| Objetivo | Conoce y utiliza el panel lateral de Datos de la reserva para revisar una reserva y gestionar su folio. |
| Dirigido a | Personal de recepción y administradores de establecimientos que trabajan con los datos de las reservas y las transacciones en el folio. |
| Cuándo usar esta guía | Cuando necesites abrir una reserva sin salir de la página actual, revisar la información o realizar acciones en el folio. |
| Requisitos | Una reserva accesible desde una sección compatible de Cloudbeds PMS. Algunas opciones del Folio requieren la función o la configuración de cuenta correspondiente. |
| Resultado esperado | Podrás navegar por el panel lateral, gestionar las transacciones en el folio e interpretar el resumen financiero. |
Introducción
El panel lateral de Datos de la reserva ofrece una vista completa de la reserva de un huésped sin salir de la pantalla actual. Está diseñado para facilitar la navegación por la información de la reserva y la realización de tareas operativas, como gestionar folios, añadir notas o revisar los documentos del huésped.
Consulta este artículo para conocer dónde está disponible el panel lateral, qué contiene cada pestaña y cómo utilizar las herramientas del Folio y los resúmenes financieros.
Tabla de contenido
- Accede al panel lateral de Datos de la reserva
- Navega por el panel lateral
- Gestiona el folio de la reserva
- Utiliza las acciones de la pestaña Folio
- Revisa los resúmenes del Folio y las instantáneas financieras
- Preguntas frecuentes
Accede al panel lateral de Datos de la reserva
Puedes abrir el panel lateral desde varias secciones principales del PMS:
- NUEVO Panel principal: Haz clic en el nombre del huésped o en el número de reserva dentro de la sección Actividad.
- NUEVO Calendario: Accede a los datos de la reserva directamente desde la cuadrícula del calendario.
- NUEVA página de Reservas: Selecciona la reserva en la lista de resultados para abrir el panel lateral.
- NUEVA sección de Grupos y Eventos: Accede a la pestaña de reservas de un evento y haz clic en el nombre del huésped o en el número de reserva.
- Informes: Cuando la opción Habilitar hipervínculos está activada en la configuración de los informes, al hacer clic en Nombre completo del huésped o Número de reserva en los informes de reservas y los informes financieros, se abre el panel lateral en la misma pantalla.
Navega por el panel lateral de Datos de la reserva
El panel lateral se organiza en varias pestañas para ayudarte a gestionar los distintos aspectos de la estancia:
- Información: Muestra los datos principales de la reserva, el estado y las fechas de la estancia.
- Folio: Permite gestionar las transacciones financieras, los pagos y los saldos pendientes.
- Notas: Centraliza las notas internas específicas de la reserva.
- Mensajes: Contiene el historial de comunicaciones con el huésped.
- Huésped: Permite gestionar la información del perfil del huésped y los datos de contacto.
- Habitaciones: Consulta y gestiona las habitaciones asignadas a la reserva. Los establecimientos con una integración compatible de cerraduras también pueden acceder a las acciones de gestión de llaves desde esta pestaña. Consulta Emite y gestiona llaves de cerraduras para conocer el procedimiento completo.
- Documentos: Almacena y consulta los archivos relacionados con la reserva.
- Actividad: Contiene un registro de todos los cambios y las acciones realizados en la reserva.
Puedes alternar entre el panel lateral y una vista de pantalla completa al hacer clic en el ícono Expandir (flechas diagonales) de la esquina superior derecha. Haz clic de nuevo para contraerlo.
Gestiona el folio de la reserva
La pestaña Folio del panel lateral es la sección principal para gestionar la contabilidad de una reserva.
- Selector de folios y configuración: Alterna entre los distintos folios asignados a la reserva y gestiona los ajustes del folio seleccionado.
- Filtros: Filtra las transacciones por tipo (cargos o pagos) o por intervalo de fechas.
- Lista de transacciones: Consulta todos los productos registrados y pendientes.
- Acciones de la fila: Haz clic en los tres puntos junto a una transacción para ver los detalles o realizar acciones específicas.
- Agrupación: Organiza la lista por fecha de transacción, fecha de servicio o usuario.
- Botón Añadir: Añade rápidamente pagos, productos, impuestos o tasas, o ingresos por habitación.
- Botón de filtros: Abre filtros adicionales para filtrar la lista de transacciones.
- Más acciones: Accede a herramientas para crear facturas, exportar datos o enviar el folio por correo.
- Depósitos: Consulta y gestiona los depósitos retenidos para la reserva.
- Panel de resumen: Consulta un desglose financiero del folio, que incluye conceptos como Subtotal, Productos, Impuestos y tasas, Pagos, Total general y el Saldo pendiente actual.
Si Cuentas por cobrar está habilitado, aparece el botón Cuentas por cobrar en la sección Resumen cuando los saldos pendientes de esta reserva están vinculados a un libro contable de cuentas por cobrar. Consulta la sección Cuentas por cobrar (AR) más adelante para obtener más información.
Utiliza las acciones de la pestaña Folio
Desde la pestaña Folio, puedes gestionar las acciones financieras relacionadas con la reserva sin salir del panel lateral.
Añade productos al folio
Haz clic en el botón Añadir para añadir nuevos productos al folio seleccionado. Las opciones disponibles incluyen:
- Pago: Añade o registra un pago del huésped.
- Productos: Añade un producto o servicio al folio mediante el procedimiento existente para añadir un solo producto.
- Añadir varios productos: Añade varios productos o servicios en una sola acción y selecciona una o más fechas de registro para cada producto.
- Impuesto/tasa: Añade los impuestos o las tasas aplicables.
- Ingresos por habitación: Añade ingresos por habitación a la reserva.
- Ajuste: Ajusta los cargos existentes cuando sea necesario.
- Reembolso: Añade una transacción de reembolso.
- Cargo por cancelación: Añade un cargo por cancelación.
- Cargo por No Show: Añade un cargo por No Show.
Añade varios productos al folio
La opción Añadir varios productos se está implementando gradualmente y es posible que todavía no esté disponible para todos los establecimientos. Si no ves esta opción en el folio, es posible que aún no esté disponible para tu establecimiento.
Utiliza Añadir varios productos para crear una lista de productos o servicios y añadirla completa al folio en una sola acción. Cada producto puede tener una fecha de registro propia y puedes seleccionar una o más fechas para el mismo producto, incluidas fechas no consecutivas.
- Fecha de negocio actual: El producto se registra de inmediato cuando envías el lote.
- Fecha futura: El producto se añade como una transacción pendiente, se incluye de inmediato en el saldo pendiente del folio y se registra automáticamente cuando la fecha de negocio del establecimiento llega a la fecha programada.
- Impuestos y tasas: Los impuestos y las tasas aplicables se calculan cuando se añade el producto al lote. Si la configuración de impuestos del establecimiento cambia más adelante, la transacción programada conserva los porcentajes o importes vigentes cuando se creó.
- Tamaño del lote: Un lote puede contener hasta 50 filas expandidas. Cada combinación de producto y fecha de registro cuenta como una fila.
Revisa todas las entradas antes de enviarlas. Si alguna fila no supera la validación, no se registra ninguno de los productos del lote. Corrige la fila afectada y vuelve a enviar el lote.
También puedes aplicar un pago opcional al importe total del lote mediante el procedimiento de pago disponible. Si el pago de un lote falla después de que se hayan creado los productos, estos permanecen en el folio y el importe sin pagar permanece en el saldo pendiente.
El procedimiento existente de Productos para añadir un solo producto sigue disponible. El comportamiento del pago es diferente: si el huésped cancela o el cobro falla durante el procedimiento de pago de un solo producto, el producto no se añade.
Elige un método de pago al añadir un producto
Cuando añadas un producto, elige el método de pago que corresponda a la forma en que el huésped pagará:
- No cobrar el pago: Añade el cargo del producto sin cobrar el pago.
- Tarjeta de crédito guardada: Cobra el pago con una tarjeta guardada.
- Terminal: Activa el lector de tarjetas para cobrar un pago con tarjeta presente.
- Añadir nueva tarjeta de crédito: Ingresa los datos de una tarjeta nueva y cobra el pago.
- Pago por enlace: Envía un enlace de pago al huésped.
Procesa un pago en la terminal al añadir un producto
Si seleccionas Terminal como método de pago, completa estos pasos:
- Ingresa la habitación, la categoría o el nombre del producto, el precio y la cantidad.
- En Método de pago, selecciona Terminal.
- Mantén seleccionada la opción Registrar con la fecha y hora actuales o ajústala según sea necesario. Añade notas sobre el pago, si corresponde.
- Selecciona Procesar pago. Para guardar el producto sin asignar el pago a cargos específicos, selecciona Omitir asignación.
- Si hay más de una terminal registrada, selecciona la terminal que quieras utilizar.
- Pídele al huésped que acerque, inserte o deslice la tarjeta.
Mientras se procesa el pago, puedes seleccionar Elegir otra para cambiar de terminal o Cancelar para detener la transacción. Después de que el cobro se complete correctamente, los datos del producto y del pago aparecen juntos en el folio. Si el huésped cancela o el cobro falla, el producto no se añade.
Más procedimientos de pago: Consulta estas guías para obtener instrucciones detalladas sobre pagos y reembolsos.
Configura el folio y utiliza más acciones
También puedes acceder a herramientas adicionales del folio desde los íconos junto al botón Añadir.
- Cambiar los ajustes del folio: Gestiona los ajustes del folio y las preferencias de visualización.
- + Añadir nuevo folio: Crea un folio adicional para la reserva para separar los cargos, los pagos o las responsabilidades de facturación.
- Folios existentes: Selecciona un folio existente para ver las transacciones o haz clic en el icono de lápiz para editar el nombre o los ajustes del folio.
- Crear factura: Crea una factura a partir del folio.
- Crear factura proforma: Crea una factura proforma.
- Generar recibo: Genera un recibo de la actividad del folio.
- Correo: Envía por correo los documentos relacionados con el folio.
- Imprimir: Imprime el folio.
- Exportar: Exporta la información del folio.
También puedes utilizar el menú de acciones de la fila junto a una transacción para ver los detalles o realizar acciones específicas de esa transacción.
- Anular transacción: Anula la transacción seleccionada cuando corresponda.
- Asignar pago: Asigna el pago seleccionado a los cargos correspondientes.
- Generar recibo: Genera un recibo de la transacción seleccionada.
- Gestionar tarjetas de crédito: Abre la sección de gestión de tarjetas de crédito de la reserva.
- Más acciones del folio: Accede a herramientas adicionales relacionadas con el folio.
Revisa los resúmenes del Folio y las instantáneas financieras
El Panel de resumen ofrece una visión financiera general del folio, incluido un desglose de los cargos, los pagos, los totales y el saldo pendiente actual.
En esta sección, también puedes acceder al botón Depósitos y al selector de Moneda.
- Depósitos: Consulta y gestiona los depósitos asociados con la reserva.
- Moneda: Cambia la moneda en la que se muestran los importes del folio por otra moneda disponible.
Es posible que la sección Depósitos y el selector de moneda no sean visibles en todos los establecimientos.
- La sección Depósitos solo está disponible cuando la función de libro contable de depósitos está habilitada para el establecimiento. Esta función no está habilitada de forma predeterminada y debes solicitar la activación.
- El selector de moneda solo se muestra cuando hay varias monedas configuradas en los ajustes de la cuenta del establecimiento.
Revisa la instantánea del saldo pendiente de las reservas en estados finales
Para las reservas con un estado final, Cancelado o No Show, la sección Resumen incluye un desplegable para seleccionar la vista. Esto te permite revisar el valor de la reserva antes del cambio de estado.
- Vista actual: Muestra los valores actuales según los datos contables. En las reservas canceladas, a menudo muestra 0, ya que las transacciones pendientes suelen eliminarse.
- Antes de la cancelación/No Show: Muestra una instantánea fija del desglose financiero capturada en el momento en que se canceló la reserva o se marcó como No Show.
La vista de la instantánea es histórica y permanece sin cambios, incluso si la reserva se actualiza posteriormente. Esta función está disponible para todos los tipos de reserva, incluidas las procedentes de OTA.
Al cambiar a la vista Antes de la cancelación/No Show, el sistema muestra las siguientes métricas originales de la instantánea:
- Subtotal original
- Total original de productos adicionales (incluida la lista detallada), si corresponde
- Impuestos y tasas originales
- Total general original
- Saldo pendiente
Revisa los saldos de Cuentas por cobrar
La función Cuentas por cobrar (AR) te permite transferir los saldos pendientes del folio de una reserva a un libro contable centralizado para llevar el seguimiento y realizar las gestiones correspondientes, generalmente después del check-out.
En la pestaña Folio, el botón Cuentas por cobrar aparece en la sección Resumen cuando los saldos pendientes de la reserva están vinculados a uno o más libros contables de cuentas por cobrar. El número entre paréntesis indica cuántos libros contables de cuentas por cobrar están asociados con la reserva.
Haz clic en el botón Cuentas por cobrar para ver los libros contables vinculados. Desde la lista, puedes abrir la página de la cuenta correspondiente o acceder a las acciones disponibles, como deshacer una transferencia cuando esté permitido.
Cuentas por cobrar suele utilizarse para llevar el seguimiento de los saldos sin pagar después de transferirlos del folio a un libro contable específico.
Si tu establecimiento tiene Cuentas por cobrar habilitado, obtén más información sobre cómo funciona esta función y cómo gestionar los libros contables de cuentas por cobrar:
Preguntas frecuentes
Expande las siguientes preguntas para conocer las variaciones de la interfaz y obtener orientación para situaciones específicas.
¿Por qué el diseño de mi folio es diferente al que se muestra en este artículo?
Cloudbeds está implementando una interfaz del Folio actualizada en los establecimientos. Por eso, la vista de tu folio puede variar según la versión actual de tu establecimiento.
- La nueva interfaz del Folio incluye un único botón + Añadir, un Panel de resumen con el Total general, los Pagos y el Saldo pendiente, así como una sección Depósitos y un selector de moneda (cuando corresponda).
- La versión anterior del folio muestra botones separados para Pago y Cargo y no incluye la sección Depósitos ni el selector de moneda en la misma ubicación.
Esta actualización se está implementando de forma progresiva y se prevé que llegue a todos los establecimientos entre el segundo trimestre y el tercer trimestre de 2026.
¿Puedo gestionar varios folios desde el panel lateral?
Sí. Utiliza el Selector de folios para alternar entre los folios asignados a la reserva. También puedes utilizar las herramientas del folio para gestionar las acciones relacionadas.
¿Por qué no veo el desplegable Antes de la cancelación/No Show?
El desplegable solo aparece para las reservas con estado Cancelado o No Show. Está disponible únicamente en el nuevo panel lateral de Datos de la reserva y se aplica a las reservas que se cancelaron o marcaron como No Show a partir de finales de abril de 2026, cuando se incorporó esta función.
¿La instantánea se aplica a las reservas de OTA?
Sí. La instantánea se aplica a todos los tipos de reserva, incluidas las reservas de OTA, siempre que la reserva cumpla las condiciones requeridas.
¿Puedo filtrar o agrupar las transacciones del folio en el panel lateral?
Sí. En la pestaña Folio, haz clic en el ícono Filtros para abrir el panel de filtros. Desde allí, puedes filtrar las transacciones por fechas, nombre del huésped o número de habitación, folio, tipo de transacción, estado de la transacción y visibilidad del historial de auditoría. Después de seleccionar los filtros, haz clic en Aplicar.
También puedes utilizar el desplegable Agrupar por del encabezado del folio para organizar las transacciones por fecha de transacción, fecha de servicio, usuario, entre otros criterios.
¿Puedo cobrar un pago en la terminal al añadir un producto?
Sí. Cuando añades un producto a un folio, puedes seleccionar Terminal como método de pago. El sistema activará el lector de tarjetas, el huésped acercará o insertará la tarjeta y, una vez que el cobro se complete correctamente, el producto y el pago se guardarán juntos en el folio.
¿Qué ocurre con los productos programados para una fecha futura?
Los productos programados para una fecha futura se crean como transacciones pendientes. Se incluyen de inmediato en el saldo pendiente del folio y se registran automáticamente cuando la fecha de negocio del establecimiento llega a la fecha programada.
Antes de que se registre una transacción pendiente, puedes utilizar la acción Cancelar de la transacción si ya no quieres que se registre. No puedes editar el importe ni la cantidad de una transacción pendiente; cancélala y vuelve a añadirla con los datos correctos. Una vez registrada la transacción, utiliza el procedimiento estándar de anulación cuando corresponda.
¿Por qué no veo la opción Añadir varios productos?
La opción Añadir varios productos se está implementando gradualmente y es posible que todavía no esté disponible para todos los establecimientos. Si la opción no aparece en el folio, es posible que aún no esté disponible para tu establecimiento. El procedimiento existente para añadir un solo producto sigue disponible.
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