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Folios de groupe

Gabriela Garcia
Mise à jour

Aperçu

Dans le Folio de groupe, vous pouvez facilement gérer les transactions dont la société est responsable.

Le folio ressemble au folio de réservation. Vous pouvez y ajouter des paiements, rembourser des frais ou ajouter des articles. De plus, vous pouvez transférer des transactions depuis des réservations existantes vers le folio de groupe, ce qui mettra à jour le solde. Vous pouvez également configurer les transactions pour qu’elles soient automatiquement acheminées vers le folio de groupe lorsqu’une réservation est créée dans le groupe ou dissocier les transactions des réservations existantes.

Cloudbeds considère que chaque établissement d’hébergement est unique. Nous proposons des outils adaptés à toutes les tailles et budgets pour vous aider à créer et développer votre activité. Contactez notre équipe dédiée pour plus d’informations sur chaque forfait disponible. Vous n’êtes pas encore client Cloudbeds ? Consultez notre Guide tarifaire et planifiez une démonstration.

Navigation dans le folio de groupe

  1. Depuis le Menu Main menu.png, allez dans Groupes Groups icon.png
  2. Cliquez sur le Nom en lien pour ouvrir le profil du groupe
  3. Allez dans l’onglet Folios
  4. Vous pouvez filtrer la liste en cliquant sur Appliquer après avoir utilisé les champs suivants :
    1. Numéro de résa, numéro de chambre, nom du client : Laisse ce champ vide pour voir la liste complète de tous tes profils de groupe.
    2. De et À
    3. Heure
    4. Description : Sélectionne tous les types de transactions ou choisis une option dans la liste déroulante
    5. Regrouper par : Choisis une option : Aucun, Utilisateur, Date, Chambre, Nom du client, Numéro de résa ou Description
    6. Sous-groupe par : Ce filtre sera disponible si tu sélectionnes une option Regrouper par différente de Aucun
    7. Transactions : Publiées ou en attente

Sur cette page, tu peux :

  1. Ajouter des folios et modifier la configuration du folio (disponible uniquement si tu as activé la fonctionnalité Folio fractionné)
  2. Consulter les transactions ajoutées au folio de groupe
  3. Ajouter/Rembourser un paiement au folio de groupe
  4. Ajouter/Ajuster une charge au folio de groupe
  5. Déplacer des transactions entre les folios (disponible uniquement si tu as activé la fonctionnalité Folio fractionné)
  6. Clique sur Actions pour Envoyer le folio par e-mail

  • Lorsque vous cliquez sur Envoyer le folio par e-mail, le système ouvrira un tiroir à droite pour que vous puissiez sélectionner les folios à envoyer et ajouter l’e-mail du client.
  • Si plusieurs contacts sont créés dans le profil de groupe, le formulaire d’e-mail sera rempli avec le premier et vous pourrez le modifier (si nécessaire).
  • Pour envoyer le folio de groupe à plusieurs e-mails en même temps, il suffit d’ajouter une virgule (,) entre eux.

Transactions du folio de groupe

Ajouter de nouvelles transactions à un Folio de groupe

Ajouter un Paiement, un Remboursement, une Charge et un Article depuis l’onglet Folio de groupe

Ajouter un Paiement, un Remboursement, une Charge et un Article depuis l’onglet Folio de groupe suit le même processus que pour les réservations classiques (non groupées). La seule différence est que, dans ce cas, la transaction apparaîtra dans le Folio de groupe mais ne sera liée à aucune réservation en particulier.

  • Sous la colonne Acheminé depuis, vous verrez le code du groupe, ce qui signifie que la transaction appartient au groupe et n’a pas été acheminée depuis une réservation spécifique.
  • Si vous souhaitez acheminer une transaction d’une réservation vers le folio de groupe, consultez la section Acheminer des transactions des réservations vers un Folio de groupe ci-dessous.

Ajouter un Paiement depuis l’onglet Carte de crédit

Vous pouvez ajouter un paiement au folio de groupe depuis l’onglet Carte de crédit dans le profil de groupe si vous avez activé le Traitement des paiements.

Consultez la section Transactions par carte de crédit dans les profils de groupe dans cet article pour apprendre comment ajouter les détails de carte de crédit et les paiements aux groupes.

Acheminer les transactions des réservations vers un Folio de groupe

Configurer le routage automatique des transactions vers le Folio de groupe

 Lorsque vous liez une réservation à un profil de groupe avec l’option d’acheminement automatique activée, vous pouvez vous attendre aux points suivants :

  • Les transactions déjà publiées resteront publiées sur la réservation (elles ne seront ni déplacées ni acheminées vers le groupe).
  • Toutes les transactions en attente existantes pour lesquelles l’acheminement est configuré seront acheminées vers le folio de groupe.

Pour configurer l’acheminement automatique des transactions vers un folio de groupe, vous devez :

Étape 1 - Configurer l’acheminement des transactions dans les paramètres du profil de groupe

Lors de la création ou modification d’un profil de groupe, vous devez sélectionner les options suivantes :

  1. Accédez à l’onglet Profil de groupe et cliquez sur l’icône crayon pour modifier
  2. Dans la section Acheminer vers le folio de groupe, sélectionnez Oui
  3. Sélectionnez les types de transactions que vous souhaitez acheminer depuis les réservations liées au groupe
  4. (Facultatif) Sélectionnez la configuration du folio de réservation (uniquement si la fonctionnalité Folio fractionné est activée)
  5. Cliquez sur Enregistrer

 Si vous disposez d’un profil de groupe existant avec l’option Acheminer vers le folio de groupe → Non, et que vous la modifiez en Oui, toutes les transactions en attente existantes seront automatiquement acheminées vers le folio de groupe, et inversement. Toutes les transactions déjà publiées ne seront ni acheminées automatiquement ni dissociées. Il en va de même si vous modifiez la sélection des types de transactions.

Étape 2 - Créer une réservation pour le groupe

  1. Depuis l’onglet Réservations du profil de groupe souhaité, cliquez sur +Ajouter une réservation, puis sélectionnez Créer et ajouter une nouvelle réservation.

  1. Sur la page Nouvelle réservation, sélectionnez le bloc de contingent. Suivez les étapes standard pour créer la réservation.

  1. Après sa création, vous serez redirigé vers la page des Détails de la réservation. La réservation sera créée avec le profil de groupe et le bloc de contingent sélectionnés.
  2. Les transactions sélectionnées sur la page Profil de groupe (Étape 1) seront automatiquement acheminées vers le Folio de groupe et mises en surbrillance en jaune :

  1. Lorsque vous cliquez sur l'icône 'i', une info-bulle apparaît, indiquant où la transaction a été acheminée.
  2. Cliquez sur Afficher pour être redirigé vers la page du groupe.

 Les mêmes transactions apparaîtront sur la page Folio de groupe, également avec l'icône 'i' ; en cliquant dessus, une info-bulle affiche la provenance de la transaction, et en cliquant sur Afficher, vous êtes redirigé vers la Réservation.

Acheminement manuel des transactions vers le Folio de groupe

 Les transactions ne peuvent être acheminées vers le Folio de groupe que si la réservation est liée au profil de groupe.

  1. Lie la réservation au profil de groupe (voir comment lier des réservations existantes à un groupe dans cet article).
  2. Dans l’onglet Réservations du profil de groupe, clique sur l’ID de la réservation liée.

  1. Dans le folio de réservation, clique sur Déplacer les transactions et choisis Acheminer vers le compte groupe.

  1. Sélectionne une des deux options :

a. Acheminer des transactions individuelles : si tu souhaites sélectionner manuellement les transactions à acheminer en cochant les cases à cocher à côté des transactions.

b. Acheminer par type de transaction : si tu souhaites acheminer plusieurs transactions en fonction de leur type.

  1. (facultatif) Sélectionne vers quel folio les transactions doivent être déplacées (disponible uniquement si le folio fractionné est activé)

  1. Clique sur Acheminer les transactions

  1. Les transactions acheminées seront surlignées en jaune dans le folio de réservation :

  1. Lorsque tu cliques sur l’icône « i », une info-bulle apparaît indiquant où la transaction a été acheminée.
  2. Clique sur Afficher pour être redirigé vers la page du groupe.

 Les mêmes transactions apparaîtront sur la page du Folio de groupe, également avec l’icône « i » ; en cliquant dessus, une info-bulle indique d’où la transaction a été acheminée, et en cliquant sur Afficher, tu es redirigé vers la réservation.

 Les transactions acheminées vers le folio de groupe impactent désormais le solde dû du folio du groupe, et non plus le solde dû de la réservation.

Dissocier des transactions d’un Folio de groupe

  1. Ouvre l’onglet Folio du profil de groupe ; toutes les transactions acheminées seront surlignées en jaune.

 Lorsque tu cliques sur l’icône « i », une info-bulle apparaît indiquant d’où provient la transaction. Clique sur Afficher pour être redirigé vers la page de cette réservation. Dans l’exemple ci-dessous, la transaction a été transférée depuis la réservation de Nino.

  1. Trouve la transaction souhaitée, clique sur l’icône d’engrenage et sélectionne Dissocier.

 Une fois dissociée, les folios de groupe et de réservation seront mis à jour ; la transaction sera visible uniquement sur le folio de réservation et plus sur le folio de groupe.

 Les transactions dissociées ne seront plus incluses dans le solde dû du folio de groupe et seront ajoutées au solde dû de la réservation.

FAQ

Pourquoi ne puis-je pas déplacer des transactions entre les folios à l'intérieur de la réservation ?

Lorsque des transactions sont déplacées d'un folio de réservation vers un folio de groupe, le système vous empêchera de transférer ces transactions entre les folios dans la réservation. Cela vous permet de suivre le folio d'où la transaction a été acheminée.

 Si vous souhaitez déplacer des transactions non acheminées vers un autre folio, déplacez les transactions individuellement ou sélectionnez un type de transaction qui n'inclut pas les transactions acheminées. Veuillez consulter cet article : Gérer le folio fractionné dans la réservation.

Quand dois-je utiliser l'option dissocier ?

Plusieurs raisons peuvent justifier la dissociation de transactions. Les plus courantes sont :

  • Avoir acheminé par erreur une transaction vers le folio de groupe et vouloir la dissocier pour la renvoyer à la réservation.
  • Un client paie lui-même une des nuitées, et la transaction doit être retirée du folio de groupe.

 Lorsque vous dissociez une transaction, les soldes des folios de groupe et de réservation seront mis à jour ; la transaction sera visible uniquement sur le folio de réservation et plus sur le folio de groupe.

Comment imprimer un folio depuis la page du profil de groupe ?

  1. Sur la page du profil de groupe, cliquez sur Actions et sélectionnez Imprimer le folio
  2. Le système ouvre un tiroir à droite de l'écran pour que vous puissiez sélectionner les folios que vous souhaitez imprimer
  3. Sélectionnez tous les folios ou choisissez un folio spécifique, puis cliquez sur Continuer pour ouvrir une fenêtre vous permettant de choisir votre imprimante et d'imprimer le document

  • Lors de l'impression des folios, la logique d'affichage des transactions est la suivante :
  1. Le système affichera les transactions par ordre de date, en commençant par la plus récente.
  2. Les totaux affichés à la fin incluront toutes les transactions des folios sélectionnés.

  • Sur le folio, en plus de la liste des transactions, vous pouvez voir les détails suivants :
      1. Nom du groupe
      2. Code du groupe
      3. Statut du groupe
      4. Coordonnées (e-mail professionnel, téléphone professionnel et adresse complète)

Erreur : « Vous devez déplacer toutes les transactions vers un autre folio avant de pouvoir le supprimer. »

Vous rencontrerez l'erreur suivante lorsque vous tenterez de supprimer un folio contenant des transactions acheminées en attente :

Cela vous empêche de supprimer par inadvertance des données importantes du système. Veuillez vous assurer que toutes les transactions acheminées en attente sont déplacées vers un autre folio avant de tenter de le supprimer.

 Consultez l'article suivant pour plus de détails sur Déplacer des transactions entre folios.

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