FACT é uma solução de gestão para propriedades localizadas apenas em Portugal, certificado pela autoridade fiscal, que permite que você emita faturas.
Este tutorial mostrará passo a passo como configurar sua conta FACT para integrar com a sua conta da Cloudbeds.
Caso você ainda não tenha uma conta com a Fact ou deseja integrar uma conta existente com o sistema myfrontdesk, entre em contato com a nossa equipe de suporte.
No momento, os pagamentos não podem ser alocados para itens lançados via aplicativo integrado, como, por exemplo, Poster ou outros aplicativos POS.
O Passo 1 deste tutorial deve ser realizado pelo proprietário da propriedade.
Para que todo o processo seja feito de forma rápida e prática, a equipe de suporte da Cloudbeds irá realizar os Passos 2 e 3. Criaremos também a sua conta FACT, caso ainda não tenha uma.
Passo 1 - Configuração da conta do PMS da Cloudbeds
Antes de realizar a integração com a sua conta Fact, certifique-se que todas as configurações da sua conta do PMS da Cloudbeds estão corretas. Enquanto você configura todos os itens obrigatórios, a equipe de Suporte da Cloudbeds criará sua conta FACT (se você ainda não tiver uma) e configurará os campos obrigatórios.
Veja abaixo todos os itens obrigatórios para a configuração do sistema myfrontdesk antes da integração com sua conta Fact:
Para que você possa habilitar o Fact e realizar a emissão de faturas, certifique-se que a funcionalidade Alocação de Pagamento esteja habilitada
- Acesse a seção Configurações Gerais da Conta
- Ative a funcionalidade de Alocação de Pagamentos
Veja o o tutorial sobre como habilitar e utilizar a Alocação de Pagamentos: Alocação de Pagamento - Visão Geral
Na aba Impostos e Taxas do myfrontdesk, obrigatoriamente, os impostos abaixo devem estar configurados corretamente:
- IVA 6% (Aplicado à diárias)
- IVA 23% (Aplicado à produtos)
Atenção:
- Esses impostos deverão ser configurados como 'Incluso no valor das diárias / produtos'
- Caso você ainda não tenha esses impostos criados, lembre-se que ao criar um novo imposto, o sistema não irá recalcular as reservas passadas. O novo imposto será aplicado apenas para as reservas futuras, ou seja, não será possível emitir faturas através do myfrontdesk para as reservas sem esses impostos atrelados.
Nesse caso, acesse sua conta Fact para criar a fatura manualmente.
Para mais informações sobre como criar Impostos, acesse o tutorial: Impostos & Taxas - Tudo que você precisa saber
Taxa Turística - Se aplicável
Lembre-se que não são todas as cidades que cobram a Taxa Turística (M99). Caso sua cidade cobre Taxa Turística, ela também precisa ser criada como uma taxa na sua conta myfrontdesk - Ela será um complemento do M99 que será criado na sua conta Fact.
Para saber mais sobre a cobrança da Taxa Turística, clique aqui.
Veja abaixo um exemplo:
Após a emissão da fatura, a informação de que o imposto dessa taxa é isento aparecerá na fatura da Fact.
Na aba Canais e Origens certifique-se que o imposto (aplicado às diárias - IVA6%) está lincado com todas as origens de reservas.
Lembre-se de verificar as origens primárias e externas
Em caso de dúvidas sobre como lincar o imposto às origens de reservas, acesse tutorial: Como Aplicar Impostos e Taxas para origens de reserva
Na aba Itens, certifique-se que o imposto (aplicado aos itens - IVA23%), esteja lincado com todos os itens necessários.
Para saber como lincar o imposto aos seus itens, acesse o passo 6 do tutorial: Impostos & Taxas - Tudo que você precisa saber
Temos uma dica para otimizar o seu relatório fiscal.
Sugerimos que você torne o campo Identificação Fiscal obrigatório na sua página do motor de reservas, para que o hóspede seja obrigado a fornecer essa informação antecipadamente e ela será salva automaticamente nos detalhes do hóspede.
Essa configuração facilita o processo de emissão de fatura, pois o hóspede terá a opção de preencher esse campo ao efetuar a reserva no motor de reservas e automaticamente esses dados ficarão salvos no PMS da Cloudbeds para emitir a fatura com mais agilidade.
- Acesse Configuração do mybookings
- Ative a opção Solicite o Número de Identificação Fiscal do Hóspede
- Clique em Salvar
Nesse momento, você já deve ter recebido um convite da FACT via email para configurar o seu login e senha. Após receber o e-mail, acesse sua conta da FACT pra realizar as seguintes configurações obrigatórias:
Acesse a aba Faturação
- Na seção Definições e Suporte, você verá um número 3 destacado em vermelho. Isso significa que você possui pendências para finalizar antes de prosseguirmos com a conexão. Clique em Definições
- Clique em Alterar para concluir as pendências
- Navegue pelo menu localizado no lado esquerdo da tela até que todos os campos obrigatórios sejam preenchidos.
Passo 2 - Configuração da conta FACT
Os passos abaixo, serão realizados pela equipe de suporte da Cloudbeds, porém, iremos descrevê-los para que você saiba quais configurações foram realizadas por nós.
Para que sua conta Fact fique totalmente pronta para conexão com o PMS da Cloudbeds, a equipe de suporte da Cloudbeds irá criar seu perfil de propriedade /usuário, impostos obrigatórios e nova chave de API.
- Ao logar em sua conta FACT, clique em Faturação
- Clique em Definições
- Acesse a aba Empresa
- Clique em Impostos
Obrigatoriamente, na aba de impostos, você deve ter 3 tipos de impostos:
- IVA 6% (Aplicado à diárias);
- IVA 23% (Aplicado à produtos/items);
- M99 (Imposto Isento/Imposto da Taxa Turística).
5. No botão Adicionar é possível escolher imposto no menu suspenso. Caso ele não esteja disponível nesse menu, significa que ele já está configurado.
A chave API é o passo mais importante. Precisamos dela para realizar a conexão da conta FACT com o PMS da Cloudbeds.
Lembrando que a equipe de suporte da Cloudbeds irá criar essa chave para você!
- Clique na aba API
- Clique em Nova Chave de API se você ainda não tem uma chave API criada
3. Nome de Implementação: Cloudbeds
4. Email Administrativo: email do proprietário da propriedade
5. Tipo de Série: Produção
6. Criar Nova Série: Sim
7. Nome da Série: CBAPI
8. Selecione a opção Preço com 8 casas decimais (esse campo é obrigatório - caso contrário, a integração não funcionará corretamente)
9. Clique em Adicionar
Qualquer outra configuração diferente das instruções mencionadas acima poderão impactar negativamente na conexão entre sua conta Fact e o PMS da Cloudbeds, resultando em erros no momento da integração ou da emissão das faturas.
Você pode se certificar que as configurações acima foram realizadas com sucesso acessando a aba Séries:
Passo 3 - Conexão entre o PMS da Cloudbeds e FACT
Os passos abaixo serão realizados pela equipe de suporte da Cloudbeds
Agora que você já configurou as suas contas FACT e do PMS da Cloudbeds, a equipe de suporte da Cloudbeds irá conectar sua chave de API da Fact para que você possa começar a emitir faturas.
Clique no ícone de engrenagem
- Na seção Integrações, clique em FACT Integration
- Insira a Chave de API (copiada da sua conta FACT)
- Escolha a opção Live
- Altere para Sim
5. Mapeamento de Impostos - os impostos criados na sua conta myfrontdesk serão mapeados com os impostos criados em sua conta Fact
Mesmo que a taxa turística apareça no mapeamento, não é obrigatório mapeá-la, pois ela estará automaticamente associado ao M99.
Em caso de dúvidas sobre a integração FACT ou se você estiver enfrentando problemas, leia os seguintes tutoriais da base de conhecimento ou entre em contato com a nossa equipe de suporte.
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