Cet article vous guidera à travers les différentes méthodes pour créer une nouvelle réservation dans Cloudbeds PMS. Il fournit également des instructions étape par étape sur la manière de créer une nouvelle réservation, adaptée à vos besoins spécifiques.
Note concernant les réservations de groupe
Si vous souhaitez créer des réservations pour des groupes, rendez-vous sur Créer et importer des réservations pour les groupes pour une orientation détaillée.
Aperçu
Il existe plusieurs façons de commencer à créer une nouvelle réservation sur la plateforme Cloudbeds PMS :
- En utilisant le bouton + dans le menu supérieur
- Directement depuis le calendrier
- Depuis la page Réservations
- Depuis le tableau de bord
Comment créer une nouvelle réservation
Dans la Vue simple
Étape 1 - Rechercher la disponibilité
Accédez à la page Nouvelle réservation en choisissant l’une des options ci-dessus. Vous pouvez vérifier la disponibilité pour des dates spécifiques et ajouter des hébergements :
- Sélectionnez la Source de votre réservation. Si vous disposez d’une disponibilité attribuée pour une Source spécifique, par exemple le Site web, cela affectera la recherche.
La sélection des sources tierces vous permettra de créer une réservation pour des dates sans tarifs ni disponibilité. En effet, les critères de recherche sont différents pour les sources tierces par rapport aux sources principales.
- Pour changer la source de réservation, cliquez pour modifier la réservation correspondante et sélectionnez l’option requise dans le menu déroulant Source.
- Sélectionnez les dates de check-in et de check-out
- Sélectionnez le bloc de contingent, si applicable
- Saisissez le code promo (si nécessaire) : la remise sera appliquée immédiatement si vous avez un forfait avec code promo créé sur la page Plans tarifaires et forfaits
- Cliquez sur Rechercher pour afficher la disponibilité selon les paramètres donnés
Lors de la création manuelle de réservations depuis une OTA (Booking.com, Expedia, etc.), le système exigera le numéro d’identification de la source de réservation / numéro de confirmation tiers.
- Veillez à saisir le bon identifiant de réservation. Seules ces informations permettront une communication réussie entre le PMS Cloudbeds et le Gestionnaire de canaux Cloudbeds en cas de modifications ou d’annulations.
- Par défaut, le système sélectionne la Vue simple : cette option recherche la disponibilité pour le même type de chambre sur toute la plage de dates sélectionnée. Sinon, choisissez la Vue partagée pour créer une réservation fractionnée sur plusieurs types de chambres sans nécessairement avoir la disponibilité continue pour le même type de chambre.
- Sélectionnez si vous souhaitez afficher les hébergements disponibles selon les Tarifs de base, plans tarifaires et forfaits ou les Tarifs promotionnels (plan tarifaire avec code promo).
- Sélectionnez les hébergements : vous pouvez rechercher la disponibilité pour certains types de chambre.
- Dans la section Disponibilité, vous pouvez choisir les hébergements disponibles.
- Cliquez sur Modifier si vous devez changer le tarif de la chambre.
- Sélectionnez le nombre d’adultes, d’enfants et la quantité de chambres.
- Cliquez sur le bouton AJOUTER pour passer à l’étape suivante.
- Vous pouvez voir tous les hébergements ajoutés à la réservation sur le côté gauche de l’écran. Cliquez sur l’icône (x) si vous devez supprimer l’hébergement sélectionné de la réservation.
- Une fois les hébergements sélectionnés, vous pouvez voir le résumé en bas de l’écran (Sous-total, Taxes & frais, Total général, Acompte suggéré (le cas échéant) et Solde dû).
- Cliquez sur Détails de la réservation pour continuer.
Étape 2 - Ajouter les détails de la réservation et du client
- Saisissez l’heure d’arrivée estimée du client (facultatif)
- Attribuez l’hébergement (facultatif)
- Saisissez les informations client obligatoires et complémentaires
Les champs obligatoires (prénom et nom, e-mail et pays) sont indiqués par un astérisque rouge sur la page des détails de la réservation. Ces champs doivent toujours être remplis et ne peuvent pas être supprimés ni rendus facultatifs.
- En cas de réservation de groupe, ajoutez les informations des clients supplémentaires à l’écran suivant.
- Prenez une photo du client si vous disposez d’une webcam ou téléversez une photo
- Cliquez sur Suppléments pour ajouter des suppléments à la réservation. Facultatif : pour revenir à la page précédente, cliquez sur le bouton Disponibilité à gauche.
- Cliquez sur Confirmer et Payer pour ajouter un paiement à la réservation et la confirmer
Si vous avez plusieurs clients pour une même réservation, le bouton Clients apparaîtra pour ajouter les détails des clients supplémentaires. Pour remplir automatiquement les informations à partir du client principal, laissez les champs vides.
- Les options pour les clients supplémentaires ne seront disponibles que s’il y a un ou plusieurs occupants attribués à ce type d’hébergement.
Si vous avez un client régulier, vous pouvez commencer à taper son nom ou son e-mail et le système vous proposera le remplissage automatique* de ses informations, si cette fonctionnalité est disponible.
*Cloudbeds considère que chaque établissement est unique. Nous proposons des outils adaptés à toutes les tailles et budgets pour vous aider à vous développer. Contactez notre Équipe d’assistance pour plus d’informations sur chaque forfait disponible.
Étape 3 - Confirmer et payer
- Le Résumé de la réservation affiche les détails de la réservation du client
- Le Résumé des hébergements affiche les hébergements de la chambre
- Résumé des prix : affiche les tarifs de chambre, les taxes, les totaux, l'acompte suggéré (le cas échéant) et le solde dû
- Choisissez le Type de paiement utilisé. Vous pouvez sélectionner Ne pas collecter le paiement pour collecter le paiement plus tard
- Sélectionnez si vous souhaitez enregistrer automatiquement le client dans la chambre lors de la finalisation de la réservation. Si la chambre n'a pas été pré-attribuée dans la section des détails du client, une fenêtre contextuelle apparaîtra pour que vous puissiez attribuer la chambre. Facultatif : cliquez pour revenir à l'étape précédente
- Cliquez sur Confirmer la réservation pour terminer le processus
- Une fenêtre contextuelle vous demandera si vous souhaitez envoyer un e-mail au client avant de continuer, vous pouvez soit sélectionner Envoyer et continuer soit Continuer sans envoyer
- Votre réservation a été créée. Pour appliquer des modifications, cliquez sur le bouton Modifier la réservation. En savoir plus en cliquant ici.
Dans la vue partagée
Étape 1 - Rechercher la disponibilité et sélectionner la Vue partagée
- Accède à l’une des options disponibles pour créer ta réservation et, sur la page Nouvelle réservation, sélectionne la Vue partagée dans le bouton bascule Vue pour créer une réservation divisée sur plusieurs types de chambre. Sur cet écran, tu verras les types de chambre et leur disponibilité.
- Sélectionne le type de chambre et les dates applicables pour le séjour en cliquant sur les cases à cocher correspondantes. Tu peux uniquement créer une réservation sur plusieurs types de chambre avec des dates consécutives.
Le système n’autorisera pas la création d’une réservation en utilisant la vue partagée s’il y a un écart entre les dates sélectionnées. Dans ce cas, crée une nouvelle réservation pour la deuxième réservation.
Une icône rouge bloquée (🛇) dans la grille signifie que le type de chambre n’est pas disponible à la vente ce jour-là. Le système ne te laissera pas sélectionner la chambre.
Étape 2 - Ajouter et/ou modifier les détails de la réservation
- Une fois le type de chambre et les dates vérifiés, ils seront affichés dans la section Réservation qui te donne un résumé rapide des dates/type de chambre/prix sélectionnés
- Si nécessaire, tu peux cliquer sur Modifier pour changer le tarif de la chambre
- Sélectionne le nombre de Adultes, Enfants et la quantité de chambres
- Clique sur le bouton Ajouter pour passer à l’étape suivante
- Dans la section Hébergements, tu peux vérifier tous les hébergements ajoutés
Le symbole de drapeau gris entre les hébergements sélectionnés indique que cette réservation comporte des hébergements divisés et nécessitera des changements de chambre pour les clients.
- Tu peux aussi voir le résumé des prix : Sous-total, Taxes & Frais, Total général, Acompte suggéré (si applicable) et Solde dû.
- Clique sur Détails de la réservation pour passer à l’étape suivante
Étape 3 - Finaliser la réservation
- Continue d’ajouter les détails de la réservation et du client
- Procède à la confirmation et au paiement de la réservation
Si la réservation est faite pour un groupe avec plusieurs hébergements, par exemple, un type de chambre pour tout le séjour et un autre type de chambre divisé (ce qui signifie que le client doit changer de chambre en cours de séjour), tu pourras les identifier grâce au tiret (-) ou en survolant l’identifiant de réservation.
Pour les dates passées
Option 1 – Directement depuis le calendrier
- Accédez au calendrier et sélectionnez les dates de check-in et de check-out dans le passé
- Cliquez sur Créer une nouvelle réservation
Il doit y avoir de la disponibilité pour les dates sélectionnées afin de créer la réservation.
- Si la navigation vers les dates passées n’est pas disponible, vérifiez bien les privilèges de réservation de l’utilisateur.
- Terminez la création de la réservation en suivant le processus habituel. La réservation apparaîtra sur le calendrier aux dates passées avec le statut Confirmée / Confirmation en attente.
La réservation créée dans le passé ne sera pas automatiquement créée avec le statut Parti. Vous devez enregistrer manuellement l’arrivée et le départ du client si nécessaire.
Option 2 – Avec le bouton Nouvelle réservation
- Sélectionnez l’option préférée pour créer la nouvelle réservation et choisissez la source correspondante
- Sélectionnez les dates de check-in et de check-out dans le passé dans le sélecteur de dates
- Cliquez sur Rechercher et terminez la réservation en suivant le processus habituel
Il doit y avoir de la disponibilité pour les dates sélectionnées afin de créer la réservation.
Si vous rencontrez des difficultés pour créer de nouvelles réservations, consultez le guide de dépannage ci-dessous pour en savoir plus sur les raisons possibles pour lesquelles une réservation directe ne peut pas être créée ou ajoutée au système.
Dépannage de la création de réservation
Raison possible 1 - Disponibilité
- Cliquez sur le Menu principal
- Calendrier
- Vérifiez combien de chambres sont disponibles dans chaque catégorie de chambres pour chaque jour
- Par exemple, il n’y a pas de disponibilité le 10 mai pour la chambre standard, elle ne sera donc pas disponible pour une réservation.
Raison possible 2 - Tarifs
Les chambres/lits avec un tarif à zéro ne seront pas disponibles à la réservation.
Assurez-vous d’ajouter des tarifs si vous souhaitez vendre cette chambre en suivant ces instructions : Comment ajouter / modifier les tarifs de base
Raison possible 3 - Restrictions
En consultant les informations des chambres dans la matrice de disponibilité, assurez-vous qu’aucune restriction n’empêche la création de la réservation, comme un séjour minimum ou maximum.
Raison possible 4 - L’établissement est bloqué ou fermé à l’arrivée
Accédez à la matrice de disponibilité et assurez-vous que la chambre n’est pas bloquée, fermée à l’arrivée ou fermée au départ :
Raison possible 5 - Surréservation
Si vous avez une disponibilité négative pour une chambre mais une disponibilité positive pour une autre, comme ici :
Dans le cas ci-dessus, la disponibilité totale de votre établissement sera calculée ainsi : -1+1=0, ce qui explique pourquoi aucune chambre ne sera disponible pour une réservation directe, même si vous voyez qu’une chambre est disponible.
Si vous avez une option de surréservation désactivée ici : Tarifs et disponibilité->Matrice de disponibilité->Paramètres->Paramètres de surréservation, vous ne pourrez pas ajouter de réservation lorsqu’il n’y a pas de disponibilité.
Trouvez plus d’informations sur les fonctionnalités de surréservation dans Cloudbeds.
Le système fonctionne ainsi pour éviter les surréservations. Si un de vos types de chambre est en surréservation, vous voudrez avoir de la disponibilité dans une autre catégorie de chambre afin d’accueillir le client.
Questions sur les réservations dans Cloudbeds PMS ? Consultez la FAQ sur les réservations
Commentaires
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.