Agendamento de e-mails

Juss Reyes

Atualizado 12 de novembro de 2024 10:01

A programação de e-mail é um recurso que permite que as propriedades enviem automaticamente e-mails ao hóspede principal de acordo com um cronograma específico. Este tutorial oferece uma visão geral da aba de programação de e-mails no PMS da Cloudbeds.

Antes de começar

Se você não consegue visualizar as Configurações de Programação de E-mail, entre em contato com o Proprietário e solicite a ativação da Permissão de E-mail do Sistema no seu papel de usuário. Saiba mais lendo esse tutorial: Definições de Permissão e Papéis de Usuário
Atualmente o PMS da Cloudbeds oferece 2 opções:
- de acordo com número específico de dias antes ou depois da chegada ou partida
- de acordo com as mudanças no status da reserva
Para agendar e enviar e-mails - é obrigatório ter um endereço de e-mail incluído nas informações do hóspede dentro da reserva.
Os e-mails programados serão enviados apenas ao hóspede principal da reserva.
Apenas novos modelos customizados de e-mails podem ser programados. Modelos pré-definidos ou modelos padrão criados no sistema não podem ser programados para envio.
Se você quiser programar e-mails de confirmação para os canais (OTAs), leia essa seção.
To schedule confirmation emails to channels (OTAs), go to this section.

Acesse a programação de e-mails

No menu da sua conta, acesse a página de Configurações e clique na seção de E-mail
Clique em Programação de envio

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Gerenciando a programação de e-mails

Crie uma programação de envio de e-mail

No menu da sua conta, acesse a página de Configurações e clique na seção de E-mail
Clique em Programação de envio
Clique em +Configurar programação de envio

Dê um nome à sua programação de envio
Selecione o modelo de e-mail que você criou manualmente

Saiba mais sobre Como criar, editar, ativar ou desativar modelos de e-mail customizados.

Escolha quando fazer o envio:
- Enviar e-mail imediatamente após a mudança do status da reserva
  Por exemplo: se você selecionar Cancelado, o e-mail será enviado automaticamente após o status da reserva ser alterado para Cancelado.
- Enviar email baseado na data da criação da reserva, data de check-in ou data de check-out
  Por exemplo: enviar um e-mail pré-chegada 2 dias antes da data de check-in.

Opções avançadas:
- Enviar modelo de e-mail somente para datas selecionadas: O modelo será enviado apenas para os períodos selecionados
- Enviar modelo de email apenas para origens específicas: O modelo será enviado apenas quando a reserva for realizada de uma origem selecionada

Se o usuário não selecionar Enviar modelo de e-mail apenas para as origens específicas os e-mails serão enviados para as reservas de todas as origens. Isso também inclui as reservas feitas por canais de distribuição (OTAs).

Quando finalizar, clique em Criar Programação

Programação de modelos de e-mail de confirmação de reservas via OTAs (canais)

Para programar o envio de modelos de e-mail de confirmação para reservas realizadas nos canais (OTAs), selecione Enviar modelo de e-mail apenas para origens específicas nas opções avançadas (etapa 7 acima)
Esse modelo de e-mail de confirmação será acionado apenas quando a reserva for de uma das origens indicadas. Por exemplo: se você quiser enviar o modelo para o Booking.com, selecione apenas o Booking.com.

Importante:

Os modelos de e-mail padrão de reserva confirmada não são enviados automaticamente a reservas realizadas via canais (OTAs), os canais são responsáveis por mandar seus próprios e-mails de confirmação. No entanto, você pode criar um modelo de e-mail customizado e configurar uma programação para enviar os e-mails automaticamente aos seus hóspedes seguindo as instruções acima.
O modelo de e-mail de confirmação padrão (pré-existente) não pode ser adicionado a uma programação. Você precisará criar um novo modelo seguindo os passos desse tutorial.
Selecione apenas as OTAs para evitar que e-mails de confirmação sejam enviados de forma duplicada para origens diretas (walk-ins, telefone, e-mail, site).
Nem todos os canais enviam os e-mails dos hóspedes ao PMS da Cloudbeds, nesse caso é possível que os hóspedes não recebam esse e-mail.

Veja os e-mails programados para seu hóspede na reserva, na aba de e-mails enviados.
Rastreie os e-mails para verificar seu status (enviado, entregue, erro) usando o log de envio de mensagens.
Seleção de Idioma para Agendamento de E-mails de OTAs:
- O idioma padrão usado para o agendamento de e-mails para OTAs é o idioma reconhecido pelo código do país selecionado pelo hóspede. Se o código do país não for reconhecido, o sistema usará o Inglês como idioma padrão, a menos que seja especificado de outra forma.
- Se você desativar a caixa de preenchimento automático de todos os idiomas, o idioma será selecionado a partir dos modelos que você criou traduções.
- Se uma reserva de OTA for recebida de um país com vários idiomas, o sistema determinará qual idioma será usado com base no país do hóspede (não necessariamente o idioma selecionado na reserva da OTA), pois o idioma selecionado pelo hóspede na OTA não será enviado para o Cloudbeds.

Desativar ou reativar uma programação de envio

Para desativar ou reativar uma programação de envio, clique no botão ao lado de cada programação de e-mail criada.
Se quiser desativar a programação, confirme no alerta para prosseguir.
A programação de e-mail aparecerá como desativada. Clique novamente para reativá-la depois, se desejar.

Ao desativar a programação, todos os e-mails programados serão removidos (não serão enviados).
Se você decidir reativar a programação depois, os e-mails voltarão a ser enviados de acordo com a programação, mas com algumas condições:
- Você precisa mover o botão da programação para Ativo e clicar em Editar > Salvar nas configurações de programação.
- As regras da programação ainda devem ser cumpridas (por exemplo: se o e-mail está programado para ser enviado 10 dias antes do check-in, a data que você ativou a programação deverá ser, pelo menos, 10 dias antes do check-in)
- Se você selecionou a opção Enviar email imediatamente após a mudança do status da reserva os seguintes tipos de programação serão aplicados para as reservas com status:
  - Antes do check-in: apenas para reservas confirmadas
  - Antes do check-out: apenas para reservas com status hospedado
  - Depois do check-in: apenas para reservas com status hospedado
  - Depois do check-out: apenas para reservas com status check-out feito
  - Depois da reserva: para qualquer status (pendente de confirmação, confirmado, hospedado, check-out feito, cancelado, no-show)

Como enviar e-mails de confirmação aos hóspedes que fizeram a reserva pelo Motor de Reservas

Você pode criar e programar e-mails automáticos de confirmação para enviar aos seus hóspedes quando eles criarem uma reserva pelo Motor de Reservas da Cloudbeds.

Depois de realizar a reserva no motor de reservas da Cloudbeds, seus hóspedes receberão um dos e-mails de confirmação: Reserva Confirmada ou Reserva Pendente de Confirmação dependendo do seu tipo de confirmação de reserva nos seus Termos e Condições.

Importante:

Essa configuração é aplicada apenas para o seu Motor de Reservas da Cloudbeds e para as reservas diretas.
Reservas feitas via OTA são importadas ao sistema com o status Confirmado, mas o hóspede não receberá o e-mail de confirmação do PMS da Cloudbeds, a OTA enviará o e-mail de confirmação deles. Leia essa seção para obter mais informações.

Opções disponíveis para o e-mail de confirmação:

Confirmada: Nosso sistema enviará automaticamente o e-mail de Reserva Confirmada ao seu hóspede. Se você escolher essa configuração, deverá também ativar a opção para Enviar ao cliente um e-mail automático de confirmação.
Pendente de confirmação: Essa opção ativa o e-mail de Confirmação Pendente. Mesmo se o depósito foi confirmado durante a reserva, o sistema primeiro fará o envio automático do e-mail de Confirmação Pendente. O e-mail de Reserva Confirmada será enviado quando você confirmar a reserva manualmente.