Fact - Guia de Conexão

Fact é uma solução de gestão comercial para propriedades localizadas em Portugal, certificada pela autoridade tributária, que lhe permite emitir faturas. Este tutorial mostrará passo a passo como configurar sua conta Fact para integrar com o sistema myfrontdesk. Esta integração está disponível apenas para propriedades localizadas em Portugal.

Caso você ainda não tenha uma conta com a Fact ou deseja integrar uma conta existente com o sistema myfrontdesk, entre em contato conosco.

No momento, os pagamentos não podem ser alocados para itens lançados via aplicativo integrado, como por exemplo: aplicativo Poster.

O Passo 1 deste tutorial deverá ser realizado pelo proprietário da propriedade.

Para que todo o processo seja feito de forma rápida e prática, a equipe de suporte da Cloudbeds irá realizar os Passos 2 e 3 desse tutorial para configurar sua conta Fact!

Passo 1 - Configuração da conta myfrontdesk

Antes de realizar a integração com a sua conta Fact, certifique-se que todas as configurações da sua conta myfrontdesk estão corretas. Enquanto você configura todos os itens obrigatórios, a equipe de Suporte da Cloudbeds realizará as configurações da sua conta Fact.

Veja abaixo todos os itens obrigatórios para a configuração do sistema myfrontdesk antes da integração com sua conta Fact:

1.1. Alocação de Pagamento

Para que você possa habilitar o Fact e realizar a emissão de faturas, certifique-se que a funcionalidade 'Alocação de Pagamento' esteja habilitada na seção 'Configurações Gerais da Conta' -> Configurações Diversas.

Veja o o tutorial sobre como habilitar e utilizar a Alocação de Pagamentos: Alocação de Pagamento - Visão Geral

1.2. Impostos e Taxas

Na aba 'Impostos e Taxas' do myfrontdesk, obrigatoriamente, os impostos abaixo devem estar configurados corretamente:

  • IVA 6% (Aplicado à diárias)
  • IVA 23% (Aplicado à produtos)

Atenção:

  • Esses impostos deverão ser configurados como 'Incluso no valor das diárias / produtos'
  • Caso você ainda não tenha esses impostos criados, lembre-se que ao criar um novo imposto, o sistema não irá recalcular as reservas passadas. O novo imposto será aplicado apenas para as reservas futuras, ou seja, não será possível emitir faturas através do myfrontdesk para as reservas sem esses impostos atrelados.
    Nesse caso, acesse sua conta Fact para criar a fatura manualmente.

Para mais informações sobre como criar Impostos, acesse o tutorial: Impostos & Taxas - Tudo que você precisa saber

Taxa Turística - Se aplicável

Lembre-se que não são todas as cidades que cobram a Taxa Turística. Caso sua cidade cobre Taxa Turística, ela também precisa ser criada como uma taxa na sua conta myfrontdesk - Ela será um complemento do M99 que será criado na sua conta Fact.

Para saber mais sobre a cobrança da Taxa Turística, clique aqui.

Veja abaixo um exemplo da Taxa Turística

Após a emissão da fatura, a informação de que o imposto dessa taxa é isento aparecerá na fatura da Fact.

1.3. Canais e Origens

Na aba 'Canais e Origens' certifique-se que o imposto aplicado às diárias (IVA6) esteja lincado com todas as origens de reservas.
Lembre-se de verificar as origens primárias e externas

Em caso de dúvidas sobre como lincar o imposto às origens de reservas, acesse tutorial: Como Aplicar Impostos e Taxas para origens de reserva

1.4. Itens

Na aba 'Itens', certifique-se que o imposto aplicado aos itens (IVA23), esteja lincado com todos os itens necessários.

Para saber como lincar o imposto aos seus itens, acesse o passo 6 do tutorial: Impostos & Taxas - Tudo que você precisa saber

1.5. Motor de Reservas Mybookings - Identificação Fiscal do Hóspede

Embora não seja uma configuração obrigatória nós temos uma dica para otimizar seu dia a dia!
Sugerimos que você solicite que seu hóspede informe o número da Identificação Fiscal ao realizar a reserva através do seu motor de reservas (mybookings).

Essa configuração facilita o processo de emissão de fatura, pois o hóspede terá a opção de preencher esse campo ao efetuar a reserva no motor de reservas e automaticamente esses dados ficarão salvos para emitir a fatura com mais agilidade!

  1. Clique em configurações e acesse a aba 'Configuração do mybookings'
  2. Ative a opção 'Solicite o Número de Identificação Fiscal do Hóspede'

    Clique em Salvar.
    Pronto! Esse campo já ficará disponível para preenchimento no motor de reservas.

1.6. Login e Senha Fact

Nesse momento, você já deve ter recebido um convite da Fact via email para configurar o seu login e senha. Acesse sua conta da Fact pra realizar as seguintes configurações obrigatórias:

  1. Acesse a aba 'Faturação'
  2. Na seção 'Definições e Suporte', você verá um número 3 destacado em vermelho. Isso significa que você possui pendências para finalizar antes de prosseguirmos com as conexões. Clique em 'Definições'
  3. Clique em 'Alterar' para concluir as pendências
  4. Navegue pelo menu localizado no lado esquerdo da tela até que todos os campos obrigatórios sejam preenchidos.
Passo 2 - Configuração da conta Fact

Os passos abaixo, serão realizados pela equipe de suporte da Cloudbeds, porém, iremos descrevê-los para que você saiba quais configurações foram realizadas por nós.

Para que sua conta Fact fique totalmente pronta para conexão a equipe de suporte da Cloudbeds irá criar sua empresa /usuário, impostos obrigatórios e nova chave de API.

2.1. Criação dos Impostos Obrigatórios

  1. Ao logar em sua conta Fact, clique em 'Faturação'
  2. Clique em 'Definições'
  3. Acesse a aba 'Empresa'
  4. Clique em 'Impostos'

Obrigatoriamente, na aba de impostos, você deve ter 3 tipos de impostos:

  • IVA 6% (Aplicado à diárias);
  • IVA 23% (Aplicado à produtos / items);
  • M99 (Imposto Isento. Exemplo: Imposto da Taxa Turística).

5. No botão 'Adicionar' é possível escolher imposto no menu suspenso. Caso ele não esteja disponível nesse menu, significa que ele já está configurado.

2.2. Criação de Nova Chave de API

A chave de API é a porta de entrada para que possamos realizar a conexão da conta Fact com o sistema myfrontdesk. Lembrando que a equipe de suporte da Cloudbeds irá criar uma nova chave para você!

  1. Na aba 'API'
  2. Clique em 'Nova Chave de API' - caso você não esteja visualizando sua chave já criada por nossa equipe

3. Nome de Implementação: Cloudbeds
4. Email Administrativo: email do proprietário da propriedade
5. Tipo de Série: Produção
6. Criar Nova Série: Sim
7. Nome da Série: CBAPI
8. Selecione a opção 'Preço com 8 casas decimais'
9. Clique em 'Adicionar'

Qualquer outra configuração diferente das instruções mencionadas acima poderão impactar negativamente na conexão entre sua conta Fact e o sistema myfrontdesk resultando em erros no momento da integração ou da emissão das faturas.

Você pode se certificar que as configurações acima foram realizadas com sucesso acessando a aba 'Séries':

Passo 3 - Conexão Myfrontdesk e Fact

Agora que você já configurou as suas contas Fact e Myfrontdesk, a equipe de suporte da Cloudbeds irá conectar sua chave de API da Fact para que você possa começar a emitir faturas.

  1. Na aba 'Configurações'
  2. Na seção 'Integrações', clique em 'Fact Integration'
  3. Insira a Chave de API (copiada da sua conta Fact - Passo 2.2 desse artigo)
  4. Escolha a opção 'Live'
  5. Altere para 'Sim'

6. Mapeamento de Impostos - os impostos criados na sua conta myfrontdesk serão mapeados com os impostos criados em sua conta Fact

Mesmo que a taxa turística apareça no mapeamento, não é obrigatório mapeá-la, pois ela estará automaticamente associado ao M99.

Emissão de Faturas

Passo 1. Realize a Alocação do Pagamento lançado no extrato do hóspede

Acesse a reserva que você deseja emitir a fatura:

  1. Clique na aba 'Extrato'
  2. Ao lado do pagamento já lançado, clique no ícone de engrenagem e realize a alocação do pagamento

A alocação do pagamento é obrigatória para que você consiga emitir a fatura!

Passo 2. Emissão da Fatura-Recibo

Somente após realizar a alocação do pagamento, você terá a opção de emitir a Fatura - Recibo. Você pode emitir a fatura-recibo na mesma tela da alocação do pagamento, ou então, alocar o pagamento e posteriormete emitir a fatura-recibo.

Veja abaixo os detalhes das duas opções:

Atenção:

  • Você só pode emitir faturas para pagamentos totalmente alocados às cobranças.
  • Caso você não tenha realizado a alocação do pagamento, a opção Emitir Fatura-Recibo não estará disponível.
  • Para sua referência, o ícone 'i' ao lado do pagamento, significa que ele já foi alocado total ou parcialmente.
Opção 1 - Emitir a Fatura após a Alocação do Pagamento

1 - Ao lado do pagamento já alocado, clique no ícone de engrenagem para visualizar a opção 'Emitir Fatura - Recibo'

2 - Selecione o hóspede que você deseja emitir a fatura.

3 - Informações de Contato e Cobrança: O sistema irá preencher todos os campos com as informações do Perfil do Hóspede, porém, é possível realizar alterações nos dados de acordo com suas necessidades ou então, você pode preencher com os dados da empresa do hóspede.

- Para hóspedes de Portugal:

* Tax ID - insira o número do NIF do hóspede. Caso esse campo fique em branco, ele aparecerá na fatura como 'Consumidor Final'.
*Código postal - Insira o código postal. Caso esse campo fique em branco, o sistema irá preencher como 00000-000 automaticamente.

- Para hóspedes estrangeiros

Apenas o Nome e o País são campos obrigatórios

4 - Confira se os valores estão corretos antes de emitir a fatura

5 - Clique em 'Emitir Fatura-Recibo'

* Campos Obrigatórios

Opção 2 - Emitir a Fatura no mesmo momento da Alocação do Pagamento

Se desejar, no momento da alocação do pagamento, selecione a opção 'Emitir Fatura-Recibo' e clique para finalizar a alocação do pagamento.

O sistema irá redirecioná-lo automaticamente para a tela de emissão da fatura-recibo com a FACT. Siga os passos já explicados na opção 1 para concluir a emissão fa fatura-recibo.

Onde posso encontrar as faturas que foram emitidas?

Myfrontdesk

No myfrontdesk, após a emissão da Fatura-Recibo, acesse a reserva e em seguida, clique na aba 'Documentos'  (1) -> 'Notas Fiscais' (2) -> Clique no link para acessar a Fatura (3).

Fact

Na sua conta da Fact, acesse a aba 'Vendas'. Nessa tela você encontrará todas as faturas emitidas através do myfrontdesk destacadas com o símbolo 'API' e também as faturas emitidas manualmente no sistema Fact.

Informações Adicionais sobre a Fatura

Verifique como sua Fatura-Recibo será emitida:

Perguntas Frequentes

É possível conectar uma única conta FACT com duas contas myfrontdesk?

Sim. Você pode ter uma única conta FACT e conectá-la com duas ou mais contas myfrontdesk - A única opção para realizar esse processo é criando duas (ou mais) chaves API dentro de uma única conta FACT.

Nesse caso, nossa equipe criará cada API Key com um nome diferente para que as faturas sejam facilmente identificadas pela propriedade.

Posso Cancelar uma Fatura Emitida?

Sim.
Após a emissão da Fatura-Recibo, você pode retornar ao extrato do hóspede, cancelar e reemitir uma nova fatura com as informações corretas.

1 - Acesse o extrato do hóspede.
2 - Ao lado do pagamento que você emitiu a fatura, clique no ícone de engrenagem, e em seguida clique em 'Cancelar Fatura'

Se necessário, emita uma nova fatura seguindo os passos nas seções acima.

Atenção!

Você só pode cancelar a fatura do montante total. Não é possível cancelar a fatura parcialmente.

É possível emitir uma nota de crédito?

Ao realizar o cancelamento da fatura-recibo (veja a seção Posso Cancelar uma Fatura Emitida?), essa ação será refletida na FACT gerando uma nota de crédito.

Cliquei no ícone de engrenagem, mas não aparece a opção 'Emitir Fatura - Recibo', como proceder?

Se você tentou emitir uma Fatura e não está visualizando a opção 'Emitir Fatura-Recibo' significa que você ainda não realizou a alocação desse pagamento. Retorne para a seção 'Emissão de Faturas - Passo 1' deste tutorial para saber mais.

Posso emitir uma única fatura de pagamentos lançados separadamente?

Não.
Você precisará emitir uma fatura para cada pagamento adicionado ao extrato. Não é possível mesclar dois ou mais pagamentos na mesma fatura. Se você precisar fazer isso, faça o estorno de um (ou mais) pagamentos e adicione um pagamento no valor que deseja emitir a fatura.

Posso utilizar essa funcionalidade em propriedades localizadas no Brasil ou em outro país?

Não.
A funcionalidade está disponível para as propriedades localizadas em Portugal.

Ao clicar para emitir a fatura, meu hóspede receberá a fatura automaticamente?

Não! No momento, é necessário acessar a fatura através da aba de 'Documentos', fazer o download para salvar o documento e enviar ao seu hóspede manualmente.

É possível alterar a data que a fatura foi emitida no myfrontdesk?

Não! Infelizmente não é possível alterar a data em que a fatura foi emitida (tanto no myfrontdesk quando no sistema FACT).
Caso seja necessário que a data de emissão da fatura seja a mesma data do check out do hóspede, é necessário que você emita a fatura imediatamente após o check out e não deixe para emitir em dias posteriores.

É possível restringir que determinados usuários cancelem as faturas do FACT emitidas via myfrontdesk?

Por enquanto, ainda não temos a opção para restringir o cancelamento de faturas FACT na página de Permissões de Usuários do myfrontdesk.

Posso emitir uma fatura do FACT para um cliente que não está hospedado?

Em alguns casos, as propriedade recebem clientes que não estão hospedados, mas precisam emitir uma fatura relativa ao consumo desse cliente, com por exemplo, um almoço no restaurante da propriedade.

Sim, é possível! Você precisa utilizar as Contas da Casa para lançar o item e o pagamento desse cliente e então emitir a fatura normalmente seguindo os mesmos passos - Nessse caso, os dados do cliente deverão ser adicionados manualmente para emissão da fatura-recibo.

Para saber mais sobre as Contas da Casa, visite nosso tutorial da Base de Conhecimento: Contas da Casa - Visão Geral

Mensagem de erro: Can not edit a client that is being used in drafts. Como proceder?

Se você tentou emitir uma fatura-recibo e está visualiando a mensagem de erro abaixo, significa que um rascunho foi criado manualmente dentro da conta FACT

Solução: é necessário remover os rascunhos diretamente no site da FACT e emitir através do myfrontdesk seguindo o passo a passo da seção "Emissão de Faturas".

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