Panel de detalles de la reserva y gestión de folios

Descripción general

El panel Detalles de la reserva es un panel lateral que ofrece una vista completa de la reserva de un huésped sin tener que salir de la pantalla actual. Está diseñado para navegar de forma eficiente por la información de la reserva y realizar tareas operativas, como administrar folios, agregar notas o revisar documentos del huésped.

Acceder al panel Detalles de la reserva

El panel se puede abrir desde varias áreas principales del PMS:

• NUEVO Panel de control

  : Haz clic en el nombre del huésped o en el número de reserva dentro de la sección Actividad.

• NUEVO Calendario

  : Accede a los detalles de la reserva directamente desde la cuadrícula del calendario.

• NUEVA Página de reservas

  : Selecciona la reserva en la lista de resultados para abrir el panel lateral.

• NUEVOS Grupos y eventos:

   Accede a la pestaña Reservas de un evento y haz clic en el nombre del huésped o en el número de reserva.

• Informes: Cuando el ajuste 

  Activar hipervínculos

   está habilitado en la configuración de los informes, al hacer clic en el Nombre completo del huésped o en el Número de reserva en los informes de Reservas y Finanzas, el panel se abre en la misma pantalla.

Navegación y diseño

El panel está organizado en varias pestañas para ayudarte a administrar distintos aspectos de la estancia:

1. Descripción general: Muestra los principales detalles de la reserva, el estado y las fechas de estancia.
2. Folio: Se utiliza para administrar transacciones financieras, pagos y saldos.
3. Notas: Área centralizada para notas internas específicas de la reserva.
4. Mensajes: Contiene el historial de comunicaciones con el huésped.
5. Huésped: Administra la información del perfil y los datos de contacto del huésped.

6. Alojamientos: Consulta y administra los alojamientos asignados a la reserva. Las propiedades con una integración de cerraduras compatible también pueden acceder a las acciones de administración de llaves desde esta pestaña. Consulta 

   Emitir y administrar llaves de cerraduras

    para conocer el flujo completo.

7. Documentos: Almacena y consulta archivos relacionados con la reserva.
8. Actividad: Registro de todos los cambios y acciones realizados en la reserva.

Administrar el folio de la reserva

La pestaña Folio del panel es el lugar principal para administrar la contabilidad de una reserva.

1. Selector y ajustes del folio: Alterna entre los distintos folios asignados a la reserva y administra los ajustes del folio seleccionado.
2. Filtros: Filtra las transacciones por tipo (cargos/pagos) o intervalo de fechas.
3. Lista de transacciones: Consulta todos los artículos registrados y pendientes.
4. Acciones de fila: Haz clic en los tres puntos junto a una transacción para ver sus detalles o realizar acciones específicas.
5. Agrupación: Organiza la lista por fecha de transacción, fecha del servicio o usuario.
6. Botón Agregar: Agrega rápidamente pagos, productos, impuestos/cargos o ingresos por habitación.
7. Botón Filtro: Abre filtros adicionales para refinar la lista de transacciones.
8. Más acciones: Accede a herramientas para crear facturas, exportar datos o enviar el folio por correo electrónico.
9. Depósitos: Consulta y administra los depósitos retenidos para la reserva.
10. Panel Resumen: Consulta un desglose financiero del folio, incluidos elementos como Subtotal, Productos, Impuestos y cargos, Pagos, Total general y el Saldo pendiente actual.

Acciones disponibles en la pestaña Folio

Desde la pestaña Folio, puedes administrar acciones financieras relacionadas con la reserva sin salir del panel.

Menú Agregar al folio

Haz clic en el botón Agregar para añadir nuevos elementos al folio seleccionado. Las opciones disponibles incluyen:

• Pago: Agrega o registra un pago del huésped.
• Productos: Agrega productos o servicios al folio.
• Impuesto/cargo: Agrega los impuestos o cargos correspondientes.
• Ingresos por habitación: Agrega ingresos por habitación a la reserva.
• Ajuste: Ajusta los cargos existentes cuando sea necesario.
• Reembolso: Agrega una transacción de reembolso.
• Cargo por cancelación: Agrega un cargo por cancelación.
• Cargo por no presentación: Agrega un cargo por no presentación.

Configuración del folio y más acciones

También puedes acceder a herramientas adicionales del folio desde los íconos situados junto al botón Agregar.

• Cambiar configuración del folio: Administra los ajustes y las preferencias de visualización del folio.
• + Agregar nuevo folio: Crea un folio adicional para la reserva para separar cargos, pagos o responsabilidades de facturación.
• Folios existentes: Selecciona un folio existente para consultar sus transacciones o haz clic en el ícono del lápiz para editar el nombre o la configuración del folio.

• Crear factura: Crea una factura desde el folio.

• Crear factura proforma: Crea una 

  factura proforma

  .

• Generar recibo: Genera un recibo de la actividad del folio.
• Correo electrónico: Envía documentos relacionados con el folio por correo electrónico.
• Imprimir: Imprime el folio.
• Exportar: Exporta la información del folio.

También puedes usar el menú de acciones de fila junto a una transacción para consultar sus detalles o realizar acciones específicas de esa transacción.

• Anular transacción: Anula la transacción seleccionada cuando corresponda.
• Asignar pago: Asigna el pago seleccionado a los cargos correspondientes.
• Generar recibo: Genera un recibo para la transacción seleccionada.
• Administrar tarjetas de crédito: Abre el área de administración de tarjetas de crédito de la reserva.
• Más acciones del folio: Accede a herramientas adicionales relacionadas con el folio.

Resumen del folio e instantáneas financieras

El Panel Resumen ofrece una vista financiera general del folio, incluido un desglose de cargos, pagos, totales y el saldo pendiente actual.

En esta área, también puedes acceder al botón Depósitos y al selector de Moneda.

• Depósitos: Consulta y administra los depósitos asociados con la reserva.
• Moneda: Cambia los importes mostrados en el folio a otra moneda disponible.

Instantánea del saldo pendiente para estados finales

Para las reservas con un estado final —Cancelada o No presentado—, la sección Resumen incluye un selector de vista desplegable. Esto te permite revisar el valor de la reserva tal como era antes del cambio de estado.

• Vista actual: Muestra los valores actuales determinados por la contabilidad. En las reservas canceladas, suele mostrar 0, ya que las transacciones pendientes normalmente se eliminan.
• Antes de la cancelación/no presentación: Muestra una instantánea fija del desglose financiero capturado en el momento en que la reserva se canceló o se marcó como no presentada.

Al cambiar a la vista Antes de la cancelación/no presentación, el sistema muestra las siguientes métricas originales de la instantánea:

• Subtotal original
• Total original de artículos adicionales (incluida la lista detallada), si corresponde
• Impuestos y cargos originales
• Total general original
• Saldo pendiente

Cuentas por cobrar (AR) 

La función Cuentas por cobrar (AR) te permite transferir saldos pendientes de un folio de reserva a un libro mayor centralizado para su seguimiento, normalmente después del check-out.

En la pestaña Folio, el botón Cuentas por cobrar aparece en el área Resumen cuando los saldos de la reserva están vinculados a uno o más libros mayores de cuentas por cobrar. El número entre paréntesis indica cuántos libros mayores de AR están asociados con la reserva.

Haz clic en el botón Cuentas por cobrar para ver los libros mayores vinculados. Desde la lista, puedes abrir la página de la cuenta relacionada o acceder a las acciones disponibles, como deshacer una transferencia cuando esté permitido.

Preguntas frecuentes