfil de grupo desejado para abri-lo;

  1. Vá para a guia Anotações;
  2. Digite a nota;
  3. Clique em Enviar Anotação. Você deve escolher em qual seção a nota deve ser enviada:
    1. Para Todos os Hóspedes
    2. Para Todas as Reservas
    3. Para Perfil de Grupo
    4. Para Todos os Bloqueios de Alocação

  1. Use as guias abaixo para revisar as notas;
  2. Clique no ícone de impressão para imprimir a nota;
  3. Clique no ícone de engrenagem para editar ou arquivar a nota;

  1. Vá para Anotações Arquivadas;
  2. Clique no ícone de engrenagem e clique em Restaurar Nota (se necessário).

 Visualizar e publicar notas da Conta de Grupo via API

Você pode criar, editar e excluir notas para Grupos via API. Para fazer isso, você deve ter a) Marketplace e Integrações habilitados e b) Habilitar Gerenciamento de Grupo.

 Artigos relacionados:

Como excluir um Perfil do Grupo

Encontre o Perfil do Grupo desejado na tabela de Perfis do Grupo e clique no ícone de engrenagem para Remover Perfil.

Esta ação não pode ser revertida, e todos os dados serão excluídos. Você pode restaurar parcialmente o perfil usando as entradas do Registro de Atividades, mas o processo é manual.

Como adicionar anotações a um Perfil do Grupo

Siga estas etapas para adicionar anotações a um Perfil do Grupo, Bloqueio de Alocação, Reservas ou Hóspedes:

  1. No MenuMain menu.png, vá para GruposGroups icon.png e clique no Nome hiperlinkado do perfil do grupo desejado para abri-lo.

  1. Vá para a guia Anotações
  2. Digite a anotação
  3. Clique em Enviar Anotação. Você deve escolher em qual seção a anotação deve ser enviada:
    1. Para Todos os Hóspedes
    2. Para Todas as Reservas
    3. Para o Perfil do Grupo
    4. Para Todos os Bloqueios de Alocação

  1. Use as guias abaixo para revisar as anotações
  2. Clique no ícone de impressão para imprimir a anotação
  3. Clique no ícone de engrenagem para editar ou arquivar a anotação

  1. Vá para Anotações Arquivadas
  2. Clique no ícone de engrenagem e clique em Restaurar Anotação (se necessário)

Visualize e publique anotações da Conta do Grupo via API

Você pode criar, editar e excluir anotações para Grupos via API. Para isso, você deve ter a) Marketplace e Integrações habilitados e b) Gerenciamento de Grupos habilitado.

Artigos relacionados:

Como fazer o upload de documentos para um Perfil do Grupo

Use a guia Documentos para fazer o upload e armazenar arquivos relacionados ao evento diretamente no Perfil do Grupo. Isso mantém todos os documentos do grupo ou evento em um só lugar e ajuda sua equipe:

  • Acessar rapidamente contratos e aditivos assinados quando surgirem dúvidas sobre bloqueios de quartos ou termos.
  • Compartilhar os últimos BEOs (Ordem de eventos de banquete), menus, especificações audiovisuais e diagramas de configuração com as operações sem sair do Cloudbeds.
  • Garantir que todos que trabalham no grupo ou evento estejam usando os mesmos documentos atualizados.

Esses documentos estão vinculados apenas ao Perfil do Grupo e são destinados à gestão interna do grupo ou evento.

  1. Na página Grupos, clique no Nome hiperlinkado do grupo desejado para abrir o Perfil do Grupo;

  1. Vá para a guia Documentos e clique em Documentos no menu à esquerda;
  2. Clique em Fazer Upload;

  1. Na janela Upload de arquivos, arraste e solte o arquivo na área de upload ou clique para navegar em seu dispositivo;

  1. Se necessário, clique em REMOVER ARQUIVO para descartar um arquivo ou em +ADICIONAR MAIS para fazer o upload de arquivos adicionais. Quando estiver pronto, clique em Concluído para confirmar o upload;

  1. Uma vez que o upload esteja completo, o documento aparece na lista de Documentos com seu Nome do Arquivo e Data de Criação. Clique no nome do arquivo para abrir o documento em uma nova guia.

Tipos de arquivo suportados: pdf, rtf, doc, docx, txt, jpg, jpeg, png, gif, csv, xls, xlsx.

 Limitações: Neste momento, você só pode fazer o upload de documentos; não há opção para excluí-los do Perfil do Grupo.

  • Os documentos são armazenados apenas no Perfil do Grupo; eles não são visíveis nos perfis de hóspedes ou em documentos de reserva e não são pesquisáveis em outros lugares no sistema.

 Saiba mais sobre como gerenciar Perfis de Grupos aqui.

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