Aperçu
Un bloc de contingent de groupe permet de réserver de la disponibilité pour des dates choisies, ce qui est particulièrement utile pour des événements comme les mariages. Le groupe organisateur, par exemple, décide des dates et du nombre de chambres nécessaires. Ensuite, chaque client réserve son hébergement individuellement.
Pour faciliter cela, créez un bloc de contingent. Vous pouvez définir des tarifs de base, appliquer des tarifs pré-négociés ou établir des tarifs personnalisés. Vous pouvez également choisir de bloquer la disponibilité pour le nombre de chambres convenu ou d’avoir un tarif spécial groupe sans bloquer la disponibilité.
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Pour créer un bloc de contingent, tu dois d’abord créer le profil de groupe. Découvre comment ici.
Actions principales
Un profil de groupe peut comporter plusieurs blocs de contingent.
Consulte les sections ci-dessous pour comprendre comment utiliser les blocs de contingent dans ton établissement.
Comment créer un bloc de contingent
Étape 1 - Accédez au profil de groupe pour créer le bloc de contingent
- Depuis le Menu
, allez dans Groupes
- Cliquez sur le Nom en lien pour ouvrir le profil du groupe
- Allez dans l'onglet Blocs de contingent et cliquez sur +Créer un bloc de contingent
Étape 2 - Définir le nom et le statut du bloc de contingent
Le statut du contingent est un indicateur clé pour la gestion des réservations de groupe et soutient les flux de travail établis. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les agents de groupe d’établissements, qui filtrent souvent leurs blocs de contingent par statut quotidiennement ou hebdomadairement afin d’identifier et de relancer les réservations potentielles.
- Saisir le Nom du contingent
- Sélectionner le Statut du contingent
-
Lead & Provisoire : Ces deux options te permettent d’indiquer la disponibilité sans bloquer l’inventaire ni autoriser les réservations. La différence réside dans le moment où tu choisis d’utiliser chaque option dans ton processus de vente. Bien que chaque établissement ait ses procédures opérationnelles standard, nous recommandons les pratiques suivantes :
- Lead : Utilise-le à l’étape d’exploration. Par exemple, un organisateur d’événements te contacte pour mieux comprendre l’inventaire disponible et obtenir une estimation du prix par chambre.
- Provisoire : Utilise-le à l’étape de prospect/opportunité. Par exemple, si l’organisateur souhaite réserver une date, vérifier les dates, le nombre de chambres nécessaires et les types de chambres requis pour chaque date. Ensuite, crée un bloc de contingent provisoire. Envoie ces informations à l’organisateur avec une facture pour le paiement.
- Confirmé : Permet de bloquer l’inventaire et d’accepter les réservations, idéal pour les réservations garanties ou les contrats. Nous recommandons de l’utiliser lorsque l’acompte a été reçu et que l’établissement est prêt à recevoir les réservations.
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Lead & Provisoire : Ces deux options te permettent d’indiquer la disponibilité sans bloquer l’inventaire ni autoriser les réservations. La différence réside dans le moment où tu choisis d’utiliser chaque option dans ton processus de vente. Bien que chaque établissement ait ses procédures opérationnelles standard, nous recommandons les pratiques suivantes :
Si un bloc de contingent a un statut Lead ou Provisoire, les chambres ne seront pas allouées à partir de l’inventaire de l’établissement. Pour réserver des réservations à partir du bloc, tu dois changer le statut en Confirmé.
Comparaison rapide des statuts de contingent :
| Statut | Blocage de l’inventaire | Capacité de réservation | Étape du processus de vente |
| Prospect | ❌ Ne bloque pas l’inventaire | ❌ Pas de réservations dans le bloc | Exploratoire (demande initiale) |
| Provisoire | ❌ Ne bloque pas l’inventaire | ❌ Pas de réservations dans le bloc | Prospect / Opportunité (négociation) |
| Confirmé | ✅ Bloque l’inventaire | ✅ Les réservations peuvent être faites dans le bloc | Confirmé (avec paiement ou garantie de réservation) |
Étape 3 - Définir les tarifs et la disponibilité du bloc de contingent
Sélectionnez le type de tarif, le type de contingent et la libération automatique
Étape 3.1 Sélectionner le type de tarif
Vous verrez différents paramètres pour l'intervalle du bloc de contingent en fonction du type de tarif que vous sélectionnez :
- Base : Ce bloc de contingent utilisera les tarifs de base que vous avez configurés pour votre établissement pour chaque type d'hébergement correspondant.
- Plan tarifaire : Pour utiliser cette option, vous devez d'abord créer un plan tarifaire. Cela signifie que les tarifs de ce bloc de contingent seront basés sur le plan tarifaire créé dans la page Plans tarifaires et forfaits. Vous devez sélectionner le plan tarifaire spécifique à partir duquel extraire les tarifs.
- Personnalisé : Cette option vous permet de saisir les tarifs souhaités pour le bloc de contingent.
Une fois que vous avez défini et enregistré le type de tarif pour un bloc de contingent, vous ne pouvez plus le modifier par la suite.
Si vous associez un bloc de contingent à un plan tarifaire :
- Le bloc de contingent sera créé pour les mêmes types de chambre et la même plage de dates que le plan tarifaire. Une erreur apparaîtra si une date en dehors de cette plage est sélectionnée.
- Le bloc de contingent deviendra indisponible lorsque le plan tarifaire expirera.
- Actuellement, il n'est pas possible de désactiver ou de supprimer un plan tarifaire depuis la page Plans tarifaires et forfaits s'il est lié à un bloc de contingent actif.
- Pour garantir que le plan tarifaire de groupe reste privé et accessible uniquement via une URL ou un code spécifique, la source sélectionnée dans la configuration du plan tarifaire doit correspondre à la source choisie dans le profil de groupe. Par exemple, si votre profil de groupe a une source appelée « Partenaire », le plan tarifaire doit également être disponible pour cette source afin de permettre l'accès au groupe via un lien ou un identifiant. La source Site web/Moteur de réservation doit être décochée dans les paramètres du plan tarifaire ; si elle est sélectionnée, le tarif sera visible par tous les visiteurs publics de votre moteur de réservation. Retrouvez plus d'informations sur la configuration ici.
Important : Les plans tarifaires avec codes promo ne peuvent pas être liés aux blocs de contingent de groupe. Lorsqu’un plan tarifaire contient un code promo, les clients utilisant le lien du bloc de contingent de groupe ne verront aucune disponibilité sur le moteur de réservation.
Si vous souhaitez proposer un tarif spécial pour un groupe, créez un plan tarifaire personnalisé sans code promo et attribuez-le au bloc de contingent à la place.
Étape 3.2 Sélectionner le type de contingent
Vous avez deux options :
- Bloc : Lors de l’ajout de dates au bloc, vous devez spécifier le nombre de chambres à allouer. Les chambres sont bloquées, donc personne en dehors du groupe ne peut les réserver. Ce paramètre permet également la libération automatique (voir l’étape suivante, Étape 3.3 Sélectionner la libération automatique).
- Selon disponibilité : Cela signifie que la disponibilité de ce bloc de contingent sera basée sur la disponibilité de votre établissement. Par exemple, s’il y a 2 chambres disponibles dans votre établissement, elles seront disponibles pour le groupe. Si vous êtes complet, le groupe ne pourra pas non plus réserver à partir de ce bloc de contingent.
Étape 3.3 Sélectionner Auto Release
- Si vous avez sélectionné Bloc comme type de contingent, vous pourrez définir la Libération automatique :
- Non : Les chambres invendues ne seront pas automatiquement remises à l'inventaire de l'établissement.
Par exemple, si vous avez alloué 3 chambres sur 5 à réserver par le groupe et que seulement 2 sont réservées, 1 chambre restera indisponible pour les autres clients. Vous devez libérer manuellement cette chambre pour la rendre réservable aux clients extérieurs au groupe.
Vous pouvez faire cela sur la page Pickup du profil de groupe (voir la section Revue de la libération du bloc de contingent).
- Oui : Les chambres invendues seront automatiquement remises à l'inventaire de l'établissement selon les jours avant l'arrivée et l'heure spécifiée. Voir des exemples dans la section Scénarios de libération automatique ci-dessous.
- Définissez le Planning de libération. Si vous avez choisi que le bloc de contingent soit libéré automatiquement, vous pouvez choisir l'une des options de libération :
- Libérer tout l'inventaire pour toutes les dates simultanément : Le système libérera les chambres invendues pour toutes les dates du bloc de contingent en même temps.
- Libérer tout l'inventaire un jour à la fois : Le système libérera les chambres invendues du bloc de contingent un jour à la fois selon les jours avant l'arrivée et l'heure programmée.
- Libérer tout l'inventaire un intervalle à la fois : Si plusieurs intervalles existent dans un bloc de contingent, le système libérera les chambres un intervalle à la fois selon les jours avant l'arrivée et l'heure programmée.
Scénarios de libération automatique
Exemple
- Détails de l'événement : La société Endless Summer organisera deux événements lors de week-ends consécutifs, du 7 au 9 octobre 2024 et du 14 au 16 octobre 2024. Elle vous a demandé de réserver 10 chambres pour chaque jour des événements dans votre établissement.
- Création des blocs de contingent : Pour répondre à cette demande, vous créerez un seul bloc de contingent avec deux intervalles correspondant aux dates des événements. Assurez-vous que chaque intervalle contient 10 chambres exclusivement réservées aux événements.
- Configuration de la libération automatique : Vous configurerez également le bloc pour une libération automatique 3 jours avant à 10h00. Si le groupe laisse des chambres non réservées, vous pourrez les vendre à d'autres clients extérieurs à la société Endless Summer.
Résultats de la libération automatique
- Libérer tout l’inventaire pour toutes les dates simultanément : Toutes les chambres invendues des deux intervalles de bloc de contingent seront libérées 3 jours avant la date d'arrivée la plus proche (7 octobre), ce qui signifie que chaque chambre invendue sera libérée le 4 octobre à 10h00.
- Libérer tout l’inventaire un jour à la fois : Pour le premier intervalle de bloc de contingent, le système commencera à libérer les chambres non réservées pour le 7 octobre le 4 octobre à 10h00 (3 jours avant) ; pour le 8 octobre, les chambres non réservées seront libérées le 5 octobre, et ainsi de suite.
Il en va de même pour le dernier bloc de contingent ; dans ce cas, les chambres invendues pour le 16 octobre seront libérées le 13 octobre.
- Libérer tout l’inventaire un intervalle à la fois : Le 4 octobre à 10h00, le système libérera les chambres non réservées du premier intervalle (07-09 octobre 2024) et les chambres non réservées du dernier intervalle (14-16 octobre 2024) seront libérées le 11 octobre.
Étape 4 - Ajouter les dates du bloc de contingent
Pour créer un intervalle de bloc de contingent, cliquez sur +Ajouter des dates.
Les paramètres ici dépendront des options de tarif et de disponibilité que vous avez sélectionnées aux étapes précédentes.
- Ajoutez plusieurs intervalles pour un bloc de contingent.
- Vous pouvez ajouter des périodes intermédiaires et choisir de bloquer un type d'hébergement ou une unité spécifique.
- Lors de l'ajout d'un intervalle, les champs de disponibilité s'affichent uniquement si Bloc a été sélectionné comme type de contingent ; les champs de tarifs s'affichent uniquement si Personnalisé a été sélectionné comme type de tarif.
Étape 4.1 - Ajouter des périodes intermédiaires (facultatif)
Lorsque vous cliquez sur +Ajouter des dates, une section non obligatoire apparaît pour que vous puissiez ajouter des périodes intermédiaires, également appelées jours avant l’arrivée et jours après le départ.
Par exemple, si une conférence se déroule du 5 au 7 mai, les périodes intermédiaires pourraient être les 3, 4, 8 et 9 mai.
En utilisant cette fonctionnalité, au lieu qu’un client ne réserve que 2 nuits pour un événement, il peut désormais réserver un séjour de 4 jours au plan tarifaire pré-négocié, ce qui augmente l’occupation et les opportunités de revenus pour votre établissement. Le paramètre par défaut ne contient aucune valeur.
Vous pouvez ajouter des périodes intermédiaires avec des plans tarifaires spécifiques. Vous pouvez choisir d’utiliser le même plan tarifaire que pour les dates principales de l’événement, un plan tarifaire différent ou continuer à utiliser le tarif de base.
Les périodes intermédiaires ne bloquent pas la disponibilité pour la plage de dates sélectionnée. Elles permettent simplement aux clients de réserver des dates autour en utilisant la disponibilité générale du calendrier. Si vous souhaitez bloquer la disponibilité, vous devez saisir les dates dans le cadre des dates du bloc de contingent et non des périodes intermédiaires.
Étape 4.2 - Bloquer un type d’hébergement ou une unité spécifique
Lorsque vous cliquez sur +Ajouter des dates, le choix par défaut pour créer le bloc de contingent sera le type d’hébergement.
Cependant, vous pouvez bloquer un type d’hébergement ou une unité spécifique. En sélectionnant « Unité », une liste de sélection supplémentaire apparaîtra pour choisir les unités à bloquer.
Par exemple, si votre établissement dispose de 10 types de chambres Queen Deluxe, plutôt que de bloquer deux unités Queen Deluxe au hasard, vous pouvez spécifier de bloquer l’unité Queen Deluxe 101 et l’unité Queen Deluxe 103, qui sont côte à côte.
Utilisez la fonction unité pour permettre aux clients voyageant ensemble de séjourner dans la même section de l’hôtel, ce qui améliore leur satisfaction. Les établissements peuvent également attribuer des groupes en fonction d’une section ou d’un étage pour augmenter l’efficacité de la gouvernance et des opérations (par exemple, en affectant du personnel à un seul étage au lieu de l’ensemble de l’établissement).
Vous pouvez facilement identifier le bloc de contingent sur le calendrier en repérant les lignes pointillées fines et l’icône « 3 personnes » à côté du nom du bloc de contingent, comme ceci :
Étape 4.3 - Définir le type de tarif
- Les étapes ci-dessous concernent la définition du type de tarif pour un type d'hébergement. Cependant, vous pouvez aussi le configurer pour des unités spécifiques.
- Si vous ajoutez des unités aux intervalles, le processus est le même, sauf pour l’étape 5.
- Sélectionnez les types de chambre
- Sélectionnez les dates de début et de fin de l’intervalle
- Sélectionnez les jours avant l’arrivée et après le départ (facultatif)
- Sélectionnez les jours de la semaine
- Si vous avez précédemment choisi Type de contingent = Bloc, vous devrez saisir manuellement le nombre de chambres à allouer pour cet intervalle.
- Cliquez sur Appliquer pour appliquer à tous.
- Cliquez sur Ajouter un intervalle
- Les étapes ci-dessous concernent la définition du type de tarif pour un type d'hébergement. Cependant, vous pouvez aussi le configurer pour des unités spécifiques.
- Si vous ajoutez des unités aux intervalles, le processus est le même, sauf pour l’étape 5.
- Sélectionnez les types de chambre
- Sélectionnez les dates de début et de fin de l’intervalle
- Sélectionnez les jours avant l’arrivée et après le départ (facultatif)
- Sélectionnez les jours de la semaine
- Si vous avez précédemment choisi Type de contingent = Bloc, vous devrez saisir manuellement le nombre de chambres à allouer pour cet intervalle.
- Cliquez sur Appliquer pour appliquer à tous.
- Cliquez sur Ajouter un intervalle
Vous n’avez pas besoin de saisir les tarifs car ils seront récupérés depuis le plan tarifaire sélectionné dans l’étape 3.1 Sélectionner le type de tarif.
- Les étapes ci-dessous concernent la définition du type de tarif pour un type d'hébergement. Cependant, tu peux aussi le configurer pour des unités spécifiques.
- Si tu ajoutes des unités aux intervalles, le processus est le même, sauf pour l’étape 7.
- Sélectionne les types de chambre
- Sélectionne les dates de début et de fin de l’intervalle
- Sélectionne les jours avant l’arrivée et après le départ (facultatif)
- Sélectionne les jours de la semaine
- Si nécessaire, définis les paramètres de l’intervalle : MinLos, MaxLos, Date limite, Réservation de dernière minute, Fermé à l’arrivée/départ.
- Saisis les tarifs pour les types d'hébergement sélectionnés
- Si tu as précédemment sélectionné Type de contingent = Bloc, tu dois saisir manuellement le nombre de chambres à allouer pour cet intervalle
- Tu peux aussi saisir la tarification pour les clients supplémentaires si besoin ou la sélectionner identique au tarif de base
- Clique sur Ajouter un intervalle
Étape 5 - Ajouter des notes et enregistrer
Vous pouvez ajouter des notes informatives pour votre bloc de contingent (description de l'événement, exigences particulières, etc.), mais ce n'est pas obligatoire.
- Faites défiler jusqu'à la section Notes et saisissez la note
- Cliquez sur Soumettre la note
- Assurez-vous que les détails du bloc de contingent sont corrects, puis cliquez sur Enregistrer
Vous pouvez également ajouter des notes à un bloc de contingent ultérieurement en allant dans l’onglet Notes du profil de groupe. Pour plus d’informations, consultez la section Ajouter des notes à un profil de groupe, un bloc de contingent, des réservations ou des clients de cet article.
Comment modifier un bloc de contingent
Veuillez noter que vous ne pouvez pas modifier le type de tarif du bloc de contingent une fois qu'il est créé et enregistré.
Les nouveaux intervalles pour les blocs de contingent avec un inventaire libéré manuellement ne conserveront pas la disponibilité. Cela s'applique également aux intervalles existants modifiés après leur libération. Le bloc de contingent ne sera pas disponible pour ajouter de nouvelles réservations ni pour lier des réservations existantes.
Pour modifier les détails du bloc de contingent ou les intervalles (dates) du bloc de contingent, suivez ces étapes :
- Depuis la page Groupes
, cliquez sur le profil de groupe souhaité.
- Allez à l'onglet Blocs de contingent et cliquez sur le nom du bloc de contingent désiré.
Vous pouvez également afficher les intervalles détaillés de chaque bloc de contingent en cliquant sur le signe '+' à côté du code du bloc, ce qui ouvre une autre section avec plus d'informations.
- Cliquez sur Modifier les détails sur la page du bloc de contingent.
- Modifiez les détails du bloc de contingent et cliquez sur Enregistrer.
Avant d'enregistrer, vous pouvez également modifier les dates/intervalles du bloc de contingent :
a. Ajouter des dates
b. Supprimer des dates existantes
c. Modifier des dates existantes
Comment supprimer un bloc de contingent
- Depuis la page Groupes
- Allez à l'onglet Blocs de contingent et cliquez sur l'icône d'engrenage à côté du nom du bloc de contingent désiré pour choisir l'option Supprimer le bloc de contingent.
Les blocs de contingent réguliers ne peuvent pas prendre en charge les réservations qui s’étendent sur plusieurs blocs. Si vous devez créer une réservation continue couvrant différents blocs, consultez la page Gérer les blocs de contingent agrégés.
FAQ
Comment modifier les paramètres d'intervalle d'un bloc de contingent une fois que des réservations ont été ajoutées ? (MinLOS, MaxLOS)
Votre bloc de contingent doit avoir été créé avec un type de tarif personnalisé pour pouvoir modifier les paramètres d'intervalle (MinLOS, MaxLOS, date limite, réservation de dernière minute, et proximité d'arrivée/départ).
Cliquez sur le nom du bloc de contingent > cliquez sur Modifier les détails > trouvez l'intervalle, puis cliquez sur l'icône crayon pour modifier les paramètres. N'oubliez pas de enregistrer les modifications.
Si vous avez configuré le bloc de contingent avec un type de tarif plan tarifaire ou forfait, il n'est pas possible de modifier les restrictions du plan tarifaire. Vous ne pouvez pas ajouter ni modifier les intervalles pour un plan tarifaire lié à un bloc de contingent. La solution consiste à créer un nouveau plan tarifaire avec les MinLOS/MaxLOS souhaités, puis à créer un nouveau bloc de contingent dans ce groupe en utilisant ce nouveau plan tarifaire.
Comment modifier le nombre de chambres dans un bloc de contingent une fois que des réservations ont été ajoutées ?
Pour mettre à jour le nombre de disponibilités, cliquez sur le nom du bloc de contingent, puis cliquez sur « Modifier les détails ». Une fois sur place, trouvez l’intervalle et cliquez sur l’icône crayon pour modifier le nombre de disponibilités. Vous pouvez appliquer les modifications à tous les jours ou les faire manuellement pour le jour de la semaine souhaité si nécessaire.
N’oubliez pas de enregistrer les modifications.
Une fois que toutes les chambres du bloc de contingent ont été réservées, il n’est pas possible de réduire le nombre de chambres disponibles. Si vous essayez, une erreur apparaîtra indiquant : « La disponibilité doit être supérieure au nombre total de réservations déjà effectuées pour ce bloc de contingent. » Assurez-vous de saisir le nombre correct de chambres pour éviter cette erreur.
Vous pouvez modifier le nombre de chambres dans un bloc de contingent SI celui-ci n’a pas encore été libéré. Vous pouvez vérifier quels blocs de contingent ont été libérés en allant dans l’onglet Pickup, en choisissant le bloc souhaité et en vérifiant les détails.
Pourquoi les clients généraux peuvent-ils voir et réserver mon plan tarifaire spécifique à un groupe ?
Cela se produit lorsque le plan tarifaire associé au bloc de contingent est configuré avec la source « Site web / moteur de réservation ». Lorsque cette source est sélectionnée, le plan tarifaire est visible par tous les visiteurs de votre site web, même ceux qui ne disposent pas d’un lien de groupe.
Pour restreindre l’offre aux seuls membres du groupe, suivez ces étapes :
- Depuis le Menu, allez dans Tarifs et disponibilité et sélectionnez Plans tarifaires et forfaits.
- Trouvez le plan tarifaire de groupe, cliquez sur les trois points et sélectionnez Modifier.
- Dans la Liste déroulante Source, décochez Site web / moteur de réservation.
- Sélectionnez une source privée correspondante (comme Téléphone ou E-mail).
- Vérifiez que la Source sélectionnée dans votre profil de groupe correspond à celle choisie dans le plan tarifaire.
Une fois ces sources alignées et le moteur de réservation désélectionné, le plan tarifaire reste caché au grand public mais accessible aux clients utilisant l’URL spécifique du groupe ou le code de contingent.
Exemple : configuration des sources correspondantes pour un lien de réservation privé de groupe
Par exemple, la démonstration suivante montre un flux de travail utilisant un profil de groupe intitulé « TEST SOURCE BE » avec sa source configurée en « Client de passage ». En accédant aux paramètres du plan tarifaire associé, la source « Site web / moteur de réservation » est décochée pour garantir la confidentialité, tandis que la source « Client de passage » est activée pour créer le lien nécessaire avec le profil de groupe.
Après avoir configuré un bloc de contingent confirmé lié à ce plan tarifaire, une URL de réservation unique est générée spécifiquement pour les dates choisies. En ouvrant ce lien, on constate que le tarif spécifique au groupe est accessible au client, limitant ainsi l’offre uniquement à ceux qui possèdent l’URL directe ou le code de contingent, tout en la gardant cachée du moteur de réservation public standard.
En savoir plus sur la gestion des blocs de contingent de groupe.
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