Une fois que tu as créé un profil de groupe, tu peux lier tes réservations existantes au groupe.

Une fois que tu as créé un profil de groupe, en plus de lier tes réservations existantes au groupe, tu peux aussi les créer à partir de zéro ou utiliser l’outil +liste d’attribution des chambres.

1. Depuis l’onglet Réservations du profil de groupe souhaité, sélectionne les réservations sur lesquelles tu souhaites effectuer l’action groupée.

2. Clique sur Action groupée et sélectionne l’action. Tu as ces options :

• Check-in
• Check-out
• Ajouter un paiement
• Supprimer des réservations
• Dissocier une réservation

3. Le système ouvrira un tiroir sur le côté droit de ton écran pour que tu vérifies les détails ou remplisses les champs obligatoires (si applicable). Confirme l’action en cliquant sur le bouton bleu.

Envoie des messages personnalisés ou des modèles d'e-mail aux clients depuis le profil de groupe et suis tous les échanges de messages avec les clients.

Suivez ces étapes pour accéder à la fonction de rédaction de message :

1. Dans la page souhaitée du profil de groupe, clique sur le bouton Actions
2. Clique sur Rédiger un message
3. Remplis les champs dans la fenêtre de rédaction de message ; on te demandera si tu souhaites envoyer un e-mail à partir d’un modèle existant ou créer un nouveau message.
4. Clique sur Envoyer

Sous l’onglet Cartes de crédit, tu peux ajouter la carte de crédit puis sélectionner cette carte comme mode de paiement lors de l’ajout d’une charge ou d’un remboursement au Folio de groupe.

Pour ajouter une carte de crédit :

1. Dans le profil de groupe, ouvre l’onglet Cartes de crédit
2. Clique sur + Ajouter une carte

3. Saisis les informations de la carte de crédit.
4. Clique sur Enregistrer

5. Tu verras la carte de crédit dans le profil de groupe.

Une fois la carte de crédit ajoutée, tu peux la sélectionner comme mode de paiement lors de l’ajout d’un paiement ou d’un remboursement au folio du profil de groupe en tant qu’enregistrement (sans débiter la carte).

1. Dans le profil de groupe, ouvre l’onglet Folios
2. Clique sur AJOUTER/REMBOURSER UN PAIEMENT et choisis Ajouter un paiement

3. Sélectionne le Folio
4. Ajoute le Montant
5. Dans Type de paiement, choisis la carte de crédit
6. Dans Encaisser le paiement, choisis Enregistrer un paiement précédent (Ne pas débiter)
7. Coche ou décoche la case Publier avec la date et l’heure actuelles

8. Laisse des Notes (si nécessaire)
9. Clique sur Continuer. Tu verras la transaction dans le folio de groupe.

Dans le secteur de l’hôtellerie, les établissements rencontrent souvent des difficultés pour gérer les réservations de groupe provenant d’agences de voyage ou d’organisateurs d’événements. Ces réservations ne sont pas toujours intégrées automatiquement dans le Système de gestion hôtelière, ce qui oblige le personnel à créer manuellement chaque réservation à partir de listes quotidiennes — un processus long et sujet aux erreurs.

Pour simplifier ce flux de travail, tu peux utiliser le bouton +Liste d’attribution des chambres dans l’onglet Réservations de ton profil de groupe pour importer plusieurs réservations en une seule fois via un fichier CSV.

Pour des instructions détaillées, consulte la section Comment importer des réservations dans un groupe plus haut dans cet article.

Si le tarif de la chambre varie selon les nuits pour une réservation, tu peux l’ajuster pendant le processus d’importation.

Après avoir téléversé ton fichier CSV, rends-toi dans la colonne Tarif total de la chambre du tableau et clique sur l’icône crayon pour ouvrir la fenêtre modale de tarification.

À partir de là, saisis le tarif correct pour chaque date puis clique sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Si tu reçois le message « Vérifie et corrige tous les champs marqués en rouge » pendant l’import, cela signifie qu’il y a des problèmes dans certains champs obligatoires.

Voici comment corriger cela :

• Fais défiler vers la gauche et la droite pour vérifier toutes les colonnes du tableau.
• Modifie directement les champs signalés dans le tableau.
• Clique de nouveau sur Enregistrer une fois les erreurs corrigées.

Lorsque tu utilises la fonction d’importation de la liste d’attribution des chambres de groupe, Cloudbeds n’importera que les champs actuellement visibles dans le tableau des Réservations — cela inclut les champs obligatoires et facultatifs.

Suivez ces étapes pour t’assurer que toutes les données client sont incluses :

1. Dans l’onglet Réservations du profil de groupe, clique sur +LISTE D’ATTRIBUTION DES CHAMBRES et télécharge le modèle officiel CSV de la liste d’attribution des chambres Cloudbeds. Ferme la fenêtre pop-up une fois le fichier téléchargé.

2. Remplis le modèle. Inclue tous les champs obligatoires ainsi que toutes les informations supplémentaires sur le client que tu souhaites importer (p. ex., Numéro de téléphone, Adresse).
3. De retour sur la page d’importation des Réservations, clique sur Sélectionner les colonnes (indiqué « Colonnes à afficher »).
4. Coche les cases pour tous les champs correspondant aux colonnes de ton fichier CSV.

5. Après avoir sélectionné les colonnes, clique sur TÉLÉVERSER LA LISTE D’ATTRIBUTION DE GROUPE.

6. Téléverse ton fichier.
7. Clique sur Enregistrer pour finaliser l’importation.

Pour le moment, le Cloudbeds PMS ne prend pas en charge la modification en masse pour prolonger les dates de plusieurs réservations au sein d’un groupe. Chaque réservation doit être mise à jour individuellement.

Cependant, il existe un moyen de accélérer le processus grâce à la fonction Modification rapide depuis le calendrier. En quelques clics par réservation, tu peux :

• Sélectionner et prolonger une réservation directement depuis le calendrier.
• Modifier rapidement les dates de check-in/check-out.
• Diviser la réservation si nécessaire (par exemple, si la chambre attribuée devient indisponible).

Cette méthode peut aider à simplifier les mises à jour pour les séjours de groupe, même si ce n’est pas un outil complet de modification en masse.

Une fois qu’un bloc de contingent est libéré, les modifications des dates de réservation ne sont plus possibles.

Voici les solutions suggérées :

• Option A :

1. Crée un nouveau bloc de contingent avec les nouveaux intervalles.
2. Crée une nouvelle réservation sous le nouveau bloc de contingent pour les dates supplémentaires.

• Option B :

1. Dissocie la réservation existante du profil de groupe.
2. Effectue les modifications sur la réservation.
3. Reassocie la réservation au profil de groupe, en laissant le champ Bloc de contingent sur « Rien de sélectionné ».

Les réservations déjà liées à un profil de groupe peuvent être déplacées vers un autre bloc de contingent en les dissociant du profil de groupe, puis en les liant à nouveau en sélectionnant le nouveau contingent.

Suivez ces étapes :

1. Depuis l’onglet Réservations du profil de groupe, dissocie la réservation en utilisant l’icône engrenage > Dissocier la réservation.
2. Clique sur +Ajouter une réservation > Lier une réservation existante.
3. Recherche la réservation par numéro ou nom du client.
4. Sélectionne le bloc de contingent souhaité dans la liste déroulante.
5. Clique sur Ajouter les réservations.
6. Vérifie que la réservation affiche désormais le bloc de contingent correct au lieu de N/A.

L'erreur « ID de tarif incorrect » indique généralement que la réservation ne peut pas utiliser le bloc de contingent sélectionné car sa configuration tarifaire est incompatible avec la réservation en cours de création ou de liaison.

Vérifie les points suivants :

• Disponibilité du plan tarifaire : Si le bloc de contingent utilise un plan tarifaire, vérifie que les dates de la réservation se situent bien dans la plage de dates valide du plan tarifaire.
• Type d'hébergement : Assure-toi que la réservation est créée ou liée pour un type d'hébergement inclus dans le bloc de contingent.
• Configuration du bloc de contingent : Vérifie que la réservation utilise le bon bloc de contingent et qu'il a été configuré avec le type de tarif prévu (de base, plan tarifaire ou personnalisé).
• Disponibilité : Assure-toi que le bloc de contingent sélectionné dispose encore d'inventaire disponible pour les dates demandées.

Si tu souhaites conserver le même type de chambre mais changer l’unité, va dans Réservation > Hébergements > Modifier la réservation > colonne Attribution > Sélectionne l’unité désirée.

Tu peux aussi glisser-déposer la réservation via le calendrier. Les deux options fonctionnent si l’option « unité spécifique au bloc » n’est pas sélectionnée lors de la création du bloc de contingent.

Si tu as ajouté des unités spécifiques lors de la création du bloc de contingent, assure-toi que la nouvelle unité à laquelle tu attribues la chambre est également incluse dans ce bloc. Sinon, modifie le bloc et ajoute la nouvelle unité avant de changer la réservation.

De plus, lorsque tu vas à la réservation dans le calendrier, que tu la glisses-déposes sur le type de chambre souhaité et que tu confirmes le nouveau tarif ou le remplacement, tu peux recevoir un message indiquant qu’il n’y a pas de disponibilité, même s’il y en a. Cela peut arriver parce que le bloc de contingent n’inclut pas ce type d’hébergement ou cette unité spécifique.

Les solutions seraient :

• Option A

D’abord, modifie le bloc de contingent pour inclure le type d’hébergement ou l’unité, puis déplace la réservation existante vers la chambre désirée.

• Option B

1. Dissocie la réservation du profil de groupe.
2. Effectue les modifications sur la réservation.
3. Associe à nouveau la réservation au profil de groupe, en laissant le champ Bloc de contingent sur « Rien de sélectionné ».

Les réservations ne peuvent pas être déplacées ou transférées entre établissements au sein d’une organisation dans Cloudbeds PMS. Si un client doit séjourner dans un autre établissement de ton organisation, la réservation initiale doit être annulée dans le premier établissement et une nouvelle réservation créée dans l’autre établissement.

Processus recommandé :

• Vérifie et applique la politique d’annulation et les frais de l’établissement d’origine.
• Annule la réservation dans l’établissement A.
• Crée une nouvelle réservation dans l’établissement B.
• Gère à nouveau les paiements selon les besoins (remboursement/annulation/réautorisation/encaissement dans le nouvel établissement).
• Envoie la confirmation mise à jour au client.

Si la disponibilité dans l’inventaire est de "0" ou moins, les cas suivants se produiront :

• Si le paramètre Autoriser la surréservation est désactivé, tu NE PEUX PAS dissocier la réservation du groupe.

• Si Autoriser la surréservation est activé, tu peux dissocier la réservation du groupe. Dans ce cas, la disponibilité dans l’Inventaire restant deviendra négative (si la Quantité allouée à la vente est configurée pour être inférieure ou supérieure à l’Inventaire restant, le système prendra en compte la Quantité allouée à la vente).

Exemple :

Tu as 1 type de chambre avec 5 chambres disponibles :

• 3 sont ajoutées au bloc de contingent du groupe (type de contingent : bloc).
• Ton inventaire général restant est de 2.

Tu as créé une réservation de 3 chambres à partir de ce bloc de contingent et décidé de la dissocier du groupe (cette réservation nécessitera désormais 3 chambres de ton inventaire restant).

Comme tu n’avais que 2 chambres dans l’inventaire restant, et que la réservation dissociée a utilisé 3 chambres, ta disponibilité est maintenant de -1.