Gérer les Blocs de contingent agrégés

Aperçu

Un bloc de contingent est un moyen de réserver un nombre défini de chambres pour un groupe à des dates spécifiques — par exemple, pour un mariage, une conférence ou un séminaire d’entreprise. Chaque client peut ensuite réserver sa propre chambre dans ce bloc.

Avec les blocs de contingent agrégés, tu peux combiner plusieurs blocs du même groupe en un seul pool partagé d’inventaire. Cela signifie que tu peux créer une seule réservation même si le séjour chevauche différents blocs de contingent.

Exemple :
Imaginons que tu accueilles une équipe sportive.

• Tu crées un bloc de contingent pour la semaine 1 (du 1er au 7 octobre).
• Tu crées un autre bloc de contingent pour la semaine 2 (du 8 au 14 octobre).

Maintenant, un client de cette équipe souhaite réserver un séjour du 4 au 12 octobre.

• Sans agrégation, cela nécessiterait deux réservations distinctes : une dans le premier bloc et une autre dans le second.
• Avec l’agrégation, le PMS considère les deux blocs comme un seul pool, ce qui te permet de faire une réservation continue. Le système attribue automatiquement les bonnes nuits à chaque bloc en arrière-plan.

Cela facilite la gestion des réservations de groupe pour le personnel et offre une expérience de réservation plus fluide à tes clients.

Principaux avantages des blocs de contingent agrégés

• Un pool d’inventaire unique couvrant plusieurs blocs de contingent.
• Possibilité de créer une réservation unique couvrant plusieurs blocs.
• Gain de temps pour le personnel grâce à la réduction du travail manuel.
• Flexibilité pour gérer des séjours de groupe complexes avec une disponibilité échelonnée.

Comment activer les blocs de contingent agrégés

1. Depuis la page Groupes , clique sur Créer un profil de groupe

2. Remplis tous les champs obligatoires comme pour tout profil de groupe
3. Active les blocs de contingent agrégés en sélectionnant Oui
4. Choisis un plan tarifaire ou des tarifs de base qui s’appliqueront à tous les blocs du groupe
5. Clique sur Enregistrer

Une fois enregistré, tu peux créer tes blocs de contingent. Tous les nouveaux blocs que tu créeras seront automatiquement inclus dans l’agrégation.

Fonctionnement des blocs de contingent agrégés

Lorsqu’il est activé, le PMS gère automatiquement la connexion entre le bloc agrégé et les blocs de contingent réguliers. Vous verrez et interagirez avec le bloc de contingent agrégé à plusieurs endroits :

• Configuration du profil de groupe – Lors de la création d’un nouveau profil de groupe, vous verrez l’option d’activer les blocs de contingent agrégés. Une fois activée, le système crée automatiquement un bloc agrégé lié à ce groupe. Voir, Comment activer les blocs de contingent agrégés.
• Onglet profil de groupe – Dans cet onglet, vous verrez une confirmation que les blocs de contingent agrégés sont activés (affiché comme « true ») ainsi que le plan tarifaire ou le forfait sélectionné pour les réservations.
   

• Onglet blocs de contingent – Dans cet onglet, vous verrez :

  • Le bloc de contingent agrégé (créé automatiquement). Ce bloc ne peut pas être modifié ni supprimé.
  • Les blocs de contingent réguliers (créés manuellement et toujours modifiables).

  

• Calendrier – L’occupation et la disponibilité reflètent les totaux combinés de tous les blocs de contingent du groupe, ce qui facilite la surveillance de l’inventaire du groupe sur plusieurs dates. Voir, Afficher les blocs de contingent sur le calendrier.
• Onglet Pickup – Dans cet onglet, vous pouvez filtrer les résultats soit par le bloc de contingent agrégé, soit par l’un des blocs de contingent réguliers que vous avez créés manuellement. 
  
  En sélectionnant le bloc de contingent agrégé, les chiffres de Pickup afficheront les chambres bloquées et les réservations combinées de tous les blocs du groupe. Cela vous donne un aperçu complet de la disponibilité et des performances en un coup d’œil. 
  
  Vous pouvez également changer le filtre pour voir le Pickup de chaque bloc de contingent régulier individuellement, si vous souhaitez suivre les performances ou la disponibilité bloc par bloc. Voir, Examiner le Pickup des blocs de contingent.
  

• Création de réservation – Lorsque vous commencez une nouvelle réservation, le bloc de contingent agrégé apparaîtra toujours dans la liste déroulante Bloc de contingent si le profil de groupe a été créé avec cette fonctionnalité activée.

  Dans cet exemple, le groupe Electricians Corp dispose d’un bloc de contingent agrégé et de deux blocs de contingent réguliers (manuels) : « Electricians Corp Semaine 1 » (1er au 7 octobre) et « Electricians Corp Semaine 2 » (8 au 14 octobre).

  Lors de la création d’une réservation, vous sélectionnez les dates de check-in et de check-out souhaitées (p. ex., du 4 au 12 octobre), choisissez le bloc de contingent agrégé dans la liste déroulante, puis cliquez sur Rechercher.
  

  Le PMS vérifiera la disponibilité sur tous les blocs sous-jacents du groupe et vous permettra de créer une réservation continue unique. Vous pourrez ensuite poursuivre avec les étapes habituelles de création d’une réservation.

  Même si les dates de séjour que vous sélectionnez se situent entièrement dans l’un des blocs réguliers (par exemple, du 1er au 5 octobre dans « Electricians Corp Semaine 1 »), l’option bloc de contingent agrégé apparaîtra toujours dans la liste déroulante.
   

  Choisir l’agrégé garantit que le système alloue correctement les nuitées entre les blocs sans nécessiter de décisions manuelles.

Vérifié : registre « vous » cohérent, aucun anglicisme injustifié, « carrousel » non concerné ici, « téléverser » non concerné ici, « rapport d'aspect » non concerné ici, « widget » en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, « établissement » utilisé pour « property », phrases complètes vérifiées, URL Zendesk Guide localisées (/hc//), registre de UI cohérent, terminologie Microsoft alignée, pas de dérive terminologique, impératif formel utilisé partout.

Agrégation des blocs de contingent et des réservations

Après avoir créé une réservation en utilisant un bloc de contingent agrégé, la réservation apparaît comme une seule réservation continue. Le personnel n’a pas besoin de diviser les nuitées ni de déplacer le client entre les blocs — le PMS attribue automatiquement chaque nuit au bloc sous-jacent correct.

Ce que vous verrez sur la réservation :

• Une bannière Informations sur le groupe en haut affichant le nom du profil de groupe (p. ex., Electricians Corp) et le plan tarifaire/forfait sélectionné utilisé pour l’agrégation.
• Un lien cliquable vers le profil de groupe qui vous mène directement au profil du groupe pour une consultation ou des modifications rapides.

En coulisses (exemple) :
Pour un séjour du 4 au 12 octobre, le PMS vérifie tous les blocs de l’agrégation :

• Les nuits comprises dans la semaine 1 (4-7 oct.) sont enregistrées sur ce bloc.
• Les nuits comprises dans la semaine 2 (8-12 oct.) sont enregistrées sur ce bloc.
• Le client ne voit qu’une seule réservation ; le personnel voit une réservation unique liée à l’agrégation avec une allocation correcte des nuitées en arrière-plan.

Cette méthode garantit une expérience client fluide et réduit le travail manuel de votre équipe lors de la gestion de séjours de groupe complexes.

Limitations importantes

• Ne peut pas être activé pour des profils de groupe existants.
  Les blocs de contingent agrégés doivent être activés lors de la création d’un nouveau profil de groupe. Si le groupe existe déjà, il n’est pas possible d’activer cette option rétroactivement.
• Tous les blocs du groupe doivent partager le même plan tarifaire ou les mêmes tarifs de base.
  Cela garantit la cohérence des prix et de la disponibilité. Si différents plans tarifaires sont utilisés, le système n’autorisera pas la mise en groupe de ces blocs en une seule agrégation.
• Les périodes intermédiaires (avant l’arrivée ou après le départ) ne sont pas prises en charge.
  Les réservations doivent strictement se situer dans les plages de dates des blocs de contingent. Les jours supplémentaires avant le début du premier bloc ou après la fin du dernier bloc ne peuvent pas être réservés via l’agrégation.
  
  En savoir plus sur les périodes intermédiaires dans Actions principales des blocs de contingent de groupe (voir les notes sur les « Périodes intermédiaires » dans cet article).
• Fonctionne uniquement au niveau du type de chambre.
  L’agrégation s’applique aux catégories de chambres (p. ex., « Deux chambres » ou « Studio »), pas aux numéros d’unités individuels. Vous ne pouvez pas garantir la même unité exacte pour tout le séjour si plusieurs blocs sont impliqués.

Questions fréquentes

Puis-je activer les blocs de contingent agrégés pour un profil de groupe existant ?

Non. Ils ne peuvent être activés que lors de la création d’un nouveau profil de groupe.

Que se passe-t-il si mes blocs de contingent utilisent différents plans tarifaires ?

Ils ne peuvent pas être regroupés en une seule agrégation. Tous les blocs du groupe doivent utiliser le même plan tarifaire ou les mêmes tarifs de base.

Comment cela affecte-t-il les chiffres de Pickup ?

L’onglet Pickup affichera les totaux combinés de tous les blocs, vous offrant un aperçu clair de l’inventaire agrégé.

Puis-je toujours voir et modifier mes blocs de contingent réguliers ?

Oui. Vous pouvez développer ou modifier chaque bloc de contingent régulier. Le bloc agrégé lui-même est en lecture seule.