Descripción general
El panel lateral de Detalles de la reserva es un panel lateral que ofrece una vista completa de la reserva de un huésped sin salir de la pantalla actual. Está diseñado para navegar de forma eficiente por la información de la reserva y realizar tareas operativas, como gestionar folios, agregar notas o revisar documentos del huésped.
Acceder al panel lateral de Detalles de la reserva
El panel lateral se puede abrir desde varias áreas principales dentro del PMS:
- NUEVO panel de control: Haz clic en el nombre del huésped o en el número de reserva dentro de la sección Actividad.
- NUEVO Calendario: Accede a los detalles de la reserva directamente desde la cuadrícula del calendario.
- NUEVA página de Reservas: Selecciona la reserva en la lista de resultados para abrir el panel lateral.
- NUEVOS Grupos y Eventos: Accede a la pestaña de reservas de un evento y haz clic en el nombre del huésped o en el número de reserva.
- Informes: Cuando la configuración Habilitar hipervínculos está activa en las configuraciones de informes, al hacer clic en Nombre completo del huésped o Número de reserva en los informes de Reservas y Financieros, se abre el panel lateral en la misma pantalla.
Navegación y diseño
El panel lateral está organizado en varias pestañas para ayudarte a gestionar diferentes aspectos de la estadía:
- Descripción general: Muestra los detalles principales de la reserva, el estado y las fechas de estadía.
- Folio: Se utiliza para gestionar transacciones financieras, pagos y saldos.
- Notas: Área centralizada para notas internas específicas de la reserva.
- Mensajes: Contiene el historial de comunicación con el huésped.
- Huésped: Gestiona la información del perfil del huésped y los datos de contacto.
- Documentos: Guarda y visualiza archivos relacionados con la reserva.
- Actividad: Registro de todos los cambios y acciones realizados en la reserva.
Puedes alternar entre el panel lateral y una vista de pantalla completa haciendo clic en el ícono Expandir (flechas diagonales) en la esquina superior derecha. Haz clic de nuevo para contraerlo.
Gestionar el folio de la reserva
La pestaña Folio dentro del panel lateral es el lugar principal para gestionar la contabilidad de una reserva.
- Selector de folio y configuración: Cambia entre varios folios asignados a la reserva y gestiona la configuración del folio seleccionado.
- Filtros: Reduce las transacciones por tipo (cargos/pagos) o rango de fechas.
- Lista de transacciones: Consulta todos los elementos publicados y pendientes.
- Acciones de fila: Haz clic en los tres puntos junto a una transacción para ver detalles o realizar acciones específicas.
- Agrupación: Organiza la lista por fecha de transacción, fecha de servicio o usuario.
- Botón Agregar: Agrega rápidamente pagos, productos, impuestos/tasas o ingresos por habitación.
- Botón Filtrar: Abre filtros adicionales para reducir la lista de transacciones.
- Más acciones: Accede a herramientas para crear facturas, exportar datos o enviar el folio por correo electrónico.
- Depósitos: Consulta y gestiona cualquier depósito retenido para la reserva.
- Panel de resumen: Consulta un desglose financiero del folio, incluidos elementos como Subtotal, Productos, Impuestos y tasas, Pagos, Total general y el saldo pendiente actual.
Si Cuentas por cobrar está habilitado, aparece un botón de Cuentas por cobrar en el área Resumen cuando los saldos de esta reserva están vinculados a un libro mayor de AR. Consulta la sección Cuentas por cobrar (AR) a continuación para obtener más detalles.
Acciones disponibles en la pestaña Folio
Desde la pestaña Folio, puedes gestionar acciones financieras relacionadas con la reserva sin salir del panel lateral.
Menú Agregar al folio
Haz clic en el botón Agregar para agregar nuevos elementos al folio seleccionado. Las opciones disponibles incluyen:
- Pago: Agrega o registra un pago del huésped.
- Productos: Agrega productos o servicios al folio.
- Impuesto/tasa: Agrega impuestos o tasas aplicables.
- Ingresos por habitación: Agrega ingresos por habitación a la reserva.
- Ajuste: Ajusta cargos existentes cuando sea necesario.
- Reembolso: Agrega una transacción de reembolso.
- Cargo por cancelación: Agrega un cargo por cancelación.
- Cargo por no presentación: Agrega un cargo por no presentación.
Para ver los pasos detallados sobre cómo procesar pagos y reembolsos, consulta los siguientes artículos:
Configuración del folio y más acciones
También puedes acceder a herramientas adicionales del folio desde los íconos junto al botón Agregar.
- Cambiar configuración del folio: Gestiona la configuración del folio y las preferencias de visualización.
- + Agregar nuevo folio: Crea un folio adicional para la reserva para separar cargos, pagos o responsabilidades de facturación.
- Folios existentes: Selecciona un folio existente para ver sus transacciones o haz clic en el ícono de lápiz para editar el nombre o la configuración del folio.
- Crear factura: Crea una factura a partir del folio.
- Crear factura pro forma: Crea una factura pro forma.
- Generar recibo: Genera un recibo para la actividad del folio.
- Correo electrónico: Envía documentos relacionados con el folio por correo electrónico.
- Imprimir: Imprime el folio.
- Exportar: Exporta la información del folio.
También puedes usar el menú de acciones de fila junto a una transacción para ver detalles o realizar acciones específicas de la transacción.
- Anular transacción: Anula la transacción seleccionada cuando corresponda.
- Asignar pago: Asigna el pago seleccionado a los cargos correspondientes.
- Generar recibo: Genera un recibo para la transacción seleccionada.
- Gestionar tarjetas de crédito: Abre el área de gestión de tarjetas de crédito de la reserva.
- Más acciones de folio: Accede a herramientas adicionales relacionadas con el folio.
Resumen del folio e instantáneas financieras
El Panel de resumen ofrece una vista financiera general del folio, incluido un desglose de cargos, pagos, totales y el saldo pendiente actual.
En esta área, también puedes acceder al botón Depósitos y al selector de Moneda.
- Depósitos: Consulta y gestiona depósitos asociados con la reserva.
- Moneda: Cambia los importes del folio que se muestran a otra moneda disponible.
Es posible que la sección Depósitos y el selector de moneda no sean visibles en todas las propiedades.
- La sección Depósitos solo está disponible cuando la función Libro mayor de depósitos está habilitada para la propiedad. Esta función no está habilitada de forma predeterminada y debe activarse previa solicitud.
- El selector de moneda solo se muestra cuando hay varias monedas configuradas en los ajustes de cuenta de la propiedad.
Instantánea de saldo pendiente para estados terminales
Para reservas con un estado terminal —Cancelada o No-Show— la sección Resumen incluye un menú desplegable de selección de vista. Esto te permite revisar el valor de la reserva tal como existía antes del cambio de estado.
- Vista actual: Muestra los valores activos impulsados por la contabilidad. Para reservas canceladas, esto suele mostrar 0, ya que las transacciones pendientes normalmente se eliminan.
- Antes de la cancelación/no presentación: Muestra una instantánea congelada del desglose financiero capturado en el momento en que la reserva fue cancelada o marcada como no presentación.
La vista de instantánea es histórica y permanece sin cambios incluso si la reserva se actualiza posteriormente. Esta función está disponible para todos los tipos de reserva, incluidas las reservas provenientes de OTA.
Al cambiar a la vista Antes de la cancelación/no presentación, el sistema muestra las siguientes métricas originales de la instantánea:
- Subtotal original
- Total original de elementos adicionales, incluida la lista detallada, si corresponde
- Impuestos y tasas originales
- Total general original
- Saldo pendiente
Cuentas por cobrar (AR)
La función Cuentas por cobrar (AR) te permite transferir saldos pendientes desde el folio de una reserva a un libro mayor centralizado para seguimiento y gestión, normalmente después del check-out.
En la pestaña Folio, el botón Cuentas por cobrar aparece en el área Resumen cuando los saldos de la reserva están vinculados a uno o más libros mayores de AR. El número entre paréntesis muestra cuántos libros mayores de AR están asociados con la reserva.
Haz clic en el botón Cuentas por cobrar para ver los libros mayores vinculados. Desde la lista, puedes abrir la página de la cuenta relacionada o acceder a las acciones disponibles, como deshacer una transferencia cuando esté permitido.
Cuentas por cobrar se utiliza normalmente para hacer seguimiento a saldos impagos después de moverlos fuera del folio a un libro mayor dedicado.
Si tu propiedad tiene Cuentas por cobrar habilitado, obtén más información sobre cómo funciona esta función y cómo gestionar libros mayores de AR:
Preguntas frecuentes
¿Por qué el diseño de mi folio se ve diferente al que se muestra en este artículo?
Cloudbeds está implementando actualmente una experiencia actualizada de interfaz de Folio en las propiedades. Por eso, la vista de tu folio puede variar según la versión actual de tu propiedad.
- La nueva interfaz de Folio incluye un único botón + Agregar, un Panel de resumen con Total general, Pagos y Saldo pendiente, así como una sección de Depósitos y un selector de moneda cuando corresponda.
- La versión anterior del folio muestra botones separados de Pago y Cargo y no incluye la sección Depósitos ni el selector de moneda en la misma ubicación.
Esta actualización se está lanzando progresivamente y se espera que llegue a todas las propiedades durante el Q2–Q3 de 2026.
¿Puedo gestionar varios folios desde el panel lateral?
Sí. Usa el Selector de folio para cambiar entre los folios asignados a la reserva. También puedes usar las herramientas del folio para gestionar acciones relacionadas con el folio.
¿Por qué no veo el menú desplegable Antes de la cancelación/no presentación?
El menú desplegable aparece solo para reservas con estado: Cancelada o No-Show. Está disponible únicamente en el nuevo panel lateral de Detalles de la reserva y aplica a reservas que se cancelaron o marcaron como no presentación desde finales de abril de 2026 en adelante, cuando se introdujo esta funcionalidad.
¿La instantánea aplica a reservas de OTA?
Sí. La instantánea aplica a todos los tipos de reserva, incluidas las reservas de OTA, siempre que la reserva cumpla con las condiciones requeridas.
¿Puedo filtrar o agrupar transacciones de folio en el panel lateral?
Sí. En la pestaña Folio, haz clic en el ícono de Filtros para abrir el panel de filtros. Desde allí, puedes reducir las transacciones por fechas, nombre del huésped o número de habitación, folio, tipo de transacción, estado de la transacción y visibilidad del registro de auditoría. Después de seleccionar los filtros, haz clic en Aplicar.
También puedes usar el menú desplegable Agrupar por en el encabezado del folio para organizar las transacciones por fecha de transacción, fecha de servicio, usuario, entre otros.
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