Comprendre les Factures pro forma et la facturation des transactions

Une facture pro forma est un nouveau type de document qui vous permet de créer une facture préliminaire pour un client ou un groupe. Elle est spécialement conçue pour inclure des charges qui ne sont pas encore définitives.

Principales caractéristiques d’une facture pro forma

1. Document préliminaire : Une facture pro forma est un document préliminaire et l’indique clairement sur le modèle.
2. Inclut les transactions en attente : Bien que les factures pro forma soient le moyen principal de facturer les charges en attente, vous pouvez désormais activer un paramètre pour autoriser ces charges également sur les factures standard.
3. Non définitive : Les charges sur une facture pro forma ne sont pas verrouillées dans ce document. Elles peuvent toujours être ajoutées à une facture standard ultérieurement lorsqu’elles sont publiées.
4. Enregistrée dans les documents : La facture pro forma sera sauvegardée dans la section Documents de la réservation ou du folio de groupe.
5. Utilisez les factures pro forma comme devis ou estimations pour les clients :
       • Accepter l’estimation marque la pro forma comme acceptée.
       • Rejeter l’estimation la marque comme rejetée.
   Ces actions n’affectent pas le folio ni les charges publiées – elles servent simplement à suivre l’acceptation par le client.

Comment créer

1. Accédez à la réservation souhaitée
2. Cliquez sur le bouton Actions en haut à droite
3. Sélectionnez Créer une facture pro forma
   

Lors de la création d’une facture, les charges sont désormais étiquetées comme en attente ou publiées.

Vous pouvez désormais uniquement voir les transactions en attente lorsque vous choisissez de créer une facture pro forma. Ces transactions n’apparaîtront pas comme option lors de la création d’une facture standard.
Dialogue « Créer une facture pro forma » – affichant les transactions en attente et publiées, ainsi que les paiements.

Dialogue « Créer une facture » sur la même réservation affichant uniquement les transactions publiées et les paiements.

Modifications des règles de facturation des transactions

Pour garantir que chaque facture constitue un enregistrement complet d’une transaction, nous avons mis à jour les règles concernant ce qui peut être ajouté.

• Transactions uniquement paiements : Il n’est plus possible de créer une facture contenant uniquement des paiements. Chaque facture doit désormais inclure au moins une transaction publiée en plus de tout paiement. Si vous tentez de créer une facture avec uniquement des paiements, le système affichera un message d’erreur.
  
• Transactions en attente : Par défaut, les transactions en attente ne peuvent pas être ajoutées à une facture standard. Cependant, si le paramètre « Autoriser la facturation des transactions en attente » est activé dans vos paramètres financiers, vous pouvez les ajouter directement aux factures standard. Notez qu’une fois qu’une transaction en attente est ajoutée à une facture standard, elle est verrouillée et ne peut plus être facturée à nouveau.

Ces règles s’appliquent aussi bien aux réservations qu’aux folios de groupe.

Actions

Une facture pro forma vous aide à gérer les accords préliminaires avec les clients et propose les actions suivantes :

• Statut par défaut : Ouvert
• Accepter le devis : Si vous utilisez le document comme devis, vous pouvez changer le statut en Accepté.
• Refuser le devis : Si le devis n’est pas accepté, vous pouvez changer le statut en Refusé.
• Supprimer : Supprimer le document change son statut en Annulé.
  

Vous pouvez également Afficher, Envoyer et Télécharger une facture pro forma. Cette fonctionnalité est disponible pour les réservations comme pour les folios de groupe :

Statuts des factures pro forma

• Statut non financier : Une facture pro forma ne peut être que Ouverte, Acceptée, Refusée ou Annulée.
• Pas de statut « Payé » : Étant un document préliminaire qui ne bloque pas les charges, elle ne peut pas être marquée comme Payée ou Clôturée.
• Annulation : Contrairement aux factures standard, vous n’avez pas besoin d’un avoir pour annuler une facture pro forma ; il suffit de changer son statut en « Annulé ».

Personnalisation et devis

1. Titres modifiables : Vous pouvez désormais modifier le titre de la facture pro forma (p. ex. « Devis fiscal ») via vos paramètres de facturation.
2. Pieds de page personnalisés : Vous pouvez ajouter un pied de page spécifique aux factures pro forma pour inclure les coordonnées bancaires pour les virements des clients.
3. Accepter/Refuser le devis : Utilisez ces boutons pour suivre l’acceptation par le client ; ces actions n’affectent pas le folio ni les enregistrements financiers.

Exemple de document facture pro forma