Exigences
- Le grand livre des acomptes est disponible sur demande et n’est pas activé par défaut. Avant l’activation, confirmez que votre établissement dispose d’un flux de travail défini pour les acomptes et vérifiez la compatibilité avec toute intégration comptable connectée.
- Une fois le grand livre des acomptes activé sur votre compte, il ne peut plus être désactivé.
Contactez notre équipe d’assistance pour plus d’informations et d’aide.
Aperçu du grand livre des acomptes
La page grand livre des acomptes offre une méthode structurée pour gérer les paiements avant check-in en les dirigeant automatiquement vers un compte de passif dédié. Cela garantit que les acomptes versés à l’avance sont séparés des revenus jusqu’à la fourniture des services.
Assure la conformité avec les bonnes pratiques comptables en classant les acomptes comme des passifs.
Offre une meilleure visibilité sur le total des acomptes, évitant ainsi leur mauvaise classification en tant que revenus.
Permet le transfert manuel des acomptes du grand livre des acomptes vers le folio du client lors du check-in.
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Prend en charge des méthodes flexibles d’application des acomptes :
Transférer tous les acomptes immédiatement au check-in.
Consommer automatiquement au check-in* lorsque la réservation devient en séjour.
Sur la page des acomptes, vous trouverez tous les paiements considérés comme acomptes sur tous les folios de réservation. Cela vous donne un instantané de la responsabilité totale des acomptes avancés en souffrance de vos établissements.
Chaque transaction inclut un lien vers la réservation associée ainsi que les détails de la réservation, tels que le statut et les dates de check-in et de check-out.
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*Consommation automatique des acomptes :
Vous pouvez activer la fonction de consommation automatique dans les paramètres des acomptes de la section Paiements
qui consomme automatiquement tous les acomptes collectés dès que le statut d’une réservation passe à En séjour ou Parti. Cela supprime la nécessité pour le personnel de transférer manuellement les acomptes et réduit le risque d’erreur.
Si le statut de la réservation est modifié pour revenir à Confirmé ou Confirmation en attente, les acomptes resteront dans le folio et ne seront pas retournés au grand livre des acomptes.
- Accédez à la page Comptabilité
dans le menu principal
,
- Rendez-vous sur le premier onglet : Acomptes
- Vous pouvez activer/désactiver l’option pour afficher les acomptes consommés/annulés :
- Vous pouvez activer ce bouton bascule pour voir l’historique d’un acompte transféré du grand livre vers le folio du client dans une réservation.
- Si vous souhaitez uniquement afficher les acomptes actifs actuellement dans le grand livre des acomptes, vous pouvez désactiver ce bouton bascule pour obtenir une vue simple et actuelle.
- Vous pouvez filtrer le grand livre des acomptes selon les options suivantes :
- Date des transactions
- État de la transaction
- Statut de la réservation
- Utilisateur
- Date de check-in
- Date de check-out
- La fonction d’acompte est restreinte si le statut de la réservation est parti, no-show ou annulé.
- Vous ne pouvez pas faire passer une réservation à un statut terminal sauf si le grand livre des acomptes est soldé et que plus aucun acompte n’est accepté.
- Les transferts dans le grand livre des acomptes sont affichés en négatif car ils représentent des passifs. Chaque instantané des modifications de ces grands livres montre les changements quotidiens entre l’audit de nuit du jour précédent et celui du jour en cours.
Lorsqu’une réservation est effectuée et payée, en totalité ou partiellement, via le moteur de réservation, ces paiements sont automatiquement classés comme acomptes et apparaissent dans le grand livre des acomptes. De même, lors de la création d’une réservation directe dans le système, celle-ci sera également enregistrée dans le grand livre des acomptes si un paiement est effectué lors de la création.
De plus, le système vous permet de marquer tout paiement comme acompte après la création de la réservation, ce qui facilite la gestion des dépôts de garantie collectés à l’arrivée du client.
Voici comment vous assurer que le paiement est bien classé comme acompte lors de la création d’une réservation directe depuis zéro :
- Crée la réservation avec une source directe
- Clique pour ajouter un paiement
- Attribue le paiement au folio correspondant
- Remplis les détails du paiement
- Coche la case « Marquer comme acompte »
Après avoir ajouté ce paiement, tu ne le verras pas directement publié dans le folio de la réservation lorsque tu l’ouvriras à nouveau. En revanche, tu verras un solde dans le bouton Acomptes en haut à droite de la réservation :
Chaque réservation dispose d’un bouton Acompte en haut à droite qui indique le solde de l’acompte de cette réservation.
- Lorsque la réservation est en check-in, ou pendant le séjour, vous pouvez transférer ces paiements vers le grand livre client pour les enregistrer comme revenus.
- Optionnellement, tous les acomptes peuvent être transférés au grand livre client lors du check-out.
- Cependant, une réservation ne peut pas passer au statut terminal (check-out, absence sans annulation ou annulée) si un solde ouvert subsiste dans le grand livre des acomptes. Cela garantit que tous les acomptes sont bien pris en compte. Consultez la section Check-out d’une réservation avec acompte restant.
- Les acomptes remboursables peuvent être restitués, et les acomptes non remboursables peuvent être enregistrés comme revenus acquis.
- Si votre établissement a activé l’automatisation de la consommation au check-in, ce processus se fera automatiquement lorsqu’une réservation passe en statut en séjour. La consommation manuelle reste possible si l’automatisation n’est pas activée.
Vous pouvez suivre les étapes suivantes pour gérer les acomptes dans la réservation :
- Cliquez sur le bouton Acomptes pour afficher les détails des acomptes de cette réservation spécifique
- Vous pouvez filtrer les transactions d’acomptes pour masquer les acomptes déjà consommés/annulés ou pour voir uniquement les acomptes annulés
- Vous pouvez cliquer pour consommer n’importe quel article d’acompte :
- Lorsque vous consommez un acompte, il est transféré hors du grand livre des acomptes et publié dans le grand livre client (folio).
- Lisez le message d’avertissement et choisissez si vous souhaitez continuer
Lorsque vous revenez au folio de réservation, vous verrez que l’acompte a été ajouté aux transactions et que le solde restant de l’acompte est à zéro, ce qui signifie qu’il n’y a plus de montant à facturer comme acompte pour cette réservation :
Chaque fois que vous essayez de faire un check-out, d’annuler ou de marquer une réservation comme no-show (c’est-à-dire la porter à un statut terminal), si un acompte reste dû, vous serez invité à le consommer.
Vous ne pourrez pas définir le statut de la réservation sur un statut terminal tant que les acomptes de cette réservation n’auront pas été soldés. Suivez les étapes suivantes :
- Passez la réservation au statut en séjour
- Cliquez pour confirmer le check-in
- Une invite affichera les acomptes restants et vous pourrez les consommer facultativement. Suivez les étapes dans Gérer les acomptes dans le folio de réservation pour solder le solde de l’acompte.
- Repassez la réservation au statut check-out (ou no-show, annulé).
Si vous devez annuler ou rembourser un acompte au lieu de le consommer et de le publier dans le grand livre client avant le check-out, vous pouvez le faire depuis la page principale du grand livre des acomptes.
- Accédez à la page principale du grand livre des acomptes
- Trouvez la transaction que vous souhaitez annuler ou rembourser
- Cliquez sur le bouton
de la ligne de transaction
- Cliquez pour annuler ou rembourser le paiement
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