| Objectif | Comprendre et utiliser le tiroir Détails de la réservation pour consulter une réservation et gérer son folio. |
| Idéal pour | Les agents de la Réception et les administrateurs d’établissement qui travaillent avec les détails des réservations et les transactions de folio. |
| Utilise-le lorsque | Tu as besoin d’ouvrir une réservation sans quitter ta page actuelle, de consulter ses informations ou d’effectuer des actions sur le folio. |
| Prérequis | Une réservation accessible depuis une zone prise en charge du PMS Cloudbeds. Certaines options du folio nécessitent la fonctionnalité ou la configuration de compte associée. |
| Résultat attendu | Tu peux naviguer dans le tiroir, gérer les transactions de folio et interpréter le résumé financier. |
Introduction
Le tiroir Détails de la réservation est un panneau latéral qui offre une vue complète de la réservation d’un client sans quitter l’écran actuel. Il est conçu pour naviguer efficacement dans les informations de réservation et réaliser des tâches opérationnelles, comme gérer les folios, ajouter des notes ou consulter les documents du client.
Utilise cet article pour découvrir où le tiroir est disponible, ce que contient chaque onglet, et comment utiliser ses outils de folio et ses résumés financiers.
Table des matières
- Accède au tiroir des Détails de la réservation
- Navigue dans le tiroir
- Gère le folio de réservation
- Utilise les actions dans l’onglet Folio
- Consulte les résumés du folio et les instantanés financiers
- Questions fréquemment posées
Accède au tiroir des Détails de la réservation
Le tiroir peut être ouvert depuis plusieurs zones principales du PMS :
- NOUVEAU tableau de bord : Clique sur le nom du client ou le numéro de réservation dans la section Activité.
- NOUVEAU calendrier : Accède aux détails de la réservation directement depuis la grille du calendrier.
- NOUVELLE page des réservations : Sélectionne la réservation dans la liste des résultats pour ouvrir le panneau latéral.
- NOUVEAUX groupes et événements : Accède à l’onglet réservations d’un événement et clique sur le nom du client ou le numéro de réservation.
- Rapports : Lorsque l’option Activer les liens hypertextes est activée dans la configuration des rapports, en cliquant sur le Nom complet du client ou le Numéro de réservation dans les rapports Réservations et Financiers, le tiroir s’ouvre sur le même écran.
Navigue dans le tiroir des Détails de la réservation
Le tiroir est organisé en plusieurs onglets pour t’aider à gérer différents aspects du séjour :
- Aperçu : Affiche les détails principaux de la réservation, le statut et les dates de séjour.
- Folio : Utilisé pour gérer les transactions financières, les paiements et les soldes.
- Notes : Espace centralisé pour les notes internes spécifiques à la réservation.
- Messages : Contient l’historique des communications avec le client.
- Client : Gère les informations du profil du client et ses coordonnées.
- Hébergements : Visualise et gère les hébergements attribués à la réservation. Les établissements disposant d’une intégration prise en charge pour les serrures de porte peuvent également accéder aux actions de gestion des clés depuis cet onglet. Consulte Délivrer et gérer les clés de serrure de porte pour le flux de travail complet.
- Documents : Stocke et affiche les fichiers liés à la réservation.
- Activité : Journal de toutes les modifications et actions effectuées sur la réservation.
Les utilisateurs peuvent basculer entre le tiroir latéral et une vue plein écran en cliquant sur l’icône Développer (flèches diagonales) en haut à droite. Clique de nouveau pour le réduire.
Gérer le folio de réservation
L’onglet Folio dans le tiroir est l’emplacement principal pour gérer la comptabilité d’une réservation.
- Sélecteur de folio et paramètres : Passe d’un folio à l’autre parmi ceux attribués à la réservation et gère les paramètres du folio sélectionné.
- Filtres : Affine les transactions par type (charges/paiements) ou plage de dates.
- Liste des transactions : Consulte tous les articles publiés et en attente.
- Actions sur la ligne : Clique sur les trois points à côté d’une transaction pour voir les détails ou effectuer des actions spécifiques.
- Regroupement : Organise la liste par date de transaction, date de service ou utilisateur.
- Bouton Ajouter : Ajoute rapidement des paiements, produits, taxes/frais ou revenus de chambre.
- Bouton Filtrer : Ouvre des filtres supplémentaires pour affiner la liste des transactions.
- Plus d’actions : Accède aux outils pour créer des factures, exporter des données ou envoyer le folio par e-mail.
- Dépôts : Consulte et gère les dépôts retenus pour la réservation.
- Panneau récapitulatif : Consulte une ventilation financière du folio, incluant des éléments tels que le sous-total, les produits, les taxes et frais, les paiements, le total général et le solde dû actuel.
Si Créances clients est activé, un bouton Créances clients apparaît dans la zone Résumé lorsque les soldes de cette réservation sont liés à un grand livre de créances. Consulte la section Créances clients (AR) ci-dessous pour plus de détails.
Utilise les actions dans l’onglet Folio
Depuis l’onglet Folio, tu peux gérer les actions financières liées à la réservation sans quitter le tiroir.
Ajouter des articles au folio
Clique sur le bouton Ajouter pour ajouter de nouveaux articles au folio sélectionné. Les options disponibles incluent :
- Paiement : Ajouter ou enregistrer un paiement client.
- Produits : Ajouter des produits ou services au folio.
- Taxe/frais : Ajouter les taxes ou frais applicables.
- Revenus de chambre : Ajouter les revenus de chambre à la réservation.
- Ajustement : Ajuster les charges existantes si nécessaire.
- Remboursement : Ajouter une transaction de remboursement.
- Frais d’annulation : Ajouter un frais d’annulation.
- Frais d’absence sans annulation : Ajouter un frais d’absence sans annulation.
Choisis un mode de paiement lors de l’ajout d’un produit
Lorsque tu ajoutes un produit, choisis le mode de paiement correspondant à la manière dont le client paiera :
- Ne pas collecter le paiement : Ajoute le coût du produit sans collecter le paiement.
- Carte de crédit enregistrée : Collecte le paiement en utilisant une carte enregistrée.
- Terminal : Active le lecteur de carte pour collecter un paiement en présence de la carte.
- Ajouter une nouvelle carte de crédit : Saisis les nouvelles informations de carte et collecte le paiement.
- Paiement par lien : Envoie un lien de paiement au client.
Effectuer un paiement par terminal lors de l’ajout d’un produit
Si tu sélectionnes Terminal comme mode de paiement, suis ces étapes :
- Saisis la chambre, la catégorie ou le nom du produit, le prix et la quantité.
- Sous Mode de paiement, sélectionne Terminal.
- Garde Publier avec la date et l’heure actuelles sélectionné, ou ajuste-le si nécessaire. Ajoute des notes de paiement si besoin.
- Sélectionne Effectuer le paiement. Pour enregistrer le produit sans affecter le paiement à des charges spécifiques, sélectionne Ignorer l’allocation.
- Si plusieurs terminaux sont enregistrés, sélectionne celui que tu souhaites utiliser.
- Demande au client de taper, insérer ou faire glisser sa carte.
Pendant le traitement du paiement, tu peux sélectionner Choisir un autre pour changer de terminal ou Annuler pour arrêter la transaction. Après un paiement réussi, les détails du produit et du paiement apparaissent ensemble dans le folio. Si le client annule ou si le paiement échoue, le produit n’est pas ajouté.
Plus de flux de paiement : Consulte ces guides pour des instructions détaillées sur les paiements et les remboursements.
Configurer le folio et utiliser plus d’actions
Les utilisateurs peuvent également accéder à des outils supplémentaires pour le folio via les icônes à côté du bouton Ajouter.
- Modifier la configuration du folio : Gérer les paramètres du folio et les préférences d’affichage.
- + Ajouter un nouveau folio : Créer un folio supplémentaire pour la réservation afin de séparer les charges, paiements ou responsabilités de facturation.
- Folios existants : Sélectionne un folio existant pour voir ses transactions, ou clique sur l’icône crayon pour modifier le nom ou la configuration du folio.
- Créer une facture : Créer une facture à partir du folio.
- Créer une facture pro forma : Créer une facture pro forma.
- Générer un reçu : Générer un reçu pour l’activité du folio.
- E-mail : Envoyer les documents liés au folio par e-mail.
- Imprimer : Imprimer le folio.
- Exporter : Exporter les informations du folio.
Les utilisateurs peuvent aussi utiliser le menu des actions de ligne à côté d’une transaction pour voir les détails ou effectuer des actions spécifiques à la transaction.
- Annuler une transaction : Annule la transaction sélectionnée lorsque cela est possible.
- Allouer un paiement : Alloue le paiement sélectionné aux charges appropriées.
- Générer un reçu : Génère un reçu pour la transaction sélectionnée.
- Gérer les cartes de crédit : Ouvre la zone de gestion des cartes de crédit pour la réservation.
- Plus d’actions sur le folio : Accède à des outils supplémentaires liés au folio.
Consulter les résumés de folio et les instantanés financiers
Le tableau de bord résumé offre une vue d’ensemble financière du folio, incluant une ventilation des charges, paiements, totaux et le solde actuel dû.
Dans cette zone, tu peux aussi accéder au bouton Dépôts et au sélecteur de devise.
- Dépôts : Voir et gérer les dépôts associés à la réservation.
- Devise : Change les montants affichés du folio dans une autre devise disponible.
La section Dépôts et le sélecteur de devise peuvent ne pas être visibles dans tous les établissements.
- La section Dépôts est disponible uniquement lorsque la fonctionnalité grand livre des dépôts est activée pour l’établissement. Cette fonctionnalité n’est pas activée par défaut et doit être demandée.
- Le sélecteur de devise s’affiche uniquement lorsque plusieurs devises sont configurées dans les paramètres du compte de l’établissement.
Consulter l’instantané du solde dû pour les statuts terminaux
Pour les réservations en statut terminal, Annulée ou Absence sans annulation, la section Résumé inclut un sélecteur de vue sous forme de liste déroulante. Cela permet de consulter la valeur de la réservation telle qu’elle était avant le changement de statut.
- Vue actuelle : Affiche les valeurs comptables en temps réel. Pour les réservations annulées, cela montre souvent 0 car les transactions en attente sont généralement effacées.
- Avant annulation/absence : Affiche un instantané figé de la ventilation financière capturée au moment où la réservation a été annulée ou marquée comme absence sans annulation.
La vue instantané est historique et reste inchangée même si la réservation est mise à jour par la suite. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les types de réservation, y compris celles provenant des OTA.
Lorsque tu passes à la vue Avant annulation/absence sans annulation, le système affiche les métriques originales suivantes issues de l’instantané :
- Sous-total original
- Total original des articles supplémentaires (y compris la liste détaillée) si applicable
- Taxes et frais originaux
- Total général original
- Solde dû
Consulter les soldes des Créances clients
La fonctionnalité Créances clients (AR) te permet de transférer les soldes impayés d’un folio de réservation vers un grand livre centralisé pour le suivi et le relance, généralement après le check-out.
Dans l’onglet Folio, le bouton Créances clients apparaît dans la zone Résumé lorsque des soldes de la réservation sont liés à un ou plusieurs grands livres AR. Le nombre entre parenthèses indique combien de grands livres AR sont associés à la réservation.
Clique sur le bouton Créances clients pour voir les grands livres liés. Depuis la liste, tu peux ouvrir la page du compte concerné ou accéder aux actions disponibles, comme annuler un transfert lorsque c’est autorisé.
Les Créances clients sont généralement utilisées pour suivre les soldes impayés après leur transfert hors du folio vers un grand livre dédié.
Si ton établissement a activé les Créances clients, en savoir plus sur le fonctionnement de cette fonctionnalité et la gestion des grands livres AR :
Questions fréquentes
Déplie les questions ci-dessous pour découvrir les variations d’interface et les conseils adaptés à chaque scénario.
Pourquoi la mise en page de mon folio est-elle différente de celle présentée dans cet article ?
Cloudbeds déploie actuellement une expérience UI Folio mise à jour dans les établissements. Par conséquent, ta vue du folio peut différer selon la version actuelle de ton établissement.
- La nouvelle UI Folio inclut un unique bouton + Ajouter, un panneau récapitulatif avec le total général, les paiements et le solde dû, ainsi qu’une section Dépôts et un sélecteur de devise (lorsque applicable).
- La version précédente du folio affiche des boutons Paiement et Charge séparés et n’inclut pas la section Dépôts ni le sélecteur de devise au même endroit.
Cette mise à jour est déployée progressivement et devrait atteindre tous les établissements durant le T2 à T3 2026.
Puis-je gérer plusieurs folios depuis le tiroir ?
Oui. Utilise le sélecteur de folio pour passer d’un folio à l’autre attribué à la réservation. Tu peux aussi utiliser les outils du folio pour gérer les actions liées au folio.
Pourquoi ne vois-je pas la liste déroulante Avant annulation/absence sans annulation ?
La liste déroulante apparaît uniquement pour les réservations avec le statut : Annulée ou Absence sans annulation. Elle est disponible uniquement dans le nouveau tiroir Détails de la réservation et s’applique aux réservations annulées ou marquées comme absence sans annulation à partir de fin avril 2026, date d’introduction de cette fonctionnalité.
L’instantané s’applique-t-il aux réservations OTA ?
Oui. L’instantané s’applique à tous les types de réservations, y compris les réservations OTA, tant que la réservation remplit les conditions requises.
Puis-je filtrer ou regrouper les transactions de folio dans le tiroir ?
Oui. Dans l’onglet Folio, clique sur l’icône Filtres pour ouvrir le panneau de filtres. À partir de là, tu peux affiner les transactions par dates, nom du client ou numéro de chambre, folio, type de transaction, statut de la transaction et visibilité de la piste d’audit. Après avoir sélectionné les filtres, clique sur Appliquer.
Tu peux aussi utiliser la Liste déroulante Regrouper par dans l’en-tête du folio pour organiser les transactions par date de transaction, date de service, utilisateur, entre autres.
Puis-je effectuer un paiement par terminal lors de l’ajout d’un produit ?
Oui. Lorsque tu ajoutes un produit à un folio, tu peux sélectionner Terminal comme mode de paiement. Le système activera ton lecteur de carte, le client tapera ou insérera sa carte, et une fois la transaction réussie, le produit et le paiement seront enregistrés ensemble sur le folio.
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