Comment autoriser une carte avec la fonctionnalité de passerelle de paiement

Introduction

Une autorisation de carte de crédit bloque temporairement des fonds sans débiter immédiatement le client. Le montant autorisé peut ensuite être capturé comme paiement ou annulé pour libérer le blocage.

Ce guide explique comment ajouter une carte à une réservation, autoriser un montant, gérer une autorisation existante et consulter les enregistrements de transactions associés. Avant de commencer, confirme que le traitement des paiements est configuré dans Cloudbeds PMS.

Pour les flux de travail des frais accessoires avec Cloudbeds Payments, consulte Cloudbeds Payments - Comment autoriser les frais accessoires.

Table des matières

• Considérations importantes
• Ajouter et autoriser une carte de crédit
• Période d’autorisation
• Gérer une autorisation existante
• Consulter les journaux d’autorisation et de capture

Considérations importantes

Ajouter et autoriser une carte de crédit

Une carte doit être enregistrée sur la réservation avant que tu puisses autoriser un montant. Utilise l’option de saisie manuelle pour une passerelle tierce prise en charge. Les établissements utilisant Cloudbeds Payments peuvent également tokeniser une carte via un terminal connecté.

Option A : Saisir les détails de la carte manuellement

1. Ouvre la réservation et sélectionne l’onglet Cartes de crédit.
2. Sélectionne +AJOUTER.
3. Saisis les détails de la carte. 
   

Option B : Ajouter une carte avec un terminal Cloudbeds Payments

Un terminal Cloudbeds Payments ne peut pas créer une autorisation directement. Utilise-le pour tokeniser et enregistrer la carte sur la réservation sans facturer le client. Crée l’autorisation depuis Cloudbeds PMS une fois la carte enregistrée.

1. Ouvre la réservation et sélectionne l’onglet Cartes de crédit.
2. Sélectionne +AJOUTER, puis choisis Ajouter avec terminal.
3. Sélectionne le lecteur de carte connecté et demande au client de passer, insérer ou approcher sa carte.
4. Sélectionne Enregistrer. La carte est tokenisée et enregistrée sur la réservation sans créer de prélèvement.

Autoriser la carte enregistrée

Une fois la carte enregistrée sur la réservation, complète l’autorisation :

1. Sélectionne la carte que tu souhaites autoriser. Cette étape est nécessaire lorsque la réservation contient plusieurs cartes enregistrées.
2. Sélectionne AUTHORIZER. 
   
3. Saisis le montant à autoriser, puis sélectionne AUTHORIZER. 
   

Période d’autorisation

La durée de validité de l’autorisation dépend de la passerelle de paiement connectée et du pays de la transaction. Confirme la période de blocage applicable auprès de la passerelle lors de la planification des dépôts pour les réservations avec une date d’arrivée future.

• La passerelle de paiement détermine la durée pendant laquelle le montant autorisé reste bloqué sur la carte.
• La période maximale d’autorisation dans Cloudbeds PMS est de 30 jours pour Cloudbeds Payments et de sept jours pour les autres passerelles de paiement.
• Exception Mexique : Lorsque l’établissement et l’émetteur de la carte sont au Mexique, l’autorisation expire après sept jours.
• Lorsqu’une autorisation expire, elle est annulée. Le montant est supprimé des détails de la carte, et l’option de capturer ou d’annuler l’autorisation n’est plus disponible.
• Pour les réservations avec une date de check-in éloignée, tu peux autoriser la carte à nouveau à l’approche de l’arrivée. Intègre le calendrier des autorisations dans la politique de paiement ou de dépôt de l’établissement.

Gérer une autorisation existante

Après qu’une carte est autorisée, la réservation affiche des options pour capturer ou annuler l’autorisation.

Capturer

Utilise Capturer pour prélever les fonds à partir de l’autorisation existante.

• Saisis un montant inférieur ou égal au montant autorisé.
• Si tu captures un montant inférieur au montant autorisé, le montant restant est annulé. Si tu saisis un montant supérieur au montant autorisé, la transaction échoue.

Annuler

Utilise Annuler pour annuler l’autorisation et demander la libération des fonds bloqués.

• Cloudbeds envoie la demande d’annulation lorsque tu sélectionnes l’action.
• L’établissement financier du client peut mettre jusqu’à 14 jours pour rendre les fonds à nouveau disponibles. 
  

Consulter les journaux d’autorisation et de capture

Les journaux de carte affichent la date et l’heure, le type de transaction, l’identifiant de transaction ou de paiement, ainsi que le montant associé aux activités d’autorisation et de capture.

1. Ouvre l’onglet Cartes de crédit de la réservation.
2. Sélectionne Journaux. 
   

• L’ID de transaction est généré par la passerelle de paiement pour identifier une opération financière impliquant un mouvement de fonds.
• Utilise cet identifiant comme référence lorsque tu recherches la transaction dans le portail de la passerelle de paiement.
• Selon la passerelle, le Rapport de traitement des paiements peut afficher un ID de paiement à la place. De nombreuses passerelles ne génèrent pas d’ID de transaction pour une autorisation car aucun fonds n’a encore été déplacé.

Prochaine étape opérationnelle

Après avoir autorisé, capturé ou annulé la carte, consulte le Rapport de traitement des paiements lorsque tu dois rapprocher la transaction ou localiser sa référence dans la passerelle.